崗位分析方法與常規(guī)步驟

崗位分析方法與步驟在我國，現(xiàn)在的大多數(shù)企業(yè)都施行了崗位責(zé)任制。在許多企業(yè)中，你都可以查閱到厚厚的一本崗位責(zé)任手冊，在手冊中有企業(yè)每個(gè)部門的部門職能和每個(gè)職位的崗位職責(zé)，書寫得非常細(xì)致和系統(tǒng)。

崗位責(zé)任制的實(shí)施對企業(yè)來說應(yīng)該是管理上的一個(gè)提高，但就現(xiàn)實(shí)情況而言，在多數(shù)企業(yè)里，崗位責(zé)任手冊只是一套形式上的文件，并沒有得到認(rèn)真的落實(shí)。沒有人根據(jù)崗位職責(zé)的內(nèi)容來規(guī)范自己的工作，更沒有將它作為真正的依據(jù)進(jìn)行績效考評。

崗位分析的方法

一、觀察法

觀察法是指職位分析人員通過對員工正常工作的狀態(tài)進(jìn)行觀察，獲取工作信息，并通過對信息進(jìn)行比較、分析、匯總等方式，得出職位分析成果的方法。觀察法適用于對體力工作者和事務(wù)性工作者，如搬運(yùn)員、操作員、文秘等職位。

由于不同的觀察對象的工作周期和工作突發(fā)性所有不同。所以觀察法具體可分為直接觀察法、階段觀察法和工作表演法。

1．直接觀察法

職位分析人員直接對員工工作的全過程進(jìn)行觀察。直接觀察適用于工作周期很短的職位。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個(gè)周期，職位分析人員可以一整天跟隨著保潔員進(jìn)行直接工作觀察。

2．階段觀察法

有些員工的工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進(jìn)行觀察。比如行政文員，他需要在每年年終時(shí)籌備企業(yè)總結(jié)表彰大會。職位分析人員就必須在年終時(shí)再對該職位進(jìn)行觀察。有時(shí)由于間階段跨度太長，職位分析工作無法拖延很長時(shí)間，這時(shí)采用"工作表演法"更為合適。

3．工作表演法

對于工作周期很長和突發(fā)性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發(fā)事件需要處理，如盤問可疑人員等，職位分析人員可以讓保安人員表演盤問的過程，來進(jìn)行該項(xiàng)工作的觀察。

在使用觀察法時(shí)，職位分析人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好觀察表格，以便隨時(shí)進(jìn)行記錄。條件好的企業(yè)，可以使用攝象機(jī)等設(shè)備，將員工的工作內(nèi)容記錄下來，以便進(jìn)行分析。另外要注意的是，有些觀察的工作行為要有代表性，并且盡量不要引起被觀察者的注意，更不能干擾被觀察者的工作。

二、問卷調(diào)查法

職位分析人員首先要擬訂一套切實(shí)可行、內(nèi)容豐富的問卷，然后由員工進(jìn)行填寫。問卷法適用于腦力工作者、管理工作者或工作不確定因素很大的員工，比如軟件設(shè)計(jì)人員、行政經(jīng)理等。問卷法比觀察法更便于統(tǒng)計(jì)和分析。要注意的是，調(diào)查問卷的設(shè)計(jì)直接關(guān)系著問卷調(diào)查的成敗，所以問卷一定要設(shè)計(jì)得完整、科學(xué)、合理。

國外的組織行為專家和人力資源管理專家研究出了多種科學(xué)的，也很龐大的問卷調(diào)查方法。其中比較著名的有：

1．職位分析調(diào)查問卷PAQ

職位分析調(diào)查問卷是美國普渡大學(xué)PurdueUniversity的研究員麥考米克等人研究出一套數(shù)量化的工作說明法。雖然它的格式已定，但仍可用之分析許多不同類型的職位。PQA有194個(gè)問題，計(jì)分為六個(gè)部分：資料投入、用腦過程、工作產(chǎn)出、人際關(guān)系、工作范圍、其他工作特征。

2．閥值特質(zhì)分析方法TTA

勞普茲Lopez等人在1981年設(shè)計(jì)了"閾值特質(zhì)分析"TTA問卷。特質(zhì)取向的研究角度是試圖確定那些能夠預(yù)測個(gè)體工作成績出色的個(gè)性特點(diǎn)。TTA方法的依據(jù)是：具有某種人格特性的個(gè)體，如果職位績效優(yōu)于不具有該種特制者，并且特質(zhì)的差異能夠通過標(biāo)準(zhǔn)化的心理測驗(yàn)反映出來，那么就可以確定該特質(zhì)為完成這一工作所需的個(gè)體特質(zhì)之一。

3．職業(yè)分析問卷OAQ

美國控制數(shù)據(jù)經(jīng)營咨詢企業(yè)在1985年設(shè)計(jì)了職業(yè)分析問卷，職位進(jìn)行定量的描述。QAQ是一個(gè)包括各種職業(yè)的任務(wù)、責(zé)任、知識技能、能力以及其他個(gè)性特點(diǎn)的多項(xiàng)選擇問卷。例如，在OAQ中，軟件職位被規(guī)劃分為19種責(zé)任、310個(gè)任務(wù)和105個(gè)個(gè)性特點(diǎn)。

然而，我們的企業(yè)中小企業(yè)很難利用這些研究成果來進(jìn)行間卷調(diào)查。我們可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，來自制職位分析問卷，這樣效果可能會更好些

三、面談法

也稱采訪法，它是通過職位分析人員與員工面對面的談話來收集職位信息資料的方法。在面談之前，職位分析人員應(yīng)該準(zhǔn)備好面談問題提綱，一般在面談時(shí)能夠按照預(yù)定的計(jì)劃進(jìn)行。面談法對職位分析人員的語言表達(dá)能力和邏輯思維能力有較高的要求。職位分析人員要能夠控制住談話的局面，既要防止談話跑題，又要使談話對象能夠無所顧及的侃侃而談。職位分析人員要及時(shí)準(zhǔn)確的做好談話記錄，并且避免使談話對象對記錄產(chǎn)生顧及。面談法適合于腦力職位者，如開發(fā)人員、設(shè)計(jì)人員、高層管理人員等。

麥考米克于1979年提出了面談法的一些標(biāo)準(zhǔn)，它們是：

1．所提問題要和職位分析的目的有關(guān)；

2．職位分析人員語言表達(dá)要清楚、含義準(zhǔn)確；

3．所提問題必須清晰、明確，不能太含蓄；

4．所提問題和談話內(nèi)容不能超出被談話人的知識和信息范圍；

5．所提問題和談話內(nèi)容不能引起被談話人的不滿，或涉及被談話人的隱私。

四、其他方法

1．參與法

也稱職位實(shí)踐法。顧名思義，就是職位分析人員直接參與到員工的工作中去，扮演員工的工作角色，體會其中的工作信息。參與法適用于專業(yè)性不是很強(qiáng)的職位。參與法與觀察法、問卷法相比較，獲得的信息更加準(zhǔn)確。要注意的是，職位分析人員需要真正地參與到工作中去，去體會工作，而不是僅僅模仿一些工作行為。

2．典型事件法

如果員工太多，或者職位工作內(nèi)容過于繁雜，應(yīng)該挑具有代表性的員工和典型的時(shí)間進(jìn)行觀察，從而提高職位分析的效率。

3．工作日志法

是由員工本人自行進(jìn)行的一種職位分析方法。事先應(yīng)該由職位分析人員設(shè)計(jì)好詳細(xì)的工作日志單，讓員工按照要求及時(shí)地填寫職位內(nèi)容，從而收集工作信息。需注意的是，工作日志應(yīng)該隨時(shí)填寫，比如以10分鐘、15分鐘為一個(gè)周期，而不應(yīng)該在下班前一次性填寫，這樣是為了保證填寫內(nèi)容的真實(shí)性和有效性。工作日志法最大的問題可能是工作日志內(nèi)容的真實(shí)性問題。

3向樣本員工講解職位分析的意義，并說明填寫問卷調(diào)查表的注意事項(xiàng)；

4鼓勵(lì)樣本員工真實(shí)客觀地填寫問卷調(diào)查表，不要對表中填寫的任何內(nèi)容產(chǎn)生顧慮；

5職位分析人員隨時(shí)解答樣本員工填寫問卷時(shí)提出的問題；

6樣本員工填寫完畢后，職位分析人員要認(rèn)真地進(jìn)行檢查，查看是否有漏填、誤填地現(xiàn)象；

7如果對問卷填寫有疑問，職位分析人員應(yīng)該立即向樣本員工進(jìn)行提問；

8問卷填寫準(zhǔn)確無誤后，完成信息收集職位，向樣本員工致謝。

2．面談法步驟

1事先需征得樣本員工直接上級的同意，盡量獲取直接上級的支持；

2在無人打擾的環(huán)境中進(jìn)行面談；

3向樣本員工講解職位分析的意義，并介紹面談的大體內(nèi)容；

4為了消除樣本員工的緊張情緒，職位分析人員可以以輕松地話題開始；

5鼓勵(lì)樣本員工真實(shí)、客觀地回答問題，不必對面談的內(nèi)容產(chǎn)生顧及；

6職位分析人員按照面談提綱的順序，由淺至深地進(jìn)行提問；

7營造輕松的氣氛，使樣本員工暢所欲言；

8注意把握面談的內(nèi)容，防止樣本員工跑題；

9在不影響樣本員工談話的前提下，進(jìn)行談話記錄；

10在面談結(jié)束時(shí)，應(yīng)該讓樣本員工查看并認(rèn)可談話記錄；

11面談記錄確認(rèn)無誤后，完成信息收集職位，向樣本員工致謝。

在信息收集完成之后，要形成調(diào)研報(bào)告：

一部門及你個(gè)人做哪些工作?

1．具體開發(fā)

2．審查其他開發(fā)人員的開發(fā)文檔

3．安排調(diào)研及外出工作

4．召集開部門會議

5．組織技術(shù)討論與學(xué)習(xí)

6．向行政部申請本部門辦公用品

7．系統(tǒng)維護(hù)

8．組織整理部門辦公環(huán)境

9．整頓部門紀(jì)律

10．請假審批

11．設(shè)備申請預(yù)批

12．與部門人員溝通

二部門現(xiàn)行開發(fā)作業(yè)流程

1．收到要求調(diào)研的信息采源：副總經(jīng)理、市場部

2．準(zhǔn)備調(diào)研計(jì)劃包括確定調(diào)研時(shí)間、地點(diǎn)、調(diào)研提綱；第一次調(diào)研由市場部進(jìn)行聯(lián)系

3．實(shí)施調(diào)研

4．整理調(diào)研報(bào)告

5．出需求規(guī)格說明書要取得用戶簽字

6．出概要設(shè)計(jì)書、詳細(xì)設(shè)計(jì)書

如果中標(biāo)：

7．修改概要設(shè)計(jì)書、詳細(xì)設(shè)計(jì)書

8．編碼產(chǎn)生的技術(shù)文檔有：開發(fā)報(bào)告、變更報(bào)告、開發(fā)總結(jié)等

9．測試及調(diào)試產(chǎn)生的技術(shù)文檔有：測試報(bào)告、軟件問題報(bào)告等

10．編寫驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書、維護(hù)手冊

11．組織驗(yàn)收小項(xiàng)目：開發(fā)部組織；大項(xiàng)目：開發(fā)部、市場部聯(lián)合組織

12．交工文檔；項(xiàng)目總結(jié)

13．軟件維護(hù)由相關(guān)開發(fā)人員進(jìn)行

三工作中最難解決的問題

1．文檔管理。文檔出不齊，給以后開發(fā)造成相當(dāng)大的阻礙

2．上級領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)任務(wù)

3．不必要的維護(hù)，浪費(fèi)時(shí)間

4．越權(quán)領(lǐng)導(dǎo)

四最容易職責(zé)不明的工作

1．光盤管理

2．上網(wǎng)

3．小設(shè)備的申請及調(diào)換

4．其他部門的幻燈片制作

五建議

1．建議由開發(fā)部保管光盤

2．培訓(xùn)只有大批新員工同時(shí)到來時(shí)進(jìn)行，個(gè)別進(jìn)人公司的新員工通過具體工作進(jìn)行培訓(xùn)

3．建議建立細(xì)致的技術(shù)人員的考核辦法，將考核工作量、工作難度，并與工資掛鉤

4.建議由XXXXX部負(fù)責(zé)公司NT服務(wù)器的軟件管理，硬件管理及SUN服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)管理

信息分析階段

信息分析階段是將各種收集信息方法所收集到的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、研究、歸類的一個(gè)過程。在信息分析階段最好參照企業(yè)以前的職位分析資料和同行業(yè)同職位其他企業(yè)的相關(guān)職位分析的資料，以提高信息分析的可靠性。

在信息分析過程中，還可以請求基層管理者提供幫助，確保沒有什么疑點(diǎn)。

信息分析階段，需要分析以下幾方面的內(nèi)容：

基本信息如職位名稱、職位編號、所屬部門、職位等級等；

工作活動和工作程序，如工作摘要、工作范圍、職責(zé)范圍、工作設(shè)備及工具、工作流程、人際交往、管理狀態(tài)等；

工作環(huán)境如工作場所、工作環(huán)境的危險(xiǎn)、職業(yè)病、工作時(shí)間、工作環(huán)境的舒適程度等；

任職資格如年齡要求、學(xué)歷要求、工作經(jīng)驗(yàn)要求、性格要求等；基本素質(zhì)如學(xué)歷要求、專長領(lǐng)域、職位經(jīng)驗(yàn)、接受的培訓(xùn)教育、特殊才能等；

生理素質(zhì)如體能要求、健康狀況、感覺器官的靈敏性等；綜合素質(zhì)如語言表達(dá)能力、合作能力、進(jìn)取心、職業(yè)道德素質(zhì)、人際交往能力、團(tuán)隊(duì)合作能力、性格、氣質(zhì)、興趣等。

結(jié)果表達(dá)階段

結(jié)果表達(dá)階段的主要任務(wù)是編寫職位描述和職位資格要求。具體的職位如下：

1職位分析人員編寫職位描述和職位資格要求初稿；

2與樣本員工、樣本員工上級、企業(yè)管理顧問等人員討論職位描述和職位資格要求的具體內(nèi)容；

3確定試行稿；

4試行期使用無誤后，確定為正式文件。

如何編寫職位描述和職位資格要求

職位描述的編寫：職位描述編寫依據(jù)的是職位分析的成果。"職位描述"文件中一般包括基本信息、工作活動和工作程序、工作環(huán)境、任職資格、其他事項(xiàng)等方面的信息。

職位資格要求的編寫：職位資格要求編寫的依據(jù)是職位分析的成果。"職位描述"文件中一般包括基本信息、知識素質(zhì)要求、心理素質(zhì)要求和綜合素質(zhì)要求等。

崗位責(zé)任制存在的問題及對策

在我國，現(xiàn)在的大多數(shù)企業(yè)都施行了崗位責(zé)任制。在許多企業(yè)中，你都可以查閱到厚厚的一本崗位責(zé)任手冊，在手冊中有企業(yè)每個(gè)部門的部門職能和每個(gè)職位的崗位職責(zé)，書寫得非常細(xì)致和系統(tǒng)。

崗位責(zé)任制的實(shí)施對企業(yè)來說應(yīng)該是管理上的一個(gè)提高，但就現(xiàn)實(shí)情況而言，在多數(shù)企業(yè)里，崗位責(zé)任手冊只是一套形式上的文件，并沒有得到認(rèn)真的落實(shí)。沒有人根據(jù)崗位職責(zé)的內(nèi)容來規(guī)范自己的工作，更沒有將它作為真正的依據(jù)進(jìn)行績效考評。

一、問題的根源

每家企業(yè)出現(xiàn)這類問題的原因各不相同。歸納起來，可以總結(jié)出以下幾個(gè)根源：

1．沒有職位分析

一些企業(yè)從來沒有進(jìn)行過職位分析，崗位責(zé)任手冊中的內(nèi)容都是原模原樣地照搬其他企業(yè)的職位職責(zé)內(nèi)容，有些可能會進(jìn)行一些修改，但這種修改大多是基于管理者的主觀意愿進(jìn)行的調(diào)整。這樣草率的做法，肯定不會的作出符合企業(yè)實(shí)際情況的崗位職責(zé)。

2．職位分析沒有更新

有些企業(yè)也曾經(jīng)做過職位分析，但"一稿定終身"，企業(yè)并沒有根據(jù)企業(yè)的變化來重新進(jìn)行職位分析，修訂崗位職責(zé)的內(nèi)容，造成崗位職責(zé)的內(nèi)容與實(shí)際工作不相符合。職位職責(zé)當(dāng)然不會起到它的作用了。

3．缺乏認(rèn)真的工作態(tài)度

一些企業(yè)在進(jìn)行職位分析時(shí)，起初可能充滿了熱情，但由于工作煩瑣，職位量大，漸漸對職位分析失去了認(rèn)真的態(tài)度。這樣就使職位分析職位變得形式化了，并沒有真實(shí)地反映出職位內(nèi)容的信息，定出了不符合實(shí)際的職位描述和職位資格要求。

4．缺乏一定的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)

職位分析并不是一件簡單的事務(wù)性職位，它要求職位分析人員有一定的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)背景。這樣工作并不是光靠工作熱情就能做好。目前，我國企業(yè)現(xiàn)有的職位職責(zé)描述的質(zhì)量都不是很高，比如有些崗位責(zé)任中只有工作內(nèi)容，而沒有工作責(zé)任。

5．缺乏對職位資格要求的使用

崗位職責(zé)只包含了職位描述中的內(nèi)容。職位分析中的另一個(gè)重要內(nèi)容職位資格要求并沒有得到體現(xiàn)，更別說進(jìn)行利用了。如果職位中的人員并不具備崗位的任職資格，可想而知，再精確的崗位職責(zé)、再好的管理制度也沒有什么意義。缺乏對職位資格要求的有效使用