淺談如何提高IT項(xiàng)目溝通效率

淺談如何提高IT項(xiàng)目溝通效率

人、想法和信息是IT項(xiàng)目成功的必須關(guān)鍵，如何將這三個(gè)因素有效的結(jié)合起來(lái)，促使項(xiàng)目的成功呢?有效的項(xiàng)目溝通提供了一個(gè)關(guān)鍵連接。溝通是項(xiàng)目管理中一個(gè)軟指標(biāo)，其所起的作用不易量化，且對(duì)項(xiàng)目的影響往往也是隱形的，然而，溝通對(duì)IT項(xiàng)目的成功十分重要。一、IT項(xiàng)目中溝通的特殊意義對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制IT項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，就必須有效地進(jìn)行信息溝通。溝通對(duì)IT項(xiàng)目的影響往往是潛移默化的，所以，在成功的項(xiàng)目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用，在失敗項(xiàng)目的痛苦反思中，卻最能看出溝通不暢的危害。沒(méi)有良好的信息溝通，對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會(huì)存在著制約作用。溝通失敗是IT項(xiàng)目求生路上最大的攔路虎。常常能聽(tīng)到的典型例子是某某集團(tuán)耗資幾千萬(wàn)的ERP項(xiàng)目最終棄之不用，原因是開(kāi)發(fā)出的軟件不是用戶所需要的，沒(méi)提高用戶的工作效率反而增加了工作量，不難看出，造成這種尷尬的局面的根本原因是溝通失效。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目組付出極大的努力，而所做的工作卻得不到客戶的認(rèn)可時(shí)，是否應(yīng)該冷靜地反思一下雙方之間的溝通問(wèn)題?軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中最普遍現(xiàn)象是一遍一遍的返工，導(dǎo)致項(xiàng)目的成本一再加大，工期一再拖延，為什么不能一次把事情做好?原因還是溝通不到位。通常的項(xiàng)目管理教材將項(xiàng)目溝通的重要性歸結(jié)為四點(diǎn)：(1)決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目班子要想作出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。通過(guò)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通，獲得適當(dāng)?shù)男畔ⅲ瑥亩鵀闆Q策提供依據(jù)。(2)組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段。在項(xiàng)目班子內(nèi)部，良好的信息溝通，是實(shí)施科學(xué)管理的依據(jù)。只有通過(guò)信息溝通，掌握項(xiàng)目班子內(nèi)的各方面信息，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項(xiàng)目班子的組織效能。(3)建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件。信息溝通、意見(jiàn)交流，將許多獨(dú)立的個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織貫通起來(lái)，成為一個(gè)整體。同時(shí)信息溝通是人的一種重要的心理需要，是人們用以表達(dá)思想、感情與態(tài)度，尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關(guān)系，增加項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)彼此的信任感。(4)項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項(xiàng)目經(jīng)理是通過(guò)各種途徑將意圖傳遞給下級(jí)人員并使下級(jí)人員正確理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級(jí)人員就不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，項(xiàng)目就不能按經(jīng)理的意圖進(jìn)行，最終導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至項(xiàng)目失敗。因此，提高項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力，與領(lǐng)導(dǎo)過(guò)程的成功性關(guān)系極大。除以上四點(diǎn)外，根據(jù)IT項(xiàng)目的特點(diǎn)，IT項(xiàng)目溝通的重要性還體現(xiàn)在下面兩點(diǎn)：(5)信息系統(tǒng)本身是溝通的產(chǎn)物。軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程實(shí)際上就是將手工作業(yè)流程轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過(guò)程。不像普通的生產(chǎn)加工那樣有具體的有形的原料和產(chǎn)品，軟件開(kāi)發(fā)的原料和產(chǎn)品就是信息，中間過(guò)程間傳遞的也是信息，而信息的產(chǎn)生、收集、傳播、保存正是溝通管理的內(nèi)容?？梢?jiàn)，溝通不僅僅是軟件項(xiàng)目管理的必要手段，更重要的，溝通是軟件生產(chǎn)的手段和生產(chǎn)過(guò)程中必不可少的工序。(6)軟件開(kāi)發(fā)的柔性標(biāo)準(zhǔn)需要溝通來(lái)彌補(bǔ)。軟件開(kāi)發(fā)不像加工螺釘、螺母，有很具體的標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。軟件的標(biāo)準(zhǔn)柔性很大，往往在用戶的心里，用戶好用是軟件成功的標(biāo)準(zhǔn)，而這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在軟件開(kāi)發(fā)前很難確切地、完整地表達(dá)出來(lái)。因此，開(kāi)發(fā)過(guò)程項(xiàng)目組和用戶的溝通互動(dòng)是解決這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的唯一辦法。因?yàn)橐陨咸攸c(diǎn)，可以說(shuō)，在IT行業(yè)，溝通的成敗決定整個(gè)項(xiàng)目的成敗，溝通的效率影響整個(gè)項(xiàng)目的成本、進(jìn)度，溝通不暢的風(fēng)險(xiǎn)是IT項(xiàng)目的最大風(fēng)險(xiǎn)之一。二、有效溝通的影響因素溝通對(duì)項(xiàng)目實(shí)施效率的影響往往是間接的、不易覺(jué)察和量化的。下面從幾個(gè)與溝通有直接或間接關(guān)系因素討論溝通對(duì)IT項(xiàng)目實(shí)施效率的影響。(1)團(tuán)隊(duì)規(guī)模和組織方式人與人之間必需通過(guò)溝通來(lái)解決各自承擔(dān)任務(wù)之間的接口問(wèn)題。某項(xiàng)目有n個(gè)工作人員，網(wǎng)狀溝通模型則有n×(n-1)/2個(gè)相互溝通的路徑。如10人的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，網(wǎng)狀溝通模型的溝通路徑就有45條。團(tuán)隊(duì)中成員間的關(guān)系是對(duì)稱的，各人在團(tuán)隊(duì)中的溝通地位完全對(duì)等，溝通方式是全通道式的，容易帶來(lái)大量的信息卻難以決策的問(wèn)題。良好的團(tuán)隊(duì)組織可以減少不必要交流和合作的數(shù)量，從而提高團(tuán)隊(duì)效率。減少交流的方法是明確的個(gè)人分工和接口定義。一種行之有效的方法是改變溝通的結(jié)構(gòu)和方式。比如上面的例子中，一個(gè)10人的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，將網(wǎng)狀的溝通改為層次型的溝通模型，同樣一個(gè)項(xiàng)目，把組織方式改變?yōu)橄聢D所示：圖1團(tuán)隊(duì)規(guī)模和組織方式影響將項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分為三個(gè)相對(duì)獨(dú)立的小組，負(fù)責(zé)不同的工作任務(wù)。A作為項(xiàng)目的總體負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)小組間的溝通;然后將其余9人分為三個(gè)小組，每個(gè)小組的小組組長(zhǎng)和A相互溝通，溝通路徑3條;小組長(zhǎng)之間采用網(wǎng)狀的溝通方式，溝通路徑3條;每個(gè)小組內(nèi)部同樣采用網(wǎng)狀的溝通方式，溝通路徑3條。如此，組織成一個(gè)層次型的團(tuán)隊(duì)模型，那么，這樣的一個(gè)組織方式溝通路徑只有15條，溝通路徑由網(wǎng)狀溝通模型的45條減少為15條。溝通路徑的減少，降低了溝通的信息量，從而提高溝通和決策的效率。(2)團(tuán)隊(duì)的分布區(qū)域越來(lái)越多的IT項(xiàng)目采用虛擬團(tuán)隊(duì)的形式開(kāi)發(fā)，團(tuán)隊(duì)的成員散布在全國(guó)各地、乃至世界各地，每個(gè)團(tuán)隊(duì)的生活環(huán)境、社會(huì)背景、教育程度、宗教信仰都不相同，團(tuán)隊(duì)因工作地點(diǎn)的不同，可能存在時(shí)差，甚至不存在時(shí)差的情況下，因地域不同工作時(shí)間也不盡相同，上海地區(qū)大多實(shí)行朝九晚五工作制中午休息1小時(shí)，而成都大多早8點(diǎn)-12點(diǎn)、下午14：00-18：00、新疆則更晚些，虛擬團(tuán)隊(duì)因散布的區(qū)域廣，對(duì)于有效的溝通有比較大的影響。(3)團(tuán)隊(duì)的默契度很顯然，團(tuán)隊(duì)的默契程度對(duì)軟件實(shí)施效率影響很大。一個(gè)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期磨合、相互信任、形成一套達(dá)默契的做事方法和風(fēng)格的團(tuán)隊(duì)，可能省掉很多不必要的溝通，相反，初次合作的團(tuán)隊(duì)因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員各自的背景和風(fēng)格不同、成員間相互信任度低等原因，要充分考慮溝通消耗。軟件企業(yè)人員流動(dòng)率高的特點(diǎn)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)凝聚力和默契度的錘煉比較困難。而凝聚力和默契度的需要長(zhǎng)期的、大量的內(nèi)部溝通和交流才能逐步形成，由此不難理解持續(xù)良好的溝通和交流是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的無(wú)形資產(chǎn)，自然，穩(wěn)定、默契的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)形成一個(gè)軟件企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力的道理。(4)團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人背景因素還有一點(diǎn)不容忽視，那就是軟件開(kāi)發(fā)這種以人腦為主要工具的創(chuàng)造性很強(qiáng)的作業(yè)，開(kāi)發(fā)人員的心情和興奮度對(duì)個(gè)人工作效率影響很大，而一個(gè)人置身于氛圍良好、合作默契的團(tuán)隊(duì)中心情一般較好，這種良好的氛圍所能帶來(lái)的能量是不可估量的。(5)團(tuán)隊(duì)資源電話、視頻會(huì)議系統(tǒng)、及時(shí)溝通系統(tǒng)、電子郵件、項(xiàng)目管理軟件等現(xiàn)代化工具能減少項(xiàng)目成員出差、拉近溝通雙方的距離，提高溝通效率。如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擁有的資源有限，將對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通造成不良影響。三、有效溝通的實(shí)施在項(xiàng)目環(huán)境下，項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)正式的對(duì)外聯(lián)絡(luò)接口人，項(xiàng)目經(jīng)理很可能花費(fèi)90%或更多的個(gè)人時(shí)間來(lái)溝通，處理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部、項(xiàng)目外部、項(xiàng)目干系人的交流、溝通、匯報(bào)等事務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目溝通的核心，是項(xiàng)目溝通的促進(jìn)者。如圖2、圖3所示，項(xiàng)目經(jīng)理與客戶的項(xiàng)目經(jīng)理的溝通才是正式的溝通，項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的溝通的核心，因此，提高項(xiàng)目溝通的效率，項(xiàng)目經(jīng)理是工作的要點(diǎn)。圖2與客戶的溝通圖3溝通渠道項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目溝通組織、實(shí)施的核心，要提高項(xiàng)目溝通的效率，項(xiàng)目經(jīng)理需要做好以下的功課。(1)明確項(xiàng)目所處的環(huán)境要處理好項(xiàng)目溝通，提高項(xiàng)目溝通的效率，首要的就是明確項(xiàng)目所處的環(huán)境，其包括項(xiàng)目的大小、在公司內(nèi)所處的地位、項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度要求、項(xiàng)目在公司內(nèi)對(duì)誰(shuí)匯報(bào)、項(xiàng)目的辦公環(huán)境、所能支配的資源等等，知己才能在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候采取適當(dāng)?shù)拇胧?，提高溝通的效率?2)了解項(xiàng)目的干系人項(xiàng)目干系人對(duì)于項(xiàng)目的影響很大，需要花大力氣進(jìn)行溝通和交流，以取得干系人的支持，從而促進(jìn)項(xiàng)目的成功。項(xiàng)目干系人包括項(xiàng)目提出方的管理人員、上層人員，己方的管理人員、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的家屬等等，處理好干系人的關(guān)系，直接或間接影響項(xiàng)目的實(shí)施。處理干系人關(guān)系，其手段就是溝通，只有充分了解了項(xiàng)目干系人，知彼后才能提高溝通的效率。(3)學(xué)習(xí)了解溝通的知識(shí)要有效地進(jìn)行溝通，需要根據(jù)不同的需要選擇不同的溝通方式，因而項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要學(xué)習(xí)和了解各種溝通方式。溝通的方式多種多樣，不同的溝通方式各具特點(diǎn)和優(yōu)劣。正式溝通是通過(guò)項(xiàng)目組織明文規(guī)定的渠道進(jìn)行信息傳遞和交流的方式。它的優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好，有較強(qiáng)的約束力。缺點(diǎn)是溝通速度慢。非正式溝通指在正式溝通渠道之外進(jìn)行的信息傳遞和交流。這種溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通方便，溝通速度快，且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點(diǎn)是容易失真。上行溝通，是指下級(jí)的意見(jiàn)向上級(jí)反映，即自下而上的溝通;下行溝通，是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)員工進(jìn)行的自上而下的信息溝通;平行溝通，是指組織中各平行部門之間的信息交流。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)?？梢钥吹礁鞑块T之間發(fā)生矛盾和沖突，除其他因素外，部門之間互不通氣是重要原因之一。保證平行部門之間溝通渠道暢通，是減少部門之間沖突的一項(xiàng)重要措施。單向溝通，是指發(fā)送者和接受者兩者之間的地位不變(單向傳遞)，一方只發(fā)送信息，另一方只接受信息方式。這種方式信息傳遞速度快，但準(zhǔn)確性較差，有時(shí)還容易使接受者產(chǎn)生抗拒心理;雙向溝通中，發(fā)送者和接受者兩者之間的位置不斷交換，且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對(duì)接受者，信息發(fā)出以后還需及時(shí)聽(tīng)取反饋意見(jiàn)，必要時(shí)雙方可進(jìn)行多次重復(fù)商談，直到雙方共同明確和滿意為止，如交談、協(xié)商等。其優(yōu)點(diǎn)是溝通信息準(zhǔn)確性較高，接受者有反饋意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，產(chǎn)生平等感和參與感，增加自信心和責(zé)任心，有助于建立雙方的感情。以及書面溝通和口頭溝通、言語(yǔ)溝通和體語(yǔ)溝通的優(yōu)劣和適用的環(huán)境。(4)做好溝通計(jì)劃每一次溝通，都應(yīng)做好詳細(xì)的溝通計(jì)劃。首先要確定與誰(shuí)溝通。不同的溝通對(duì)象采用的溝通方式，如團(tuán)隊(duì)成員與項(xiàng)目干系人的溝通方式顯然是存在區(qū)別的;其次要明白為什么溝通、溝通的動(dòng)機(jī)是什么，才能作到有的放矢，避免盲目;第三是確定和明確需要溝通的信息;第四是選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行溝通;第五是使用接受者能理解的語(yǔ)言;第六是選擇溝通方式。(5)及時(shí)反饋溝通情況每一次溝通后，都應(yīng)及時(shí)反饋溝通的情況，并進(jìn)行總結(jié)和思考。并不是每一次溝通都順利、都能到達(dá)預(yù)先的目標(biāo)，因此在每一次溝通后，檢查通過(guò)溝通指令項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成你地指令的效果，并需要進(jìn)行總結(jié)、反思，特別是失敗的溝通需要在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)進(jìn)行討論，以免項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)其他成員犯同樣的錯(cuò)誤，從而提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通能力、促進(jìn)溝通的效率。四、有效溝通的技巧提高IT項(xiàng)目的溝通效率，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)有首要的責(zé)任。一個(gè)高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)組織者和協(xié)調(diào)管理者所發(fā)揮的作用往往對(duì)項(xiàng)目的成敗起決定作用，一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必然是一個(gè)善于溝通的人。(1)建立彼此的信任和默契IT項(xiàng)目是有期限的，當(dāng)任務(wù)實(shí)現(xiàn)時(shí)，項(xiàng)目就宣告結(jié)束。因此項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是個(gè)臨時(shí)的組織，團(tuán)隊(duì)成員可能從公司不同的部門抽調(diào)組成，還可能有項(xiàng)目提出方的現(xiàn)場(chǎng)代表。由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的個(gè)人背景各不相同，項(xiàng)目經(jīng)理要提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通效率，就必須建立團(tuán)隊(duì)成員間彼此的信任和默契。彼此間沒(méi)有信任和默契，彼此間互相推委、指責(zé)，是談不上提高溝通的效率的。(2)溝通要有明確目的溝通前，要弄清楚作這個(gè)溝通的真正目的是什么?要對(duì)方理解什么?漫無(wú)目的的溝通就是通常意義上的嘮嗑，也是無(wú)效的溝通。確定了溝通目標(biāo)，溝通的內(nèi)容就圍繞溝通要達(dá)到的目標(biāo)組織規(guī)劃，也可以根據(jù)不同的目的選擇不同的溝通方式。(3)善于聆聽(tīng)溝通不僅僅是說(shuō)，而是說(shuō)和聽(tīng)。一個(gè)有效的聽(tīng)者不僅能聽(tīng)懂話語(yǔ)本身的意思，而且能領(lǐng)悟說(shuō)話者的言外之意。只有集中精力地聽(tīng)，積極投入判斷思考，才能領(lǐng)會(huì)講話者的意圖，只有領(lǐng)會(huì)了講話者的意圖，才能選擇合適的語(yǔ)言說(shuō)服他。從這個(gè)意義上上講，“聽(tīng)”的能力比“說(shuō)”的能力更為重要。渴望理解是人的一種本能，當(dāng)講話者感到你對(duì)他的言論很感興趣時(shí)，他會(huì)非常高興與你進(jìn)一步加深交流。所以，有經(jīng)驗(yàn)的聆聽(tīng)者通常用自己的語(yǔ)言向講話者復(fù)述他所聽(tīng)到的，好讓講話者確信，他已經(jīng)聽(tīng)到并理解了講話者所說(shuō)的話。(4)避免無(wú)休止的爭(zhēng)論溝通過(guò)程中不可避免地存在爭(zhēng)論。IT項(xiàng)目中存在很多諸如技術(shù)、方法上的爭(zhēng)論，這種爭(zhēng)論往往喋喋不休，永無(wú)休止。無(wú)休止的爭(zhēng)論當(dāng)然形不成結(jié)論，而且是吞噬時(shí)間的黑洞。終結(jié)這種爭(zhēng)論的最好辦法是改變爭(zhēng)論雙方的關(guān)系。爭(zhēng)論過(guò)程中，雙方都認(rèn)為自己和對(duì)方在所爭(zhēng)論問(wèn)題上地位是對(duì)等的，關(guān)系是對(duì)稱的。從系統(tǒng)論的角度講，爭(zhēng)論雙方形成對(duì)稱系統(tǒng)，而對(duì)稱系統(tǒng)是最不穩(wěn)定的，而解決問(wèn)題的方法在于變對(duì)稱關(guān)系為互補(bǔ)關(guān)系。比如，一個(gè)人放棄自己的觀點(diǎn)或第三方介入。項(xiàng)目經(jīng)理遇到這種爭(zhēng)議中一定要發(fā)揮自己的權(quán)威性，充分利用自己對(duì)項(xiàng)目的決策權(quán)。(5)使用高效的現(xiàn)代化工具電話、視頻會(huì)議系統(tǒng)、及時(shí)溝通系統(tǒng)、電子郵件、項(xiàng)目管理軟件等現(xiàn)代化工具的確可以提高溝通效率，拉近溝通雙方的距離，減少不必要的面談和會(huì)議。IT項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，更應(yīng)該很好地運(yùn)用之。(6)避免項(xiàng)目溝通的陷阱，避免項(xiàng)目管理中的溝通失靈當(dāng)外部客戶、內(nèi)部直線經(jīng)理不再信任項(xiàng)目經(jīng)理，會(huì)突然出現(xiàn)指數(shù)形式增長(zhǎng)的文書工作流，而且每個(gè)人都寫“保護(hù)”備忘錄，這時(shí)就出現(xiàn)“溝通陷阱”。一旦出現(xiàn)溝通陷阱，會(huì)有更多的文件、更多的溝通會(huì)議，客戶扮演項(xiàng)目經(jīng)理的角色，使溝通失效。因此，解決“溝通陷阱”，須建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部、外部的信任、配合與默契。人、想法和信息是IT項(xiàng)目成功的必須關(guān)鍵，如何將這三個(gè)因素有效的結(jié)合起來(lái)，促使項(xiàng)目的成功呢?有效的項(xiàng)目溝通提供了一個(gè)關(guān)鍵連接。溝通是項(xiàng)目管理中一個(gè)軟指標(biāo)，其所起的作用不易量化，且對(duì)項(xiàng)目的影響往往也是隱形的，然而，溝通對(duì)IT項(xiàng)目的成功十分重要。一、IT項(xiàng)目中溝通的特殊意義對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制IT項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，就必須有效地進(jìn)行信息溝通。溝通對(duì)IT項(xiàng)目的影響往往是潛移默化的，所以，在成功的項(xiàng)目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用，在失敗項(xiàng)目的痛苦反思中，卻最能看出溝通不暢的危害。沒(méi)有良好的信息溝通，對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會(huì)存在著制約作用。溝通失敗是IT項(xiàng)目求生路上最大的攔路虎。常常能聽(tīng)到的典型例子是某某集團(tuán)耗資幾千萬(wàn)的ERP項(xiàng)目最終棄之不用，原因是開(kāi)發(fā)出的軟件不是用戶所需要的，沒(méi)提高用戶的工作效率反而增加了工作量，不難看出，造成這種尷尬的局面的根本原因是溝通失效。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目組付出極大的努力，而所做的工作卻得不到客戶的認(rèn)可時(shí)，是否應(yīng)該冷靜地反思一下雙方之間的溝通問(wèn)題?軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中最普遍現(xiàn)象是一遍一遍的返工，導(dǎo)致項(xiàng)目的成本一再加大，工期一再拖延，為什么不能一次把事情做好?原因還是溝通不到位。通常的項(xiàng)目管理教材將項(xiàng)目溝通的重要性歸結(jié)為四點(diǎn)：(1)決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目班子要想作出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。通過(guò)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通，獲得適當(dāng)?shù)男畔?，從而為決策提供依據(jù)。(2)組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段。在項(xiàng)目班子內(nèi)部，良好的信息溝通，是實(shí)施科學(xué)管理的依據(jù)。只有通過(guò)信息溝通，掌握項(xiàng)目班子內(nèi)的各方面信息，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項(xiàng)目班子的組織效能。(3)建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件。信息溝通、意見(jiàn)交流，將許多獨(dú)立的個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織貫通起來(lái)，成為一個(gè)整體。同時(shí)信息溝通是人的一種重要的心理需要，是人們用以表達(dá)思想、感情與態(tài)度，尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關(guān)系，增加項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)彼此的信任感。(4)項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項(xiàng)目經(jīng)理是通過(guò)各種途徑將意圖傳遞給下級(jí)人員并使下級(jí)人員正確理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級(jí)人員就不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，項(xiàng)目就不能按經(jīng)理的意圖進(jìn)行，最終導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至項(xiàng)目失敗。因此，提高項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力，與領(lǐng)導(dǎo)過(guò)程的成功性關(guān)系極大。除以上四點(diǎn)外，根據(jù)IT項(xiàng)目的特點(diǎn)，IT項(xiàng)目溝通的重要性還體現(xiàn)在下面兩點(diǎn)：(5)信息系統(tǒng)本身是溝通的產(chǎn)物。軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程實(shí)際上就是將手工作業(yè)流程轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過(guò)程。不像普通的生產(chǎn)加工那樣有具體的有形的原料和產(chǎn)品，軟件開(kāi)發(fā)的原料和產(chǎn)品就是信息，中間過(guò)程間傳遞的也是信息，而信息的產(chǎn)生、收集、傳播、保存正是溝通管理的內(nèi)容?？梢?jiàn)，溝通不僅僅是軟件項(xiàng)目管理的必要手段，更重要的，溝通是軟件生產(chǎn)的手段和生產(chǎn)過(guò)程中必不可少的工序。(6)軟件開(kāi)發(fā)的柔性標(biāo)準(zhǔn)需要溝通來(lái)彌補(bǔ)。軟件開(kāi)發(fā)不像加工螺釘、螺母，有很具體的標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。軟件的標(biāo)準(zhǔn)柔性很大，往往在用戶的心里，用戶好用是軟件成功的標(biāo)準(zhǔn)，而這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在軟件開(kāi)發(fā)前很難確切地、完整地表達(dá)出來(lái)。因此，開(kāi)發(fā)過(guò)程項(xiàng)目組和用戶的溝通互動(dòng)是解決這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的唯一辦法。因?yàn)橐陨咸攸c(diǎn)，可以說(shuō)，在IT行業(yè)，溝通的成敗決定整個(gè)項(xiàng)目的成敗，溝通的效率影響整個(gè)項(xiàng)目的成本、進(jìn)度，溝通不暢的風(fēng)險(xiǎn)是IT項(xiàng)目的最大風(fēng)險(xiǎn)之一。二、有效溝通的影響因素溝通對(duì)項(xiàng)目實(shí)施效率的影響往往是間接的、不易覺(jué)察和量化的。下面從幾個(gè)與溝通有直接或間接關(guān)系因素討論溝通對(duì)IT項(xiàng)目實(shí)施效率的影響。(1)團(tuán)隊(duì)規(guī)模和組織方式人與人之間必需通過(guò)溝通來(lái)解決各自承擔(dān)任務(wù)之間的接口問(wèn)題。某項(xiàng)目有n個(gè)工作人員，網(wǎng)狀溝通模型則有n×(n-1)/2個(gè)相互溝通的路徑。如10人的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，網(wǎng)狀溝通模型的溝通路徑就有45條。團(tuán)隊(duì)中成員間的關(guān)系是對(duì)稱的，各人在團(tuán)隊(duì)中的溝通地位完全對(duì)等，溝通方式是全通道式的，容易帶來(lái)大量的信息卻難以決策的問(wèn)題。良好的團(tuán)隊(duì)組織可以減少不必要交流和合作的數(shù)量，從而提高團(tuán)隊(duì)效率。減少交流的