財務(wù)費用審批及報銷管理辦法(201)7.18

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財務(wù)費用審批及報銷管理辦法編號：QDYZ-ZD-201版本號：A1主責(zé)：財務(wù)管理部編寫：李敦偉審核：譚海雯批準(zhǔn)：于明旭實施日期：2013.6.181目的為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務(wù)報銷行為,倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的指導(dǎo)思想，合理控制費用支出，特制定本制度。2范圍本制度適用于集團公司全體員工。3管理辦法3.1借支管理規(guī)定及流程3.1.1出差借款：按照審批單簽字流程辦理借款手續(xù)，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。3.1.2其他臨時借款：如業(yè)務(wù)費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)及時報賬，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。3.1.3各項借支金額超過10000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款。3.1.4借款銷賬時應(yīng)以借款申請單為依據(jù)，按照費用報銷簽字流程辦理報銷手續(xù)。3.1.5領(lǐng)用支票者應(yīng)在5個工作日內(nèi)辦理銷賬手續(xù)。（收款人、金額必須填寫，如遇特殊情況，需經(jīng)總經(jīng)理批示）3.1.6借款未還者不得再次借款，逾期未還，轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。3.1.7借款人按規(guī)定填寫《費用(支出/借支)審批表》，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)、支票或現(xiàn)金。3.1.8財務(wù)付款：借款人憑審批后的借款單到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)3.2日常費用報銷管理規(guī)定及流程3.2.1日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務(wù)招待費、培訓(xùn)費、資料費等。在一個預(yù)算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預(yù)算。3.2.2報銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。3.2.3填寫報銷單應(yīng)注意：根據(jù)費用性質(zhì)填寫單據(jù)；嚴(yán)格按單據(jù)項目認(rèn)真填寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致(不得涂改)；簡述費用內(nèi)容或事由。3.2.4按費用報銷簽字流程辦理報銷手續(xù)。3.2.5報銷10000元以上需提前一天通知財務(wù)部以便備款。3.2.6所有費用發(fā)生前應(yīng)填寫《費用(支出/借支)審批表》或《招待費申請表》。如未能及時填寫申請表，但口頭申請過的費用支出，可憑發(fā)票按照費用報銷簽字流程中的“超出預(yù)算”的流程簽字報銷。但無故未經(jīng)請示（書面或口頭）的費用支出，公司領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)不予認(rèn)可。3.2.7費用支出經(jīng)事前審批（書面），發(fā)生后不超出標(biāo)準(zhǔn)的情況下，由預(yù)算審核員簽字即可報銷。超出標(biāo)準(zhǔn)的由費用審核員、分管副總、財務(wù)負(fù)責(zé)人、及總經(jīng)理3.3差旅費報銷規(guī)定及流程3.3.1費用標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)交通工具住宿標(biāo)準(zhǔn)伙食標(biāo)準(zhǔn)外埠市內(nèi)交通費一般員工火車硬臥150元/天50元/天50元/天部門負(fù)責(zé)人火車硬臥180元/天80元/天80元/天副總經(jīng)理及助理飛機200元/天100元/天100元/天總經(jīng)理及以上飛機實報實銷實報實銷實報實銷3.3.2費用標(biāo)準(zhǔn)的補充說明1）出差范圍：青島地區(qū)除外，住宿標(biāo)準(zhǔn)一線城市可上浮40%。如遇特殊情況一般員工及部門負(fù)責(zé)人需改變交通工具或超出住宿標(biāo)準(zhǔn)的，經(jīng)總經(jīng)理批示后，方可報銷。2）住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額的，不予補償；超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由員工自行承擔(dān)。2人及以上原則上必須住標(biāo)準(zhǔn)間，不得單獨加開房間。3）實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返回時間為準(zhǔn)，12：00以后出發(fā)(或12：00以前返回)以半天計算，12：00以前出發(fā)(或12：00以后返回)以一天計算。4）伙食標(biāo)準(zhǔn)、交通費用標(biāo)準(zhǔn)實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關(guān)票據(jù)時可按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取補貼。5）宴請客戶需由分管副總批準(zhǔn)后方可報銷招待費，同時按比例(早餐午餐和晚餐各按33%)扣減出差人當(dāng)天的伙食補貼。6）出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。3.4辦公用品、低值易耗品等報銷規(guī)定及流程。3.4.1管理規(guī)定：為了合理控制費用支出,此類費用由公司辦公室統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負(fù)責(zé)。3.4.2購置申請：辦公室每季度根據(jù)需求及庫存情況按預(yù)算管理辦法編制購置預(yù)算，實際購置時填寫購置申請單按審批單簽字流程辦理審批手續(xù)。3.4.3報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按費用報銷簽字流程辦理審批手續(xù)。審批后的報銷單及原始單據(jù)(包括結(jié)賬小票)交財務(wù)部，按費用報銷流程付款或沖抵借支。3.4.4費用歸集：辦公室按月根據(jù)各部門領(lǐng)用統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關(guān)費用。庫存用品作為公共費用，待實際領(lǐng)用時分?jǐn)偂?.5招待費、培訓(xùn)費、資料費及其他報銷規(guī)定及流程。3.5.1招待費：為了規(guī)范招待費的支出，招待客戶應(yīng)事前填寫招待費申請表，征得總經(jīng)理或監(jiān)事的同意。在招待過后，不超出標(biāo)準(zhǔn)的情況下，由預(yù)算審核員審核票據(jù)合法性后簽字即可報銷。如超出標(biāo)準(zhǔn)由部門經(jīng)理、費用審核員、分管副總、財務(wù)負(fù)責(zé)人、及總經(jīng)理和監(jiān)事簽字確認(rèn)。各類招待地點暫指定“安得之”酒店，特殊情況例外。3.5.2培訓(xùn)費：為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門的培訓(xùn)需求應(yīng)及時報送人力資源部。人力資源部根據(jù)實際需要編制培訓(xùn)計劃報總經(jīng)理審批。3.5.3資料費：各部門在購買資料前必須先填寫《資料申請表》，部門經(jīng)理提出申請，常務(wù)副總審批。在報銷前必須到辦公室資料管理人員處進(jìn)行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。3.5.4安全文明措施費：工地發(fā)生的安全文明措施費發(fā)票須有安全處負(fù)責(zé)人復(fù)印登記后簽字確認(rèn)。3.6工薪福利審批流程及支付規(guī)定。3.6.1每月13日前由人力資源部將上月經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)→財務(wù)經(jīng)理復(fù)核→總經(jīng)理審批后的工資表轉(zhuǎn)交財務(wù)部。3.6.2每月17日由財務(wù)部通過銀行代發(fā)形式支付工資。3.6.3臨時工資及其他福利費支付流程同工資支付流程。3.6.4社會保險費及住房公積金由人力資源部按工薪審批流程申請轉(zhuǎn)賬支票支付；3.7專項支出報銷規(guī)定及流程3.7.1專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費、廣告宣傳費及其他專項費用等。3.7.2軟件及固定資產(chǎn)購置：按公司《資產(chǎn)管理制度》相關(guān)規(guī)定填寫《資產(chǎn)購置申請單》并按照審批單簽字流程辦理審批手續(xù)。3.7.3資產(chǎn)驗收(軟件應(yīng)安裝調(diào)試)無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單(經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單)。3.7.4按費用報銷簽字流程辦理審批手續(xù)。3.7.5財務(wù)部根據(jù)審批后的報銷單以支票形式付款。3.7.6若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。3.8其他專項支出報銷規(guī)定及流程。3.8.1其他專項支出包括其他所有專門立項的費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用)支出。3.8.2費用標(biāo)準(zhǔn)：此類費用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示報告(含項目可行性研究分析、費用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測表等)，經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后監(jiān)事簽批。3.8.3審批后的報告文件交到財務(wù)部備案，以便財務(wù)備款。3.8.4簽訂合同：由經(jīng)辦部門與合作方簽訂正式合作合同。3.8.5付款流程按照事先審批原則填寫《費用支出審批表》按流程辦理審批手續(xù)。3.9報銷時間的具體規(guī)定為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外的業(yè)務(wù)工作安排，方便員工費用報銷，財務(wù)部將報銷時間具體安排如下：3.9.1財務(wù)報銷：公司財務(wù)部每周二、四下午為費用報銷日。若當(dāng)月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務(wù)部集中時間月末結(jié)賬，該報銷日停止財務(wù)報銷。3.9.2借支及其他業(yè)務(wù)不受以上的時間限制，可隨時辦理。4附件附件1：《費用報銷簽字流程》附件2：《招待費申請表》附件3：《費用(支出/借支)審批表》

附件1費用報銷簽字流程經(jīng)辦人填寫報銷單經(jīng)辦人填寫報銷單未超預(yù)算超出預(yù)算財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字審核主管會計（預(yù)算審核員）簽字審核部門經(jīng)理簽字審核主管會計（預(yù)算審核員）簽字審核監(jiān)事簽字審批總經(jīng)理簽字審核出納報銷辦理分管副總簽字審核附件2青島市一宅建設(shè)集團招待費申請表日期：部門：申請人：招待對象：金額：（小寫）大寫：部門負(fù)責(zé)人（審批）部門分管副總（審批）：預(yù)算審核員（審核）財務(wù)負(fù)責(zé)人（審批）：總經(jīng)理（審批）：監(jiān)事（審批）：青島市一宅建設(shè)集團招待費申請表日期：部門：申請人：招待對象：金額：（小寫）大寫：部門負(fù)責(zé)人（審批）部門分管副總（審批）：預(yù)算審核員（審核）財務(wù)負(fù)責(zé)人（審批）：總經(jīng)理（審批）：監(jiān)事（審批）：青島市一宅建設(shè)集團招待費申請表日期：部門：申請人：招待對象：金額：（小寫）大寫：部門負(fù)責(zé)人（審批）部門分管副總（審批）：預(yù)算審核員（審核）財務(wù)負(fù)責(zé)人（審批）：總經(jīng)理（審批）：監(jiān)事（審批）：費用(支出/借支)審批表日期：申請人部門金額：（小寫）金額：（大寫）支出理由部門負(fù)責(zé)人（審批）部門分管副總（審批）預(yù)算審核員（審核）財務(wù)負(fù)責(zé)人（審批）總經(jīng)理（審批）監(jiān)事（審批）費用(支出