企業(yè)會議跟蹤管理制度內(nèi)容

企業(yè)會議跟蹤管理制度內(nèi)容第一章總則

為加強(qiáng)企業(yè)會議管理，提高會議效率，明確會議決議的跟蹤落實，特制定本企業(yè)會議跟蹤管理制度。本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

一、會議目的

1.傳達(dá)公司戰(zhàn)略、政策及規(guī)章制度；

2.分析和解決工作中存在的問題，提高工作效率；

3.增進(jìn)部門間的溝通與協(xié)作，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展；

4.提升團(tuán)隊凝聚力和執(zhí)行力。

二、會議原則

1.實事求是：會議討論應(yīng)基于實際情況，做到客觀、公正、公平；

2.高效務(wù)實：會議應(yīng)注重實效，避免形式主義，減少無效溝通；

3.集思廣益：鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)意見和建議；

4.決策明確：會議決議應(yīng)明確具體，具備可操作性和指導(dǎo)性。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議；

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織者負(fù)責(zé)確定會議主題、議程、參會人員、會議時間及地點；

2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，明確會議主題、議程、參會要求等；

3.會議組織者應(yīng)確保會議的順利進(jìn)行，維護(hù)會議紀(jì)律，確保會議高效有序；

4.參會人員應(yīng)按時參加，積極參與討論，遵守會議紀(jì)律。

五、會議記錄與紀(jì)要

1.會議記錄：會議組織者指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、討論情況等；

2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)整理會議紀(jì)要，明確會議決議、責(zé)任人和完成時限；

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定時間內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實。

六、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。各部門應(yīng)根據(jù)本制度制定相應(yīng)的實施細(xì)則，并報公司審批備案。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會議秩序，提高會議效率。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，制定以下會議流程：

一、會前準(zhǔn)備

1.確定會議主題和議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求和實際工作情況，明確會議主題和討論重點，制定會議議程。

2.召集與通知：會議組織者應(yīng)提前發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、會議主題及議程。通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：

a.會議名稱、主題和目的；

b.會議時間、地點；

c.參會人員名單；

d.會議議程及預(yù)期目標(biāo)；

e.需要準(zhǔn)備的資料和文件。

3.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)收集和整理與會議主題相關(guān)的資料、文件，并在會前分發(fā)給參會人員，以便提前了解會議內(nèi)容。

4.確定會議記錄人員：會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

二、會議進(jìn)行

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前簽到，會議組織者應(yīng)確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，引導(dǎo)參會人員積極參與討論。

3.會議討論：根據(jù)會議議程，逐項進(jìn)行討論。會議組織者應(yīng)確保：

a.討論議題明確、具體；

b.參會人員充分發(fā)表意見和建議；

c.避免偏題和重復(fù)討論；

d.控制會議時間，確保討論高效有序。

4.會議決策：針對討論事項，形成會議決議。會議決議應(yīng)明確具體，具備可操作性和指導(dǎo)性。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決議和下一步工作要求。

三、會議結(jié)束

1.會議記錄整理：會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后，根據(jù)會議討論內(nèi)容，整理會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要發(fā)放：會議組織者應(yīng)在一定時間內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實。

3.會后工作安排：會議組織者應(yīng)督促參會人員按照會議決議，落實相關(guān)工作。

四、會議跟蹤與反饋

1.會議組織者應(yīng)定期檢查會議決議的落實情況，對未按期完成的任務(wù)進(jìn)行跟蹤督促。

2.參會人員應(yīng)及時反饋會議決議的執(zhí)行情況，如遇到問題，應(yīng)及時向會議組織者匯報。

3.會議組織者可根據(jù)實際需要，召開后續(xù)會議，對會議決議進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決議的有效執(zhí)行，提高公司決策的落實力度，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

a.會議基本信息：會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等；

b.會議議程：逐項記錄會議討論的議題及結(jié)論；

c.會議決議：明確具體的決策事項、責(zé)任人和完成時限；

d.其他事項：包括但不限于工作建議、遺留問題、待討論議題等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)完成編制，由會議組織者審核后發(fā)布。

二、會議紀(jì)要的傳達(dá)與學(xué)習(xí)

1.會議紀(jì)要發(fā)布后，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)會議紀(jì)要內(nèi)容，確保每位員工了解會議決議；

2.對于涉及多部門協(xié)作的事項，相關(guān)部門應(yīng)共同學(xué)習(xí)會議紀(jì)要，確保溝通順暢、協(xié)作高效。

三、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要，制定具體的實施方案，明確責(zé)任人、工作要求和完成時限；

2.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保決議落實到位；

3.各責(zé)任部門應(yīng)主動匯報會議決議的執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時向會議組織者反饋，尋求支持和協(xié)助。

四、會議決議的評估與反饋

1.會議組織者應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，分析存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施；

2.各責(zé)任部門應(yīng)對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，及時調(diào)整工作策略，提高執(zhí)行效果；

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，調(diào)整和優(yōu)化會議議程，為下一階段工作提供有力支持。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查閱和追溯；

2.員工可查閱相關(guān)會議紀(jì)要，了解公司決策和業(yè)務(wù)動態(tài)；

3.會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要進(jìn)行整理，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議的順利進(jìn)行，提高會議室使用效率，維護(hù)會議室設(shè)施，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政管理部門提交會議室申請；

2.申請內(nèi)容包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便行政管理部門合理安排會議室；

3.行政管理部門收到申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)，如遇沖突，協(xié)調(diào)解決或提供備選方案。

二、會議室使用

1.會議組織者應(yīng)按照預(yù)定時間、地點使用會議室，如有特殊情況需提前通知行政管理部門；

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，保持安靜，不隨意離開座位，不在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食；

3.會議組織者應(yīng)確保會議室設(shè)備正常運行，如有故障，及時聯(lián)系行政管理部門處理。

三、會議室設(shè)備與設(shè)施

1.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備完好、功能正常；

2.會議組織者使用會議室時，應(yīng)了解設(shè)備操作方法，如有疑問，及時向行政管理部門咨詢；

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)確保會議室設(shè)備關(guān)閉，避免長時間待機(jī)，節(jié)約能源。

四、會議室衛(wèi)生與維護(hù)

1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，確保衛(wèi)生狀況良好；

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，不亂丟垃圾，不在墻壁、設(shè)備上隨意涂寫；

3.如會議室內(nèi)設(shè)施損壞，會議組織者應(yīng)立即向行政管理部門報修，盡量避免影響后續(xù)會議使用。

五、會議室安全

1.會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)的消防安全，了解消防設(shè)施位置和操作方法；

2.會議室應(yīng)保持通風(fēng)良好，避免長時間封閉，確保參會人員安全；

3.行政管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患，保障會議順利進(jìn)行。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告，并視情節(jié)嚴(yán)重程度，予以相應(yīng)處罰；

2.造成的設(shè)施損壞、衛(wèi)生問題等，責(zé)任部門或個人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，賠償損失；

3.各部門應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部管理，共同維護(hù)會議室秩序，提高使用效率。

第五章附則

一、本制