《計算機應用基礎》課件-4.1 工作表操作和數(shù)據(jù)錄入技巧

4.1工作表操作和數(shù)據(jù)錄入技巧（開頭）大家好，今天我們一起學習工作表操作和數(shù)據(jù)錄入技巧。計算機應用基礎計算機應用基礎我們知道，一般情況下，公司會對新入職員工進行培訓，新員工入職培訓工作表操作和數(shù)據(jù)錄入技巧在培訓中，需要記錄培訓考勤、培訓成績等基本信息。新員工入職培訓培訓考勤培訓成績用于記錄這些信息的表格，我們可以使用Excel制作，Excel表格例如現(xiàn)在看到的新員工培訓登記表，包括員工編號、姓名、性別、部門、課時簽到情況、培訓課程成績等等。新員工培訓登記表姓名編號部門性別課程成績簽到情況通過在Excel里設置格式，使表格信息看起來更清晰。我們還可以進行打印設置，把表格打印出來，方便新員工簽到。設置格式使表格信息更清晰打印設置把表格打印出來下面，我們一起動手完成簽到表和成績表吧，主要包括四個任務，分別是建立簽到表、建立成績表、設置簽到表格式與打印簽到表。01建立簽到表02建立成績表03設置簽到表格式04打印簽到表簽到表、成績表建立簽到表簽到表包括表名、制表時間、標題行，以及員工編號、姓名、性別、部門等基本數(shù)據(jù)。主要步驟有：建立簽到表表名標題行員工姓名員工部門制表時間員工編號員工性別1.啟動Excel2016。2.新建空白工作簿，單擊快速訪問工具欄中的【保存】按鈕，選擇工作簿文件的保存位置，輸入文件名“新員工培訓登記表”，之后單擊【保存】按鈕。啟動Excel2016新建空白工作簿單擊【保存】按鈕選擇工作簿保存位置輸入“新員工培訓登記表”3.雙擊工作表“Sheet1”標簽，重命名為“簽到表”。4.在簽到表中輸入表名、制表時間、標題行。1）單擊A1單元格，輸入表名“新員工培訓簽到表”。2）單擊A2單元格，輸入“制表時間：2023-2-20”。3）單擊A4單元格，輸入“員工編號”。雙擊標簽“Sheet1”，命名為“簽到表”表名制表時間標題行A1單元格,表名“新員工培訓簽到表”A2單元格，輸入“制表時間：2023-2-20”A4單元格，輸入“員工編號”然后，使用【Tab】鍵依次選中B4、C4、D4……J4單元格，分別輸入“員工編號”、“姓名”、“性別”、“部門”、“第1次課”員工編號性別第1次課姓名部門【Tab】鍵依次選中B4、C4、D4……J4單元格4）使用自動填充輸入“第2次課”、“第3次課”、“第4次課”、“第5次課”。若輸入的數(shù)據(jù)是有規(guī)律的、有序的，如在一行或一列單元格中錄入相同的數(shù)據(jù)，或輸入1、2、3……，星期一、星期二……星期日等連續(xù)變化的系列數(shù)據(jù)時，則使用Excel2016中提供的自動填充功能，提高工作效率。使用自動填充輸入“第2次課”、“第3次課”、“第4次課”、“第5次課”若輸入的數(shù)據(jù)是有規(guī)律的、有序的，如在一行或一列單元格中錄入相同的數(shù)據(jù)，或輸入1、2、3……，星期一、星期二……星期日等連續(xù)變化的系列數(shù)據(jù)時，則使用Excel2016中提供的自動填充功能，提高工作效率。鼠標移動到E4單元格的右下角，形狀變?yōu)楹谏氖中?，按住鼠標左鍵，沿行方向拖動到，松開鼠標左鍵。5.輸入簽到表中的基本數(shù)據(jù)，包括員工編號、姓名、性別、部門。E4單元格右下角形狀變?yōu)楹谏中脱匦蟹较蛲蟿虞斎牖緮?shù)據(jù)，員工編號、姓名、性別、部門“員工編號”列的數(shù)據(jù)呈規(guī)律性變化，從3001到3022，數(shù)據(jù)呈規(guī)律性變化那么首先在A5單元格輸入3001，再使用自動填充。因簽到表中的性別僅有男、女兩類，為防止輸入其他數(shù)據(jù)，可以使用功能區(qū)選項卡“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)驗證”命令加以限制。A5單元格輸入3001使用自動填充表中性別僅有男、女兩類【數(shù)據(jù)】【數(shù)據(jù)驗證】命令先選擇C5:C26單元格，單擊【數(shù)據(jù)】【數(shù)據(jù)驗證】命令，打開【數(shù)據(jù)驗證】對話框，設置【允許】列表框和【來源】列表框，“男”和“女”用英文逗號分隔。C5:C26單元格【數(shù)據(jù)】【數(shù)據(jù)驗證】命令【數(shù)據(jù)驗證】對話框設置【允許】和【來源】列表框“男”和“女”用英文逗號分隔完成數(shù)據(jù)驗證設置后，單擊C5單元格，單擊單元格右側(cè)的下拉箭頭，將出現(xiàn)下拉列表框，，在其中選擇相應的性別。其他員工的性別輸入以此類推。C5單元格右側(cè)下拉箭頭下拉列表框，選擇相應性別其他員工性別輸入以此類推建立成績表員工編號姓名培訓課程名稱姓名部門選定簽到表，單擊工作表底部的加號按鈕，在其右邊插入一個新工作表，雙擊該工作表標簽，將其重命名為“成績表”。2.在成績表中輸入表名、標題行與基本數(shù)據(jù)。簽到表底部加號按鈕，插入新工作表雙擊標簽“Sheet1”，命名為“成績表”表名標題行基本數(shù)據(jù)3.美化成績表,首先，套用表格格式。選擇A3:G25單元格區(qū)域，單擊【開始】【套用表格格式】命令，選擇【淺色】的第二行第二列“藍色，表樣式淺色9”，在【套用表格式】對話框中勾選“表包含標題”。美化成績表套用表格格式A3:G25單元格區(qū)域【開始】【套用表格格式】命令【淺色】“藍色，表樣式淺色9”【套用表格式】勾選“表包含標題”接著，將表名“新員工培訓成績表”設為14磅，將標題行設為12磅。然后，合并表名“新員工培訓成績表”所在的單元格A1:G1，設置為水平、垂直居中。類似的，將A3:G25單元格區(qū)域設為水平、垂直居中。表名“新員工培訓成績表”14磅，標題行12磅合并A1:G1,設置水平、垂直居中A3:G25設為水平、垂直居中最后，為突出表名，右擊行號1，在快捷菜單中選擇“行高”，在“行高”對話框中將行高調(diào)整為18右擊行號1，快捷菜單中選擇“行高”行高”對話框中將行高調(diào)整為18三、設置簽到表格式在打印簽到表前，設置單元格格式、調(diào)整行高、列寬，使簽到表更具實用性與美觀性。設置簽到表格式設置單元格格式調(diào)整行高、列寬更具實用性與美觀性通過設置字體、對齊方式等操作，突出表名、制表時間、標題行與數(shù)據(jù)區(qū)表名制表時間設置字體、對齊方式制表時間數(shù)據(jù)區(qū)表名“新員工培訓簽到表”設為黑體、18號字、加粗，水平方向跨列居中，垂直方向居中?！爸票頃r間：2023-2-20”設為宋體、12號字、傾斜，合并單元格后，水平方向靠右，垂直方向居中。標題行（即第4行）設為宋體、12號字，水平、垂直方向均居中。其余數(shù)據(jù)行（即第5～26行）設為宋體、11號字，水平、垂直方向均居中。表名，黑體、18號字、加粗，水平居中，垂直居中制表時間，宋體、12號字、傾斜，合并單元格，水平靠右，垂直居中標題行，宋體、12號字，水平居中、垂直居中其余數(shù)據(jù)行，宋體、11號字，水平居中、垂直居中1. 調(diào)整表名所在行、標題行、數(shù)據(jù)行的行高，并設置適合的列寬。例如：調(diào)整表名所在行、標題行、數(shù)據(jù)行行高，設置適合列寬表名所在行的行高為30，標題行的行高為25，其余數(shù)據(jù)行的行高為20。為E～J列設置列寬13。表名所在行行高30標題行行高25其余數(shù)據(jù)行行高20E～J列設置列寬13為標題行填充顏色，為簽到表設置邊框選擇標題行單元格區(qū)域，單擊【開始】【填充顏色】的下拉箭頭，選擇“綠色，個性色6,淡色60%”。標題行單元格區(qū)域【開始】【填充顏色】下拉箭頭“綠色，個性色6,淡色60%”選擇A4:J26單元格，打開【單元格格式】對話框的【邊框】選項卡，設置外邊框為粗線，內(nèi)部為細線。類似的，選擇A4:J4單元格，將標題行底邊設為雙線。A4:J26單元格【單元格格式】【邊框】選項卡外邊框為粗線，內(nèi)部為細線A4:J4單元格，標題行底邊設為雙線根據(jù)需要插入LOGO【插入】【圖片】命令插入圖片，增加可讀性四、打印簽到表在打印前，需要進行打印區(qū)域設置、頁面設置，并預覽以觀察設置效果。打印簽到表打印區(qū)域設置頁面設置預覽觀察設置效果1.選擇A1:J26單元格，單擊功能區(qū)選項卡【頁面布局】【打印區(qū)域】【設置打印區(qū)域】命令，完成打印區(qū)域設置。A1:J26單元格【頁面布局】【打印區(qū)域】【設置打印區(qū)域】2.進行頁面設置，使用合適的紙型、方向、縮放比例、頁邊距、頁眉、頁腳。3.單擊快速訪問工具欄的【打印預覽和打印】按鈕，進行預覽頁面設置合適的縮放比例頁眉方向縮放比例頁眉【打印預覽和打印】按鈕，進行預覽4.在打印前，可根據(jù)實際情況設置打印范圍是全部頁或是某些頁，設置打印內(nèi)容是選定區(qū)域、活動工作表或整個工作簿，設置打印的份數(shù)。設置完畢，單擊【打印】按鈕即可開始打印。設置打印范圍是全部頁或是某些頁設置打印內(nèi)容是選定區(qū)域、活動工作表或整個工作簿設置打印的份數(shù)設置完畢，單擊【打印】按鈕開始打?。ńY(jié)尾）同學們，現(xiàn)在我們已經(jīng)完成簽到表和成績表了，關于工作表的操作和錄入技巧，你學會了嗎？簽到表和成績表習近平總書記強調(diào)“必須堅持實事求是”。我們在錄入數(shù)據(jù)時，務必保證數(shù)據(jù)的真實性、可靠性，認真、仔細、踏實，這樣才能順利推進后續(xù)數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析等工作。習近平總書記強調(diào)“必須堅持實事求是”。在錄入數(shù)據(jù)時，務必保證數(shù)據(jù)的真實性、可靠性，認真、仔細、踏實，這樣才能順利推進后續(xù)數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析等工作同學們可以試試，制作學習中用到的課程表、工作中使用的計劃表、生活中的消費記錄表；學習中用到的課程表工作中使用的計劃表生活中