自考大專公文寫作與處理

關于自考大專公文寫作與處理

第一章公文

夏、商、周《周易·系辭》中“書契”用文字作為物質載體文書3000多年前商后

甲骨文書

我國最早文書檔案（體式較完整）西周

專門機構、官吏

專門管理文書秦、漢

“書”、“奏”

我國最早的上行文漢代

稍后

“章、表、疏、議、啟”上行文秦漢—明清

下行、上行、平行

不斷演變、增多辛亥革命后

南京臨時政府文書改革

簡化文種劃一程式

2我國古代公文產生與發(fā)展的主要線索

第2頁,共33頁，星期六，2024年，5月第一章公文

（1）有法定的作者

(2）有法定的權威特點（3）有特定的效用（4）有規(guī)范的體式（5）有規(guī)定的處理程序（各個特點

相應補充說明）3第二節(jié)公文的特點和作用第3頁,共33頁，星期六，2024年，5月第一章公文

（1）領導指導作用（2）行為規(guī)范作用

（3）傳遞信息作用

（4）公務聯(lián)系作用

（5）憑據記載作用（各個作用補充說明）4公文的作用第4頁,共33頁，星期六，2024年，5月第一章

公文

來源

（1）對外文件（2）收來文件（3）內部文件行文關系（1）上行文（2）平行文（3）下行文秘密程度閱讀范圍（1）秘密文件（2）普通文件（3）公布文件制發(fā)機關性質和（1）法規(guī)文件(法律文件、法令文件行政法規(guī)與公文作用規(guī)章文件)

（2）行政文件（3）黨的文件性質和特點（1）指揮性公文（2）規(guī)范性公文（3）報請性公文

（4）知照性公文（5）記錄性公文5公文分類的方法第5頁,共33頁，星期六，2024年，5月第一章公文

我國現(xiàn)行的黨政機關常用文種序號1996、5、3、2000、8、24中共中央辦公廳國務院（中辦發(fā)[1996]14號）國發(fā)[2000]23號《中國共產黨機關《國家行政機關公文處理條例》公文處理辦法》1決議命令（令）2決定決定3指示公告4意見通告5通知通知6通報通報7公報議案8報告報告9請示請示10批復批復11條例意見12規(guī)定13函函14會議紀要會議紀要

6第6頁,共33頁，星期六，2024年，5月第二章公文寫作

公文的寫作的特點

（1）被動寫作，遵命性強（2）對象明確，針對性強（3）集思廣益，群體性強（4）決策之作，政策性強（5）急迫之作，時限性強（6）講究格式，規(guī)范性強

公文寫作的基本要求：（1）在政治上的正確性。（2）在業(yè)務上符合客觀規(guī)律。（3）在文字表達上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯。（4）在起草時文面符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程式。（5）在書寫時選用載體材料與字跡材料。7第7頁,共33頁，星期六，2024年，5月第二章公文寫作

（1）關于主題的修改

（2）關于觀點的修改

公文的修改主要包括（3）關于材料的修改

（4）關于結構的修改

（5）關于語言的修改

公文寫作人員的修養(yǎng)

1.政治素質好；2.有一定政策水平；3.有較寬的知識面；4.有較好的文字功底；5.熟悉業(yè)務和機關工作情況；8第8頁,共33頁，星期六，2024年，5月節(jié)題概述其他說明體式1956年中央辦公廳通知：文件一律自左至右橫寫橫排左側裝訂2000年8月國務院發(fā)布了《國家公文處理辦法》規(guī)定了公文格式表達方式分應用文體特點（實用性、嚴肅性、程式性）公文應用體特點（準確簡明莊重得體常用詞語：特定用語、慣用語、縮用語、成語、引用語文章體裁,一般是由表達方式和用語的不同特點來區(qū)分的。三國曹丕將文體分為奏議、書論、銘銇、詩賦四類構成要素完整的公文由一些規(guī)定項目構成。如：發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等《國家行政機關公文處理辦法》第十條規(guī)定“公文由秘級等16項組成《中共機關公文處理條例》第八條列舉17項組成其中發(fā)文機關標識等9個要素是一般公文固定組成部分。文面格式公文文面格式是公文區(qū)別一般文章的重要標志《格式》將公文各個要素劃分為眉首、主體、版記三個部分一、眉首：1.份數序號2.秘級時限3.急度4.標識5.字號簽發(fā)人

二、主體：1.標題2.主送機關3.正文——導語（依據性、目的式、原因式）；正文主體（①內容符合法律法規(guī)②情況真實可靠③多部門協(xié)商一致④表達正確鮮明清楚⑤格式正確）；結束語（①自然終結②意盡言止③號召希望）；附件（圖表、目錄、名單、簡介；附件說明于正文左下方）；成文時間（漢字書寫年月日（1.一般以領導人簽發(fā)時間為準2.會議通過時間為準3.已批準時間為準4.聯(lián)合發(fā)文以最后簽發(fā)時間為準5.以印發(fā)時間為準）；公文生效時間（簽字印章）附注（發(fā)放范圍、使用注意事項）。三、版記部分：主題詞抄送機關印發(fā)機關及說明

特定格式：1.信函格式2.命令格式3.會議紀要格式排版形式公文的排版（外觀）形式版頭設計版面設計字體字號字行字距天地頁邊用紙規(guī)格（A4紙210mm*297mm天頭37mm左白邊28mm版心156mm*225mm右白邊26mm）書寫形式字體字號排版規(guī)格制版要求裝訂要求《格式》規(guī)定：公文應左側裝訂，不掉頁包本公文的封面與書心不脫落，后背平整不空無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固，后背不可散頁明釘，四角90度，無毛茬或缺損附件說明于正文左下方與正文一起裝訂稿本公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子包括草稿定稿兩種一.文稿：1.草稿2.定稿（又稱原稿、底稿、正稿）二、文本：正本、副本、存本、修訂本、試行本、各種文字文本

第三章公文的體式與稿本第9頁,共33頁，星期六，2024年，5月第三章公文的體式與稿本

第一節(jié)公文的體式

公文文體在寫作中所采用的具體方法和特點是指運用語言陳述事情、說明問題。

公文文體在表達方式上的特點是在公文寫作中兼用敘述、說明和議論三種表達方式。

公文文體的語言特點是準確、簡明、莊重、得體。

說明（言簡意賅）的主要方法和作用：下定義（性質和特征）、注釋（性狀、特征、成因）、比較（有聯(lián)系有區(qū)別不同類事物作比較。易于理解）、數字（準確無誤，真實可靠。富有說服力）、舉例（典型、真實，容易明白）、分類（形狀、成因、功效）、圖表（曲線、柱狀、扇形；成績、問題；直觀）、引用（語言、數字、文字、圖標；）、分析等9第10頁,共33頁，星期六，2024年，5月公文的文頭、行文和文尾

公文的文頭包括：公文格式代碼、印刷順序號、秘書等級、緊急程度、收文處理標記、發(fā)文機關版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名。

行文部分包括：公文的標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋或特殊要求說明。

文尾部分包括：主題詞、抄送機關、印發(fā)說明、頁碼。

10第三章公文的體式與稿本第11頁,共33頁，星期六，2024年，5月

第三章公文的體式與稿本

公文的草稿、定稿，正本、副本與存本的異同

草稿內容和文字表述都沒有成熟的一個起始環(huán)節(jié)。

定稿指經過修改、審閱，并由領導人簽發(fā)形成的定

型文稿。正本根據已經簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，其明顯

特征是蓋有發(fā)文機關印章或領導人親筆簽名。副本根據公文正本復制的其他稿本稱為副本，又稱

作抄本。存本是指發(fā)文機關印制一份文件的正

本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。

11第12頁,共33頁，星期六，2024年，5月第四章公文的行文規(guī)范

簡述公文的行文方向與方式答：根據機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文方向分為上行、下行和平行三個方向。根據機關工作的需要可以將公文分成三種形式，分別是：上行文、下行文和平行文。其中，上行文是指下級機關或業(yè)務部門向所屬上級領導機關或業(yè)務主管部門的一種行文。下行文是上級領導機關或業(yè)務主管部門對所屬下級機關或業(yè)務部門的一種行文。平行文是同級機關，或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的一種行文。

第13頁,共33頁，星期六，2024年，5月第四章公文的行文規(guī)范

包括行文關系、行文方向與方式、行文規(guī)則國家機關的隸屬關系和職權范圍國務院

總理副總理國務委員秘書長（國務院常務委員會）國務院職權根據《憲法》和法律，規(guī)定行政措施，制定行政法規(guī)，發(fā)布決定和命令部委員會任務職責統(tǒng)一領導各部和各委員會的工作領導不屬于各部

各委員會全國性行政工作統(tǒng)一全國地方各級國家行政工作規(guī)定中央省、市、自治區(qū)、直轄市國家行政機關職權劃分；依法改變、撤銷各部、委不當的決定和命令指示和規(guī)章；改變或撤銷地方各級國家行政機關不適當的決定、命令；批準省、自治州、市和自治州、市、縣建制和區(qū)域的劃分；依法規(guī)定決定省、自治區(qū)、直轄市部分地區(qū)進入緊急狀態(tài)。國務院各部、委職權根據法律和國務院的行政法規(guī)、決定、命令在本部們的權限內發(fā)布命令、指示和規(guī)章地方各級政府按雙重領導原則進行工作：對本級人代會和常委會負責并報告工作接受它的領導與監(jiān)督也對上一級行政機關負責并報告工作接受領導與監(jiān)督

黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍

黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍是由《中國

共產黨章程》規(guī)定的下級組織必須堅決執(zhí)行服從上級組織全黨各個黨員服從黨的全國代表大會和

中央委員會

黨的下級組織既要向上級組織請示和報告工作，

又要獨立負責的解決自己職責范圍內的問題。上

下級之間要互通情報、互相支持和互相監(jiān)督。

黨的上下級的權利和義務、支持監(jiān)督、請示報告

和支持指導具有對等的行文關系。

縣級以上的地方各級人民政府法定權限管理本

行政區(qū)域內的經濟、教育、科學、文化、衛(wèi)生、體

育事業(yè)、城鄉(xiāng)建設和財政、民政、公安、民

族事

務、司法行政、監(jiān)察、計劃生育等行政工作。13第14頁,共33頁，星期六，2024年，5月名稱特點類型寫作概念說明范圍作用分類概念說明同點不同點語言要求命令權威性鄉(xiāng)鎮(zhèn)以上國家權力機關公布令國家行政法規(guī)規(guī)章依憲法按內容分級別內容通過機構施行時間準確莊重凝練有力內容特別不可更改行政令縣以上政府強制性措施一文一事原由事項執(zhí)行要求指揮性指揮下級機關或有關人員行動嘉獎令省以上嘉獎特大貢獻的集體或個人結構：標題編號正文簽署事跡嘉獎內容號召下級機關必須遵照執(zhí)行任免令

標題：單獨用“命令”

強制性具有強迫因素動員令、戒嚴令

標號：國家單獨編

不可討價還價曲解，違抗者嚴懲通緝令‘特赦令

地方政府跨年編

第五章機關法定公文寫作（上）第15頁,共33頁，星期六，2024年，5月第五章機關法定公文的寫作（上）第16頁,共33頁，星期六，2024年，5月異同點公告通告公開性范圍大（大到向全世界）范圍相應?。▏鴥然蛞粋€地區(qū)）重要性事情重要程度大事情重要程度小嚴肅性發(fā)布機構權限大（國家）發(fā)布機構權限相應?。ǖ胤秸┓ǘㄐ员仨氉裾請?zhí)行必須遵照執(zhí)行知照性不需遵守執(zhí)行不需遵照執(zhí)行

第六章機關法定公文的寫作（中）公告、通報的比較14第17頁,共33頁，星期六，2024年，5月名稱概念特點類型寫作

向特定受文對象告知轉達有關事項的文件讓對象指導和執(zhí)行使用面積廣下行文平行文發(fā)布性批轉性轉發(fā)性指示性任免性事務性標題：發(fā)文單位+事由+文種事由+文種事由+文種正文：宣布性內容+“請執(zhí)行”

批轉性內容+貫徹執(zhí)行指示性事由+內容+要求任免性權力機構+任免人+職務+任期+待遇事務性事情+要求（寫仔細便執(zhí)行）通知通報在一定范圍表揚先進批評錯誤傳事項告知性表彰先進批評錯誤特有功能⑴周知性⑵指導性表彰先進型批評錯誤型傳達事項型

標題：發(fā)文機關+事由+文種受文者：正文之前左上角書名和日期：正文的右下角正文四步驟：1.事跡簡要2.感人3.部分宣布決定

4.分析先進思想（難點）避免一般化批評錯誤通報：1.批評根據2.錯誤事實準確扼要3.處分決定4.錯誤性質（分析惡果）5.善后辦法傳達事項通報：通報事項性質、重要性2.要求希望第六章機關法定公文的寫作（中）第18頁,共33頁，星期六，2024年，5月名稱概念特點類型寫作同點不同點按內容性質分公告團體向公眾選不重要事件告知性文件公布發(fā)布目的要大家知道遵守范圍大（國內外）事重大1.法定性2.知照性1.符合權限2.內容明確語氣莊重

3.講究格式發(fā)文單位+事由+文種4.略述理由重在需遵守的內容5.署名日期右下角通告團體在一定范圍內公布事項的告知性文件范圍相應?。▏鴥然虻貐^(qū)）機構比發(fā)公告機關?。ǖ胤秸┲?執(zhí)行+遵守公報公開發(fā)布重大事件重要決定告知性文件團體權威性內容重要性公開性黨機關專用會議談判統(tǒng)計等多事件會議公報統(tǒng)計公報外交公報1.目的不同寫法不同（常用夾敘夾議）2.統(tǒng)計公報必須由統(tǒng)計部門或國家指定機構第六章機關法定公文的寫作第19頁,共33頁，星期六，2024年，5月名稱概念特點類型寫作報告下級機關向上級機關匯報工作情況的概述性公文1.主任務重陳述2.擺事實談看法有主見按內容分：綜合報告專題報告按目的分：呈報性報告承轉性報告陳述簡明扼要觀點精煉清新語言簡潔樸實請示下級機關向上級機關請求指示或批準報請性公文超前性說明性單一性“一文一事”請求批準類請求幫助類請求批轉類內容單一目的單純1.遵照行文規(guī)則：一文一事，一個主送機關不得越級請示（特殊抄報）雙重領導的機關（寫明主送抄送）由主送機關答2.理由充分要求合理3.格式正確語言得體（謙遜委婉“是否”）標題“事由+文種”或“請示”結束語“可否”“請指示”“請審批”正文前寫受文單位正文后寫單位日期批復答復下級機關請示事項的指示性公文針對性指導性表態(tài)性批復指示性批復1.先回應“收悉”字眼后批復2.態(tài)度鮮明措辭明確3.及時批復時間性強第七章機關法定公文的寫作第20頁,共33頁，星期六，2024年，5月第七章機關法定公文的寫作（下）公文名稱概念特點類型寫作會議紀要記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件紀要性約束性知情性決議性會議紀要協(xié)議性會議紀要研究性會議紀要（一）會議結束后起草，以決定為依據，主管領導簽字定稿；（二）標題：會議名稱+文種；（三）正文：概況包括時間、會名、議題、出席者、主持人、會議過程；內容要求觀點鮮明、主題突出、內容充實，寫法靈活、綜合歸納、分享列舉；結束語：征文的小結，對與會者、下級機關有關群眾提一些要求和希望。（四）主持機關撰寫，最后署名機關名稱、日期。條例黨政機關制定和發(fā)布系統(tǒng)規(guī)范某工作活動、行為等法規(guī)性文件國務院批準主管部門制定發(fā)布省、直轄市與憲法不相抵觸可制定1.中央機關制訂2.國際行政機關制訂3.地方權力機關制訂1.遵循草擬原則；2.與原有條例和法規(guī)不能有沖突重復（廢止原有的）3.內容用條文表達4.語言準確嚴密規(guī)定是各級黨政機關社會團體企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文規(guī)章制度性黨內規(guī)定法規(guī)性規(guī)定一般性規(guī)定第21頁,共33頁，星期六，2024年，5月名稱概念特點類型寫作函機關之間辦理日常公務的交往性公文1.形式靈活適應性強2.務實性強商洽函平行機關不相隸屬機關之間問復函平行機關不相隸屬群問求答請準函向沒隸屬關系有關主管部門請求應允知照函平機關不隸屬上下級均可用把自轄范圍事告訴有關機構“一事一函”直陳其事語言平實親切

第七章機關法定公文的寫作（下）第22頁,共33頁，星期六，2024年，5月第八章機關其它常用文書的寫作文書類別特點類別寫作規(guī)劃類內容規(guī)范性執(zhí)行強制性制定程序性辦法特點：比條例規(guī)定更具體更細致/是法律法規(guī)的補充便操作/章條式細則概念：主管部門針對實施法律、法規(guī)可能出現(xiàn)的問題而制定的規(guī)則章條式章程概念：組織機構制定的組織原則或辦事原則的規(guī)章（組織章程章程）章條式守則概念：特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則特點：簡練

精煉易記必遵守章條式計劃類目標的前瞻性操作的預想性規(guī)則（一）分析情況認真細致（二）確定目標實事求是（三）措施

步驟切實可行（四）條目分明語言簡潔寫作格式：條款式結構現(xiàn)狀分析目標和任務主要措施實施步驟

執(zhí)行要求綱要計劃安排第23頁,共33頁，星期六，2024年，5月第八章機關其它常用文書的寫作文書類別特點類別寫作總結上情下達下情上達提高自身回顧性經驗性綜合性總結分層展開式：概況、成績、問題、教訓、努力方向；內容多如：機關年度總結實事求是專題性總結內容單一如:經驗總結典型總結事故總結著眼未來綱目帶動式：夾敘夾議調查報告針對性強紀實性強新聞性（一）深入細致客觀公正（二）圍繞問題展開重要的、典型的材料（三）格式：公文是標題新聞是標題政務性個案性第24頁,共33頁，星期六，2024年，5月文書類別特點文書名稱寫作開頭主體結尾要求講話類文書口頭性直接性針對性情感性講話稿有效吸引聽眾。開門見山闡明講話目的和意圖形式任務方法對策總結全文展望未來1.主題鮮明集中2.材料真實新穎3.布局清晰緊湊4.語言明白生動開幕詞宣告開幕稱呼會議組織情況總結成敗提出大會任務分析條件安排活動議程號召性預祝性要求希望閉幕詞概括總結大會成效概括會議主要精神提出執(zhí)行意見提出號召鼓舞人心歡迎詞交代對象“親愛的”“敬愛的”稱贊客人表感謝雙方共同關心的問題發(fā)號召提期望歡送詞回顧訪問表再訪答謝詞評價功績表友好第九章機關其他常用文書的寫作第25頁,共33頁，星期六，2024年，5月第26頁,共33頁，星期六，2024年，5月第27頁,共33頁，星期六，2024年，5月概念概述特點作用任務組織原則要求名稱分類公文處理廣義發(fā)文：醞釀、收集、整理、起草、討論、修改、審稿、簽發(fā)、定稿、印制、發(fā)出、處理環(huán)節(jié)政治性時效性機要性規(guī)范性1.助手作用2.紐帶作用3.查考作用1.收發(fā)、登記、分類2.擬辦、批辦、承辦催辦3.文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對、用印4.會議匯報、電話記錄和整理5.文件材料的平時整理提供借閱利用的工作6.歸檔文件的系統(tǒng)整理編目和歸檔工作7.處理群眾來信8.為機關領導準備有關資料并完成領導交辦的文書工作任務。組織機構大機關：專門機構小機關:主任或兼職企業(yè)單位:專兼職文書準確及時安全保密集中統(tǒng)一管理堅持實事求是按行文機關要求按公文處理規(guī)定1.處理準確、周密、確保質量2.及時迅速注重時效3.安全可靠確保機密4.加強集中統(tǒng)一管理5.實事求是遵規(guī)守紀6.精簡文件深入實際反官僚文牘收文：來問的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、答復、處理環(huán)節(jié)管理：平時管理，充分發(fā)揮公文效用，有利于公文保密組織領導國家：辦公廳機關：辦公室主任整理：查考、利用、整理、編目、歸檔、保存上下級：業(yè)務指導檔案部門：指導、建議狹義文書工作人員：收發(fā)、登記、催辦、整理、保管職能：秘書分工負責組織形式組織形式集中形式分工形式組織形式選擇1.機關工作性質任務職權范圍2.內部組織機構設置、層次、數量3.發(fā)文數量多少4.辦公駐地集中還是分散5.人員的配備第十章公文處理工作第28頁,共33頁，星期六，2024年，5月概念程序處理內部形成運轉處理收文辦理程序1.簽收2.拆封3.登記4.分發(fā)5.傳閱6.擬辦7.批辦8.承辦9.催辦10.查辦11.注辦發(fā)文辦理程序1.擬稿2.審核3.簽發(fā)4.核發(fā)5.繕印6.校對7.用印8.登記9.封發(fā)

第十一章公文辦理程序第29頁,共33頁，星期六，2024年，5月概述歸檔文件整理（立卷）工作的組織歸檔文件整理的原則與要求內容意義建立制度公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇基本概念原則要求公文的整理（立卷）與歸檔1.保持有機聯(lián)系有力查考利用2.維護完整、完全、便于保管3.為歸檔奠基1.立卷制度53年開始54年通過《案例》2000年《辦法》……整理（立卷）歸檔2.整理立卷制度的優(yōu)越性⑴熟悉本職業(yè)務⑵有利于齊全完整⑶查閱方便⑷促進歸檔工作

1、應考慮的相關因素（1）整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書要直接經手文件的處理（2）對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經手處理的文件數量有要求（3）確定整理環(huán)節(jié)時，考慮機關辦公地點的分布集中與分散處理（4）考慮文書人員數量及業(yè)務熟悉程度2、與組織形式相適應（集中式、分散式或集中與分散相結合式）（1）小機關集中式整理（立卷）（2）大機關分散各自確定（立卷）環(huán)節(jié)（3）財會、人事、信訪、保衛(wèi)、等特殊組織自己單獨整理（立卷）（4）恰當的選擇確定立卷人員3、公文整理（立卷）的范圍（1）材料范圍（2）不需立卷的材料范圍（3）公文整理（立卷）的分工1.歸檔文件：來源、范圍；辦理完畢的文件；能作為文書檔案保存的各種紙質材料2.歸檔文件整理（1）單位“件”（2）整理的六大步驟3.“件”；文件整理單位1.形成原則保持有機聯(lián)系2.區(qū)分文件的不同保存價值3.便于保管和利用1、歸檔文件齊全完整（1）齊全完整（2)破損修復（3）復制字跡模糊或褪變的文件2.歸檔文件的書寫材料、紙張材料符合要求（1）允用鋼筆、毛筆；碳素墨水、藍黑墨水及墨汁（2）紙張A4型60-80克的膠版印刷紙或復印紙檔案盒和歸檔文件封套用無酸紙制作（3）裝訂材