檔案管理辦法

檔案管理辦法第一章總則為了規(guī)范公司檔案管理工作，有效保護和利用檔案，為公司產(chǎn)業(yè)發(fā)展和經(jīng)營管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際，制定本管理辦法。本辦法所稱檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種載體形式的文件材料。本辦法適用于本公司。第二章業(yè)務(wù)范圍檔案管理包括文件的歸檔、檔案的整理、檔案的保管、檔案的保密管理、檔案的統(tǒng)計、檔案的移交、檔案的借閱利用、檔案的鑒定與銷毀等內(nèi)容。文件的歸檔包括文件歸檔范圍、歸檔時間及歸檔要求。檔案的整理包括檔案的分類、組合(組卷)、排列、編號、編目等程序。檔案的保管包括檔案安全保管和庫房保護設(shè)施、設(shè)備的管理與檢查。檔案的保密管理包括對密級檔案的管理原則和管理要求。檔案的統(tǒng)計涉及檔案工作統(tǒng)計年報的填報要求與內(nèi)容。檔案的移交涉及檔案的移交程序和要求。檔案的借閱利用涉及檔案的查閱、借閱、影音復(fù)制等的審批權(quán)限及要求。檔案鑒定與銷毀涉及檔案的鑒定銷毀程序及要求。第三章職責(zé)分工及工作程序第一節(jié)職責(zé)分工公司檔案室職責(zé)：(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策。統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案工作，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。(二)負責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。(三)圍繞公司中心工作，開展檔案信息的編研工作，為公司的各項工作提供有效服務(wù)。(四)組織做好公司檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。(五)公司資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動時,負責(zé)按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。(六)組織做好公司到期檔案的鑒定銷毀工作。(七)按照《保密法》的規(guī)定，做好檔案的安全保密工作。(八)按照檔案庫房管理的“九防”（防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光、防干燥）技術(shù)措施，保證庫房安全，最大限度延長檔案的壽命。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，忠于職守,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，熟悉和了解企業(yè)的各項管理活動。第二節(jié)文件的歸檔歸檔文件的主要來源有：各部門形成的文件；公司引進項目、外購設(shè)備等接收的文件；公司參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)提交的文件。歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、錄音帶、錄像帶、實物等各種載體形式。文件歸檔范圍(一)公司在籌備、項目建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料都應(yīng)納入歸檔范圍。(二)應(yīng)收集歸檔的文書檔案包括黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、財務(wù)審計工作、人事勞資工作中形成的各種文件材料以及外出帶回的重要文件材料等。以上管理類文件材料歸檔范圍應(yīng)符合國家檔案局10令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的要求。(三)科學(xué)技術(shù)檔案歸檔范圍包括產(chǎn)品(生產(chǎn))、科學(xué)技術(shù)研究、建設(shè)項目、設(shè)備儀器等方面產(chǎn)生的科技文件材料。企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的歸檔范圍應(yīng)符合《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42)附錄A及《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28)附錄A規(guī)定的要求。(四)應(yīng)收集歸檔的會計檔案包括會計憑證、會計帳薄、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。企業(yè)會計檔案歸檔范圍應(yīng)符合財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》附表1《企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表》規(guī)定的要求。(五)干部人事檔案收集歸檔范圍應(yīng)符合中組發(fā)[2009]12號《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求。(六)聲像、電子檔案收集歸檔范圍，包括記錄本單位主要職能活動和重要工作成果、重點建設(shè)項目的照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、優(yōu)盤等特殊載體檔案。(七)實物檔案收集歸檔范圍，包括區(qū)級及上級單位頒發(fā)的有保存價值的各種獎牌、獎杯、證書，以及區(qū)級及以上領(lǐng)導(dǎo)和社會著名人士到本單位視察的題詞、留言等。文件歸檔時間(一)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、財務(wù)審計、人事勞資工作中形成的管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。(二)科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。(三)產(chǎn)品產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。(四)會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理，保管一年后向公司檔案部門移交。(五)電子文件邏輯歸檔應(yīng)定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體文件歸檔時間一致。(六)照片、錄音、錄像等聲像檔案由攝錄部門或工作人員編輯、整理后，每三個月向檔案部門移交。(七)各類獎牌、獎杯、證書等實物載體形式檔案應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。(八)企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動、職工調(diào)動和離崗時留在部門或個人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，；更新、補充的文件；其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。文件歸檔要求(一)各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定將文件整理后歸檔。(二)歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽章手續(xù)完備；其內(nèi)容真實、可靠，與實際相符合。(三)歸檔的文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應(yīng)符合檔案耐久性要求。(四)歸檔的文件材料應(yīng)為原件。正式發(fā)文應(yīng)歸正本和底稿；合同、協(xié)議、意向書應(yīng)歸正本；外來文件及函電應(yīng)歸原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔，并標(biāo)明原件保存處。文件材料歸檔后不得更改。(五)非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文材料應(yīng)與中譯文一并歸檔，無譯文的應(yīng)譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。(六)歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。(七)存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。(八)兩個以上部門合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定的文件歸檔。主辦部門一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦部門保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。(九)歸檔的文件材料應(yīng)由形成單位或部門審核，合格后編制移交清冊向公司檔案管理部門移交。交接雙方根據(jù)移交清冊清點、核對，并履行簽字手續(xù)。第三節(jié)檔案的整理檔案的整理是按照一定的原則對檔案實體進行分類、組合(組卷)、排列、編號、編目，使之有序化的過程。檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律,區(qū)分保管期限，保持文件之間的有機聯(lián)系,便于保管利用的原則。公司應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定檔案分類方案，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。檔案室應(yīng)按照公司檔案分類方案，結(jié)合歸檔文件內(nèi)容及其形成特點，對生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)、管理等活動中形成的文件有層次的進行分類。檔案室應(yīng)將分類后的文件，按一定的原則和方法，將具有內(nèi)在聯(lián)系的若干文件，以自然件或卷、盒的形式組合在一起，便于檔案的保管和利用。檔案室應(yīng)根據(jù)檔案分類方案，對分類、組合(組卷)后的檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。檔案室應(yīng)根據(jù)檔案分類方案和排列順序編制檔號，檔號應(yīng)具有唯一性。并按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄，以固定檔案在全宗中的位置，便于統(tǒng)計和檢索利用。公司歸檔的各種載體形式的文件材料，應(yīng)按照DA/T32《歸檔文件整理規(guī)則》、GB/T11822—2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T28—2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》、中組部《干部檔案整理工作細則》、GB/T11821《照片檔案管理規(guī)范》、GB/T18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、DA/T15《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求,由文件形成單位或部門負責(zé)收集、積累、整理后，移交檔案部門歸檔。第四節(jié)檔案的保管檔案保管工作應(yīng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，采取有效措施，確保檔案的安全保管與保護。公司應(yīng)根據(jù)不同載體檔案的保管要求，配置適宜檔案安全保存的專門庫房，配備有專用保護功能的檔案柜架和必要的設(shè)施、設(shè)備。底圖不宜折疊；重要檔案應(yīng)異地備份。磁性載體檔案應(yīng)選擇防磁設(shè)施，豎立存放，并遠離強磁場、強熱源，與有害氣體隔離。對受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。定期對保存的電子檔案和磁性載體檔案進行抽樣機讀檢驗，光盤每滿4年，磁性載體每滿2年進行一次抽檢機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。清潔磁性載體檔案時不得用手觸摸磁帶、磁盤，應(yīng)戴非棉制手套操作。擅自對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿、銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，應(yīng)依法進行處理。檔案庫房管理(一)檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠離易燃、易爆物品和水、火等安全隱患的場所，一般不宜設(shè)置在地下或項層。(二)庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。(三)庫房溫、濕度應(yīng)符合各類載體檔案的保管要求。對庫房的溫、濕度要做定期測量記錄，對不適應(yīng)檔案載體保管的溫、濕度要及時進行調(diào)整。(四)庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。(五)庫藏檔案應(yīng)定期清查核對，做到賬物相符，庫藏檔案發(fā)生變化應(yīng)及時記錄說明。第五節(jié)檔案的保密管理檔案工作人員必須認真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行《保密守則》，牢固樹立保密觀念。公司檔案工作堅持既要保密，又要便于提供利用的原則。凡屬保密范圍的檔案，都應(yīng)標(biāo)明密級，對不同密級的檔案，應(yīng)由不同范圍的人員查閱利用，不得擅自擴大利用范圍。保管保密檔案的庫房及門窗要堅固，并有防盜設(shè)施，保密檔案必須用專柜安全存放。檔案工作人員要樹立良好的職業(yè)道德，不準(zhǔn)在和人談話、打電話和通信中涉及檔案機密，不私自抄錄、復(fù)制秘密文件。如發(fā)現(xiàn)失泄密現(xiàn)象，必須認真追查，嚴(yán)肅處理。檔案工作人員和檔案利用者均有責(zé)任保守秘密，不擅自對外提供國家和本公司秘密以及內(nèi)部事項的文件、資料，不在發(fā)表文章中泄露國家和本公司秘密。違反者按失泄密論處。密級檔案在傳遞時，嚴(yán)格執(zhí)行《公司保密管理辦法》，必須由二名以上檔案工作人員專門傳遞。密級檔案按照有關(guān)規(guī)定，及時進行降密、解密工作，并在檔案上注明降級及取掉密級標(biāo)記。第六節(jié)檔案的統(tǒng)計公司應(yīng)建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，其主要內(nèi)容包括：檔案庫藏情況，年度入出庫情況，檔案利用情況，檔案專兼職人員情況，檔案設(shè)施、設(shè)備情況，檔案銷毀情況等。公司應(yīng)及時、準(zhǔn)確填報檔案工作統(tǒng)計年報及有關(guān)報表。檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性。第七節(jié)檔案的移交檔案移交程序與要求(一)公司各職能部門或項目專、兼職檔案員對本部門、項目歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況檢查整理后，編制移交清冊，經(jīng)部門或項目負責(zé)人審核簽字后，向檔案室移交。(二)建設(shè)項目檔案移交時，應(yīng)經(jīng)編制單位自檢，監(jiān)理單位審核，建設(shè)單位驗收確認并簽署意見后，由移交單位編制檔案交接簽證和移交清冊，與項目建設(shè)單位檔案部門辦理交接手續(xù)。(三)各職能部門移交的檔案，檔案室應(yīng)按檔案管理要求，對檔案的齊全、完整、系統(tǒng)整理情況進行核對與驗收，合格后辦理交接手續(xù)。檔案交接簽證和移交清冊交接各方各留存一份歸檔。(四)對不完整、不準(zhǔn)確或不符合質(zhì)量要求的檔案一律不予接收，待補充齊全、整理規(guī)范達到要求后，再辦理移交手續(xù)。第八節(jié)檔案的借閱利用公司職員如需查閱公司檔案，需開具介紹信，經(jīng)檔案室負責(zé)人同意后，方可查閱。外單位人員需查閱公司檔案，須憑所在單位介紹信，并經(jīng)公司檔案室同意后，方可查閱。借閱、查閱檔案須事先填寫《檔案借閱、查閱登記表》，未履行登記手續(xù)的，檔案室不予提供檔案。檔案一般不借出檔案室，特殊情況需要借出時，須經(jīng)公司檔案室與檔案所屬部門負責(zé)人同意，辦理借出手續(xù)，并限期歸還。檔案借出時間不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。查、借閱檔案時，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴(yán)禁涂改、抽換、偽造、拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人責(zé)任。因公外出需攜帶檔案時，一般檔案可帶復(fù)印件或副本，密級檔案應(yīng)通過保密手續(xù)傳遞。密級文件、會議記錄、專利技術(shù)文件原則上不準(zhǔn)復(fù)制。歸還檔案應(yīng)嚴(yán)格清點，辦理歸還手續(xù)。歸還磁性載體檔案時，要進行質(zhì)量檢查、驗收。查、借閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案室，以利于探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務(wù)。離退休人員、辦理調(diào)動手續(xù)的職工，須到檔案室辦理檔案、資料歸還手續(xù)，由檔案室蓋章簽字后，人資部門方可給予辦理手續(xù)。第九節(jié)檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的不同保管期限，及時對保管期滿的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案應(yīng)填寫銷毀清冊，并寫出銷毀報告，經(jīng)鑒定小組簽字，公司法定代表人批準(zhǔn)后，由兩人以上人員進行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存。公司保管期滿的會計檔案，由檔案室會同會計部門組織會計檔案鑒定小組，提出銷毀鑒定意見，編制會計檔案銷毀清冊，由鑒定小組成員、公司總會計師在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，以正式文件經(jīng)企業(yè)法定代表人(或單位負責(zé)人)簽發(fā)，上報集團公司批準(zhǔn)后銷毀。銷毀時由兩人以上人員進行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案應(yīng)到符合條件的指定地點進行銷毀。銷毀的檔案必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣或移作他用。檔案鑒定工作結(jié)束后，檔案部門應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等善后處理工作。第四章管理要求公司在文件材料的歸檔工作中致力于達到以下目標(biāo)和要求：各類檔案需歸檔的范圍明確、合理；各類檔案歸檔時間明確、合理；各類檔案歸檔的要求明確，確保歸檔的文件材料真實、完整、有效。檔案移交時記錄清晰、準(zhǔn)確。公司在檔案的整理工作中致力于達到以下目標(biāo)和要求：對