項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)為什么很重要

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)為什么很重要？任何項(xiàng)目在開始之前，都要有項(xiàng)目計(jì)劃，尤其是大型的咨詢項(xiàng)目。本文作者結(jié)合實(shí)際做咨詢項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，分析什么是項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，又該如何做好？希望能給你帶來一些幫助。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。任何項(xiàng)目開始之前，都要有項(xiàng)目計(jì)劃，尤其是針對大型的咨詢項(xiàng)目，更是需要對整體項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理。但在實(shí)際項(xiàng)目推進(jìn)過程中，經(jīng)常會(huì)遇到問題：出現(xiàn)問題，大家都在互相推責(zé)，沒有明確負(fù)責(zé)人；各模塊工作一直在延期，項(xiàng)目總是遇到卡點(diǎn)；需求不斷在增加，項(xiàng)目范圍到底是什么？……出現(xiàn)以上問題的原因多半是沒有做好——項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)。今天結(jié)合我們實(shí)際做咨詢項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，來聊聊什么是項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，又該如何做好？01什么是項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)？項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，即kick-offmeeting（開工會(huì)議）。一般是在項(xiàng)目中標(biāo)后或者合同簽訂后，甲方、乙方召開的第一次正式會(huì)議，雙方負(fù)責(zé)人和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行正式接觸和了解，這關(guān)系到后續(xù)項(xiàng)目能否按時(shí)保質(zhì)保量的完成。說簡單點(diǎn)，啟動(dòng)會(huì)類似于古代的誓師大會(huì)，把大家集中在一起，告訴大家要做什么？如何做？以及達(dá)成后的結(jié)果是什么？以此來鼓舞團(tuán)隊(duì)士氣，順利推進(jìn)項(xiàng)目。一個(gè)好的開始等于成功的一半，所以啟動(dòng)會(huì)的重要性也不言而喻。通過啟動(dòng)會(huì)主要可以達(dá)成幾點(diǎn)作用：1）明確目的和目標(biāo)項(xiàng)目組成員需要對項(xiàng)目達(dá)成思維認(rèn)知的統(tǒng)一，讓大家認(rèn)識(shí)到自己承擔(dān)工作的重要性和意義，目標(biāo)一致才能調(diào)動(dòng)起意愿和自主性。2）明確策略和計(jì)劃在立項(xiàng)之初就要想明白幾個(gè)重要的里程碑節(jié)點(diǎn)是什么、達(dá)成共識(shí)。一些項(xiàng)目在召開啟動(dòng)會(huì)時(shí)可能沒有明確的里程碑，這時(shí)可以根據(jù)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的預(yù)期，確定出大概的里程碑。3）明確職責(zé)分工明確每個(gè)人的角色和定位，有了清晰的職責(zé)，每個(gè)人才能更有責(zé)任感的完成各自的任務(wù)。4）明確協(xié)作機(jī)制大型項(xiàng)目的協(xié)作機(jī)制內(nèi)容比較多，包括決策機(jī)制、審批機(jī)制、會(huì)議機(jī)制等。針對團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目規(guī)模較小的情況，此處主要指溝通協(xié)作機(jī)制。例如：周例會(huì)，月例會(huì)等。所以，召開一次成功的啟動(dòng)會(huì)，可以助力項(xiàng)目順風(fēng)順?biāo)?。了解了啟?dòng)會(huì)的意義后，接下來，我們詳細(xì)聊下如何組織啟動(dòng)會(huì)。02如何組織項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)？成功的會(huì)議，其80%的工作都是在會(huì)前完成，無論什么會(huì)議都一樣。在會(huì)議開始前做好準(zhǔn)備和溝通工作，可以保證會(huì)議過程順利的推進(jìn)。尤其重點(diǎn)要準(zhǔn)備完善好會(huì)議材料，內(nèi)容包含：項(xiàng)目背景、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目成員介紹、項(xiàng)目組織架構(gòu)、項(xiàng)目計(jì)劃、管理機(jī)制、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析等，這些內(nèi)容可以通過PPT的形式呈現(xiàn)。1）項(xiàng)目背景：項(xiàng)目的背景主要考慮兩個(gè)問題：為什么要做這個(gè)項(xiàng)目，要解決什么問題？圍繞要解決的問題，衡量項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)是什么？2）項(xiàng)目目標(biāo)：項(xiàng)目目標(biāo)通常由甲方來主導(dǎo)，也就是項(xiàng)目發(fā)起人。雙方共同協(xié)商具體可執(zhí)行、可達(dá)成的階段性目標(biāo)，包括每個(gè)階段可交付的成果。3）項(xiàng)目成員介紹：雙方成員信息介紹，包括每個(gè)人的職級和負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。彼此了解有助于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，在后續(xù)項(xiàng)目中可以更好地合作。4）確定組織架構(gòu)：明確項(xiàng)目的組織架構(gòu)及崗位職責(zé)，確保各部門的有效配合，明確各干系方職責(zé)，有助于項(xiàng)目有序順序的推進(jìn)。5）確定項(xiàng)目計(jì)劃：在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，計(jì)劃并非越細(xì)越好，但需明確重要的里程碑節(jié)點(diǎn)，如何時(shí)交付、何時(shí)結(jié)項(xiàng)、何時(shí)復(fù)盤，針對眼前的階段做詳細(xì)計(jì)劃，遠(yuǎn)期的階段可作粗略規(guī)劃。6）確定管理機(jī)制：管理機(jī)制包含很多內(nèi)容，前期最主要的是要確定定期的溝通機(jī)制。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)定期溝通有助于確保協(xié)調(diào)一致，避免各自為政，同時(shí)呈現(xiàn)項(xiàng)目整體進(jìn)展情況，有節(jié)奏有章法地持續(xù)推進(jìn)。7）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析：對各個(gè)模塊的工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，降低風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性，可以參考以往項(xiàng)目或是同行案例。在完成以上啟動(dòng)會(huì)主體材料后，就可以著手組織開會(huì)，進(jìn)行會(huì)議邀請，建議發(fā)出邀請時(shí)包含以下信息：會(huì)議主題：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的主題會(huì)議議程：包括會(huì)議開始時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)間參會(huì)人員：雙方需要參與的人員會(huì)議地址：線上&線下（注明清楚）文檔附件：需要在會(huì)議中參閱的文檔在進(jìn)行正式會(huì)議時(shí)，要注意避免討論。因?yàn)轫?xiàng)目啟動(dòng)會(huì)和一般會(huì)議不同，屬于信息同步會(huì)，雖然會(huì)包含少量討論，但主要內(nèi)容需要盡可能在會(huì)前做好溝通，而不是在會(huì)上臨時(shí)討論。會(huì)議最后切記要做好收尾環(huán)節(jié)，要做到有總結(jié)、有待辦，并及時(shí)做好會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給雙方進(jìn)行歸檔。03項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)注意事項(xiàng)1.計(jì)劃并非做得越細(xì)越好前期的項(xiàng)目規(guī)劃非越細(xì)越好，主要有兩點(diǎn)原因：制定遠(yuǎn)期完整的規(guī)劃工作量很大，所需時(shí)間較長；項(xiàng)目的不確定性，導(dǎo)致一旦有變更，計(jì)劃就要全部調(diào)整，調(diào)整遠(yuǎn)期的工作量巨大。2.確保有高管參與尤其涉及到戰(zhàn)略層面的項(xiàng)目，必須雙方高管參與才能保證后續(xù)項(xiàng)目的開展和推進(jìn)，所以要協(xié)調(diào)高管時(shí)間行程安排，確保高管能夠及時(shí)參與。3.會(huì)議節(jié)奏要把控項(xiàng)目經(jīng)理作為主持人要把控好整場會(huì)議的節(jié)奏，把會(huì)議的目的、要求、內(nèi)容等清晰完整的表達(dá)出來?？梢蕴崆斑M(jìn)行演練，做到不冷場，不超時(shí)。4.做好會(huì)議紀(jì)要會(huì)議討論結(jié)果要形成書面文件，最后發(fā)送雙方郵件進(jìn)行留存。會(huì)議紀(jì)要主要記錄點(diǎn)：參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)項(xiàng)目背景、項(xiàng)目目標(biāo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)