4Fang安裝版操作手冊(cè)

第|頁目錄TOC\o"1-2"\h\z\u第一章會(huì)計(jì)帳務(wù)處理 21. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 22. 憑證的輸入和相關(guān)操作 43. 科目的設(shè)置 84. 數(shù)據(jù)初始化 105. 輔助核算初始化 126. 憑證工具箱 137. 輔助核算設(shè)置和輔助核算分錄輸入 148. 固定資產(chǎn) 169. 月末結(jié)轉(zhuǎn) 1810. 自動(dòng)憑證 1911. 結(jié)帳 2412. 從其他系統(tǒng)生成憑證 2413. 帳簿 2514. 報(bào)表 2815. 報(bào)表設(shè)計(jì) 33會(huì)計(jì)帳務(wù)處理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)我們先來對(duì)比一下會(huì)計(jì)帳務(wù)處理中，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件的結(jié)構(gòu)和我們系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)：這種設(shè)計(jì)對(duì)比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)擁有以下特點(diǎn)：巨大的靈活性，和現(xiàn)在的國內(nèi)會(huì)計(jì)的事務(wù)操作更為貼近。操作簡單，結(jié)構(gòu)更清晰易懂，無需繁雜的操作步驟。數(shù)據(jù)錄入更為方便。碰到問題容易找到問題的所在，有助于快捷的解決問題。同步實(shí)時(shí)運(yùn)算，一經(jīng)更改，所有改變將馬上在帳簿和報(bào)表中反映。同時(shí)支持新舊會(huì)計(jì)制度，同時(shí)支持所有不同的行業(yè)！設(shè)置簡單方面。通過設(shè)置，也可以轉(zhuǎn)換為傳統(tǒng)的操作模式，以適應(yīng)一些用戶固有的使用習(xí)慣。從上面的對(duì)比中我們看到，對(duì)于我們的會(huì)計(jì)帳務(wù)處理，數(shù)據(jù)只來自憑證和初始化數(shù)據(jù)，也就是說，只要你的初始化數(shù)據(jù)和憑證正確，帳簿和報(bào)表都是全自動(dòng)整理生成的，而且因?yàn)閳?bào)表和帳簿是動(dòng)態(tài)的，你的任何修改都會(huì)立即反映，無需復(fù)雜的登帳、結(jié)帳過程。我們還可以看到，我們對(duì)初始化數(shù)據(jù)和憑證輸入是對(duì)等關(guān)系，不需要你必須先做好數(shù)據(jù)的初始化才能輸入憑證，你完全可以先輸入憑證，再慢慢調(diào)整和輸入初始化的數(shù)據(jù)，這種設(shè)計(jì)為你贏得了時(shí)間，也給你最大的方便，也為全動(dòng)態(tài)的帳簿和報(bào)表提供了可能。在程序的設(shè)計(jì)中，全動(dòng)態(tài)的帳簿和報(bào)表的意思是說：實(shí)際上，我們軟件是“沒有”帳簿和報(bào)表存在的，帳簿都是在你每次需要查詢的時(shí)候動(dòng)態(tài)的重新登帳生成的帳簿顯示給你，報(bào)表都是在你每次查詢的時(shí)候直接在憑證和初始化數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)生成顯示給你。報(bào)表并不像手工做帳或者其他財(cái)務(wù)軟件那樣從帳上取數(shù)，它是直接從憑證動(dòng)態(tài)匯總而得。這種簡單的設(shè)計(jì)方式讓計(jì)算機(jī)完成了大量的工作，簡單的數(shù)據(jù)流向使得的碰到問題的時(shí)候很容易找出錯(cuò)誤所在：不是憑證有問題就是初始化數(shù)據(jù)有問題。加快解決問題的速度。這種簡單的設(shè)計(jì)還最大限度的方便你對(duì)帳務(wù)進(jìn)行調(diào)整，以便讓你做出更準(zhǔn)確更合理，更符合各方面需要的會(huì)計(jì)帳務(wù)。當(dāng)然，你也可以把軟件設(shè)置為嚴(yán)格管理的模式，在嚴(yán)格的管理模式下，所有的改動(dòng)將變得不再容易（或者不再允許改動(dòng)），錯(cuò)誤的輸入將不能直接修改，需要采用沖銷的方式進(jìn)行，或者通過層層授權(quán)的方式進(jìn)行。默認(rèn)的情況下，我們的軟件設(shè)置是寬松的模式。你可以根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際需要來進(jìn)行設(shè)置。無可置疑的是：嚴(yán)格的模式將使得便利性降低。憑證的輸入和相關(guān)操作我們的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都是依賴憑證的，所以輸入好憑證是關(guān)鍵。我們?yōu)閼{證的提供了很多便利操作，我們重點(diǎn)會(huì)講解憑證這部分。請(qǐng)看我們的操作說明圖例：注意：系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為你增加行（一直按回車鍵或者把鼠標(biāo)點(diǎn)擊到其他行其他位置），如果最后一行的行頭為*號(hào)，說明這行是新增加的行但是還沒有輸入任何數(shù)據(jù)，你沒有必要把這一行刪除（除非系統(tǒng)提示這行有錯(cuò)誤）請(qǐng)你先理解憑證的布局，完整的憑證可以看作下圖：我們可以看到，每一行分錄實(shí)際上都各自可以對(duì)應(yīng)不同的數(shù)量、單價(jià)、項(xiàng)目、部門、外幣等，例如，我們可以輸入不同部門的管理費(fèi)用在同一張憑證里作為不同的分錄：分錄一：借管理費(fèi)用—辦公費(fèi)（部門：銷售部）分錄二：借管理費(fèi)用—辦公費(fèi)（部門：生產(chǎn)部）分錄三：…..一般簡單的核算情況下單價(jià)數(shù)量項(xiàng)目部門外幣等等，是不需要輸入和理會(huì)的，如果該科目設(shè)置了輔助核算，會(huì)彈出相應(yīng)窗口讓你選擇。直接填入摘要、科目內(nèi)容，并輸入金額后，看到合計(jì)旁邊沒有感嘆號(hào)，即證明該憑證輸入完畢。摘要可以只輸入第一行分錄的摘要，其他行的分錄會(huì)自動(dòng)按照上一行的分錄進(jìn)行自動(dòng)填充（在保存的時(shí)候自動(dòng)檢查并填充），所以你無需每行分錄都輸入相同的摘要，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為你補(bǔ)充。在輸入科目的時(shí)候可以輸入中文比如輸入可以輸入“現(xiàn)金”就會(huì)自動(dòng)的變成“1001現(xiàn)金”，如果輸入“管理費(fèi)用”就會(huì)出現(xiàn)“5503管理費(fèi)用”等等，而不用輸入科目代碼，但是我們還是建議你點(diǎn)擊下拉三角按鈕選擇科目，因?yàn)橹苯虞斎肟颇棵Q時(shí)，如果有多個(gè)科目名稱相同（相似），你就可能等不到你想要的結(jié)果。自動(dòng)調(diào)平功能也可以在借方(或者貸方)金額的單元格里面輸入等于號(hào)(=)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填入這一行的金額，這樣整張憑證的借貸金額就自動(dòng)平衡了。憑證工具按鈕可以通過快捷鍵調(diào)用：Ctrl+N填寫新憑證Ctrl+D刪除當(dāng)前憑證Ctrl+Q關(guān)閉憑證窗口PgDn下一張憑證PgUp上一張憑證Ctrl+P打印Ctrl+W打印預(yù)覽Ctrl+S保存憑證特別提示：在憑證的表格區(qū)域按下鼠標(biāo)的右鍵可以彈出一個(gè)功能菜單,你可以利用這個(gè)彈出菜單進(jìn)行刪除行/插入行等操作。我們還設(shè)計(jì)了模板憑證功能，在我們的日常帳務(wù)中，有很多憑證的分錄是相似的，或者，幾乎每個(gè)月都可能會(huì)錄入分錄類似的憑證，如提現(xiàn)金的憑證。我們可以把這些常用的憑證另存為模板，以后在需要使用的時(shí)候，把它調(diào)入，我們只要作小量的更改（如：只是改個(gè)金額）就可以完成一張新憑證的輸入，這種方式可以大大提高憑證輸入的效率。憑證模板是一個(gè)文件，保存的時(shí)候你需要輸入一個(gè)合適文件名稱，以便在下次需要使用的時(shí)候容易找到這個(gè)模板。如提現(xiàn)金的模板你可以起一個(gè)文件名為：提現(xiàn)金。憑證模板的功能操作和對(duì)應(yīng)在“新建”按鈕中位置請(qǐng)看下圖。和憑證模板類似，你也可以把憑證另存為一個(gè)憑證文件，在需要的時(shí)候在把它導(dǎo)入回來。例如：某張憑證我們想暫時(shí)刪掉它，我們可以先把它另存為憑證文件，以后在需要這帳憑證的時(shí)候再導(dǎo)入。又或者利用憑證文件可以把一個(gè)帳套的憑證導(dǎo)入到另外一個(gè)帳套。溫馨提示：我們的系統(tǒng)特有一個(gè)叫“習(xí)慣”的設(shè)置功能，請(qǐng)看上圖中的“習(xí)慣：保存后立即新建”，這個(gè)功能是為了適應(yīng)不同的使用者的使用習(xí)慣。根據(jù)我們對(duì)大量使用者的研究數(shù)據(jù)分析，憑證輸入后保存有兩種后續(xù)的需求：A.立即對(duì)新輸入的憑證進(jìn)行打印B.不打印立即準(zhǔn)備新建一張憑證。你可以按照自己的需要選擇和你習(xí)慣相適應(yīng)的選項(xiàng)。(在我們進(jìn)銷存系統(tǒng)的單據(jù)錄入中也有這個(gè)“習(xí)慣”選項(xiàng))科目的設(shè)置你可以按照自己的習(xí)慣和需要，對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行任意的增加、刪除和修改，但是請(qǐng)遵循上面“六、帳套的總體設(shè)置說明和使用規(guī)劃”中的原則?？颇康目偨缑嫒缦拢合到y(tǒng)可以允許你設(shè)置最長為10級(jí)的科目，建議你合理的為你的科目進(jìn)行分類，一般科目在4級(jí)以內(nèi)的時(shí)候，操作人員感覺比較便利，太多的級(jí)數(shù)容易讓人產(chǎn)生混亂。特別提醒您：按國家新會(huì)計(jì)制度，二級(jí)、三級(jí)科目只有兩位數(shù)字，也就是說，你的明細(xì)科目最多不能超過99個(gè)，如果你的明細(xì)科目超過99個(gè)，請(qǐng)你使用三級(jí)科目或者四級(jí)科目的方式，例如應(yīng)收帳款如果你使用明細(xì)科目的方式（而不是設(shè)置往來核算屬性的方式），你的應(yīng)收單位很多，可能超出99個(gè)，你就需要先設(shè)置二級(jí)科目（如：按地方區(qū)域），在把應(yīng)收單位設(shè)置為三級(jí)科目。當(dāng)你選中一個(gè)科目的時(shí)候，你留意一下科目窗口的底部，會(huì)顯示這個(gè)科目的即時(shí)余額供你參考。你可以刪除一些你不需要的科目，這樣可以加快以后程序處理數(shù)據(jù)的速度，當(dāng)然，在以后你需要用到這些科目的時(shí)候可以自行添加。數(shù)據(jù)初始化點(diǎn)擊設(shè)置按鈕，進(jìn)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)初始化。建議你初始化的同時(shí)對(duì)科目進(jìn)行設(shè)置舉例：對(duì)銀行存款科目數(shù)據(jù)初始化。單擊“銀行存款”，表示選擇現(xiàn)金科目。然后，單擊“初始化數(shù)據(jù)”，即彈出如下窗口。年初金額——指該企業(yè)在本年初的該科目金額。期初金額——指在使用本系統(tǒng)做帳的前一個(gè)月的該科目的月末金額。年初數(shù)量——指該企業(yè)在本年初的該科目數(shù)量（在需要做數(shù)量金額帳時(shí)輸入）。期初數(shù)量——指在使用本系統(tǒng)做帳的前一個(gè)月的該科目的月末數(shù)量（在需要做數(shù)量金額帳時(shí)輸入）。輸入后單擊保存。逐一選擇其他科目（包括明細(xì)科目），逐一輸入各科目的初始化數(shù)據(jù)。初始化數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)會(huì)彈出初始化檢查數(shù)據(jù)表，幫助用戶檢查數(shù)據(jù)的正確與否。特別提示：如果是從一月份開始使用電腦做帳（即：整年的數(shù)據(jù)由電腦處理，我們建議你這樣做），期初也要輸入數(shù)據(jù)：期初數(shù)=年初數(shù)。如果不是從一月份開始使用電腦做帳，比如6月份才用電腦處理帳務(wù)，那么：非損益類科目期初數(shù)=5月底余額損益類科目期初數(shù)＝1到5月的累計(jì)數(shù)。我們建議你先輸入一級(jí)科目的初始數(shù)據(jù)，然后在逐個(gè)輸入二級(jí)科目的初始數(shù)據(jù)。很多企業(yè)還可能碰到一種情況是：一級(jí)科目的數(shù)據(jù)是清晰的，但是某些二級(jí)科目（如應(yīng)收應(yīng)付或者一些費(fèi)用科目）可能一下很難分出來，很難理順。這個(gè)時(shí)候請(qǐng)你直接輸入一級(jí)科目的數(shù)據(jù)，二級(jí)科目哪些是清楚就輸入，不清楚的可以輸入大概或者暫時(shí)不輸入，在系統(tǒng)問你是否要自動(dòng)累計(jì)到上級(jí)科目的時(shí)候選擇[否]。這樣可以讓你選做好主科目的帳，明細(xì)科目你可以在以后業(yè)務(wù)理順后再補(bǔ)進(jìn)來。這種做法不會(huì)影響你主科目的帳目和報(bào)表，當(dāng)然有些明細(xì)科目帳就暫時(shí)不夠準(zhǔn)確了。輔助核算初始化當(dāng)某些科目設(shè)置了輔助核算屬性的時(shí)候，你可以還需要對(duì)這些科目進(jìn)行輔助核算初始化。這個(gè)功能可以在設(shè)置里面找到（其他會(huì)計(jì)相關(guān)）。例如：假設(shè)應(yīng)收帳款科目設(shè)置了往來核算屬性，我們就需要為每一個(gè)往來單位的應(yīng)收余額進(jìn)行初始化。輔助核算初始化有以下幾個(gè)特點(diǎn)需要特別注意：輔助核算的初始化數(shù)據(jù)是資料性質(zhì)的，和3.中財(cái)務(wù)初始化數(shù)據(jù)沒有匯總關(guān)系，也就是說，在輔助核算做了初始化的科目，在3.中的初始化也需要輸入。比如，我們的應(yīng)收帳款的各個(gè)往來單位的數(shù)據(jù)我們都在輔助核算初始化中輸入了，它們的匯總數(shù)并不會(huì)反應(yīng)到3.的初始化中，而且也不會(huì)檢查它們的匯總數(shù)是否和3.中應(yīng)收帳款科目的初始化數(shù)據(jù)是否相當(dāng)。這種做法最大的好處是靈活，而且對(duì)一些比較混亂的帳務(wù)也能處理，可以讓你在理清整個(gè)帳務(wù)后再調(diào)整和更改。輔助核算初始化是條件混合，多條件約束的。例如：應(yīng)收帳款A(yù)公司，應(yīng)收帳款同時(shí)核算了部門，A公司是屬于銷售I部來核算的。這種情況下，你在輔助核算里面就必須有三筆初始化數(shù)據(jù)：1).應(yīng)收帳款只是往來A公司（核算往來）作為條件的2).應(yīng)收帳款只是銷售I部（核算部門）作為條件的3).應(yīng)收帳款A(yù)公司和銷售I部同時(shí)作為條件的如果你只輸入了3).中的一條數(shù)據(jù)，你可能發(fā)現(xiàn)當(dāng)你看A公司的往來帳簿的時(shí)候，沒有了期初數(shù)（或者看報(bào)表的時(shí)候，該公司或者部門數(shù)據(jù)不對(duì)），原因就是往來帳簿是只以往來單位（A公司）作為條件的，而3.)則要求往來單位和部門同時(shí)能對(duì)應(yīng)的時(shí)候這條數(shù)據(jù)才有效。所以你應(yīng)該特別留意在輸入輔助核算初始化數(shù)據(jù)的時(shí)候，不要輸入多余的核算條件。如果某個(gè)科目確實(shí)是需要多種核算的，你就需要為每一種單一的條件輸入一個(gè)初始化數(shù)據(jù)，還需要為混合條件輸入初始化數(shù)據(jù)。憑證工具箱在憑證或者在設(shè)置菜單中你都可以調(diào)出憑證工具箱。利用憑證工具箱的功能可以：檢查斷號(hào)，自動(dòng)理順憑證編號(hào)，插入憑證等憑證工具箱還可以刪除整年或者整月的憑證，請(qǐng)你慎用這些功能。不建議你使用批量更改功能，因?yàn)閷?duì)計(jì)算機(jī)不太熟練的用戶容易出問題。輔助核算設(shè)置和輔助核算分錄輸入有些科目我們需要進(jìn)行輔助核算，比如按部門核算或者按項(xiàng)目核算，又或者核算外幣等。你可以在設(shè)置會(huì)計(jì)科目設(shè)置里面調(diào)出科目窗口，選擇你要輔助核算的科目，點(diǎn)擊修改科目。彈出以下窗口：選中你要輔助核算的方式，保存設(shè)置就可以了。當(dāng)你設(shè)置輔助核算屬性，在輸入憑證的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出對(duì)應(yīng)的窗口讓你選擇和輸入核算條件，如核算外幣的窗口：或者讓你選擇部門或者員工的窗口：或者往來單位窗口讓你選擇往來單位：固定資產(chǎn)本系統(tǒng)的固定資產(chǎn)是和科目集成的，你可以直接在科目設(shè)置的時(shí)候設(shè)置固定資產(chǎn)的明細(xì)科目（如果固定資產(chǎn)科目多，你可以分三級(jí)科目），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為你添加對(duì)應(yīng)的累計(jì)折舊科目：你可以設(shè)置每一種固定資產(chǎn)的折舊年限和殘值率（也可以是殘值，當(dāng)殘值率輸入框輸入的數(shù)字大于100的時(shí)候就表示是殘值金額，而不是百分比），并且選擇一個(gè)對(duì)應(yīng)的費(fèi)用科目。設(shè)置好后，以后每個(gè)月你只要點(diǎn)擊一下生成固定資產(chǎn)折舊憑證，系統(tǒng)就會(huì)執(zhí)行折舊操作并生成相應(yīng)的憑證。提醒你注意：按會(huì)計(jì)制度規(guī)定，當(dāng)月新購置的固定資產(chǎn)是不提折舊的。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)處理這種情況。系統(tǒng)還可以自動(dòng)為你生成固定資產(chǎn)累計(jì)折舊的多欄帳。月末結(jié)轉(zhuǎn)系統(tǒng)可以自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)損益，并且生成相應(yīng)的憑證，你還可以自行定義更多的結(jié)轉(zhuǎn)。結(jié)轉(zhuǎn)在我們系統(tǒng)理解為：把某些科目的余額全部“搬”到某個(gè)指定的科目。所有符合這種概念的操作，你都可以定義結(jié)轉(zhuǎn)。注意，我們系統(tǒng)理解的結(jié)轉(zhuǎn)概念是不留余額的，是全部結(jié)轉(zhuǎn)的。如果只是把部分金額“結(jié)轉(zhuǎn)”到某個(gè)科目請(qǐng)不要設(shè)置為自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)。如果在系統(tǒng)里面定義了結(jié)轉(zhuǎn)，這種憑證在統(tǒng)計(jì)的時(shí)候?qū)?huì)自動(dòng)被系統(tǒng)篩選出來。例如：我們定義了結(jié)轉(zhuǎn)損益：從5開頭的科目全部結(jié)轉(zhuǎn)到3131本年利潤科目。假設(shè)我們刪除了這個(gè)結(jié)轉(zhuǎn)定義，系統(tǒng)將不會(huì)篩選這些憑證，導(dǎo)致利潤表損益科目反映的本月數(shù)都是0。（實(shí)際上是“?本月”或者“?本期”公式失效，當(dāng)然，你可以把利潤表里公式更改為“?借方”或者“?貸方”來取數(shù)）假設(shè)以上的定義的本年利潤科目的科目代碼錯(cuò)了，系統(tǒng)也不能正確篩選這些憑證，導(dǎo)致報(bào)表的本月數(shù)反映也不正確。假設(shè)你手工輸入的結(jié)轉(zhuǎn)憑證（不是系統(tǒng)自動(dòng)生成），并且為了圖方便，你把結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)分錄和其他業(yè)務(wù)的分錄做到同一張憑證上，系統(tǒng)也不能正確篩選這些憑證，導(dǎo)致報(bào)表的本月數(shù)反映也不正確。這種情況我們客戶時(shí)有發(fā)生，解決的方法是刪除你做哪幾張的結(jié)轉(zhuǎn)憑證，讓系統(tǒng)自動(dòng)幫你生成，或者把結(jié)轉(zhuǎn)憑證和其他業(yè)務(wù)憑證分開來，不要做到同一張憑證里。自動(dòng)憑證設(shè)置自動(dòng)憑證可以幫助你需要的時(shí)候讓計(jì)算機(jī)自動(dòng)按照不同的條件生成各種憑證，可以用于自動(dòng)按比例分?jǐn)傎M(fèi)用、自動(dòng)匯總、自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)成本、按照不同的條件和形式的轉(zhuǎn)帳等等。我們舉一個(gè)例子來說明自動(dòng)憑證的使用和設(shè)置方法：我們假設(shè)有一個(gè)企業(yè)每個(gè)月不管“風(fēng)吹雨打”都會(huì)從銀行提5000元現(xiàn)金作為備用金，因此我們每個(gè)月都要做這樣的提備用金業(yè)務(wù)的憑證：借現(xiàn)金5000貸銀行存款5000我們可以設(shè)置它為自動(dòng)憑證，這樣以后每個(gè)月只要點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)就可以自動(dòng)生成這張憑證。設(shè)置步驟：點(diǎn)擊自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)（或者月末結(jié)轉(zhuǎn)）進(jìn)入結(jié)轉(zhuǎn)和自動(dòng)憑證窗口，點(diǎn)擊高級(jí)后，窗口如下：點(diǎn)擊增加按鈕旁邊的下拉小三角，在彈出的菜單中選擇增加自動(dòng)憑證，出現(xiàn)自動(dòng)憑證設(shè)置窗口，輸入我們要做這張憑證的摘要，然后點(diǎn)擊增加一行分錄：最后我們得到的自動(dòng)憑證樣式：我們?cè)O(shè)置好自動(dòng)憑證后，在需要生成這種憑證的時(shí)候只要打開自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)功能窗口，在需要自動(dòng)執(zhí)行的操作的前面打勾，然后，選擇月份，點(diǎn)擊執(zhí)行以上選擇的結(jié)轉(zhuǎn)操作按鈕，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)為你做好了相關(guān)的憑證。可謂一勞永逸。當(dāng)然，上面我們只是舉個(gè)一個(gè)非常簡單的例子，其實(shí)你可以利用我們的自動(dòng)憑證來做出各種各樣的復(fù)雜的業(yè)務(wù)憑證。例如我把上面的例子擴(kuò)展一下，我們現(xiàn)在這個(gè)企業(yè)只要它的銀行存款大于1000元，我們都會(huì)提現(xiàn)金，保證銀行存款只有1000元錢。這樣我們就需要判斷銀行存款余額是否大于1000元，而且提款的金額也不是固定的了，沒有問題！我們的自動(dòng)憑證可以如下圖設(shè)置：再來一個(gè)更復(fù)雜的例子：某公司生產(chǎn)abc三種產(chǎn)品，某月投入材料1000元，其中a產(chǎn)品250元、b產(chǎn)品350元、c產(chǎn)品400元，支付制造費(fèi)用2000元，其中工資1000元、折舊500元、修理費(fèi)500元。以上只是一個(gè)月的數(shù)據(jù)，實(shí)際上每個(gè)月的產(chǎn)品金額和費(fèi)用都不一樣?，F(xiàn)在該公司需要每個(gè)月根據(jù)實(shí)際情況決定制造費(fèi)用按各產(chǎn)品材料金額的比重進(jìn)行自動(dòng)分配(還可以用各產(chǎn)品的直接工資比重、數(shù)量比重等來進(jìn)行分配），那么a產(chǎn)品比重=250/1000、b產(chǎn)品比重=350/1000、c產(chǎn)品比重=400/1000。a產(chǎn)品分配制造費(fèi)用=2000*250/1000=500、b產(chǎn)品分配=2000*350/1000=700、c產(chǎn)品分配=2000*400/1000。自動(dòng)憑證的分錄設(shè)置如下：1、如果：?借方(4105，本月)>0那么：借：410101生產(chǎn)成本-a產(chǎn)品-制造費(fèi)用=[?借方(4105，本月)]*[?借方(410501,本月)]/([?借方(410501,本月)]+[?借方(410502,本月)]+[?借方(410503,本月)])注：這個(gè)黑體部分計(jì)算出了a產(chǎn)品的分配率(以下同理類推)2、如果：?借方(4105，本月)>0那么：借：410102生產(chǎn)成本-b產(chǎn)品-制造費(fèi)用=[?借方(4105，本月)]*[?借方(410502,本月)]/([?借方(410501,本月)]+[?借方(410502,本月)]+[?借方(410503,本月)])3、如果：?借方(4105，本月)>0那么：借：410103生產(chǎn)成本-c產(chǎn)品-制造費(fèi)用=[?借方(4105，本月)]*[?借方(410503,本月)]/([?借方(410501,本月)]+[?借方(410502,本月)]+[?借方(410503,本月)])4、貸：410501制造費(fèi)用-工資=?借方(410501,本月)5、貸：410502制造費(fèi)用-折舊=?借方(410502,本月)6、貸：410503制造費(fèi)用-修理費(fèi)=?借方(410503,本月)特別提示：點(diǎn)擊自動(dòng)憑證分錄設(shè)置中下拉選擇中的“取數(shù)公式”可以調(diào)出報(bào)表取數(shù)公式生成器，從而大大簡化你輸入報(bào)表公式的過程。以上“?借方(410502,本月)”等公式都可以生成?？梢钥吹?，我們的自動(dòng)憑證功能極為強(qiáng)大，如果能好好理解并多加運(yùn)用，可以為你的工作帶來非常多的便利，并且極大的提供工作效率。以上例子希望我們的用戶能舉一反三，設(shè)計(jì)出你自己需要的各種業(yè)務(wù)的自動(dòng)憑證。結(jié)帳在我們系統(tǒng)中，結(jié)帳其實(shí)就是把該月的帳“封住”，不允許再進(jìn)行修改而已。你可以通過結(jié)帳窗口的反結(jié)帳功能取消結(jié)帳，你就可以修改結(jié)帳后的數(shù)據(jù)了。結(jié)帳功能配合審核和登帳功能（默認(rèn)是全自動(dòng)的，你可以取消這些設(shè)置），通過權(quán)限管理，你可以實(shí)現(xiàn)一種嚴(yán)格的管理模式，比如，不允許修改輸入后的憑證或者結(jié)帳后的數(shù)據(jù)等等。當(dāng)然，這樣的做法大大削弱了本系統(tǒng)的靈活性。我們建議你在開始使用的時(shí)候，暫時(shí)保留我們的靈活設(shè)置，當(dāng)您的操作人員都屬性了業(yè)務(wù)操作和我們軟件的使用在重新設(shè)置為嚴(yán)格的管理模式。如果是中小企業(yè)或者是代理記帳用戶，直接使用現(xiàn)在的這種設(shè)置不作更改是最方便的。進(jìn)行嚴(yán)格管理模式的需要以下設(shè)置：在會(huì)計(jì)模塊設(shè)置中，取消自動(dòng)審核，取消自動(dòng)登帳。在設(shè)置中，進(jìn)入用戶權(quán)限管理，增加你的操作人員，并賦予不同的權(quán)限。每個(gè)月記得進(jìn)行結(jié)帳。從其他系統(tǒng)生成憑證你可以直接在憑證的新建按鈕旁邊的下拉三角，你可以從其他模塊生成憑證。通過月末結(jié)帳或者自動(dòng)憑證功能也可以生成憑證。一般都需要你使用了其他模塊并且通過一定的設(shè)置才能使用。具體設(shè)置方法請(qǐng)參考其他模塊的說明。帳簿帳簿都是全自動(dòng)的，多欄帳允許自定義。我們的會(huì)計(jì)帳簿包括：總帳科目明細(xì)帳固定資產(chǎn)帳數(shù)量金額帳（當(dāng)你使用進(jìn)銷存進(jìn)行核算的時(shí)候，這個(gè)帳簿就在進(jìn)銷存系統(tǒng)體現(xiàn)，不在會(huì)計(jì)模塊體現(xiàn)，如果是直接在會(huì)計(jì)帳務(wù)進(jìn)行核算，你必須必須設(shè)置了科目的數(shù)量的輔助核算屬性才有效）往來帳簿（如果不是進(jìn)行往來輔助核算，這個(gè)帳簿直接在科目明細(xì)帳體現(xiàn)）部門項(xiàng)目帳（必須設(shè)置了科目的部門或者項(xiàng)目的輔助核算屬性才有效）外幣帳簿（必須設(shè)置了科目的外幣的輔助核算屬性才有效）下面以科目明細(xì)帳為例，介紹一下帳簿的通用的特性：點(diǎn)擊查看帳簿后出現(xiàn)你要查看的帳簿：在這里我們想比較具體的介紹一下多欄帳。我們提供了自動(dòng)編制多欄帳（表），你只要先選中一種多欄帳，選擇會(huì)計(jì)月份，再點(diǎn)擊查看帳簿，系統(tǒng)會(huì)彈出科目窗口讓你選擇你要編制多欄帳的科目（比如，你可以選擇管理費(fèi)用一級(jí)科目），系統(tǒng)就會(huì)為你自動(dòng)編制一個(gè)多欄帳。實(shí)際上，更多情況下，我們特別設(shè)計(jì)的多欄表可能更適合你，建議你在多欄帳不太滿意的時(shí)候，試試我們的多欄表。我們也可以自定義多欄帳，設(shè)定自己的多欄帳格式。典型的應(yīng)用是應(yīng)交增值稅的多欄帳帳簿，它有多個(gè)借方和多個(gè)貸方欄目。點(diǎn)擊增加按鈕，建立應(yīng)交增值稅的多欄帳，請(qǐng)看下圖：設(shè)置好后點(diǎn)擊保存。我們就得到了一個(gè)應(yīng)交增值稅的多欄帳。點(diǎn)擊這個(gè)多欄帳，選擇會(huì)計(jì)月份，點(diǎn)擊查看帳簿，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)按照你設(shè)置的方式登帳。帳頁效果請(qǐng)看下圖所示。如果不滿意，你還可以對(duì)多欄帳的設(shè)置進(jìn)行修改。報(bào)表在這個(gè)章節(jié)，我們只介紹一些特殊而方便的報(bào)表和功能。大家應(yīng)該更多的了解下一個(gè)章節(jié)關(guān)于報(bào)表設(shè)計(jì)的內(nèi)容。資產(chǎn)負(fù)債表、損益表一般情況下，我們的報(bào)表在設(shè)計(jì)上是利用我們廣泛使用的EXCEL電子表格軟件格式的文件作為報(bào)表的模板，然后我們的程序分析模板里面的公式，把相應(yīng)的數(shù)據(jù)填到模板指定的單元格。要使用好報(bào)表功能，你必須對(duì)我們報(bào)表的公式要有必要的認(rèn)識(shí)，并且最好對(duì)EXCEL電子表格軟件的操作有一定的了解。你可以調(diào)用報(bào)表設(shè)計(jì)器或者是EXCEL軟件來打開我們的模板，看看我們的報(bào)表模板是如何設(shè)計(jì)的，哪些是我們的取數(shù)公式，同時(shí)看看我們下一節(jié)中的報(bào)表設(shè)計(jì)的內(nèi)容以加深你的理解?？颇棵骷?xì)表這個(gè)報(bào)表是非常有用和非常方便的一個(gè)報(bào)表。它可以自動(dòng)生成所有科目（或者你選擇的科目）年初、期初、本期、期末、累計(jì)、借方發(fā)生、貸方發(fā)生等數(shù)據(jù)，并且自動(dòng)在同一張報(bào)表里面排列反映。我們舉幾個(gè)例子來說明它的強(qiáng)大應(yīng)用能力列出所有一級(jí)科目的余額列出所有科目（包括主科目和明細(xì)科目）的發(fā)生數(shù)和余額列出應(yīng)收往來單位的應(yīng)收余額你還可以用這個(gè)科目明細(xì)表列出更多的報(bào)表樣式。常用報(bào)表你設(shè)置好的報(bào)表模板可以存放到這個(gè)目錄下，以方便你以后直接在這里打開你的報(bào)表。如果是網(wǎng)絡(luò)版，你還可以設(shè)置常用報(bào)表的共享目錄。以便大家的模板保持一致，共享使用。部門項(xiàng)目分析表當(dāng)你的某些科目進(jìn)行部門項(xiàng)目核算時(shí)，這個(gè)報(bào)表就顯得非常有價(jià)值。而且我們建議你把這個(gè)報(bào)表和我們的帳簿里面的部門項(xiàng)目帳對(duì)比使用，會(huì)有更好的效果。自定義報(bào)表這個(gè)功能用于快速打開一個(gè)EXCEL文件作為報(bào)表模板，這個(gè)模板文件可以位于你計(jì)算機(jī)的任何可以訪問的磁盤中。庫存月報(bào)表這個(gè)報(bào)表只有在科目設(shè)置了數(shù)量核算才有意義，一般和數(shù)量項(xiàng)目帳對(duì)比使用?，F(xiàn)金流量表我們專門設(shè)計(jì)了獨(dú)有的現(xiàn)金流量表機(jī)制。詳細(xì)說明請(qǐng)看相關(guān)章節(jié)。報(bào)表設(shè)計(jì)關(guān)于報(bào)表設(shè)計(jì)我們預(yù)先定義的報(bào)表模板不一定適合您現(xiàn)在的使用，如果發(fā)現(xiàn)報(bào)表有問題，您需要重新定義一次報(bào)表的公式。我們的模板都是Excel電子表格格式的，你可以使用我們的報(bào)表設(shè)計(jì)器設(shè)計(jì)報(bào)表，也可以用Excel電子表格來設(shè)計(jì)報(bào)表。報(bào)表設(shè)計(jì)器能給您一個(gè)更簡便的報(bào)表設(shè)計(jì)環(huán)境，推薦你調(diào)用報(bào)表設(shè)計(jì)器來設(shè)計(jì)報(bào)表。一般你會(huì)可能碰到以下報(bào)表問題：有些科目沒有在報(bào)表反映報(bào)表上的金額不對(duì)需要自己定義報(bào)表樣式如果是調(diào)用報(bào)表設(shè)計(jì)器，你可以參照以下圖形說明更改報(bào)表設(shè)置：如果是調(diào)用EXCEL電子表格軟件，你可以參照下圖：報(bào)表取數(shù)我們的報(bào)表取數(shù)公式為：?年初(科目代碼)?年初為取年初數(shù)，你還可以?期末?累計(jì)?借方?貸方等等。注意：1.問號(hào)為?不是中文的問號(hào)？2.括號(hào)為()不是中文的括號(hào)（）3.公式里的科目代碼和你帳套中使用的代碼一樣。復(fù)雜一點(diǎn)的公式可以：?年初(科目代碼1+科目代碼2….)例如?年初(101+102+109)?年初(501-511)等等還可以取指定的月份：例如：?借方(101,1,12)就是取101科目1到12月的借方發(fā)生數(shù)?借方(101,1,本月)就是取101科目1到當(dāng)前月份的借方累計(jì)數(shù)以下的公式都是正確的例子：?貸方(1001)?貸方(1002,1)?貸方(1002,2005)?貸方(1003,本年)?貸方(1004,年+1)?貸方(1005,上年)?貸方(1006,季)?貸方(1007,本年-1)?貸方(1008,本月)?貸方(1009,上月)?貸方(1010,前年)?貸方(1011,月-1)?貸方(1012,月+1)?貸方(1013,季,上年)?貸方(1014,季,本年)?貸方(1015,季,年-1)?貸方(1015,季,2005)?貸方(1015,季,年+1)?貸方(1017,上月,上年)?貸方(1018,1,12)?貸方(1018,1,12,本年)?貸方(1018,1,12,本年-1)?貸方(1018,1,12,本年+1)?貸方(1018,1,12,2005)在公式的設(shè)置中，所以的科目代碼的位置都可以使用1001+1002+1009-1211這樣的混合運(yùn)算年+1表示本年的年份加1，如果本年為2002年，則年+1為2003年，類推還可以是年+2，年+3等等在以上公式的基礎(chǔ)上，如果你有輔助核算，還可以把公式擴(kuò)展為：原來：?年初(科目代碼)如果要取部門：?部門(部門代碼)年初(科目代碼)如果要取項(xiàng)目：?項(xiàng)目(項(xiàng)目代碼)年初(科目代碼)如果要取外幣：?外幣(外幣名稱)年初(科目代碼)如果要取數(shù)量：?數(shù)量()年初(科目代碼)或者?年初數(shù)量(科目代碼)公式還支持混合取數(shù)如：取某部門的指定項(xiàng)目的年初數(shù)：?部門(部門代碼)項(xiàng)目(項(xiàng)目代碼)年初(科目代碼)利用報(bào)表設(shè)計(jì)器里面的公式生成器，可以方便輸入公式，點(diǎn)擊報(bào)表設(shè)計(jì)器的報(bào)表取數(shù)公式按鈕，調(diào)出公式生成器：報(bào)表輔助計(jì)算公式你會(huì)看到#VALUE!這樣的格子，這是我們使用了Excel電子表格的公式。你可以看到里面的內(nèi)容類似于：C12-C11+C12等等。意思是C12格子減C11格子加C12格子。注意：C12格子是Excel里面的格子的C列12行。不是財(cái)務(wù)報(bào)表的行次。你要看看這些EXCEL公式的定義是否正確。插入企業(yè)的信息你可以讓報(bào)表自動(dòng)顯示帳套的企業(yè)信息，包括名稱、納稅編碼等，用?后面加你要的企業(yè)信息就可以了，比如:?年年?月月?企業(yè)名稱會(huì)顯示為2002年7月廣東XXXXX公司這些信息可以在公式生成器的“企業(yè)基本資料及其他”選項(xiàng)中找到。定義自己的報(bào)表你可以定義自己的報(bào)表，保存在常用報(bào)表目錄或者其他地方