涉外秘書實務 第1-9章 課件

涉外秘書實務楊劍宇教授第一章辦公室管理第一節(jié)辦公室的種類第二節(jié)

辦公室的布置第三節(jié)

辦公室的美化第一節(jié)辦公室的種類

一、辦公室的布局〔一〕封閉式布局〔也稱小辦公室〕1、傳統(tǒng)小辦公室

2、格子間小辦公室〔二〕開放式布局〔也稱大辦公室〕 1、傳統(tǒng)大辦公室 2、改進型大辦公室 3、新型大辦公室二、涉外秘書的辦公室 1、一室型

2、兩室型

3、三室型

4、位于上司辦公桌旁第二節(jié)

辦公室的布置

一、辦公室布置要領二、涉外秘書辦公桌的選擇 1、標準寫字臺 2、手槍型辦公桌3、多功能工作臺三、辦公室的管理〔一〕辦公家具的布置〔二〕辦公室的整理〔三〕日常辦公室物品的管理第三節(jié)辦公室的美化一、辦公室環(huán)境的科學標準〔一〕光線和色彩〔二〕聲音〔三〕溫度和濕度〔四〕空氣二、辦公室環(huán)境的美化思考題：1。什么是格子間小辦公室？2。什么是傳統(tǒng)大辦公室？有何優(yōu)點？3。涉外秘書的辦公室有哪些種類？4。辦公室的布置有哪些要領？5。辦公室環(huán)境的科學標準包括哪些因素？第一節(jié)接打的要領第二節(jié)處理打給上司的第三節(jié)用英語接打第一節(jié)接打的要領一、禮貌1、微笑接聽2、開頭的禮貌語3、照應4、中斷時5、接錯或打錯時6、對方?jīng)_動時7、結(jié)束通話時的禮節(jié)二、準確 1、記錄 --------------------------------------------------------------------------------------------------- ＸＸ公司記錄表 ------------------ 時間：年月日時分 --------------------------------------------------------------------------------------------------- 單位：姓名：號碼： --------------------------------------------------------------------------------------------------- 來電內(nèi)容： 1、 2、 --------------------------------------------------------------------------------------------------- 處理情況：１、請交 處理 --------------２、請回電---------------３、約于再來--------------- ４、其他------------------------------

接話人： ---------------------------------------------------------------------------------------------------2、內(nèi)容清楚3、通話突出重點4、語音適中三、高效

1、馬上接聽 2、一次打出 3、為對方考慮第二節(jié)處理打給上司的

一、 擋駕二、上司正在開會、外出時的三、其他本卷須知 1、保密 2、別不懂裝懂 3、常用的國際種類 號碼，也稱叫號〔StationCall〕 指名，也稱叫人〔PersonalCall〕 對方付費〔CollectCall〕

第三節(jié)用英語接打

一，接答1，接答熟人打來的2，接答陌生人打來的3，轉(zhuǎn)接4，安排約見的二、上司不在或為上司擋駕的

三，記錄和留言1，留言2，記錄或留言表格式

四，國際1，PersonaltoPersonalCall〔叫人、指名通話〕2，StationtoStationCall〔號碼、叫號〕3，CollectCall〔對方付費〕

思考題：1。接打有哪些要領？2。結(jié)束通話時用哪些禮貌語？3。如何為上司擋駕？4。國際長途有哪幾種？5。同學間試用英語接打。第三章

處理郵件

Incomingmail

&Outgoingmail

第一節(jié)

收到郵件的處理第二節(jié)

發(fā)出郵件的處理

第三節(jié)

電子郵件的處理第一節(jié)

收到郵件的處理一、收受郵件二、郵件的初步分類

1、兩分法 2、七分法

3、五分法三、拆閱郵件 1、拆閱信件的權(quán)限 2、信件的開拆 3、信件拆開后的檢查 “Enc〞(enclosure,附件的縮寫式〕 “Rec〞(received,收到的縮寫式) “Enc.missing〞〔附件缺少〕 4、拆錯信件的處理 Sorry,openedbymistake四、郵件登記

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MAILREGISTER

------------------------DATEFROM/DESCRIPTIONDISPOSITIONDATEOFFOLLOW—UP

------------------------

TODATE------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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五、郵件的分發(fā)郵件的分發(fā)〔sendingthemail〕 1、再次分類2、郵件摘要表--------------------------------------------------------------------------------MAILDIGEST-----------------------------------------------------------------------------------------------DATEFROMSUMMARYACTIONTAKEN

--------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------

3、郵件轉(zhuǎn)送單

MAILROUTINGFORM----------------------------------------------------------------------------------------

Date_______________________________________To_________________________________________From_______________________________________________Foryourinformation:returntome.________Foryourinformation:

donotreturntome.________Readandmakeanappointmenttodiscussthiswithme.________Pleasesupplymewiththeinformationneededforthereply.________Pleaseanswerandsendmeacopy.________Pleaseindicateyourcomments.

Comments：----------------------------------------------------------------------------------------

4、郵件傳閱單

-------------------------------------------------------------------------MAILROUTINGSLIP_____________________________DATE:12/15--------------------------------------------------------------------------

SEQUENCESENTTO

DATESENTON--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------RETURNTO:--------------------------------------------------------------------------

第二節(jié)

發(fā)出郵件的處理

一、打印信封

1、英文信封的種類 2、姓名、地址的打印法

3、郵寄標記的打印 郵寄標記〔MAILNOTATION〕常見的有： ConfidentialMail〔機要郵件〕、 InsuredMail〔保價郵件)、 RegisteredMail〔掛號郵件)、 PersonalMail〔私人郵件〕等。4、本卷須知

二、裝封前的檢查 1、地址 2、郵寄標記 3、簽名簽名區(qū)(Signatureblock) 4、附件 5、日期 6、抄送標記CC〞〔CARBONCOPY，“副本〞的縮寫〕三、信件的裝封

第三節(jié)電子郵件的處理

一。流行的新通訊方式二。電子郵件的處理〔一〕按輕重緩急處理〔二〕仔細斟酌“抄送〞、“密件抄送〞、“轉(zhuǎn)發(fā)〞1。是否要“抄送〞2.“抄送〞的先后順序3.密件抄送4.謹慎轉(zhuǎn)發(fā)三、編寫電子郵件的要領〔一〕標題〔二〕合體的稱謂〔三〕內(nèi)容〔四〕結(jié)束語〔五〕注意禮貌四、收發(fā)的操作〔一〕機的主要功能〔二〕發(fā)出〔三〕接收〔四〕電腦收發(fā)思考題：1。五分法是什么？2.哪些郵件秘書不宜開拆？3。英文大號信封應怎樣打印？4。編寫電子郵件有何要領？5.如何用電腦收發(fā)？思考題：1、五分法是什么？2、哪些郵件秘書不宜開拆？3、英文大號信封應怎樣打??？4、編寫電子郵件有何要領？5、如何用電腦收發(fā)？第四章

印章管理第一節(jié)

印章的作用和種類、式樣第二節(jié)

印章的產(chǎn)生和使用第三節(jié)

印章的停用、銷毀和介紹信管理第一節(jié)

印章的作用和種類、式樣

一、印章的作用

1、權(quán)威作用 2、憑證作用二、印章的種類 1、正式印章 2、專用印章 3、套印章 4、鋼印 5、萬次印 6、手章 7、名章 8、戳記〔3〕省部級印〔4〕縣級印〔5〕區(qū)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)印〔6〕企事業(yè)單位印〔7〕秘書部門印〔8〕外資企業(yè)印

第二節(jié)

印章的產(chǎn)生和使用一、印章的刻制、頒發(fā)和啟用

1、印章的刻制 2、印章的頒發(fā) 3、印章的啟用 4、印章的保管二、印章的使用

1、檢查上司批準用印的簽字2、審閱用印內(nèi)容3、登記--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

用

印

登

記

簿月/日

編號

內(nèi)容摘要

批準人用印單位

承辦人

監(jiān)印人用印數(shù)留存材料歸存處所

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------4、蓋印齊年蓋月

落款章

更正章

證見章

騎縫章

騎邊章

彌封章

封存章5、整理留存材料齊年蓋月四、用印本卷須知1、不在空白憑證上蓋印2、在辦公室用印第三節(jié)

印章的停用、銷毀和介紹信管理一、印章的停用和銷毀

1、印章的停用 2、印章的存檔和銷毀二、介紹信管理1、介紹信的種類存根介紹信專用介紹信普通介紹信 2、介紹信使用本卷須知三、如何鑒別假印章思考題：1。我國的印章有哪些主要種類？2。什么是齊年蓋月？3。介紹信有幾類？4。什么是騎邊章？5。你們學校或單位的印章應該是怎樣的？-第五章

上司工作日程安排

第一節(jié) 編制工作方案表第二節(jié)安排約見第三節(jié) 安排涉外約見舉例第一節(jié)

上司工作日程安排一。工作方案表的種類及編制〔一〕工作方案表的種類縱向----年度方案，季度方案，月方案，周方案及每天的日程安排；橫向----大型會議的日程安排，商業(yè)旅行的日程安排、專題活動的安排等。常見的日程安排，由近到遠可以分為五類:

工作日程表周工作方案表月工作方案表

年度工作方案表

單項重要工作事項方案表〔二〕如何編制工作方案表1。準備工作2。編制和檢查二。編制日程表和周工作方案表

〔一〕編制工作日程表〔一〕編制工作日程表1。工作日程表格式----------------------------------------------------------------------------------------------6月10日〔星期一〕------------------------上午9：30----11：30經(jīng)理例會

下午2：00----3：00約見XX公司總經(jīng)理

3：20----4：00約見XXX

4：30赴XX機場迎接美國XX公司副總裁

---------------------------------------------------------------------------------------------

2。英文工作日程表格式_____________________________________

ScheduleSheetForMrBrown

Oct,10,2006,Tuesday-----------------------------------------------------------------------------------A.m.8;00Meetthenewstaff

8;30----10;30Planningsession.

11;00---12:00MeetingwithMR.Smith.

P.m12;15HavelunchwithMR.Smith

14;00—15;30Lookattheexhibition.

17;15MeettheManagingDirectorofSTPattheairport3。涉外秘書向上司介紹次日工作日程〔二〕編制每周工作方案表1。編制程序------------------------------------------------------------------------------------------------------- 一周工作計劃表 〔2021年3月6日-------3月10日〕--------------------------------------星期日期時間地點內(nèi)容人員---------------------------------------------------------------------------------------------------------一 3．6上午9：00公司會議室經(jīng)理例會 正、副總經(jīng)理-------------------------------------------------------------------------------------------------------下午2：00XX商廈參加該商廈周年慶典李副總經(jīng)理--------------------------------------------------------------------------------------------------------二3．7上午9：00公司會客室約見XX公司總經(jīng)理王總經(jīng)理-------------------------------------------------------------------------------------------------------下午2：00會議室銷售工作會議 張副總經(jīng)理--------------------------------------------------------------------------------------------------------三3．8上午9：00XX賓館與XX公司談判王總經(jīng)理---------------------------------------------------------------------------------------------------------下午2：00公司會客室約見XX大學副校長李副總經(jīng)理--------------------------------------------------------------------------------------------------------四 3．9上午9：00第一分公司檢查工作張副總經(jīng)理---------------------------------------------------------------------------------------------------------下午2：00公司會客室約見XX報記者李副總經(jīng)理---------------------------------------------------------------------------------------------------------五3．10上午9：00XX賓館出席簽字儀式 王總經(jīng)理--------------------------------------------------------------------------------------------------------2。周方案表本卷須知三。編制月度和年度工作方案表〔一〕月度工作方案表〔二〕年度工作方案表四。辦公輔助手段的運用秘書工作日志上司工作日志第二節(jié)

安排約見

一、約見的分類 1、公務約見

2、正式約見

3、非正式約見

4、對等約見

5、不對等約見二、約見的輕重緩急安排三、不宜安排約見的時間四，安排約見本卷須知五、取消約見第三節(jié)安排涉外約見舉例一，安排與上司的約見1。商定約見2。約見日程表二。安排下屬經(jīng)理間的約見三。改變約見

〔一〕客方改變約見〔二〕我方改變約見思考題：1。每周工作方案表如何編制？2。哪些約見者宜優(yōu)先安排？3。取消約見要注意什么？

4、某外資企業(yè)工作時間為上午8:00---12:00、下午2:00----6:00?？偨?jīng)理明天有七場約見,每場30分鐘,其中A、B、C、D為重要約見,E、F、G為次要約見,G同時是內(nèi)部約見。

請排出約見表。5。用上述案例，排出一份英語約見日程表

第六章 上司商務旅行安排

第一節(jié)制定商務旅行方案一、商務旅行方案的主要內(nèi)容商務旅行方案主要包括以下內(nèi)容：1、時間2、地點3、交通工具4、具體事項5、備注二、制定商務旅行日程表1。中文商務旅行日程表---------------------------------------------------------------------------旅行日程表------------------XX總經(jīng)理行程安排上海至北京2021年8月6日-----8月8日----------------------------------------------------------------------------8月6日星期二上午7：00自家赴浦東國際機場〔公司派車送赴〕。8：40乘Mu5143次班機離滬赴北京。10：20抵達北京〔XXX接機〕，住XX賓館606房間〔已預先定房〕。12：00與XX總經(jīng)理共進午餐〔在賓館〕。下午15：30與XX總經(jīng)理在公司會議室洽談〔需用的1、2、3號文件在您公文包中〕。18：00與XX總經(jīng)理在公司共進晚餐。------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8月7日星期三上午9：30赴XX公司與XXX董事長洽談〔需用的4、5號文件在您公文包中〕。11：30與XXX董事長共進午餐〔在該公司〕下午15：00拜訪XXX先生〔由XX先生陪同，禮品在你手提箱內(nèi)〕。18：00在賓館用餐--------------------------------------------------------------------8月8日星期四上午8：50乘CA1501次班機離開北京〔機票已預定，由XX小姐事先送交您〕。10：25抵達上海浦東國際機場〔XX接機〕。-------------------------------------------------------------------------------2。英文商務旅行日程表3。征求上司意見4。列出會見日程表

第二節(jié)預訂機票或車票

一。預訂機票二。秘書如何預訂機票1。預訂機票舉例2。確認預訂機票3、更改訂票4。取消訂票第三節(jié)預訂賓館一。預訂賓館的途徑二。如何用訂房1。用國際長途訂房2。用國內(nèi)長途訂房3。本市訂房4。預訂團體房三。如何寫信訂房1。訂房信2。訂房復信

第四節(jié)

商務旅行其他事宜辦理

一、準備物品1、文件資料2、旅費3、代辦托運4.旅行用品二。涉外秘書在國外隨從商務旅行的事務1。辦理賓館入住手續(xù)2。辦理旅館結(jié)帳手續(xù)3。在國外問路三、上司出差期間秘書的工作四、上司歸來后秘書的工作五、寄函致謝思考題：1。商務旅行方案的主要內(nèi)容有哪些？2。如何預訂國內(nèi)機票？3。如何預訂國內(nèi)賓館房間？4。上司出差期間和歸來后，秘書要做哪些工作？5。試寫一封英語感謝函，答謝接待了上司的公司。第七章 辦理出入境事宜

第一節(jié)

出國手續(xù)一、遞呈出國申請書

申請書內(nèi)容

不準出國的幾種人二、辦理護照〔一〕護照的作用〔二〕護照的種類外交護照公務護照因公普通護照因私普通護照〔三〕外交、公務護照的辦理〔四〕普通護照的辦理〔五〕電子護照及其辦理〔六〕護照的報失和補辦〔七〕不予簽發(fā)我國護照

四、辦理黃皮書1、什么是黃皮書2、怎樣辦理黃皮書五、辦理出境登記卡1、

出境登記卡的作用2、出境登記卡的內(nèi)容3、出境登記卡的種類

第二節(jié)

出國準備事宜

一、訂購機票機票的種類正式票

優(yōu)待票

特殊票一等票

經(jīng)濟票

公務票單程

來回程

環(huán)行

環(huán)球

分支旅行

斷路旅行

二、了解航空交通知識飛機種類

航空公司

航線三、其他準備事宜

第三節(jié)

辦理出境檢查

一、邊防檢查二、海關檢查 結(jié)關：將自己攜帶的全部行李連同申報表一起交海關檢查。三、平安檢查四、檢疫五、辦理登機手續(xù)思考題：1。我國護照有哪幾種？2。什么是電子護照？3。什么是簽證？4。邊防檢查查什么？5。出國前除了物質(zhì)外還必須做什么準備？第八章接待來賓第一節(jié)接待要領一、熱情有禮二、交換名片的禮節(jié)〔一〕名片的樣式和種類 1、我國大陸流行的名片 2、外國人的名片 3、我國港臺地區(qū)的名片〔二〕名片的作用表示祝賀時，在名片右下角寫上P.F,(PourFelicitation),左上角寫上對方姓名。表示感謝時，在名片右下角寫上P.P.R.(PourRemerciement).表示恭賀新禧-----P.F.N.A.(PourFeliciterLeNouvelAn)作為介紹時-------P.P.(PourPresentation)表示辭行時-------P.P.C.(PourPrendreConge)表示吊唁時-------P.C.(PourCondoleance)〔三〕接受名片和遞送名片1、接受名片2、遞送名片〔四〕名片的整理三、來客登記----------------------------------------------------------------來客登記簿------------------日期到達時間來訪者姓名職務 單位〔〕被訪者姓名 備注 ------------------------------------------------------------------------------------------------------ -------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

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四、善于記住來客姓名

第二節(jié)

接待有約而來者一、招呼來客二、引導第三節(jié)

接待無約而來者一、分流二、婉言拒絕1、婉言拒絕的對答2、擋駕的技巧3、上司工作時秘書拒客方法三、會客中又來新客四、幫助上司中止會客第四節(jié)

接待重要賓客一、確定規(guī)格二、迎接1、迎賓2、介紹

3、握手4、獻花三、陪同乘車四、本卷須知五、送別事宜思考題：1。秘書接待的要領是什么？2。如何接待有約而來者？3。如何接待無約而來者？4。陪車的座次怎么安排？5。什么是接待中的對等對口？

第九章協(xié)助上司處理社交事宜

第一節(jié)

邀請與答復

一、傳統(tǒng)的邀請與答復方式1。邀請--------------------------------------------------------------請柬

-----------先生：

謹定于______年__月__日〔星期__〕__午___時__分，

為__________________，假座________賓館〔_______路

______號〕，舉行________活動。

恭候光臨___________敬約年月