物業(yè)管理公司合同管理制度

合同管理制度第一節(jié)總則第一條為加強(qiáng)合同管理，減少失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合我公司的實(shí)際情況，制訂本制度。第二條公司各部門(mén)、各項(xiàng)目及下屬分公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同一律適用本制度。第三條合同管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，搞好合同管理，對(duì)于公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門(mén)必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽(yù)”為核心的合同管理工作。第二節(jié)合同的簽訂第四條簽訂合同，必須遵守國(guó)家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。第五條對(duì)外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人。法人委托人必須對(duì)本企業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)本職工作負(fù)責(zé)，在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。超越代理權(quán)限和非法委托人均無(wú)對(duì)外簽約，但經(jīng)總經(jīng)理特別授權(quán)并發(fā)給委托證明收的例外。第六條簽約人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況。包括：對(duì)方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營(yíng)權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對(duì)方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。做到既要考慮我公司的經(jīng)濟(jì)效益，又要考慮對(duì)方的條件和實(shí)際能力，防止上當(dāng)受騙，防止簽訂無(wú)效經(jīng)濟(jì)合同，確保所簽合同有效、有利。第七條簽訂合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償”的原則和“價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。第八條簽訂合同，如涉及公司內(nèi)部其他部門(mén)、項(xiàng)目的，應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商，統(tǒng)一平衡，然后簽約。第九條合同除即時(shí)清結(jié)者，一律采用書(shū)面格式，并必須采用統(tǒng)一的合同文本。第十條合同對(duì)方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體、文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問(wèn)題是：1.部首部分，注意寫(xiě)明供需雙方的全稱(chēng)、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)。2.正文部分，注意：產(chǎn)品名稱(chēng)應(yīng)具體寫(xiě)明標(biāo)的物、牌號(hào)、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、型號(hào)、規(guī)格、等級(jí)、花色、是否成套產(chǎn)品等；技術(shù)質(zhì)量要求要明確、具體；數(shù)量要明確計(jì)量單位、計(jì)量方法、正負(fù)尾差、合理稱(chēng)差及自然損耗率等；運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)負(fù)責(zé)應(yīng)具體明確；交（提）貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法應(yīng)明確；價(jià)金必須執(zhí)行現(xiàn)行的國(guó)家定價(jià)或國(guó)家指導(dǎo)價(jià)、市場(chǎng)調(diào)節(jié)價(jià)；違約責(zé)任有法定違約金的按規(guī)定寫(xiě)明，法律沒(méi)規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫(xiě)明約定的違約金數(shù)額、比例及計(jì)算方法。3.結(jié)尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章------公章或合同專(zhuān)用章，不得使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章；注明合同有效期限。第十一條簽訂合同，除合同履行地在我公司所在地外，簽約時(shí)應(yīng)力爭(zhēng)協(xié)議合同由我方所在區(qū)、縣人民法院管轄。第十二條簽訂購(gòu)貨合同應(yīng)以現(xiàn)貨為主，付款盡可能采用支票或托收承付。第十三條任何人對(duì)外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。第三節(jié)合同的審查批準(zhǔn)第十四條合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報(bào)總經(jīng)理審查批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。第十五條合同審批權(quán)限如下：1.各部門(mén)、各項(xiàng)目及下屬分公司對(duì)外簽訂的合同，按規(guī)定必須上報(bào)公司總經(jīng)理審查批準(zhǔn)。2..法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)對(duì)下列合同進(jìn)行審查：總經(jīng)理委托審查的合同；內(nèi)容復(fù)雜、較難掌握，各企業(yè)要求提供法律幫助的合同。法律顧問(wèn)主要負(fù)責(zé)審查合同條款、內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性、可行性，提出意見(jiàn)供決策部門(mén)參考。第十六條合同審查的要點(diǎn)是1.合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和本《制度》規(guī)定；當(dāng)事人的意思表示是否真實(shí)、一致，權(quán)利、義務(wù)是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。2.合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無(wú)誤。3.合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。第十七條根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)證、批準(zhǔn)，或報(bào)工商行政管理部門(mén)鑒證，或請(qǐng)公證處公證。第十八條合同的審批程序如下：1.申報(bào)。各企業(yè)的法人委托人在授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)外簽訂合同，應(yīng)事先填寫(xiě)“合同簽訂申請(qǐng)表”（一式二份），報(bào)總經(jīng)理審批的（凡先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意簽約的，簽約后需補(bǔ)辦手續(xù)），申請(qǐng)表應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)，隨同合同初稿及有關(guān)資料、附件等一并上報(bào)。2.審核。對(duì)送審的合同，應(yīng)按本《制度》規(guī)定的審批權(quán)限，由運(yùn)營(yíng)部、法律顧問(wèn)認(rèn)真審閱，必要時(shí)可報(bào)請(qǐng)上級(jí)公司相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查研究，將最后調(diào)研結(jié)果上報(bào)總經(jīng)理作為審批參考：批準(zhǔn)與不批準(zhǔn)；通知申報(bào)單位補(bǔ)報(bào)材料或進(jìn)一步談判。（應(yīng)提出談判的具體要求和注意事項(xiàng)）。總經(jīng)理在“申請(qǐng)表”上批寫(xiě)意見(jiàn)后，“申請(qǐng)表”一份及合同初稿留底，另一份“申請(qǐng)表”連同其他材料發(fā)還申請(qǐng)單位，由合同承辦人按批準(zhǔn)的意見(jiàn)辦理。上述審批程序，一般為1-2天。特殊情況，經(jīng)批準(zhǔn)或授權(quán)的可不受審批程序的約束。第四節(jié)合同的履行第十九條合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門(mén)、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行或全面履行。第二十條合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)經(jīng)雙方約定的合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒(méi)有約定或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。第二十一條各部門(mén)、各項(xiàng)目及下屬分公司負(fù)責(zé)人及簽約人應(yīng)隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理匯報(bào)。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。第五節(jié)合同的變更、解除第二十二條在合同履行過(guò)程中碰到困難的，各部門(mén)、各項(xiàng)目及下屬分公司首先應(yīng)盡一切努力克服困難的，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。第二十三條對(duì)方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。第二十四條變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司運(yùn)營(yíng)部辦理有關(guān)手續(xù)。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在達(dá)成合同變更、解除協(xié)議后，應(yīng)報(bào)運(yùn)營(yíng)部備案。第二十五條變更、解除合同，一律必需采用書(shū)面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律作廢。第二十六條變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。第二十七條因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免負(fù)責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書(shū)中明確規(guī)定。第二十八條以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。第六節(jié)合同糾紛的處理第二十九條合同在履行過(guò)程中如與對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。第三十條合同糾紛由簽約各部門(mén)、各項(xiàng)目及下屬分公司負(fù)責(zé)處理。涉及內(nèi)部幾個(gè)部門(mén)、項(xiàng)目及下屬分公司的，可以協(xié)商或由公司確定一個(gè)主負(fù)責(zé)人處理。簽約人對(duì)糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到到底。第三十一條處理合同糾紛的原則是：1.堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒(méi)規(guī)定的，以國(guó)家政策或合同條款為準(zhǔn)。2.以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護(hù)本企業(yè)合法權(quán)益，又不侵犯對(duì)方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓?zhuān)_(dá)成協(xié)議，解決糾紛。3.因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補(bǔ)救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。第三十二條各部門(mén)、各項(xiàng)目及下屬分公司在處理糾紛時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)溝通，積極主動(dòng)地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見(jiàn)，統(tǒng)一行動(dòng)，一致對(duì)外。第三十三條法律顧問(wèn)處理合同糾紛的范圍是：1.董事會(huì)、總經(jīng)理交辦的；2.經(jīng)各部門(mén)、各項(xiàng)目及下屬分公司處理解決不了的；3.其他應(yīng)由法律顧問(wèn)處理的。第三十四條提請(qǐng)?zhí)幚砗贤m紛的程序是：1.承辦人填寫(xiě)“合同糾紛申報(bào)表（一式二份），按本《制度》規(guī)定報(bào)批。2.審批單位可依據(jù)情況，在1天內(nèi)作出；由上級(jí)主管、法律顧問(wèn)、總經(jīng)理或董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)處理。3.法律顧問(wèn)對(duì)經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決或認(rèn)為有必要的合同糾紛，經(jīng)總經(jīng)理同意，可提交上級(jí)主管機(jī)關(guān)、仲裁部門(mén)或人民法院依法處理。第三十五條合同糾紛的提出，加上由我方與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠時(shí)間。第三十六條凡由法律顧問(wèn)處理的合同糾紛，有關(guān)各項(xiàng)目、部門(mén)、分公司必須主動(dòng)提供下列證據(jù)材料（原件或影印件）：1.合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關(guān)的附件、文書(shū)、電報(bào)、圖表等；2.送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)憑證；3.貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財(cái)務(wù)賬目；4.產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報(bào)告；5.有關(guān)違約的證據(jù)材料；6.其他與處理糾紛有關(guān)的材料。第三十七條對(duì)于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的，應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專(zhuān)用章。第三十八條各部門(mén)、各項(xiàng)目及下屬分公司對(duì)雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū)，上級(jí)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書(shū)、仲裁書(shū)，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關(guān)的部門(mén)收?qǐng)?zhí)，各部門(mén)應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)該文書(shū)執(zhí)行的了解或履行。對(duì)于對(duì)方當(dāng)事人在規(guī)定期限屆滿時(shí)沒(méi)有執(zhí)行上述文書(shū)中有關(guān)規(guī)定的，承辦人應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理和法律顧問(wèn)匯報(bào)。第三十九條對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書(shū)、仲裁決定書(shū)或判決書(shū)的，由法律顧問(wèn)配合各項(xiàng)目、部門(mén)、分公司向人民法院申請(qǐng)執(zhí)行。第四十條在向人民法院提交申請(qǐng)執(zhí)行書(shū)之前，有關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真檢查對(duì)方的執(zhí)行情況，防止差錯(cuò)。執(zhí)行中若達(dá)成和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書(shū)并按協(xié)議書(shū)規(guī)定辦理。第四十一條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備查考。第七節(jié)合同的管理第四十二條本公司對(duì)合同實(shí)行二級(jí)管理、專(zhuān)業(yè)歸口制度，法人委托書(shū)制度，公章、法人專(zhuān)用章制度及基礎(chǔ)管理制度。第四十三條本公司經(jīng)濟(jì)合同的二級(jí)管理具體是：公司由總經(jīng)理總負(fù)責(zé)，分管經(jīng)理具體負(fù)責(zé)，歸口管理部門(mén)為法律顧問(wèn)室。各部門(mén)、各項(xiàng)目及下屬分公司一級(jí)由項(xiàng)目經(jīng)理、副經(jīng)理、部門(mén)主管負(fù)責(zé)，歸口管理人為運(yùn)營(yíng)部合同檔案管理專(zhuān)員；各法人委托人具體負(fù)責(zé)各自授權(quán)范圍的合同簽訂、履行工作。第四十四條在總經(jīng)理的監(jiān)督管理下：公司主管小區(qū)物業(yè)的分管經(jīng)理負(fù)責(zé)審核物業(yè)服務(wù)合同。公司主管前期的分管經(jīng)理負(fù)責(zé)審核前期預(yù)算及合同。公司主管采購(gòu)的分管經(jīng)理負(fù)責(zé)審核供貨采購(gòu)方面的引進(jìn)、合資、合作合同。公司主管工程的分管經(jīng)理負(fù)責(zé)審核房地產(chǎn)、建設(shè)合同、物業(yè)工程合同。第四十五條法律顧問(wèn)室的主要職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)檢查各類(lèi)合同的合法性，實(shí)行法律監(jiān)督；對(duì)公司審批或簽訂的合同負(fù)責(zé)把關(guān)，對(duì)審批的合同負(fù)責(zé)抽查，提供法律幫助；2.負(fù)責(zé)對(duì)法人委托人和有關(guān)人員進(jìn)行法律培訓(xùn)、考試、提高法人委托人的法律素質(zhì)；3.負(fù)責(zé)考評(píng)各企業(yè)的合同管理工作，總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高合同管理水平；4.配合各企業(yè)辦理合同的報(bào)批、見(jiàn)證、鑒證和公證等事項(xiàng)；5.配合各企業(yè)處理合同糾紛；6.參與特定合同的審核等工作。第四十六條運(yùn)營(yíng)部的主要職責(zé)：1.負(fù)責(zé)管理本公司簽訂的合同檔案；2.負(fù)責(zé)審查本公司簽訂的合同的合法性、完整性和可行性；對(duì)須報(bào)請(qǐng)公司或上級(jí)主管機(jī)關(guān)審批、見(jiàn)證、簽證或公證的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出初步意見(jiàn)；3.根據(jù)法律及本《制度》的規(guī)定，制定本企業(yè)合同管理的實(shí)施細(xì)則及流程，采取切實(shí)措施，搞好合同管理工作；4.負(fù)責(zé)協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)、法律顧問(wèn)處理本公司合同糾紛；對(duì)合同資料的匯總、分類(lèi)、歸檔、保管及合同臺(tái)帳的設(shè)立、統(tǒng)計(jì)、上報(bào)等基礎(chǔ)管理工作。第四十七條法人委托人的主要職責(zé)是：1.在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)參與談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；2.負(fù)責(zé)所簽合同的草擬及項(xiàng)目上報(bào)合同文本的初審工作；3.對(duì)報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，辦理申報(bào)手續(xù)，提出本人意見(jiàn)；4.對(duì)所簽合同的全面履行具體監(jiān)督，履行中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)立即上報(bào)、并協(xié)助項(xiàng)目積極想辦法解決，對(duì)發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)協(xié)助有關(guān)部門(mén)處理好；5.負(fù)責(zé)保管好本人所簽合同的一切資料；合同簽訂完畢后應(yīng)立即將資料報(bào)財(cái)務(wù)、檔案室歸檔、運(yùn)營(yíng)部。第四十八條凡具備下列條件的，可以發(fā)給法人委托證書(shū)：1.政治思想好。能自覺(jué)遵守國(guó)家的法律政策，遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度；能拒腐蝕，不貪污賄，不假公濟(jì)私、損公肥私。2.業(yè)務(wù)工作好。熟悉本職工作，能夠良好地完成本人的業(yè)務(wù)工作，并以公司利益為重，擇優(yōu)簽約，嚴(yán)格履約，節(jié)約資金，增加收益，取得一定成績(jī)，無(wú)遺留問(wèn)題。3.法律意識(shí)強(qiáng)。對(duì)《合同法》等經(jīng)濟(jì)法規(guī)認(rèn)真學(xué)習(xí)，初步掌握并能運(yùn)用有關(guān)法規(guī)。第四十九條公司根據(jù)各部門(mén)、項(xiàng)目和下屬公司實(shí)際情況，決定法人委托人的設(shè)置及數(shù)額，具體人選由本公司負(fù)責(zé)人確定。第五十條法人委托書(shū)于每年終重新審核一次。審核的主要內(nèi)容是：法人委托人在本年度的工作、學(xué)習(xí)及思想情況，取得什么成績(jī)，發(fā)生什么問(wèn)題，有無(wú)違紀(jì)行為等。審核后，法定代表人可根據(jù)情況分別作出：維持授權(quán)范圍、變更授權(quán)范圍、撤銷(xiāo)授權(quán)及吊銷(xiāo)法人委托書(shū)等決定。第五十一條法人委托證書(shū)應(yīng)妥善保管，防止遺失。不準(zhǔn)將法人委托證書(shū)轉(zhuǎn)借他人或用作其他證明，否則，除吊銷(xiāo)其法人委托證書(shū)外，還要追究相應(yīng)的責(zé)任。第五十二條法人委托人工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)向所在企業(yè)公司交銷(xiāo)其法人委托證書(shū)。第五十三條簽訂合同法人章、公司專(zhuān)用章制度。公司各部門(mén)、項(xiàng)目及下屬公司對(duì)外簽訂合同，對(duì)方當(dāng)事人在合同上所加蓋的印章嚴(yán)格把關(guān)，除企業(yè)的公章外，一律使用合同專(zhuān)用章，其他印章一律不準(zhǔn)代替使用。否則，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕辦理結(jié)算手續(xù)，由此所引起的責(zé)任由有關(guān)人員承擔(dān)，情節(jié)嚴(yán)重者予以處罰。第五十四條法人章、公章由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一刻制、編號(hào)、保管；嚴(yán)禁任何人私自刻制、使用。各部門(mén)、項(xiàng)目、下屬公司使用時(shí)請(qǐng)?zhí)崆霸谡?qǐng)章登記表上登記并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可使用。第五十五條法人章、公章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)的范圍使用，不準(zhǔn)混用、代用或借用。第五十六條法人章、公章應(yīng)妥善保管，若有遺失，除立即登報(bào)聲明作廢外，還要追究有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。第五十七條公司各部門(mén)、項(xiàng)目、下屬公司都必須認(rèn)真做好合同檔案管理和基礎(chǔ)工作。具體如下：1.建立合同檔案。每一份合同都必須有一個(gè)編號(hào)，不得重復(fù)或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書(shū)、電傳等），均應(yīng)妥善保管。2.建立合同管理臺(tái)帳。應(yīng)根據(jù)合同的不同種類(lèi)，建立合同的分類(lèi)臺(tái)帳和總臺(tái)帳。必須設(shè)一個(gè)總臺(tái)帳。其主要內(nèi)容包括：序號(hào)、合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、合同單位、合同期限、合同標(biāo)的、合同金額、履行情況及備注等。臺(tái)帳應(yīng)逐日填寫(xiě)，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。本制度自下發(fā)之日起生效行，望各部門(mén)、各項(xiàng)目嚴(yán)格照此執(zhí)行。合同簽訂審批流程一、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出簽署合同要求，同時(shí)擬定相關(guān)合同文本，有固定范本需使用固定格式。二、與合同相對(duì)人對(duì)合同標(biāo)的物進(jìn)行價(jià)格談判，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、分管經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)服務(wù)部、生態(tài)公司預(yù)算或結(jié)算人員均要參加，我方參與談判人員不得少于三人，最后價(jià)格才可以生效，否則視為無(wú)效價(jià)格談判。三、合同中要將所要完成的合同標(biāo)的寫(xiě)清楚，相關(guān)法律條文符合法律要求，律師將對(duì)相關(guān)法律條款進(jìn)行審核。四、對(duì)合同相對(duì)人進(jìn)行資格審核，需提供：法人委托書(shū)（如需要委托人）營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本復(fù)印件稅務(wù)登記證組織機(jī)構(gòu)代碼證身份證與業(yè)務(wù)相關(guān)的資質(zhì)。以上2、3、4項(xiàng)均在有效期內(nèi)并復(fù)印三份加蓋公章，法人委托書(shū)還需要加蓋法人章。五、合同內(nèi)容中要求提供的附件或者相關(guān)附加合同生效文件的均需要完備，否則視為無(wú)效合同。六、簽署合同審批表（后附樣表），逐空填寫(xiě)，不得漏項(xiàng)，無(wú)法填寫(xiě)空格請(qǐng)予以說(shuō)明，確實(shí)無(wú)法填寫(xiě)的，可以勾去。工程合同、加工承攬合同在簽訂合同同時(shí)還需簽署廉政、安全及相關(guān)協(xié)議書(shū)。七、履行合同相關(guān)內(nèi)容。八、完成合同要求工作內(nèi)容后，出具合同結(jié)算書(shū)，填寫(xiě)合同結(jié)算表（后附樣表），逐空填寫(xiě)，不得漏項(xiàng)，簽署結(jié)算協(xié)議。九、質(zhì)保到期，驗(yàn)收合格后，出具質(zhì)保到期驗(yàn)收單。(以上審批流程見(jiàn)附表、詳圖)用款申請(qǐng)表填寫(xiě)說(shuō)明一、對(duì)所有簽署合同的款項(xiàng)均需要填寫(xiě)用款申請(qǐng)表。二、申請(qǐng)撥款金額均要嚴(yán)格按照合同要求及實(shí)際工作量的多少?zèng)Q定，多申請(qǐng)視為無(wú)效申請(qǐng)，退回重寫(xiě)。三、用款申請(qǐng)表要逐空填寫(xiě)，不得漏項(xiàng)，無(wú)法填寫(xiě)空格請(qǐng)予以說(shuō)明，確實(shí)無(wú)法填寫(xiě)的，可以勾去。同時(shí)后附合格發(fā)票，并且用款申請(qǐng)表中的經(jīng)辦人及請(qǐng)款部門(mén)負(fù)責(zé)人也須在發(fā)票后簽字。四、工程或相關(guān)業(yè)務(wù)完成后，須出具相關(guān)驗(yàn)收合格報(bào)告及簽署結(jié)算協(xié)議方可支付扣除質(zhì)保后結(jié)算額。五、質(zhì)保到期驗(yàn)收合格，出具質(zhì)保到期驗(yàn)收單后，可申請(qǐng)支付質(zhì)保金。供貨商評(píng)審控制流程目的對(duì)提供產(chǎn)品或服務(wù)的供貨商進(jìn)行評(píng)價(jià)與選擇，確保供貨商所提供的產(chǎn)品質(zhì)量。范圍提供價(jià)款在2000元以上的材料、物品和服務(wù)的供貨商的評(píng)價(jià)、選擇及控制。職責(zé)3.1公司各項(xiàng)目/部門(mén)負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)供方的選擇，并對(duì)其進(jìn)行定期的評(píng)價(jià)，確保合格。3.2公司運(yùn)營(yíng)部協(xié)同上級(jí)公司相關(guān)部門(mén)人員及各項(xiàng)目/部門(mén)共同對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)供方進(jìn)行選定，并將評(píng)價(jià)結(jié)果和選擇結(jié)果上報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際情況擬定合同條款。3.3公司各項(xiàng)目對(duì)供方的的選定和評(píng)價(jià)結(jié)果須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理及主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。定義無(wú)方法及過(guò)程控制5.1選擇供方5.1.1公司對(duì)影響物品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量且符合以下條件的供方必須在評(píng)價(jià)后，方可由其為公司或顧客提供物品或服務(wù)。5.1.2供方作為正式的法人，條件符合以下條件之一的，應(yīng)參加我司的選擇評(píng)價(jià)和復(fù)評(píng)：提供物品/服務(wù)覆蓋我司管理范圍的30%以上；提供物品/服務(wù)的金額超過(guò)2000元/次；提供物品/服務(wù)的次數(shù)在10次以上/年。5.1.3根據(jù)供方提供物品/服務(wù)對(duì)質(zhì)量的影響程度，應(yīng)從以下幾個(gè)方面有選擇的進(jìn)行評(píng)價(jià)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、經(jīng)營(yíng)許可證的具備條件；了解社會(huì)及其它客戶(hù)對(duì)其能力的評(píng)價(jià)及后續(xù)服務(wù)的反映；內(nèi)部管理情況（同等條件下優(yōu)先選擇ISO9001認(rèn)證的供方）；現(xiàn)