知名企業(yè)招標采購管理制度

知名企業(yè)招標采購管理制度第一章總則第一條旨在與規(guī)范各一線公司招標采購（后簡稱招采）工作，明確職責，提升招采工作效率，規(guī)避招采工作中的個體人為因素造成的損失，維護公司合法權(quán)益，特制訂本制度。未在本制度中明確的條例，在各專項規(guī)程、作業(yè)指引中明確。第二條本制度適用于天山投資集團及所屬一線公司的生產(chǎn)、經(jīng)營有關(guān)的材料、設(shè)備、工程、施工、監(jiān)理、銷售代理服務(wù)、廣告宣傳、活動、評估定價等供應(yīng)商的招標或選定工作。第三條工程施工和材料、設(shè)備采購招標工作應(yīng)當遵循公開、公平、公正、擇優(yōu)、誠實守信的原則，公司任何機構(gòu)或個人不應(yīng)干擾招標工作的正常進行或以包括肢解招標項目在內(nèi)的任何方式回避本管理辦法。第四條凡金額在(人民幣下同)五萬元（含）以上的工程或物料采購，要采取招標（投標單位不少于五家）的形式，確定合作單位。小于五萬元的材料、設(shè)備或工程采購，可采用貨比三家的形式進行；小于5萬元且工程緊迫情況下，經(jīng)一線公司決策委員會及集團定標委員會批準，可直接進行采購。低于五千元的材料、設(shè)備或工程，可以通過采購人員市場詢價對比后（不少于3家）直接進行采購。特殊情況下，要依據(jù)投資集團現(xiàn)行授權(quán)審批后，方可不進行招標，通過直接洽談或多家競爭性談判的方式確定合作單位；戰(zhàn)略集中采購類材料、設(shè)備、工程、廣告資源、銷售物料等供應(yīng)商的選擇、定價，須經(jīng)集團定標委員會批準后，方可以正常公開招標手續(xù)確定合作單位。備注說明：特殊情況為（1）政府或行政行業(yè)壟斷；（2）唯一性資源（如媒體資源、廣告資源等）；（3）材料/工程已有合同，執(zhí)行過程出現(xiàn)變更、洽商的；（4）經(jīng)一線公司決策會、集團定標委員會審批同意的其他事項。第二章職責分工第五條需求部門職責根據(jù)《招標采購書需求編制工作指引》編制《招標采購需求書》并審批；協(xié)助責任部門進行《招標文件》、《貨比三家審批單》、《技術(shù)交底文件》的編制；溝通成本合約部門進行標底的制作。第六條責任部門職責根據(jù)《供應(yīng)商資源庫管理制度》給投資集團招采管理部門提供所需材料；根據(jù)《招標采購需求書》編制《招標文件》或《貨比三家審批單》并審批；根據(jù)《招標管理規(guī)程》組織專項考察小組；負責招標的組織和實施工作；負責聯(lián)絡(luò)、邀請供應(yīng)商參與投標；負責與投標單位進行初步聯(lián)系和前期洽談；負責組織技術(shù)答疑，并形成《技術(shù)交底文件》審批并下發(fā)投標單位；根據(jù)合同制式模板編制、審批合同，并根據(jù)《合同管理規(guī)定》協(xié)調(diào)領(lǐng)導對合同進行簽字、蓋章；根據(jù)《供應(yīng)商資源庫管理制度》組織、協(xié)助集團招采管理部門對供應(yīng)商進行評估、總結(jié)。第七條集團招采管理部門職責編制招標采購管理相關(guān)的制度文件、表單；根據(jù)最新授權(quán)審批、備案相關(guān)的審批；根據(jù)《供應(yīng)商資源庫管理制度》建立和維護“供應(yīng)商資源庫”，并定期對施工單位進行評價更新；參與建立、健全公司招采部品標準體系；根據(jù)《戰(zhàn)略集中采購管理規(guī)程》組織供應(yīng)商考察、入圍、談判，并對各類招標采購談判進行監(jiān)管；監(jiān)督供應(yīng)商合同履約；監(jiān)督各一線公司招標采購工作開展合規(guī)性、及時性；參與材料、設(shè)備樣板管理，參與制定項目材料選配標準；第八條投資集團“定標委員會”需根據(jù)授權(quán)審批、備案相應(yīng)“責任部門”報批的文件。第九條項目“考察小組”需根據(jù)《招標管理規(guī)程》對預投標單位進行實地考察、評審。第三章招標實施第十條基本規(guī)定招標采用公開招標和邀請招標相結(jié)合的方式，凡金額在(人民幣下同)五萬元（含）以上的工程或物料采購，要采取招標（投標單位不少于五家）的形式，確定合作單位。招標根據(jù)類型不同招標完成時限限定為7~15個工作日，總包、景觀、消防、精裝修等大型招標限定時間為20~40個工作日。限定時間為接收到“需求部門”完整、可行的《招標采購需求書》次日起，至《招標結(jié)果評議表》發(fā)起審批當日結(jié)束。第十一條招標文件的編制及審核一線公司招采人員在接到需求部門審批通過的招采需求后，如需執(zhí)行招標的，1天內(nèi)采用制式招標文件起草并串發(fā)，由項目總經(jīng)理、大區(qū)副總裁審批同意后，到集團招采管理部門及集團成本部門備案，方可執(zhí)行發(fā)標，特殊情況采用非制式招標文件的，需經(jīng)集團定標委員會審批后執(zhí)行發(fā)標。招標文件按集團審批通過的制式招標文件執(zhí)行，特殊招標項可依據(jù)行業(yè)特性起草非制式招標文件，非制式招標文件必須包含以下內(nèi)容：1、招標內(nèi)容；2、招標范圍；3、項目（工程）簡介；4、供貨周期（施工工期）；5、質(zhì)量、技術(shù)、數(shù)量、驗收標準等要求；6、工程量清單或報價要求7、材料、（設(shè)備、工程造價）要求；8、投標截止日期；9、開標時間和地點10、評標辦法；11、違約責任；12、投標保證金的要求（投標保證金繳納的額度應(yīng)不低于招標額度的3%）；13、投標文件應(yīng)提交的資料；14、付款方式；15、投標文件格式以及其他特別約定等。第十二條開標準備工作如果設(shè)有標底，標底必須保密?？梢圆辉O(shè)標底，經(jīng)一線公司決策委員會批準，進行無標底招標。工程標底按照集團成本管理部門相關(guān)預算管理辦法編制，開標前將密封的標底交于參加開標的成本控制專業(yè)人員。在各投標單位報價之后，參與開標的成本控制專業(yè)人員拆開密封袋確定標底。特殊工程需要施工單位進行二次設(shè)計的工程的招標方式，招標前要求投標單位先報二次設(shè)計的方案和概算，招標需求部門、項目工程部會同集團設(shè)計管理部門，對各投標單位的方案進行評審，確定最優(yōu)施工方案。招標部將確定的最優(yōu)施工方案發(fā)給投標單位，統(tǒng)一按此方案報價。同時成本合約部門也按此方案作預算標底。銷售類招標需施工單位進行活動設(shè)計的，招標前需投標單位先報出活動方案和預算，招采負責人、項目營銷部會同項目總經(jīng)理，對各投標單位的方案進行評審，確定最優(yōu)活動方案。招采負責人將確定的最優(yōu)施工方案發(fā)給投標單位，統(tǒng)一按此方案報價。對于一些重要的招標項，招標前對本次招標所涉及的物料，由一線公司招采負責人，對市場進行不少于三家的摸底調(diào)查，并將調(diào)查結(jié)果匯總分析，形成清單作為開標時的參考價格。經(jīng)一線公司公司決策委員會、投資集團定標委員會批準通過后，各項目公司在60天內(nèi)出現(xiàn)相同招標項目時，可采用剛招過標的招標文件，結(jié)合原招標結(jié)果，采取進行競爭性談判或者直接洽談的方式定標，結(jié)果及相關(guān)內(nèi)容在集團招采中心備案。第十三條發(fā)標（一）招標文件審核批準后，由招標采購負責人向資格審查合格的投標單位發(fā)放招標文件。（二）通過資格預審審批的投標單位，按要求向一線公司財務(wù)部足額交納投標保證金后方可具備參標資格。第十四條技術(shù)交底招采人員和需求部門，根據(jù)資格預審情況組織招標答疑交底會，就本次招標的承包范圍、關(guān)鍵點技術(shù)要求、重點事宜進行技術(shù)交底，并在技術(shù)交底結(jié)束后形成“技術(shù)答疑交底報告”，由一線公司公司工程、研發(fā)專業(yè)技術(shù)工程師、生產(chǎn)副總、研發(fā)總監(jiān)、成本總監(jiān)審批同意后，經(jīng)項目總經(jīng)理備案后，作為招標文件的補充說明部分統(tǒng)一下發(fā)參標單位。如技術(shù)交底中的調(diào)整涉及到價格變更，投標單位需將技術(shù)交底調(diào)整部分的價款更新至投標預算中。第十五條開標、評標、定標投標單位應(yīng)在招標文件中規(guī)定的日期前，將投標文件送交規(guī)定的地點，未按時回標視為無效標書；開標前半小時，招標評委人員到場簽到。在招標前開碰頭會，簡要介紹對投標單位考察情況以及其他注意事項。并針對本次開標，議定開標步驟及定標原則，評委應(yīng)一致同意，并于開標前和各個投標單位進行說明；開標時首先由本次招標負責人依次宣布會場秩序，介紹評委，簡要介紹本次招標情況，將招標項目、內(nèi)容、范圍簡要、技術(shù)交底內(nèi)容介紹，后執(zhí)行開標、唱標等程序；評標時，評委會與投標單位單獨溝通，分公司專業(yè)人員負責就投標方案中的施工范圍等進行審查；成本部門負責商務(wù)標部分，就投標文件中報價明細內(nèi)容進行審查，并與投標單位進行價格談判；研發(fā)部門負責技術(shù)標部分，就投標文件中的技術(shù)要求進行審查；評標人員必須嚴格檢查各單位投標書中重點內(nèi)容的真實性，重點發(fā)現(xiàn)投標書中暴露的串標痕跡，如有雷同現(xiàn)象及時制止；評委綜合投標單位的實力、施工方案、報價情況以及我方標底進行比較，在符合招標文件，參考價格和封閉標底要求的前提下合理低價中標。并由招標負責人當場宣布中標單位及價格。定標后，由責任部門編制《招標結(jié)果表》安授權(quán)流程進行審批，招標文件、資格預審表、技術(shù)交底報告、中標預算必須作為招標結(jié)果表的附件進行審批。所有招標評委確認招標結(jié)果，將確認好的招標結(jié)果發(fā)至集團招采管理部門備案。出現(xiàn)下列情況視為廢標，須重新組織招標：1、投標單位相互串通投標；2、投標單位向評標小組成員行賄；3、投標單位所有報價均高于標底范圍。第四章貨比三家與直接采購第十六條貨比三家（一）貨比三家單由項目招采負責人發(fā)起審批，經(jīng)項目相關(guān)部門審批，到項目總經(jīng)理審批、大區(qū)副總裁備案后，由集團招采管理部門總經(jīng)理、集團成本部門總經(jīng)理備案后，方可執(zhí)行。（二）在接到需求部門的招采需求單后，一線公司招采負責人應(yīng)立即開展工作，“預計金額”在5000元（含）以上，50000元以下的，必須以“貨比三家”單的形式進行報批，并在2日內(nèi)確定單位。（三）貨比三家表單詳見附件（四）注意事項1、工程類貨比三家除在表單中體現(xiàn)技術(shù)參數(shù)、承包范圍等，還需將確定單位的工程量造價單作為附件一并進行審批。2、銷售類貨比三家需統(tǒng)一三家的活動方案，并以同一物料清單進行報價比較。3、物資類貨比三家除在表單中體現(xiàn)細部的技術(shù)參數(shù)外，還需提供產(chǎn)品的品牌。第十七條直接采購（一）在接到需求部門的招采需求單后，一線公司招采負責人應(yīng)立即開展工作，“預計金額”在5000元以下的，可以市場比較（不少于3家）直接進行采購。（二）注意事項1、不可以短期內(nèi)多次采買相同物品的形式逃避貨比三家或招標等公司流程；2、通過貨比三家單審批通過的物料或工程確定的價格，有效期限不超過1個月（自審批之日起計算），超過期限需重新進行價格比對。第五章獎罰規(guī)定第十八條為保證招標質(zhì)量，調(diào)動相關(guān)部門工作積極性，對招標工作表現(xiàn)突出的，給予一定獎勵。（一）對以下部門或個人予以通報表揚：1、對公司招標工作提出合理化建議的；2、發(fā)現(xiàn)招標文件、標準合同文本或已發(fā)標項目的招標文件存在漏洞，避免公司受到經(jīng)濟損失的。第十九條對發(fā)生以下行為的部門或個人，公司將給予一定處罰（一）凡有違反本制度及相關(guān)規(guī)程、指引等中招標步驟和規(guī)定的，視情節(jié)減發(fā)責任人崗位補貼100元及以上罰款，并可按學習班管理辦法進入學習班學習。（二）招采人員或相關(guān)責任人有下列之一的，視情節(jié)減發(fā)責任人崗位補貼200元至1000元罰款，給公司造成經(jīng)濟損失的要承擔經(jīng)濟責任：1、未審批定標結(jié)果表或合作合同，施工單位提前進場施工的；2、未審批貨比三家，經(jīng)辦人直接采購或確定供貨單位的；3、未審批相關(guān)競爭性洽談或直接洽談申請，經(jīng)辦人直接確定合作單位的。（三）招標采購人員有下列情形之一的，減發(fā)責任人崗位補貼300元，按學習班管理辦法進入學習班學習，并重新組織招標：1、未按規(guī)定發(fā)布招標公告的；2、在提交投標文件截止時間后接收投標文件的；3、不按規(guī)定確定中標人的；4、未按要求組織資格預審；5、招標或貨比三家單聯(lián)系單位弄虛作假的。（四）有下列情形之一的，減發(fā)責任人崗位補貼至少1000元，按學習班管理辦法進入學習班學習，并調(diào)離招標工作崗位或取消評標資格，并重新招標。情節(jié)嚴重的，給公司造成經(jīng)濟損失的要承擔經(jīng)濟責任，有年薪的從年薪中扣除，無年薪的從工資中扣除，構(gòu)成犯罪的移交司法部門處理：1、違反本辦法相關(guān)規(guī)定，串通投標單位牟取私利的；2、接受已經(jīng)被取消資格的投標人參加招標的。（五）以下工作，每晚一天減發(fā)責任人崗位補貼100元：1、未按時上報（下發(fā)）招標計劃；2、未按時完成招標任務(wù)書的制定；3、未按時完成招標文件的制定或?qū)徟约熬W(wǎng)上招標預告；4、未按時做出標底；5、未按時簽訂招標采購合同或施工合同。（六）招標評委有下列情況之一的，減發(fā)責任人崗位補貼1000元以上，按學習班管理辦法進入學習班學習，并調(diào)離工作崗位，情節(jié)嚴重的，給公司造成經(jīng)濟損失的要承擔經(jīng)濟責任，有年薪的從年薪中扣除，無年薪的從工資中扣除，構(gòu)成犯罪的移交司法部門處理：1、評委人員不按招標文件確定的評標標準和辦法對投標文件進行評審比較的；2、評標過程中出現(xiàn)徇私舞弊或以權(quán)謀私或泄露投標內(nèi)容或遮掩事實等行為的；3、評標委員會人員私自接觸投標人，收受投標人財物或其他好處的；4、中標單位未確定前，評標委員會人員對投標單位泄露與評標有關(guān)情況的（評審結(jié)果、標的等）；5、評標過程中嚴重違反公司招