論秘書工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化

論秘書工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化論文

目錄

摘要

關(guān)鍵詞

緒論

一、秘書工作走向現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的原因

二、秘書工作中的現(xiàn)代化

（1）秘書工作觀念的現(xiàn)代化

（2）秘書辦公系統(tǒng)的信息化

（3）辦公工具的數(shù)字化

（4）研究秘書學(xué)理論，促進(jìn)秘書工作的現(xiàn)代化

（5）秘書辦公現(xiàn)代化的意義

三、秘書工作中的網(wǎng)絡(luò)化

（1）利用

中文摘要

隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來,信息網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)業(yè)的興盛,國際間合作與交流的頻繁,我國的秘書工作面臨著嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。在競爭日益激烈化的社會大環(huán)境下，傳統(tǒng)的秘書辦公模式以及越來越無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的客觀需求。因此，通過現(xiàn)代技術(shù)手段和管理手段實(shí)現(xiàn)秘書工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化是有必要的。在這個網(wǎng)絡(luò)時代，秘書工作必然是要走向網(wǎng)絡(luò)化與現(xiàn)代化的。希望

關(guān)鍵詞：秘書工作；現(xiàn)代化；網(wǎng)絡(luò)化；效率

緒論

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步以及市場經(jīng)濟(jì)體制的改革,各個領(lǐng)域工作中處理的信息量大增,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營正不斷向集約化、現(xiàn)代化邁進(jìn),產(chǎn)品的科技含量不斷提高,在這種背景下,傳統(tǒng)文秘工作中存在著許多弊端而無法滿足現(xiàn)代辦公的需求。

許多事務(wù)工作,如速記、謄寫等普遍由手工操作轉(zhuǎn)向使用電腦,不僅如此,由于一些辦公自動化軟件(Excel、Powerpoint等)的應(yīng)用,使報(bào)表統(tǒng)計(jì)、會議安排等大量繁瑣的日常工作趨于現(xiàn)代化。

傳統(tǒng)的秘書工作只是一種更傾向于勞動密集型工作，知識或者技術(shù)附加值相對較少，而且長期下來，缺少創(chuàng)新，使得秘書的工作價值得不到認(rèn)同。而且由于我國是一個人口大國，秘書的就業(yè)門檻相對較低，缺乏創(chuàng)新性的工作必然導(dǎo)致就業(yè)競爭壓力更大。這樣，秘書工作就會形成一個低價值、高競爭的惡性循環(huán)。而現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化對于秘書工作而言是一個提升自身工作價值的絕好機(jī)遇。

隨著我國社會市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，科學(xué)技術(shù)尤其是信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，社會競爭日益激烈，傳統(tǒng)的工作方式在信息化和現(xiàn)代化的浪潮下，不斷被取代。信息化浪潮是對傳統(tǒng)秘書工作是一個巨大的沖擊，但是，對于創(chuàng)新秘書工作、提升秘書的工作價值，又是一個難得的契機(jī)。因此，研究秘書工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

第一章、秘書工作走向現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的原因和應(yīng)用價值信息化技術(shù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于現(xiàn)代社會的發(fā)展起到了非常重要的促進(jìn)作用，它在企業(yè)管理之中的應(yīng)用能夠有效的提升企業(yè)管理效率。除此之外，網(wǎng)絡(luò)本身對于社會的直接影響也在加強(qiáng)，一方面網(wǎng)絡(luò)開始不斷的成熟和發(fā)展，并且逐步的在取代傳統(tǒng)的傳播媒介成為信息傳播媒介的主流；另一方面，網(wǎng)絡(luò)文化正在對我們的思維模式、觀念意識、生存方式、審美趣味等進(jìn)行改變。換而言之，整個社會因?yàn)橛辛司W(wǎng)絡(luò)而出現(xiàn)了新的發(fā)展趨勢和發(fā)展特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)化也已經(jīng)成為了整個社會發(fā)展的一個不可逆的潮流。因此，對于秘書工作而言，它同樣因此面臨著深刻的時代轉(zhuǎn)型，逐步走向現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化。

除此之外，網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化對于秘書工作而言，同樣具有非常重要的意義。傳統(tǒng)的秘書工作只是一種更傾向于勞動密集型工作，知識或者技術(shù)附加值相對較少，而且長期下來，缺少創(chuàng)新，使得秘書的工作價值得不到認(rèn)同。而且由于我國是一個人口大國，秘書的就業(yè)門檻相對較低，缺乏創(chuàng)新性的工作必然導(dǎo)致就業(yè)競爭壓力更大。這樣，秘書工作就會形成一個低價值、高競爭的惡性循環(huán)。而現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化對于秘書工作而言是一個提升自身工作價值的絕好機(jī)遇，現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化在秘書工作中的作用日益重要，因此有必要對秘書工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行進(jìn)一步的了解與思考。

秘書工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，首先可以提高工作效率，不用拿著各種文件，申請，單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?，簽字，蓋章，這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行；其次是是節(jié)省運(yùn)營成本：包括時間和紙張；第三是規(guī)范單位管理：把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽，計(jì)劃日志，用款報(bào)銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行；第四是使決策變得迅速科學(xué)：高層決策不再是不了解情況，缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

第二章、秘書工作中的現(xiàn)代化

（1）秘書工作觀念的現(xiàn)代化

現(xiàn)代化的秘書工作與傳統(tǒng)的秘書工作是有著較大的差異的，現(xiàn)代化的秘書工作要求秘書工作具有更高的附加價值，能夠?yàn)榻M織做出更多的貢獻(xiàn)，而傳統(tǒng)的秘書工作則更多地是一種機(jī)械性的勞動，只是應(yīng)付是的完成秘書的基本職責(zé)。在現(xiàn)代環(huán)境之下，秘書工作觀念也必然需要經(jīng)歷一個現(xiàn)代化的過程。傳統(tǒng)的秘書工作觀念是一種線性思維，而現(xiàn)代秘書工作經(jīng)驗(yàn)則是一種網(wǎng)狀立體思維，通過運(yùn)用各種途徑，利用各種工具，采取各種策略，提升自身的工作價值。

（2）秘書辦公系統(tǒng)的信息化

在一些組織內(nèi)部，秘書辦公不僅僅能夠享有數(shù)字化辦公工具的便利，同時還能夠通過組織內(nèi)部的辦公系統(tǒng)來有效的提高自身的工作效率，對辦公流程進(jìn)行簡化，及時、快捷的接受或發(fā)送信息。這種模式下，秘書的工作效率提升，相關(guān)信息的共享程度提高，能夠促進(jìn)組織的知識溢出，從而形成更好的經(jīng)濟(jì)效益，這個過程同時也是秘書工作增殖的一個過程。

（3）辦公工具的數(shù)字化

秘書工作的現(xiàn)代化，在一定程度上是由秘書辦公工具的數(shù)字化來體現(xiàn)的。辦公工具的數(shù)字化，主要是指計(jì)算機(jī)，傳真機(jī)，打印機(jī)，掃描儀，投影儀等數(shù)字化辦公工具在秘書辦公過程中的應(yīng)用。這些工具的應(yīng)用能夠改變傳統(tǒng)的工具條件下，秘書的工作效率低下的問題，使得傳統(tǒng)的秘書工作占用秘書的工作時間逐漸減少，讓秘書能夠有更多的時間來做其他事情，從而提升其自身的價值。

（4）研究秘書學(xué)理論，促進(jìn)秘書工作的現(xiàn)代化

我國的秘書學(xué)是20世紀(jì)80年代誕生的新興學(xué)科，近20多年來，不少專家學(xué)者在秘書理論方面進(jìn)行了艱苦的探索，作出了開拓性的貢獻(xiàn)，秘書學(xué)也逐漸從管理學(xué)的一個分支學(xué)科上升為獨(dú)立學(xué)科。但是我國的秘書學(xué)理論仍然未能具有成熟的科學(xué)體系，對我國的秘書工作的實(shí)踐的指導(dǎo)意義，仍然有所欠缺。先進(jìn)的理論對事件有指導(dǎo)和促進(jìn)作用，根植于現(xiàn)代化的時代背景，研究秘書學(xué)的最新發(fā)展，對促進(jìn)我國秘書工作現(xiàn)代化具有巨大推動作用。

（5）秘書辦公現(xiàn)代化的意義

秘書的職能中,除了日常事務(wù)管理、溝通協(xié)調(diào)外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領(lǐng)導(dǎo)的助手,除了練就扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底,還需要經(jīng)常進(jìn)行調(diào)查研究,掌握和本行業(yè)、本單位、本部門密切相關(guān)的前沿性、動態(tài)性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的決策過程中,提供高質(zhì)量、有價值的資料,真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

實(shí)現(xiàn)了辦公手段現(xiàn)代化，秘書人員就能有更多的時間和精力從事分析研究、輔佐決策等創(chuàng)造性勞動，從而提高管理水平和科學(xué)決策水平。具體來說，在當(dāng)前高科技時代，秘書工作的變化有：從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧崔k文辦事又出謀獻(xiàn)策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。

辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，一方面使現(xiàn)代秘書工作和過去傳統(tǒng)的工作方式相比發(fā)生了重大變化。許多新技術(shù)、新設(shè)備的投入使用，極大地促進(jìn)和推動了秘書工作現(xiàn)代化的發(fā)展；另一方面，因?yàn)榧夹g(shù)本身存在著缺陷，也因?yàn)橐恍┤藶橐蛩?，辦公自動化技術(shù)也給人類帶來了許多新的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)，有許多新問題等待著人們?nèi)ソ鉀Q。但是，總的看起來，辦公自動化技術(shù)的發(fā)展對秘書工作的影響還是積極的，進(jìn)步的。我們要繼續(xù)擴(kuò)大其影響中積極有利的一面，對于其影響中消極的一面，要努力克服，盡量減小。努力提高現(xiàn)代秘書工作中的科技含量，推動和促進(jìn)辦公自動化技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，使其在現(xiàn)代秘書工作中發(fā)揮出更大的作用。

第三章、秘書工作中的網(wǎng)絡(luò)化

對于任何一個組織而言，秘書的工作崗位都是一個信息的樞紐，通過秘書這個一個崗位，能夠?qū)崿F(xiàn)組織這種的信息的上傳下達(dá)，從而維持組織的正常云狀。在傳統(tǒng)的工作模式之下，秘書的這一工作效率較低，秘書的信息網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)效應(yīng)并不顯著。秘書每天都要接受或發(fā)出大量的信息，而且必須保證信息傳輸過程中的完整性和準(zhǔn)確性。因此，傳統(tǒng)的方式難以勝任，目前只有應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通訊資源，才能有效地提高信息溝通的速度和效率。

（1）利用內(nèi)部局域網(wǎng)(Intranet)的眾多溝通功能

第一利用內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)布內(nèi)部文件的網(wǎng)上公告板，從能夠及時將那些周知性的事宜加以公布?；蛘咄ㄟ^網(wǎng)上公告板的方式，將組織的一些內(nèi)部文件以及報(bào)告等信息公布，實(shí)現(xiàn)這些信息的共享，通過內(nèi)部局域網(wǎng)法網(wǎng)企業(yè)的各個部門。

第二利用內(nèi)部局域網(wǎng)，能夠使得秘書成為組織管理層與基層員工之間交流、對話的一個有效途徑和通道，實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)管理人員與員工間的平等溝通。這種網(wǎng)上角色的轉(zhuǎn)變，極大地滿足了員工的心理需求，在很大程度上鼓舞了員工的士氣，提高了企業(yè)的凝聚力。同時這也是秘書價值的增殖，相交于傳統(tǒng)的工作方式，秘書工作在網(wǎng)絡(luò)的支持之下，能夠有效地將減少組織內(nèi)部的矛盾，促進(jìn)組織的和諧，彰顯其自身的價值。

第三秘書工作的網(wǎng)絡(luò)化，還能夠通過利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布系統(tǒng)來出版組織的的電子刊物，電子刊物能夠可以替代傳統(tǒng)的組織內(nèi)部刊物。從而能夠大大的降低成本，減少使用紙張，一方面能夠有效的提高組織的經(jīng)濟(jì)效益，另一方面也能夠?yàn)榄h(huán)保做出貢獻(xiàn)。

第四利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)完成電子檔案的管理。檔案管理本身就是秘書工作中的一個重要組成部分，在傳統(tǒng)的工作模式之下，秘書的檔案管理是非常繁重的一項(xiàng)任務(wù)。但是，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，秘書人員直接就能夠在計(jì)算機(jī)端完成電子檔案的制作或者接受，電子檔案就應(yīng)運(yùn)而生，然后通過運(yùn)用MicrosoftSQLSERVER2003等數(shù)據(jù)庫管理軟件就能夠?qū)崿F(xiàn)對電子檔案的保管工作。而且，秘書人員還不用像傳統(tǒng)的檔案保管一樣，要掌握好庫房溫度，保持庫房內(nèi)清潔，無腐蝕性氣體，時刻檢查通風(fēng)狀況等，而只是需要協(xié)助信息部門維護(hù)好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)就能夠確保萬無一失。

（2）外部網(wǎng)絡(luò)可用于與合作伙伴、投資者和支持者的及時溝通

第一利用外部網(wǎng)絡(luò)，秘書能夠做好信息管理工作。在秘書的工作之中，信息的采集使其工作的基本起點(diǎn)以及基礎(chǔ)，在信息的采集過程中，如果不能夠做到及時的收集數(shù)據(jù)，7

并且迅速的報(bào)送，再好、再重要的信息也可能沒有了意義。外部網(wǎng)絡(luò)的延伸，消除了信息搜尋的時空便捷，使得秘書能夠通過網(wǎng)絡(luò)搜索引擎，直接面對網(wǎng)絡(luò)世界之中繽紛的信息資源，從而采集自己需要的各類數(shù)據(jù)或者信息。

在秘書工作中，信息的采集主要通過語音、文字、圖表、圖像等方式,表現(xiàn)在辦公自動化環(huán)境中則通過信息網(wǎng)絡(luò)來獲取。秘書工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用。這方面的信息主要來自于縱向的上級、中層和基層下達(dá)和上傳的信息，秘書人員必須作到收集有用的信息，并且注意保存。來自橫向的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會方面的信息的收集，秘書人員只有利用廣播、電視、報(bào)刊等新聞媒體去廣采信息，從而打開各方面的信息源，開通多種信息渠道。秘書人員還可通過計(jì)算機(jī)采集國內(nèi)外的各種新聞熱點(diǎn)信息，在實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的同時，還可實(shí)現(xiàn)個人與個人，企事業(yè)單位與企事業(yè)單位之間的資源共享。

第二網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，其最為重要的一個意義就是它實(shí)現(xiàn)了跨地域交流的成本的不斷降低，同時也使得跨地域的信息交流方式多元化，IP電話、QQ、MSN等工具可超時間性、超地域性和溝通雙方的進(jìn)行互動，大增加工作效率。同樣，這些工具對于秘書工作而言，能夠大大的加強(qiáng)工作的效率，并且為秘書工作價值的提升帶來了多種多樣的可能性。秘書通過多元化的外部網(wǎng)絡(luò)工具，能夠促進(jìn)組織與合作伙伴、投資者和支持者之間的實(shí)時溝通。

第三利用外部網(wǎng)絡(luò)，秘書平時的傳真工作也能夠提高效率，網(wǎng)絡(luò)傳真可通過互聯(lián)網(wǎng)使傳真件發(fā)送到對方的普通傳真機(jī)上或電子信箱中，用戶可以選擇任何時間、任何地點(diǎn)發(fā)送傳真。這就使得秘書的工作的靈活性大大的提高了，不必要非得在固定的時間來安排發(fā)送傳真，從而使得其他工作無法開展。

第四利用外部網(wǎng)絡(luò)，秘書還能夠?qū)⒔M織內(nèi)部的相關(guān)新聞通過合適的渠道進(jìn)行發(fā)布，從而能夠滿足公司合作伙伴以及主要顧客對公司經(jīng)營信息的需求。這種需求的滿足，本身也是秘書價值提升的一種體現(xiàn)，在傳統(tǒng)的模式之下，秘書要負(fù)責(zé)新聞的發(fā)布，就必然只能夠選擇報(bào)紙、廣播以及電視等傳統(tǒng)的媒體來進(jìn)行，這些媒體的門檻較高，而且資源相對有限，在無形之中加大了秘書的工作難度。而且在實(shí)踐中，通過傳統(tǒng)的媒體資源來發(fā)布組織的新聞，一方面其成本相對較高，組織難以接受；另一方面，秘書的工作難度太大，難以實(shí)時發(fā)布新聞。而利用外部網(wǎng)絡(luò)則能夠有效的解決這些問題。

（3）秘書工作網(wǎng)絡(luò)溝通的特點(diǎn)

1.網(wǎng)絡(luò)化：適用于Intranet和Internet。網(wǎng)絡(luò)化是秘書工作網(wǎng)絡(luò)溝通的顯著特點(diǎn)，秘書工作離不開網(wǎng)絡(luò)化的互聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)化使秘書工作更加快捷，而網(wǎng)絡(luò)資源的共享為秘書工作提供更為豐富的資源。局域網(wǎng)的建立更加有助于秘書工作的協(xié)調(diào)溝通。

2.智能化：網(wǎng)絡(luò)溝通智能化是區(qū)別于秘書工作中傳統(tǒng)的信息溝通，它要求辦公室文秘人員必須熟悉掌握各種辦公軟件，在處理文秘事務(wù)時做到應(yīng)變自如。

在互聯(lián)網(wǎng)高速擴(kuò)張的形勢下，辦公文秘人員把電腦的效能僅僅用來收發(fā)電子郵件、聊天、看新聞或者是獵奇那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，互聯(lián)網(wǎng)對秘書工作的用途大大超過我們想象的程度。僅僅懂一點(diǎn)兒Windows或Office軟件基本操作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更重要的是在文秘的具體辦公事務(wù)中運(yùn)用Office軟件和其他實(shí)用軟件，如編寫辦公文書，搜索信息資料，管理文檔，會務(wù)管理和利用網(wǎng)絡(luò)來溝通，傳遞信息。在秘書工作中比較常用的網(wǎng)絡(luò)溝通的工具有電子郵件、IP電話、電子傳真等。

3.多樣化：是指秘書工作中網(wǎng)絡(luò)溝通媒體形式多樣，包括視頻、音頻、動畫、幻燈、圖片和文本等。網(wǎng)絡(luò)溝通多樣化是所有文秘人員的共同感受，網(wǎng)絡(luò)時代讓溝通更加快捷，你隨時隨地都可以獲取信息。QQ、MSN、郵箱和BBS這些網(wǎng)絡(luò)溝通資源可謂是炙手可熱。作為一個辦公室文秘人員更是對這些了如指掌，運(yùn)用自如。QQ、MSN等尋呼軟加支持文件收發(fā)，視頻、音頻溝通，資源共享等，豐富多樣的功能極大的提高了辦公室文秘人員的辦公效率。

（4）秘書工作中網(wǎng)絡(luò)溝通的作用

網(wǎng)絡(luò)技能是制約秘書人員信息素養(yǎng)提高的一個關(guān)節(jié)點(diǎn)。要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)溝通的暢通服務(wù)，離不開各種軟件的靈活運(yùn)用。

軟件是信息系統(tǒng)的重要組成部分。目前普遍使用的軟件大致可以分為三類：第一類是數(shù)據(jù)庫軟件，這主要是為了管理秘書工作等信息資源。第二類是通用的辦公自動化軟件，這主要包括以WPS、Word、Acrobat為代表的文字處理工具，以Photoshop、CordDraw、Powerpoint、方正奧思、Authorware、超級解霸等為代表的多媒體工具，以FrontPage、Firework、Flash、FreeHand、Dreamwaver等為代表的網(wǎng)頁制作工具以及操作系統(tǒng)、Web服務(wù)器軟件等，這是秘書工作信息系統(tǒng)使用最多的常用軟件。第三類是通訊軟件，這主要是用于在網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)之間傳遞信息的軟件工具，它的功能一般包括E-mail傳送管理、遠(yuǎn)程信息查詢、上傳與下載等。盡管這些軟件隨著科技的進(jìn)步將不斷更新?lián)Q代，但其基本結(jié)構(gòu)和原理短期內(nèi)不會有根本改變。秘書人員要努力掌握每一類軟件中的1-2，并爭取在工作實(shí)踐中能夠發(fā)揮其最大效能。

下面就從三大類軟件在秘書工作中所起的作用來看秘書工作中網(wǎng)絡(luò)溝通的實(shí)際作用。

1．促進(jìn)秘書工作產(chǎn)生“革命性”變化。網(wǎng)絡(luò)溝通所帶來的革命也促使秘書改變原來的抄抄寫寫的傳統(tǒng)辦公方式，從而大大提高了工作效率。數(shù)據(jù)庫在處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面發(fā)揮著無可比擬的作用。秘書在上報(bào)各種統(tǒng)計(jì)分析表時，了可以直接利用計(jì)算機(jī)提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行有效地科學(xué)分析，并利用傳真迅速上報(bào)，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、方便的目的。在處理信心情報(bào)方面，辦公自動化軟件使秘書既能從計(jì)算機(jī)檔案中調(diào)閱所需情報(bào)檔案資料，閱讀投放在電子郵箱中的書信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過計(jì)算機(jī)發(fā)表的指令并按照需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。

2．極大地提高秘書的工作效率。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用于會務(wù)工作中，解決的秘書安排會議的煩惱。利用辦公自動化系統(tǒng)中電子日程安排會議，僅需2-3分鐘就安排好了。辦公自動化系統(tǒng)不僅能可學(xué)的分配會議室、交通工具、聲響設(shè)備等，并能進(jìn)行會議記錄，編輯會議簡報(bào)，能自動檢索會議內(nèi)容，并能及時修稿和刪除。還有網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享都為秘書實(shí)現(xiàn)“上傳下達(dá)”智能提供了快速的服務(wù)。

3．使秘書的服務(wù)意識得到更新。網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，各種新型網(wǎng)絡(luò)溝通的應(yīng)用促使秘書革新意識，秘書必須面對這一新的現(xiàn)實(shí)需要。秘書憑借各種辦公軟件更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，必須創(chuàng)建新的服務(wù)意識，實(shí)現(xiàn)新的自我價值。

網(wǎng)絡(luò)溝通的實(shí)現(xiàn)依賴于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、軟件的充分運(yùn)用。秘書要做到網(wǎng)絡(luò)溝通的輕便自如，必須掌握這些知識技能。

（5）網(wǎng)絡(luò)時代對當(dāng)代秘書提出了新的要求

秘書人員能不能主動迎接網(wǎng)絡(luò)時代的挑戰(zhàn),并有所作為,首要的是弄清網(wǎng)絡(luò)時代與秘書的必然聯(lián)系。第一,網(wǎng)絡(luò)時代的到來,標(biāo)志著決策方式的質(zhì)變。領(lǐng)導(dǎo)就是決策,決策質(zhì)量的高低取決于能不能迅速地占有有效信息。第二，網(wǎng)絡(luò)時代帶來了經(jīng)濟(jì)活動的質(zhì)變,由工業(yè)文明的生產(chǎn)社會化進(jìn)入到信息文明的生產(chǎn)全球化。

第四章、秘書工作現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的研究現(xiàn)狀及見解

從現(xiàn)實(shí)情況來看，我國秘書隊(duì)伍現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的整體水平仍然不高。

一是觀念陳舊，思想不夠開放。一些秘書人員對現(xiàn)代化辦公的價值認(rèn)識不足，特別是年齡較大的秘書工作者，接受新事物比較慢，不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，對信息網(wǎng)絡(luò)表現(xiàn)冷淡，習(xí)慣于“文房四寶“等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察信息的意識。

二是一些單位信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低，使秘書人員沒有機(jī)會學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)。三是秘書人員缺乏良好的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識和相應(yīng)的培訓(xùn)。辦公的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化是與科學(xué)文化素養(yǎng)緊密相聯(lián)的，沒有一定的科技知識、文化基礎(chǔ)知識、計(jì)算機(jī)知識，沒有一定的外語水平，信息的獲取和應(yīng)用難以得到真正的提高。

有些秘書人員一見到信息技術(shù)設(shè)備就發(fā)怵，一看見英文就頭疼。知識的缺乏導(dǎo)致了思想和行動上的障礙，從而制約了其信息素養(yǎng)的提高。這說明，我國秘書工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，與信息時代的新任務(wù)對秘書素質(zhì)的要求很不相符，迫切要求我們必須努力提高秘書人才的個人素養(yǎng)。

網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能為社會的發(fā)展注入了新的活力，在這種新的形式下，秘書工作的內(nèi)容應(yīng)不斷拓展，秘書工作制度不斷完善，秘書意識不斷更新，秘書運(yùn)行機(jī)制不斷優(yōu)化。不管是經(jīng)驗(yàn)豐富的老秘書還是剛?cè)胄械男旅貢夹枰粩喔轮R，根據(jù)時代的需要強(qiáng)化技能。為了迎接網(wǎng)絡(luò)時代的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)與城市信息化目標(biāo)，秘書工作必須提升自身的職責(zé)，盡快推進(jìn)現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

第五章、現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化對秘書工作的影響

秘書辦公的自動化主要對秘書工作有三方面的影響，分別是，對文秘的影響，對日常工作的影響和對其他工作的影響。

在早期,大家認(rèn)為秘書工作就是諸如公文流傳、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、電子郵件等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理交換,其面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實(shí)今天看來,文秘應(yīng)該有更豐富的內(nèi)容和層面,更廣泛的用戶群,對網(wǎng)絡(luò)的依賴性更大。對于高層領(lǐng)導(dǎo)而言,秘書是決策支持系統(tǒng)；對于中層管理者而言,秘書是信息管理系統(tǒng)；對于普通辦公人員而言,文秘工作是事務(wù)處理系統(tǒng)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)將是文秘工作的前提，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是文秘工作的基礎(chǔ),秘書是利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人與機(jī)器、機(jī)器與機(jī)器以及人與人的交流的。

秘書的日常工作中,單位內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)、事務(wù)管理類的工作居多、計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使這類辦公變得更方便、更輕松。它的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在資源共享；節(jié)省資金；效率高三個方面。而對于一個企業(yè)而言,在一個普通的發(fā)文系統(tǒng)中,可以定制批閱流程,工作人員起草了發(fā)文以后,根據(jù)批閱流程,由相關(guān)人員批閱,最后交由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),如果同時配備了檔案管理系統(tǒng),對于需要進(jìn)行歸檔的文件,在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,還可自動進(jìn)行歸檔管理,整個事務(wù)處理過程非常有條理,從而避免了工作中人為地推諉和拖延,極大地利用網(wǎng)絡(luò)的高效率傳遞來提高辦公效率。

網(wǎng)絡(luò)改進(jìn)了內(nèi)部信息控制的可靠性和準(zhǔn)確性,內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)可以根據(jù)各個崗位設(shè)置資源存取權(quán)限,可以對郵件、數(shù)據(jù)加密,還可結(jié)合電子簽名技術(shù)等來確保辦公的安全可靠進(jìn)行。網(wǎng)絡(luò)使遠(yuǎn)程辦公成為可能,現(xiàn)在許多大型集團(tuán)性企業(yè)由于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,在各地建立分公司,或者由于銷售網(wǎng)絡(luò)的開拓,在各地建立銷售網(wǎng)點(diǎn),相互之間的辦公文件可以通過電子郵件傳送,商務(wù)會談也可以在網(wǎng)上進(jìn)行,這可以大量節(jié)省辦公費(fèi)用,大大提高工作效率。

秘書的職能中,除了日常事務(wù)管理、溝通協(xié)調(diào)外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領(lǐng)導(dǎo)的助手,除了練就扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底,還需要經(jīng)常進(jìn)行調(diào)查研究,掌握和本行業(yè)、本單位、本部門密切相關(guān)的前沿性、動態(tài)性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的決策過程中,提供高質(zhì)量、有價值的資料,真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

通常,依靠報(bào)紙、雜志、電視等手段獲得信息費(fèi)時費(fèi)力,效率很低,而計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融入,使得秘書調(diào)研工作的效率成倍提高。

首先,網(wǎng)絡(luò)的速度優(yōu)勢能為秘書調(diào)研提供第一手資料,秘書調(diào)研中常會遇到一些突發(fā)事件,需要趕寫緊急材料,這些工作的關(guān)鍵是充分占有材料,網(wǎng)絡(luò)無與匹敵的速度,能解“燃眉之急”。

其次,網(wǎng)絡(luò)集信息之大成,它的豐富信息是秘書調(diào)研的“資料庫”,需要某方面的信息,只需輸入關(guān)鍵字,即可搜索到與此相關(guān)的所有信息,秘書可以從中仔細(xì)挑選,下載打印,細(xì)細(xì)研究。

秘書可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調(diào)查研究,協(xié)助做好工作活動中的分析、判斷、預(yù)測,高節(jié)奏、高效率地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),更好地發(fā)揮助手作用。

第六章、秘書人員如何更好的應(yīng)用現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化

要讓秘書人員更好的應(yīng)用現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化的工作系統(tǒng)，正確運(yùn)用好辦公自動化,提高秘書工作水平,實(shí)現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化，需要從兩方面著手，上層的組織和秘書人員的適應(yīng)。

辦公自動化給秘書工作帶來如此大的沖擊和改革,那么,秘書工作在辦公自動化條件下的新情況、新特點(diǎn)及應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng),是我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考慮和研究的。秘書工作是辦公室行政工作中最常見、最普通的一類,對于秘書工作來說,推行辦公自動化還存在著一些誤解。

為了實(shí)現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化，應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃有步驟地從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度去組織這項(xiàng)工作。比如認(rèn)真實(shí)現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化操作，科學(xué)有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規(guī)范,嚴(yán)格規(guī)范秘書工作制度和程序；認(rèn)真分析工作中所需要的信息處理功能,分清輕重緩急,把有限的辦公自動化設(shè)備與軟件用在刀刃上,切實(shí)取得成效和經(jīng)驗(yàn)；要重視設(shè)備與軟件的購置,更要重視它們的使用與管理。

隨著辦公自動化進(jìn)程的推進(jìn),秘書人員的素質(zhì)需要不斷提高。除了在日常工作中不斷完善自己的專業(yè)知識,提高自己的業(yè)務(wù)技能,單位或部門還應(yīng)組織或培訓(xùn)秘書人員熟悉常用的現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及常用的辦公系統(tǒng)軟件,使秘書真正成為一個辦公自動化時代的行家里手,在辦公自動化環(huán)境中從容高效地處理業(yè)務(wù)工作。

辦公自動化的實(shí)現(xiàn)從方方面面對傳統(tǒng)秘書工作提出了挑戰(zhàn),處于轉(zhuǎn)型期的秘書人員應(yīng)努力適應(yīng)辦公自動化新環(huán)境。

首先,應(yīng)該從思想觀念上應(yīng)充分認(rèn)識到辦公自動化實(shí)現(xiàn)的必要性和長遠(yuǎn)功效。其次,應(yīng)落實(shí)到自己的行動上。秘書工作千頭萬緒,錯綜復(fù)雜,秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段,尤其要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),熟練使用辦公自動化軟件,以適應(yīng)新環(huán)境對秘書的新要求,充分發(fā)揮秘書職能;最后,要能逐漸地在日常工作中,把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動化手段相結(jié)合,真正提高工作效率。

秘書工作的現(xiàn)代化不是一朝一夕之功,是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術(shù)手段仍然拖沓不前、因循守舊,就會影響整個單位的工作和效益。

辦公自動化的實(shí)現(xiàn)