圖紙及技術文件管理制度

××××××××有限公司管理制度產品圖紙和技術文件管理制度（第A版）受控狀態(tài)：文件編號：發(fā)放編號：部門：編制：審核：批準：實施日期：2011年9月10日××××××××有限公司文件編號：產品圖紙和技術文件管理制度頁數：0/6版次：A/0改版及修訂記錄版次修訂內容修訂日期編制審核批準頁數更改狀態(tài)內容頁數123456更改A/0A/0A/0A/0A/0A/0頁數更改頁數更改××××××××有限公司文件編號:產品圖紙和技術文件管理制度頁數:1/6版次：A/0目的產品圖紙和技術文件為本公司的核心秘密，所有權屬于公司所有，為了明確其發(fā)放、保管、使用、借閱、更改、遺失、報廢等管理流程，保證產品圖紙和技術文件的完整性、正確性、系統性及保密性，加強管理并規(guī)范員工的行為，特制定本制度。為確保各相關部門及時獲得必要的產品圖紙和技術文件，且保證所使用的文件均為有效版本。范圍適用于公司自行設計的圖紙、外來圖紙和技術文件的管理。定義.底圖：由設計人員在電腦上最后完成暫不再改動的圖紙，且通過審核、批準等程序并簽字未加蓋任何印章供歸檔的圖紙為底圖。草稿：指設計人員在設計過程中構思、測繪等記錄的手稿文件。參考文件4.1文件與資料控制程序職責技術部設計工程師負責產品圖紙和技術文件的制作。綜合管理部資料室負責產品圖紙和技術文件的管理，做好臺帳。綜合管理部資料室負責圖紙和技術文件的歸檔、發(fā)放、更改的控制和管理。供應部負責其分管范圍內的供方產品圖紙和技術文件的發(fā)放和收回控制，做好臺帳。貿易部負責顧客提供產品圖紙和技術文件的接收，明確所需接收的技術資料的名稱及數量，做好臺帳并交綜合管理部資料室歸檔。各生產車間統計員負責本車間所需使用產品圖紙和技術文件的接收、建立臺帳、保管、借用的登記、更改申請的提出、廢舊圖紙的更換申請，并保持圖紙的清晰、整潔。程序產品圖紙的分類圖紙包括總裝圖、部件圖、零件圖、零件明細表目錄等。技術資料的分類技術資料包含各類限額領料單/清單、技術通知、工藝文件、企業(yè)標準、檢驗規(guī)范等?！痢痢痢痢痢痢痢劣邢薰疚募幪?產品圖紙和技術文件管理制度頁數2/6版次：A/0產品圖紙和技術資料的狀態(tài)和標識產品圖紙和技術資料分受控和不受控兩種狀態(tài)，需蓋有“受控”和“不受控”狀態(tài)標識。凡與質量體系有關的均為受控文件，其中圖紙按其產品控制程度又分為以下五種狀態(tài)：試制用圖：是新產品試制期的圖紙，一般投產數量在15臺以下，此類文件加蓋“試制用圖”章；小批量生產用圖：是指新產品已經過初期試制期，一般投產數量在15-50臺之內的圖紙，此類文件加蓋“小批量生產用圖”章；生產用圖：用于正式生產的文件，經試制50臺之后整頓完善后的圖紙，以及合同要求的派生產品圖紙，此類文件加蓋“生產用圖”狀態(tài)標識；外來圖紙：是從顧客等外部組織得到的圖紙.此類文件加蓋“外來文件”狀態(tài)標識；若直接用于生產，需再加蓋“生產用圖”狀態(tài)標識；臨時用圖（一次性用圖）：是特殊的、沒有技術延續(xù)性的、臨時性生產用圖，如顧客要求的工序協作試樣、特殊的零部件、無重復性的簡易工裝圖等。此類文件加蓋“臨時用圖”狀態(tài)標識，屬于非受控圖紙。所有“試制用圖”、“小批量生產用圖”、“生產用圖”、“外來文件”除需印有相應的圖章外，還需加蓋“受控”、“一般圖紙”、“保密圖紙”、“絕密圖紙”章。發(fā)放至各相關部門的產品圖紙和技術資料，需印有使用部門的印章，如“下料”、“鈑焊”、“金工”、“裝載機”、“裝配”、“倉庫”、“供應”、“檢驗”等?！芭R時用圖”及無以上標識的圖紙均視為非受控，另以上標識若為復印件均為無效文件。以上所蓋圖章使用紅色印泥，發(fā)放時還需加蓋發(fā)放日期章，日期章由年月日組成，用藍色印泥加蓋。文件的編號為便于管理，每張圖紙應有唯一的圖號且編碼原則使用統一的拖拉機產品圖樣及設計文件編號規(guī)則（JBT6702-2004）、每份技術文件應有唯一的文件編號；外來圖紙及技術文件可采用原有的編號。產品圖紙及技術資料的入庫設計完成后，負責開發(fā)的工程師將構思、測繪時的草稿等收集集中存放在資料室存檔，此類文件不可作為發(fā)放的圖紙僅作存檔用；設計工程師將底圖打印一份同時將電子檔零部件清單一起交至資料室入庫，并交待管理員圖紙的控制狀態(tài)；資料室管理員接到整套資料后，應立即登記入《圖紙和技術文件管理臺帳》（附件二）中，目錄內容包括資料名稱、規(guī)格、總頁數，份數、控制狀態(tài)、入庫日期，入庫人、接收人等；××××××××有限公司文件編號:產品圖紙和技術文件管理制度頁數3/6版次：A/0雙方交接后，管理員應及時對所接收的資料進行整理、編制文件的檔案編號；資料室管理員將整套產品圖紙及技術文件交分圖人員，分圖人員按各使用部門進行區(qū)分，對于產品圖紙區(qū)分為外協、自制圖紙，對自制圖紙再細分各使用部門，若有爭議可召開技術、生產、供應等部門會議確定，區(qū)分后的圖紙交資料室管理員登記入電腦中，并整理各部門需發(fā)放的圖紙，對于多部門需要的圖紙按要求進行復印。復印后的圖紙按要求進行發(fā)放，其中激光切割的圖紙由技術部指定，并在明細表中說明。產品圖紙及技術文件入庫的條件：產品圖紙及技術文件中的標題欄需規(guī)范填寫，日期、版本號及時更改，并經設計人員簽字、分管副總審核后入資料室；確保產品圖紙及技術文件的成套性即按目錄或明細表理順不得缺少，否則不能入庫；根據各部門的使用要求，技術部入庫的圖紙應確保完整性，完整性清單如《產品圖紙和技術文件完整性清單》（附件三）所示內容；為便于外部交流及內部統一格式，隨圖清單需按國家標準統一編寫。資料室保管的圖紙底圖不得重復。產品圖紙及技術文件的保管、發(fā)放及登記：產品圖紙及技術文件由綜合管理部資料室統一保管、發(fā)放，資料室管理員根據分圖結果將各使用部門的產品圖紙及技術文件等發(fā)放至各部門保管員處，發(fā)放時需在《圖紙和技術文件發(fā)放（回收）登記表》（附件四）中簽收，各部門僅發(fā)放本部門需要生產（使用）的文件，與本部門無關的概不發(fā)放，若有需要，需至資料室處查閱；品管部只發(fā)放外購外協件圖紙，自制件圖紙至各相關部門借閱；對于有些未列入發(fā)放范圍內，但確需使用的，在辦理申請手續(xù)后由資料室按實際情況發(fā)放；資料室圖紙及技術文件按規(guī)定的文件格式建立接收、發(fā)放、更改、回收、銷毀等臺帳，各相關過程均需有經手人簽字認可；各部門指定人員保管產品圖紙和技術文件，保管人員需簽訂《產品圖紙和技術文件保管協議書》（附件一），對接收到的產品圖紙和技術文件建立《部門產品圖紙和技術文件管理臺帳》（附件五），保管人員對接收到的產品圖紙和技術文件的完整性負責?！痢痢痢痢痢痢痢劣邢薰疚募幪?產品圖紙和技術文件管理制度頁數4/6版次：A/0對已區(qū)分為自制件，但因某種原因改為外協件的，由生產車間負責提交產品的《自制/外協件更改申請書》（附件六），經生產部審核、技術部副總批準后交供應部實施。供應部根據《外協/自制件更改申請書》向資料室提出增發(fā)申請。上述提供給供方的圖紙和技術文件均為受控文件，供應部應建立對外發(fā)放的分臺帳；對已區(qū)分為外協件，但因某種原因需改為自制件的，由供應部提交產品的《自制/外協申請書》，經生產部審核、技術副總批準后交生產車間實施，申請圖紙/技術文件手續(xù)同6.8.5規(guī)定；對于外協改自制件或自制改外協件的，資料室管理員應及時更改自制、外協件清單并發(fā)至相關部門同時收回部門不需使用的圖紙和技術文件；對于同一件零件既外協又自制時，由資料室管理員將圖紙復印三份，一份發(fā)自制部門，一份發(fā)供應部，一份發(fā)品管部；若取消自制或外協決策部門需及時通知資料室管理員收回不需使用部門圖紙，并更改自制/外協清單；綜合管理部將不定期地抽查各部門保管的圖紙和技術文件的完整狀況，對因保管不善引起的遺失將進行經濟考核，整套遺失者將追究刑事責任。圖紙及技術文件的更改圖紙的更改權屬于技術部設計人員，其它任何人均不得私自更改圖紙；圖紙更改需重新發(fā)圖交資料室管理員統一發(fā)放，嚴禁在部門使用圖紙上直接更改以及未經過資料室將圖紙發(fā)至相關部門；各使用部門對圖紙和技術文件有異議或改進意見的，填寫《圖紙和技術文件更改申請表》（附件八），交技術部設計人員審核，確定更改意見；對于較小的更改內容可直接在新更改的圖紙和技術文件更改記錄欄上標明，對于較大的更改內容需出《圖紙和技術文件更改通知單》（附件九），注明更改內容以及庫存品、在制品的處理措施。所有圖紙和技術文件更改的修訂狀態(tài)在更改標記欄內注明，版本號及日期應隨圖紙和技術文件一起更改；圖紙和技術文件的更改，由技術部設計人員將更改后的圖紙或技術文件更改通知（若改動較小可省略）一起交給資料室管理員。資料管理員及時對圖紙和技術文件進行更新并將更改通知及更改后圖紙或技術文件及時發(fā)放至各相關部門圖紙管理員處簽字接收；對于提供給供方的圖紙或技術文件，由供應部負責發(fā)放。圖紙和技術文件的使用、借閱、復制和換發(fā)圖紙和技術文件的使用部門需對接收的本部門圖紙和技術文件建立管理臺帳，分發(fā)至各部門的僅供本部門使用，不許借閱其它部門；各部門保管員對本部門圖紙和技術文件使用人員建立《圖紙和技術文件借閱登記表》（附件十），記錄借閱使用人員，并于當日下班前將圖紙收放至專用文件柜加鎖保管；××××××××有限公司文件編號:產品圖紙和技術文件管理制度頁數5/6版次：A/0圖紙不得在車間過夜，若有加班需使用圖紙而圖紙保管員不在公司時，保管員應在下班前辦理圖紙使用手續(xù)并開具《圖紙暫存聯絡單》（附件十一）交圖紙領用人，要求其下班前將圖紙交至門衛(wèi)室保管，交至門衛(wèi)處保管的圖紙需經門衛(wèi)簽收并于次日收回；各部門保管員若休息或請假不在公司，保管員應在休息或請假前安排好工作將部門圖紙交由部門負責人管理，管理辦法按本制度要求執(zhí)行，若發(fā)生遺失，圖紙暫管人員按圖紙管理員考核辦法執(zhí)行，圖紙管理員應于上班當日確認借用及圖紙完整狀況,若有遺失應立即提出，若于接手次日發(fā)現缺少現象，由部門保管部承擔相應的責任；若需借閱成套圖紙，需至資料室管理員處在《圖紙和技術文件借閱登記表》上簽字方可借閱；當持有部門的圖紙和技術文件破損影響使用或者需要增加持有份數時，申請部門應填寫《圖紙和技術文件增發(fā)/換發(fā)申請表》，經部門主管確認批準后，由資料室管理員進行復制與發(fā)放。復制后的圖紙仍標原來的標記，同時收回破損的圖紙；圖紙和技術文件的復印統一由資料室管理員負責，復印時使用底圖復印，重新蓋章發(fā)放，其它任何人不得私自復印且印章為復印件的圖紙和技術文件均告無效；若持有部門的圖紙或技術文件遺失需補發(fā)的，應寫明原因并填寫《圖紙和技術文件增發(fā)/換發(fā)申請表》，經部門主管及綜合管理部主管批準后交資料室復制和補領。圖紙和技術文件的保存、回收、作廢和銷毀文件的保存圖紙和技術文件編目保存，必須保存在專用文件柜內，平時保持柜內干燥整潔,做好防盜措施及時上鎖；資料管理員應編制公司圖紙和技術文件管理臺帳，將所有的圖紙和技術文件匯總；對常用的圖紙和技術文件一般每2年做一次更換，以確保圖紙的清晰、合理有效；針對顧客特殊要求修訂或制作的圖紙和技術文件，資料室按客戶名稱建立管理檔案，以便于顧客下次訂購時查閱。圖紙和技術文件的回收為確保圖紙和技術文件的準確性、有效性，資料室管理員在發(fā)放更改圖紙和技術文件時，應及時將舊資料回收，對于供應部提供給供方的圖紙和技術資料，由供應部負責發(fā)放并回收，回收的圖紙和技術文件交資料室統一銷毀；“試制用圖”的回收：產品試制結束后，技術部發(fā)出正式的“生產用圖”，資料室管理員按圖紙發(fā)放要求發(fā)放至各相關部門的同時，將“試制用圖”全部回收，回收時核對圖紙數量應與發(fā)放時相符；××××××××有限公司文件編號:產品圖紙和技術文件管理制度頁數6/6版次：A/0對于部門因破損或模糊不清要求更換的圖紙，資料室管理員應在發(fā)放圖紙時，及時將舊圖回收；當圖紙使用滿2年需整本更換，在新圖下發(fā)時，應核對舊圖數量并全部回收；臨時用圖待使用部門用完后由資料室收回集中銷毀。圖紙和技術文件的作廢和銷毀從各部門回收的所有圖紙和技術文件均做作廢銷毀處理；對于資料室因技術更新而更改的圖紙和技術文件，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢圖紙和技術文件的再使用；因特殊情況作為歷史依據或作為參考用的舊圖和技術文件需保存時，應在上面蓋上“作廢留用”印記；對要銷毀的作廢文件，由資料室管理員匯總后填寫《圖紙和技術文件銷毀申請單》（附件十二），經綜合管理部主管審批后使用碎紙機銷毀。外來圖紙和技術文件的管理外來圖紙和技術文件一般由貿易部接收，接收后應及時向技術部移交；外來圖紙和技術文件由設計部門進行確認、轉化及國產化工作，達到能有效指導生產和檢驗的效果，然后入資料室正式發(fā)放；當外來的技術資料以實物形式(樣品)出現時,樣品由貿易部負責接收并做好臺由，并將進口單據、說明書、技術資料等交至資料室保管，技術部根據開發(fā)要求，按樣品繪制產品圖，圖紙入資料室按正常手續(xù)辦理。催圖：若訂單中生產急需使用而技術部未能及時提供圖紙，由需求部門填寫《催圖單》（附件十三）經部門負責人簽字（生產部門需經生產部審核），交至綜合管理部資料室管理員處，資料室管理員與技術部溝通后回復出圖日期。7.0附件：附件一：產品圖紙和技術文件保管協議書附件二：圖紙和技術文件管理臺帳附件三：產品圖紙和技術文件完整性清單附件四：圖紙和技術文件發(fā)放（回收）登記表附件五：部門產品圖紙和技術文件管理臺帳附件六：自制/外協件更改申請書附件七：圖紙和技術文件增發(fā)/換發(fā)申請書附件八：圖紙和技術文件更改申請書附件九：圖紙和技術文件更改通知單附件十：圖紙和技術文件借閱登記表附件十一：圖紙暫存聯絡單附件十二：圖紙和技術文件銷毀申請單附件十三：催圖單附件一：產品圖紙和技術文件保管協議書甲方：乙方：身份證號：現任職務：家庭地址：圖紙及技術文件為本公司的核心秘密，所有權屬于公司所有，必需進行妥善保管并有效地保守機密，為了保障圖紙及技術文件保管員所保管的圖紙及技術資料的完整性及不外泄露，現經雙方協商后特制定以下相關的保管及保密條例：乙方負責甲方交付保管的圖紙及技術資料， 乙方保證妥善保管甲方的圖紙及技術資料的完整性并承擔保密責任；乙方按甲方要求，嚴格執(zhí)行甲方制定的《產品圖紙和技術文件管理制度》；乙方在接受圖紙及技術資料時，需核對數量，確認無誤后再簽字接收，經簽字接收的圖紙及技術資料若有遺失，乙方負有保管失職責任，甲方有權根據產品所蓋印章按每張50-100元進行考核，若整套遺失，將扣除當月工資并追究刑事責任；甲方每月支付乙方的勞動報酬中，從原工資結構中調整元、公司另補貼元，共計元作為甲方考核乙方圖紙及技術資料保管及保密費用；甲方于每月底檢查乙方圖紙保管狀況，檢查結果以打分的形式記錄于《產品圖紙和技術文件檢查考核表》（見附件）中，技術資料保管及保密費按打分結果發(fā)放；乙方對于在甲方處獲得的技術信息負有保密責任，不得向無關人員泄露，否則一經發(fā)現，將扣除當月工資并追究刑事責任；本協議一式兩份，甲方雙方各執(zhí)一份，經雙方簽章后生效。甲方（代表）：乙方：日期：日期：附件二（2.1）：

附件二（2.2）：

附件三：

附件四：

附件五：附件六：××××××××有限公司自制/外協件更改申請書申請部門：編號：機型規(guī)格申請類型□自制改外協□外協改自制更改原因申請更改零部件明細：零部件名稱圖號備注圖紙收發(fā)記錄圖紙管理員技術部供應部生產部申請人申請日期附件七：××××××××有限公司圖紙和技術文件增發(fā)/換發(fā)申請書申請部門：編號：機型規(guī)格增發(fā)/換發(fā)原因申請圖紙及技術文件明細：名稱圖號（編號）頁數備注圖紙管理員技術審核部門主管申請人申請日期附件八：××××××××有限公司圖紙和技術文件更改申請書編號：名稱圖號（編號）更改原因技術更改意見技術審核部門主管申請人申請日期申請部門附件九：××××××××有限公司圖紙和技術文件更改通知單編號：更改原因□技術更新□客戶需求