公務會議管理制度

公務會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國行政機關公文處理辦法》和有關法律法規(guī)，結合本機關實際情況，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于本機關及所屬各單位召開的各類公務會議，包括但不限于工作例會、專題協(xié)調(diào)會、決策會議等。

第三條會議原則

（一）會議應堅持精簡、高效、務實、節(jié)儉的原則。

（二）會議組織應遵循計劃性、專業(yè)性、保密性、規(guī)范性的要求。

第四條會議種類

會議分為定期會議、臨時會議和緊急會議。

（一）定期會議是指按照預定時間、周期舉行的會議。

（二）臨時會議是指根據(jù)工作需要臨時決定召開的會議。

（三）緊急會議是指遇有重大或突發(fā)事件需要立即召開的會議。

第五條會議召集

（一）定期會議由各相關職能部門按計劃召集。

（二）臨時會議和緊急會議由提出議題的部門或領導負責召集。

（三）召集會議應明確會議目的、議程、參會人員等，并于會議召開前通知參會人員。

第六條參會人員

參會人員應嚴格按照會議通知要求參加，確因特殊情況不能參加者，需提前向會議召集人請假，并按要求安排代理人。

第七條會議紀律

（一）參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時到場，認真參會，禁止無故缺席、遲到、早退。

（二）會議期間，手機等通訊工具應關閉或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會場內(nèi)接打電話或從事其他與會議無關的活動。

（三）會議內(nèi)容應嚴格保密，未經(jīng)許可，不得泄露會議討論內(nèi)容。

第二章會議流程

第八條會議籌備

1.確定會議主題和目標，明確會議類型和規(guī)模。

2.制定會議議程，明確各議題討論的時間安排。

3.確定會議時間、地點，并根據(jù)需要預定會議室。

4.確定參會人員名單，發(fā)出會議通知，包括會議主題、議程、時間、地點等信息。

5.準備會議所需資料、設備（如投影儀、筆記本電腦、白板等）。

6.安排會議服務人員，負責會場的布置、簽到、資料發(fā)放等工作。

第九條會議通知

1.會議通知應包括以下內(nèi)容：會議名稱、主題、時間、地點、參會人員、議程等。

2.會議通知應在會議召開前至少3個工作日發(fā)送給參會人員。

3.對于重要會議或緊急會議，可通過電話、短信等方式進行提醒。

第十條會議簽到

1.會議開始前，應設置簽到臺，參會人員需在簽到表上簽名確認。

2.簽到表應記錄參會人員姓名、單位、職務等信息。

3.對于未簽到或請假的人員，會議組織者應了解原因，并視情況通知相關人員。

第十一條會議議程執(zhí)行

1.會議主持人按照議程順序組織會議討論。

2.各議題負責人對議題進行匯報、說明，參會人員充分發(fā)表意見。

3.會議主持人根據(jù)討論情況，引導會議形成決策或共識。

4.對于重要議題，應進行表決，并記錄表決結果。

第十二條會議記錄

1.安排專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、議程、討論要點、決策結果等。

2.會議記錄應真實、完整、準確，并在會議結束后及時整理成會議紀要。

第十三條會議總結與反饋

1.會議結束后，主持人應對會議成果進行總結，明確下一步工作要求和責任分工。

2.會議紀要應在會議結束后1-2個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便于了解會議內(nèi)容和落實相關工作。

3.參會人員應按照會議紀要要求，及時反饋工作進展和問題。

第十四條會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議組織者應將會議通知、會議議程、會議紀要等資料進行歸檔。

2.歸檔資料應便于查閱，確保會議資料的完整性、連續(xù)性和可追溯性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十五條會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由專人負責編制，內(nèi)容應詳實、準確，反映會議討論的主要內(nèi)容和決策結果。

2.會議紀要應包括會議基本信息、與會人員名單、各議題討論情況、決策事項、責任分工及完成時限等。

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核后，應在會議結束后1-2個工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會人員及相關部門。

第十六條會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責任部門和人員應按照會議紀要明確的任務分工和時間節(jié)點，認真執(zhí)行會議決策。

2.會議組織者或指定專人負責對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保決策落到實處。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時報告會議組織者，并尋求解決方案。

第十七條進度報告與評估

1.各責任部門和人員應定期向會議組織者報告工作進展和決策執(zhí)行情況。

2.會議組織者應根據(jù)進度報告，對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，并提出改進措施。

3.對于重大決策事項，應定期組織專題匯報會議，聽取工作進展匯報，確保決策目標的實現(xiàn)。

第十八條反饋與改進

1.會議組織者應建立反饋機制，收集參會人員和相關部門對會議紀要執(zhí)行情況的意見和建議。

2.根據(jù)反饋意見，及時調(diào)整和改進會議紀要的內(nèi)容，以提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

3.對于反復出現(xiàn)的問題，應深入分析原因，制定長效機制，防止問題再次發(fā)生。

第十九條責任追究

1.對于未按會議紀要要求執(zhí)行決策或工作進度嚴重滯后的人員，應視情節(jié)輕重給予相應的批評教育或紀律處分。

2.會議組織者應確保責任追究制度的實施，以增強責任意識和執(zhí)行力。

3.責任追究應遵循公平、公正、公開的原則，確保制度的嚴肅性和權威性。

第二十條檔案管理與查閱

1.會議紀要應作為重要檔案資料進行管理，確保資料的完整性、安全性和可追溯性。

2.會議紀要的查閱應遵循保密原則，嚴格按照規(guī)定的權限和程序進行。

3.對于需要公開的會議紀要，應按照信息公開的相關規(guī)定進行公開，接受監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十一條會議室預訂

1.會議室預訂應由會議組織者或指定專人負責，通過會議室預訂系統(tǒng)或向管理部門提出申請。

2.預訂時應提供會議名稱、時間、參會人數(shù)等信息，以便于管理部門合理安排會議室。

3.管理部門應根據(jù)會議室使用情況，合理調(diào)配資源，確保會議室的有效利用。

第二十二條會議室布置

1.會議室布置應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行，確保舒適、實用的會議環(huán)境。

2.會議桌椅、音響、投影儀等設備應提前檢查，確保功能正常。

3.會議室內(nèi)應保持整潔，必要的文具、飲用水等應提前準備。

第二十三條會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應保持安靜，不得吸煙、進食或從事與會議無關的活動。

2.參會人員應愛護會議室設施，不得隨意搬動、損壞或私自帶走會議室物品。

3.會議結束后，應將會議室恢復原狀，關閉電源、水源，確保門窗關閉。

第二十四條會議室設備管理

1.會議室設備應由專人負責維護和管理，定期進行檢查和保養(yǎng)。

2.使用會議室設備應遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)異常情況應及時報告維修人員。

3.對于重要會議，應提前進行設備調(diào)試，確保會議順利進行。

第二十五條會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設備、設置門禁等，確保會議安全。

2.會議室內(nèi)外應保持整潔，通道暢通，消防設施齊全，確保消防安全。

3.會議涉及敏感信息時，應采取措施保護會議內(nèi)容保密，防止信息泄露。

第二十六條會議室服務與管理

1.管理部門應提供專業(yè)的會務服務，包括會場布置、設備操作、茶水服務等。

2.會議期間，服務人員應保持禮貌、高效，及時響應會議需求。

3.管理部門應定期收集會議室使用反饋，不斷優(yōu)化服務流程，提高會議室管理水平。

第二十七條違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，管理部門有權進行制止，并視情節(jié)輕重給予相應處罰。

2.對于故意損壞會議室設施、嚴重擾亂會議秩序的行為，應依法依規(guī)追究責任。

3.管理部門應建立健全投訴舉報渠道，接受監(jiān)督，及時處理違規(guī)問題。

第五章附則

第二十八條制度的修訂與解釋

本制度根據(jù)工作需要適時修訂，修訂過程應廣泛征求意見，確保制度的科學性和合理性。本制度的解釋權歸機關管理部門所有。

第二十九條制度的實施與監(jiān)督

本制度自發(fā)布之日起實施，各部