第四節(jié)　辦公設(shè)備使用禮儀

秘書禮儀課程教案（第五章）授課題目第四節(jié)辦公室設(shè)備的使用禮儀課時(shí)安排1教學(xué)目標(biāo)了解使用公用電腦的禮儀、使用復(fù)印機(jī)的禮儀、使用傳真機(jī)的禮儀，掌握收發(fā)傳真的禮儀。教學(xué)重點(diǎn)收發(fā)傳真的禮儀教學(xué)難點(diǎn)發(fā)傳真的禮儀授課類型理論、討論教學(xué)方式講授、討論教學(xué)資源多媒體教學(xué)基本內(nèi)容與教學(xué)設(shè)計(jì)一、使用公用電腦的禮儀1．工作優(yōu)先原則2．公用電腦要注意保養(yǎng)3．合理使用公用電腦4．出現(xiàn)故障要及時(shí)聲明5．不要把公司電腦當(dāng)做娛樂(lè)工具6．注意文件的保密，不經(jīng)過(guò)允許，不私下查看別人的東西二、使用復(fù)印機(jī)的禮儀1．遵循先來(lái)后到的原則2．不復(fù)印私人資料3．認(rèn)真處理?yè)Q碳粉和卡紙問(wèn)題4．注意保留好原件5．自覺(jué)登記三、使用傳真機(jī)的禮儀1.遵循先來(lái)后到的原則2.不發(fā)私人傳真稿件3.及時(shí)更換傳真紙、認(rèn)真處理傳真機(jī)故障四、收發(fā)傳真的禮儀1．發(fā)傳真的禮儀（1）發(fā)送傳真前應(yīng)通過(guò)電話確認(rèn)對(duì)方是否方便接受傳真，尤其是對(duì)方傳真機(jī)為公用或手動(dòng)設(shè)置的傳真機(jī)時(shí)，發(fā)傳真前打電話確認(rèn)就顯得更為必要。（2）發(fā)送傳真時(shí)為方便接收者準(zhǔn)確接收，應(yīng)制作傳真件的封面，或在傳真資料上注意接收單位、部門和接收者的名稱。（3）傳真件的文件不可太長(zhǎng)，通常應(yīng)控制在10頁(yè)以內(nèi)，太長(zhǎng)的文檔應(yīng)選擇其他的發(fā)送途徑，如郵寄、電子文檔等。（4）機(jī)密文件的發(fā)送不宜使用公用傳真機(jī)。（5）傳真信件要注意格式、稱呼和敬語(yǔ)，信尾還應(yīng)有簽名。（6）傳送完畢要確認(rèn)。打電話給對(duì)方，確定他們是否收到、收齊。（7）傳真機(jī)使用完畢要登記。2．收傳真的禮儀（1）對(duì)方要發(fā)傳真時(shí)，應(yīng)及時(shí)的給予傳真信號(hào)。（2）接到傳真后應(yīng)立即辦理，以防誤事。秘書收到的傳真，應(yīng)作如下的處理：1）認(rèn)真閱讀傳真件，判斷是否應(yīng)由上司處理。2）對(duì)傳真件按待批件、待閱件，緊急件、不緊急件進(jìn)行分類，并寫明文件摘要，便于上司批閱。3）將上司批示意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)，呈送給相關(guān)部門，必要的時(shí)要進(jìn)行追蹤，以獲得反饋結(jié)果。4）對(duì)重要傳真件要進(jìn)行整理存檔。5）傳真內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出。課內(nèi)練習(xí)模擬發(fā)傳真和收傳真的禮儀課后作業(yè)1．使用公用電腦的禮儀2．使用復(fù)印機(jī)的禮儀3．使用傳真機(jī)的禮儀4．小李是某公司總經(jīng)理辦公室的秘書。這天她收到貴州客戶南方公司總部發(fā)來(lái)的傳真，說(shuō)有三位同事到要到上海，請(qǐng)幫助安排接機(jī)并預(yù)訂賓館。小李向總經(jīng)理匯報(bào)后，總經(jīng)理讓她處理這件事，小李辦理完畢后馬上用傳真回復(fù)對(duì)方都安排妥當(dāng)。此后，她又多次發(fā)傳真與對(duì)方聯(lián)系，落實(shí)相關(guān)事宜。在這次接待過(guò)程中，小李熱情周到，客人很滿意。客人離滬后，小李整理出這次接待過(guò)程