第八章 檔案檢索

課程教學(xué)PPT單擊此處添加標(biāo)題文字第八章檔案檢索第一節(jié)檔案著錄教學(xué)目標(biāo)1．了解檔案著錄的定義，熟悉檔案著錄項(xiàng)目。2.熟悉檔案著錄標(biāo)識(shí)符號(hào)及細(xì)則3.掌握檔案著錄格式。4.能夠準(zhǔn)確地分析文件的內(nèi)容與形式特征，并對(duì)文件進(jìn)行著錄教學(xué)重點(diǎn)1.熟悉檔案著錄項(xiàng)目2.熟悉檔案標(biāo)識(shí)符號(hào)教學(xué)難點(diǎn)：掌握檔案著錄格式一、檔案著錄項(xiàng)目及其內(nèi)容1.題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)2.稿本與文種項(xiàng)

3.密級(jí)與保管期限項(xiàng)4.時(shí)間項(xiàng)

5.載體形態(tài)項(xiàng)

6.附注與提要項(xiàng)

7.排檢與編號(hào)項(xiàng).題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)該項(xiàng)包括正題名、并列題名、副題名及說(shuō)明題名文字、文件編號(hào)、責(zé)任者、附件六個(gè)單元。（1）正題名。是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的標(biāo)題。（2）并列題名。它是以第二種語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的與正題名對(duì)照并列的題名。（3）副題名及說(shuō)明題名文字。副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。說(shuō)明題名文字指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說(shuō)明文字。（4）文件編號(hào)。包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類(lèi)文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。（5）責(zé)任者。也稱(chēng)作者，指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體會(huì)個(gè)人。（6）附件。指文件正文之后的附加材料排檢與編號(hào)項(xiàng)該項(xiàng)包括分類(lèi)號(hào)、檔案館代號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞六個(gè)單元。在這些著錄項(xiàng)目中，題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、附注項(xiàng)，排檢與編號(hào)項(xiàng)中的檔案館代號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)反映的是檔案形式的特征；提要、分類(lèi)號(hào)、主題詞與關(guān)鍵詞反映的是檔案的內(nèi)容特征。其中，正題名、責(zé)任者、時(shí)間、分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞為必要著錄項(xiàng)目，其余為選擇著錄項(xiàng)目。二、檔案著錄標(biāo)識(shí)符號(hào)

幾點(diǎn)說(shuō)明：■除了“題名與責(zé)任者項(xiàng)”、“排檢與編號(hào)項(xiàng)”之外，各項(xiàng)目連續(xù)著錄時(shí)，其前均冠以“.—”號(hào)，如遇回行不可省略，但各項(xiàng)目另起段落著錄時(shí)可省略。■標(biāo)識(shí)符“.—”占兩個(gè)格，回行時(shí)不宜拆開(kāi)；其他標(biāo)識(shí)符只占一格。■當(dāng)某一項(xiàng)目缺少第一小項(xiàng)時(shí)，應(yīng)將現(xiàn)在位于首位的小項(xiàng)的原規(guī)定的標(biāo)識(shí)符改為標(biāo)識(shí)符“.—”?！龈髦涰?xiàng)目及單元所使用的標(biāo)識(shí)符，除“，”和“.”只在后面空一格外，其他規(guī)定使用的標(biāo)識(shí)符均在前后格空一格。■凡重復(fù)著錄一個(gè)項(xiàng)目或單元時(shí)，其標(biāo)識(shí)符也需要重復(fù)。不著錄的項(xiàng)目或單元，其標(biāo)識(shí)符連同該單元一并省略著錄格式1.段落符號(hào)式條目格式段落符號(hào)式條目格式將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落。第一段落中分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號(hào)、縮微號(hào)分別置于條目右上角第一、二行，電子文檔號(hào)置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號(hào)齊頭處依次著錄題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)，密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)，回行時(shí)，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時(shí)與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞或關(guān)鍵詞，各詞之間空一格。表格式條目格式表格式是指將著錄項(xiàng)目名稱(chēng)及填寫(xiě)位置印制成表格的條目式，這種表格式直觀，易于掌握，但每一著錄項(xiàng)目的字?jǐn)?shù)受表格大小的限制。實(shí)際工作需要使用表格式條目時(shí)，其著錄項(xiàng)目應(yīng)與段落符號(hào)式的條目格式相同，其排列順序可參照段落符號(hào)式的條目格式。著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次

必要項(xiàng)目：正題名、第一責(zé)任者、時(shí)間、分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞。選擇項(xiàng)目：并列題、名副題名及說(shuō)明題目文字、文件編號(hào)、載體類(lèi)型標(biāo)識(shí)、其他責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、載體形態(tài)、叢編、附注、提要、檔案館（室）號(hào)。詳細(xì)級(jí)次是指著錄項(xiàng)目除必要項(xiàng)目，還著錄部分或者全部選擇項(xiàng)目的。簡(jiǎn)要級(jí)次是指僅著錄必要項(xiàng)目的。1.確定題名與責(zé)任者說(shuō)明項(xiàng)2.確定稿本與文種項(xiàng)3.確定密級(jí)與保管期限項(xiàng)4.確定時(shí)間項(xiàng)5.確定載體形態(tài)項(xiàng)6.確定附注與提要項(xiàng)7.確定排檢與編號(hào)項(xiàng)8.進(jìn)行著錄1--05B06020210-3-25-305-15關(guān)于創(chuàng)新集團(tuán)成立人力資源部的決定：創(chuàng)人字〔2012〕1號(hào)/人力資源與個(gè)人發(fā)展部+創(chuàng)新集團(tuán)人力資源部職責(zé)及權(quán)限.—正本：決定.—內(nèi)部：永久.—20070412.—1頁(yè)：210mmX297mm決定成立創(chuàng)新集團(tuán)人力資源部，同時(shí)任命韓××為創(chuàng)新集團(tuán)綜合辦主任兼人力資源部經(jīng)理，并規(guī)定了創(chuàng)新集團(tuán)人力資源部職責(zé)及權(quán)限集團(tuán)資源決定第八章檔案檢索第二節(jié)檔案檢索工具的編制教學(xué)目標(biāo)1．了解檔案檢索工具的職能，熟悉檔案檢索工具的種類(lèi)2.掌握查全率和漏檢率、查準(zhǔn)率和誤檢率。3.掌握案卷目錄的編制方法。4.熟悉其他幾種檢索工具的編制方法。

教學(xué)重點(diǎn)掌握案卷目錄的編制方法掌握查全率和漏檢率、查準(zhǔn)率和誤檢率

教學(xué)難點(diǎn)：熟悉和掌握檢索工具的編制方法。

一、檔案檢索工具的職能檔案檢索工具具有存儲(chǔ)和檢索兩大職能。存儲(chǔ)，即將檔案文件有關(guān)特征著錄下來(lái)，按照一定順序加以排列或進(jìn)行客觀地描述，以二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)的形式將檔案信息集中起來(lái)。檢索，即向利用者提供查找檔案的線索，供利用者了解和查找檔案時(shí)使用。檔案信息存儲(chǔ)是檢索的基礎(chǔ)與前提，查檢是信息存儲(chǔ)的應(yīng)用與反饋。三、衡量檢索工具的標(biāo)準(zhǔn)

1.查全率和漏檢率：查全率=檢出的相關(guān)檔案數(shù)量/全部相關(guān)檔案數(shù)量×100%漏檢率=未檢出的相關(guān)檔案數(shù)量/全部相關(guān)檔案數(shù)量×100%2.查準(zhǔn)率和誤檢率查準(zhǔn)率=檢出的相關(guān)檔案數(shù)量/檢出的全部結(jié)果數(shù)量×100%誤檢率=檢出的無(wú)關(guān)檔案數(shù)量/檢出的全部結(jié)果數(shù)量×100%四、常用檢索工具的編制1.館藏性檔案檢索工具的編制館藏性檔案檢索工具有案卷目錄、案卷文件目錄和全宗目錄。（1）案卷目錄。是將一個(gè)全宗內(nèi)同類(lèi)和相關(guān)文件按時(shí)間、按問(wèn)題組合成卷，然后擬定案卷標(biāo)題，以標(biāo)題為單位，將該全宗內(nèi)所有案卷標(biāo)題按時(shí)間順序排列組合而成。案卷目錄是檔案館（室）最基本，也是最常見(jiàn)的一種檢索工具?！鲰樞蛱?hào)、案卷號(hào)。■提名（案卷標(biāo)題）?！銎鹬鼓暝氯眨甓龋＜窗妇韮?nèi)文件所屬的年份，應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)最早的文件日期和最遲的文件日期?！鰞?cè)數(shù)。■保管期限?！鰝渥?。2.查檢性檔案檢索工具的編制

（1）分類(lèi)目錄。是一種簡(jiǎn)明扼要的卡片式的查找性檢索工具。主要以卡片的形式編制，編制時(shí)一般以案卷為單位，即一卷一卡，也可以件為單位，即一件一卡。其編制步驟如下：1）填卡。按《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定，把有關(guān)內(nèi)容分成條目格式著錄在卡片上。2）排列。如果檔案室保存的有不同時(shí)期的檔案，應(yīng)首先按時(shí)期分開(kāi)，反應(yīng)同一時(shí)期內(nèi)容的卡片要排列在一起，然后，在每一時(shí)期內(nèi)，依據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》的體系，把格卡片按大類(lèi)、屬類(lèi)依次排列；在每一類(lèi)內(nèi)，再按年度、級(jí)別、作者、時(shí)間或地區(qū)等排列。3）設(shè)置指引卡（也稱(chēng)導(dǎo)卡）。主題目錄是將文件或案卷的主題詞按字順排列而成的一種檢索工具。其優(yōu)點(diǎn)是專(zhuān)指性強(qiáng)，查找方便，查準(zhǔn)率高，尤其計(jì)算機(jī)檢索。主題目錄的編制必須以《中國(guó)檔案主題詞表》為依據(jù)，手工檢索的主題目錄大多以卡片形式編制。主題卡片目錄的編制步驟是：1）編制條目，一般是一文一卡，將該文件的主題詞按一定的順序著錄在卡片上，形成一個(gè)條目。如果一份文件有兩個(gè)主題，就需填寫(xiě)兩張卡片。2）排列。主題卡片目錄按照字順排列，字順包括漢語(yǔ)拼音、部首、筆畫(huà)等。人名索引是將檔案中涉及人名及其簡(jiǎn)要情況著錄下來(lái)，集中排列并指明檔案位置的檢索工具。排列方法是按照人明星似的筆畫(huà)筆順安排的，具有編制簡(jiǎn)單、查找方便的特點(diǎn)。人名索引可分為綜合性和專(zhuān)題性?xún)煞N。1）綜合性人名索引。是將檔案館（室）中所有檔案所涉及的所有人名都編成目錄索引2）專(zhuān)題性人名索引。專(zhuān)題人名索引是將室藏檔案中涉及某一專(zhuān)題內(nèi)容的人名編成目錄索引3.報(bào)道性檔案檢索工具的編制全宗指南是介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。全宗指南的內(nèi)容包括三部分：（1）立檔單位的歷史概況。主要介紹立檔單位的名稱(chēng)、隸屬關(guān)系、性質(zhì)、任務(wù)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、主要