客戶投訴管理制度（三篇）

第3頁共3頁客戶投訴管理制度為加強對客戶投訴處理工作的質(zhì)量管理，牢固樹立“以顧客為中心”的服務意識，提高服務水平和工作質(zhì)量，密切同客戶的關系，提高客戶滿意度，進一步搞好銷售工作，特制訂本管理制度。一、投訴接待熱線二、受理流程1、電話投訴接到客戶的電話投訴能解答的當即解答，不能解答的立即建立客戶投訴表把客戶的姓名，地址、電話號碼、以及投訴的資料，立即同相關部門聯(lián)系狀況，在____小時答復客戶，在客戶咨詢登記表記錄答復結果。2、客戶書面投訴收到客戶的書面投訴，要立即向營銷辦管理部匯報，請示。并在____小時內(nèi)給客戶進行登記、回復客戶確認。3、客戶口頭投訴或轉(zhuǎn)交投訴客戶當面口頭投訴或轉(zhuǎn)交投訴在____小時登記，并按按投訴資料分類處理。處理辦法分四種狀況：3.1投訴資料是產(chǎn)品質(zhì)量（口感，風味、包裝）的問題，由質(zhì)量部的專業(yè)人員去進行調(diào)查。根據(jù)調(diào)查原因能立即解答的，立即解答。不能立即解答的，立即和上級部門領導匯報，質(zhì)量部進行整改處理方案，給客戶承諾三個工作日的回復期限和投訴答復狀況。3.2客戶產(chǎn)品退貨是指產(chǎn)品出現(xiàn)沉淀，較大懸浮物，質(zhì)量部根據(jù)調(diào)查，狀況事實，按退貨的流程辦理。如果因客戶倉儲不當導致的包裝發(fā)霉，瓶蓋扭斷，滲漏等現(xiàn)象不屬于質(zhì)量事故不給于退貨。如果是在出庫____天內(nèi)發(fā)霉，質(zhì)量部會根據(jù)銷售出庫審核表進行審核，狀況屬實，按退貨的受理流程辦理無條件退貨。3.3投訴資料是產(chǎn)品的售后服務，工作人員的失職，工作態(tài)度等營管辦會對被投訴的當事人進行通報批評，并且將處罰和批評的結果反饋給客戶。3.4投訴資料是客戶對工作人員誤解的，營管辦負責人根據(jù)狀況的真實對客戶進行解答，消除客戶與工作人員的誤會。三、投訴處理的期限要求客戶投訴處理期限不能超過三個工作日，特殊狀況不能超過七個工作日。四、投訴處理結果的反饋和歸檔1、客戶投訴的職責部門在投訴處理完畢后，營管辦在____小時內(nèi)會將客戶處理反饋單反饋給投訴客戶，征求投訴客戶對處理結果的意見和推薦，努力做到客戶對全良液售后服務的認可。2、公司營管辦對各職責部門的投訴處理結果進行抽查驗證。公司營管辦做好投訴登記和處理歸檔工作，資料保存一年，重要的資料長期保存。五、投訴分析和改善營銷辦管理部對客戶投訴狀況進行分類統(tǒng)計，分析客戶投訴與期望值，綜合評價，由營銷總監(jiān)每周或者每月的例會提出整改推薦，改善工作和服務策略，提高服務水平。六、客戶投訴處理管理要求營銷辦管理部門要做到投訴件件有落實，事事有回復，認真填寫客戶抱怨投訴登記表，和客戶投訴處理單，由營銷辦管理進行保存。七、客戶投訴考核辦法客戶投訴考核按投訴一次扣一分，以此類推。客戶投訴管理制度（二）為了提高公司服務質(zhì)量和服務水平，規(guī)范客戶投訴處理程序，構成有效的投訴管理機制，根據(jù)公司質(zhì)量管理體系中的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標及相關制度和規(guī)定，特制定本制度。第二條本制度適用于與客戶服務相關聯(lián)的公司各部門。第三條客戶投訴方式：直接投訴（現(xiàn)場、電話投訴）、書面投訴（質(zhì)量監(jiān)督員接到投訴）。第四條客戶投訴處理流程：1、記錄客戶投訴資料：利用《申訴和投訴處理登記表》詳細的記錄客戶投訴的資料，如投訴人，投訴對象，投訴的資料等。2、決定客戶投訴是否成立：了解客戶投訴的資料后，要決定客戶投訴的理由是否充分，投訴資料是否合理。如果投訴不成立，能夠用委婉的方式答復客戶，取得客戶的諒解，消除誤會。3、確定投訴處理部門和職責人：根據(jù)客戶投訴的資料，確定相關的具體受理部門和受理負責人。4、投訴處理部門分析原因：要查明客戶投訴的具體原因及造成客戶投訴的具體職責人。5、提來源理意見和方案并報批：根據(jù)實際狀況，參照客戶的要求，綜合部提出解決投訴的具體方案，并提交至質(zhì)量負責人及經(jīng)理批示。6、實施處理方案：及時實施處理方案，對直接職責人應處理得當，通知客戶，并盡快地收集客戶的反饋意見。7、總結評價：對客訴處理過程進行總結和評價，吸取經(jīng)驗教訓，提出改善對策，不斷完善企業(yè)經(jīng)營管理和業(yè)務運作流程，提高客戶服務質(zhì)量和水平，降低投訴率。第五條各部門客戶投訴的處理職責：技術部：1、了解客戶投訴資料并確認客戶投訴理由;2、協(xié)助客戶解決疑難或帶給必要的參考資料;3、迅速傳達處理結果。綜合部：1、綜合部主任組織客戶投訴案件的調(diào)查與職責人員的擬定;2、發(fā)生原因及糾正、預防措施的執(zhí)行、督促;3、客戶投訴質(zhì)量的檢驗確認?？偨?jīng)辦：1、客戶投訴案件的登記，處理時效管理及逾期反應;2、客戶投訴資料的審核、調(diào)查、上報;3、處理方式的擬定及職責歸屬的判定;4、客戶投訴改善案的提出、洽辦、執(zhí)行成果的督促及效果確認;5、協(xié)助有關部門與客戶接洽客戶投訴的調(diào)查及妥善處理;6、客戶投訴處理中客戶投訴反應的意見提報有關部門追蹤改善。第六條客戶投訴的時效管理1、被投訴部門主任（或職責人）需在____天內(nèi)明確職責、整理方案并與客戶進行溝通達成初步協(xié)議。2、為及時了解客戶投訴資料及處理狀況，由質(zhì)量負責人或其指定的相關人員于調(diào)查處理后三天內(nèi)提出報告呈總經(jīng)理批示。3、客戶投訴案例需在一周內(nèi)處理完畢，并由質(zhì)量負責人或其指定的相關人員在處理完當天打電話給客戶追蹤處理狀況，判定此次處理是否成功：①客戶滿意，質(zhì)量負責人或其指定的相關人員需在《申訴和投訴處理登記表》中記錄談話資料及跟進處理結果交于綜合部整理歸檔;②客戶不滿意，質(zhì)量負責人或其指定的相關人員進行再次投訴處理，直至客戶滿意為止。第七條客戶投訴處罰措施1、凡發(fā)生客戶投訴案件，經(jīng)職責歸屬處200~____元/次罰款。主題詞：合理化推薦范圍提交程序獎勵抄送：公司各部門共玖份客戶投訴管理制度（三）1、投訴的受理1、1客戶對測試結果如有異議，可在接到測試報告后十日內(nèi)以書面形式提出申訴，詳細說明申訴的理由及有關依據(jù)，并填寫“抱怨申述登記表”。1、2技術業(yè)務室受理申訴，填寫“抱怨受理登記表”，及時報告質(zhì)量負責人，質(zhì)量負責人主持處理。2、投訴的調(diào)查處理2、1對一般事務投訴的調(diào)查處理2、1、1各部門負責人負責調(diào)查處理客戶對本部門的投訴，分析產(chǎn)生投訴的原因，采取必要的處理措施，并將處理結果記錄在《客戶投訴處理登記表》《投訴受理登記表》中，交技術業(yè)務室。2、1、2各部門負責人對本部門難以調(diào)查處理的客戶投訴，在《客戶投訴處理登記表》中記錄下來，交辦公室。客戶投訴管理制度。2、1、3辦公室組織有關職責部門和人員對滿意度調(diào)查發(fā)現(xiàn)的以及其他部門難以調(diào)查處理的客戶投訴進行調(diào)查處理，必要時可成立調(diào)查小組。職責部門負責調(diào)查事實真相，分析產(chǎn)生投訴的原因，采取必要的處理措施，并將處理結果記錄在《客戶投訴處理登記表》中。2、2對監(jiān)測數(shù)據(jù)投訴的調(diào)查處理2、2、1技術業(yè)務室組織有關室和檢驗人員查看原始記錄、相關儀器設備，對測試全過程進行回顧檢查，提出初步處理意見，報質(zhì)量負責人審批。2、2、2如需復檢，由技術業(yè)務室將樣品密碼編號，按《監(jiān)測質(zhì)量控制程序》規(guī)定執(zhí)行。2、2、3復檢樣品以原樣為準。若屬于采樣或運輸過程等有誤，須按程序文件《樣品采樣程序》、《樣品管理（處置）程序》重新采樣。2、2、4復檢時應由兩人同時測試。客戶投訴管理制度。2、2、5復檢結果在受理后____日內(nèi)以書面形式通知申訴人，緊急申訴應在三個工作日內(nèi)答復。當證實原檢驗結果正確無誤時，則維持原報告。如原檢驗結果確實有誤，報授權簽字人批準，由技術業(yè)務室收回原報告，加蓋作廢章，出具正確的檢驗報告并加蓋更改（g）標識，并將結果填寫于“抱怨受理登記表”“處理結果”欄。3、投訴處理結果的反饋3、1如果投訴不合理，即本站無過錯，投訴處理部門應以書面形式有禮貌地向客戶說清道理，解釋清楚。3、2如投訴合理，被投訴部門和人員在采取處理措施后，應以書面形式及時通知客戶。3、3投訴處理部門應以書面形式征求客戶對投訴處理結果的意見，讓客戶填寫《投訴處