企業(yè)會(huì)議管理制度

企業(yè)會(huì)議管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)企業(yè)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議的管理，包括但不限于：董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專題研討會(huì)等。

三、企業(yè)會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.目的明確：會(huì)議應(yīng)具有明確的議題和目標(biāo)，嚴(yán)禁召開(kāi)無(wú)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的會(huì)議。

2.計(jì)劃安排：會(huì)議應(yīng)提前做好計(jì)劃，合理安排時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。

3.高效務(wù)實(shí)：會(huì)議應(yīng)注重效率，減少形式主義，確保會(huì)議內(nèi)容務(wù)實(shí)、解決問(wèn)題。

4.公開(kāi)透明：會(huì)議內(nèi)容、決議等應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員公開(kāi)，提高會(huì)議透明度。

四、企業(yè)各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議的組織、管理和監(jiān)督，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

五、企業(yè)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和管理的需要。

六、本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)董事會(huì)所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充或調(diào)整。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，確保會(huì)議管理工作的有序開(kāi)展。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)企業(yè)工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議主題、討論事項(xiàng)、預(yù)計(jì)時(shí)間等內(nèi)容，并提前至少3個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員。

3.確定參會(huì)人員：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，合理確定參會(huì)人員范圍，避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)。

4.通知參會(huì)人員：會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并通過(guò)電話、郵件或企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式進(jìn)行通知。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到，會(huì)議召集人應(yīng)做好考勤記錄。

2.會(huì)議主持：主持人應(yīng)按照會(huì)議議程，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議以及重要觀點(diǎn)等。

4.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題和議程進(jìn)行發(fā)言，發(fā)言時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，禁止跑題或發(fā)表與會(huì)議無(wú)關(guān)的言論。

三、會(huì)議決策

1.表決事項(xiàng)：會(huì)議應(yīng)對(duì)需要表決的事項(xiàng)進(jìn)行充分討論，確保參會(huì)人員充分了解表決內(nèi)容。

2.表決程序：會(huì)議表決應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，對(duì)于重大事項(xiàng)，可實(shí)行無(wú)記名投票或公開(kāi)投票。

3.決策記錄：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由會(huì)議主持人簽字確認(rèn)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、議程、討論內(nèi)容、決議等，并在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，發(fā)送給參會(huì)人員審核。

3.紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)參會(huì)人員審核確認(rèn)無(wú)誤后，由會(huì)議主持人簽字批準(zhǔn)，并在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行公示。

五、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容、流程等方面如有意見(jiàn)和建議，可向會(huì)議召集人反饋，以不斷提高會(huì)議質(zhì)量。

2.會(huì)議召集人應(yīng)對(duì)反饋意見(jiàn)進(jìn)行梳理和總結(jié)，并在后續(xù)會(huì)議中進(jìn)行改進(jìn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過(guò)后，應(yīng)由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行發(fā)布，確保所有相關(guān)人員都能及時(shí)獲取。

2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或具有重要性的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)通過(guò)企業(yè)內(nèi)部公告、郵件群發(fā)、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式進(jìn)行廣泛傳達(dá)。

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)應(yīng)確保時(shí)效性，以便參會(huì)人員和相關(guān)人員及時(shí)了解會(huì)議決策和行動(dòng)計(jì)劃。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃和任務(wù)分配，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

2.會(huì)議召集人應(yīng)對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)決策得到有效執(zhí)行。

3.對(duì)于涉及跨部門(mén)的任務(wù)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)同合作，確保任務(wù)順利完成。

三、進(jìn)度反饋與協(xié)調(diào)

1.各責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議召集人報(bào)告任務(wù)進(jìn)度，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋，尋求支持和協(xié)調(diào)。

2.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)任務(wù)進(jìn)度和反饋情況，組織相關(guān)人員召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，解決存在的問(wèn)題，確保工作順利進(jìn)行。

3.對(duì)于重大事項(xiàng)和關(guān)鍵任務(wù)，會(huì)議召集人應(yīng)加強(qiáng)跟蹤管理，確保各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

四、效果評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行完畢后，會(huì)議召集人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度、流程等方面進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效果。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化，形成閉環(huán)管理，不斷提升會(huì)議管理水平和企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。

五、檔案管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為企業(yè)重要檔案進(jìn)行管理，按照規(guī)定期限保存。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔工作由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和可追溯性。

3.企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案查閱制度，便于相關(guān)人員查閱和利用會(huì)議紀(jì)要。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，便于各部門(mén)預(yù)訂和使用。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，確保會(huì)議室資源得到合理分配。

3.會(huì)議室預(yù)訂需提前至少1個(gè)工作日，以便于會(huì)議管理部門(mén)進(jìn)行安排和準(zhǔn)備。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁吸煙、亂丟垃圾等行為。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)聯(lián)系技術(shù)人員處理。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得大聲喧嘩、隨意走動(dòng)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.定期檢查會(huì)議室設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)維修或更換，避免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

3.對(duì)于貴重設(shè)備，應(yīng)建立使用登記制度，記錄使用人員、時(shí)間等信息，以便追溯和責(zé)任追究。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持空氣流通，定期進(jìn)行清潔和消毒，確保衛(wèi)生條件達(dá)標(biāo)。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備充足的垃圾桶，方便參會(huì)人員丟棄垃圾。

3.企業(yè)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行綠化布置，營(yíng)造舒適、美觀的會(huì)議環(huán)境。

五、會(huì)議室安全

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等。

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品。

3.會(huì)議管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保無(wú)安全隱患。

六、會(huì)議室服務(wù)

1.會(huì)議管理部門(mén)應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備操作、茶水服務(wù)等。

2.會(huì)議期間，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)展，及時(shí)解決參會(huì)人員的需求。

3.企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況，提供會(huì)議期間的餐飲、住宿等服務(wù)，提升會(huì)議體驗(yàn)。

七、會(huì)議室資源調(diào)配

1.會(huì)議管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，合理調(diào)配會(huì)議室資源，提高會(huì)議室利用率。

2.對(duì)于重要會(huì)議或緊急會(huì)議，會(huì)議管理部門(mén)有權(quán)對(duì)會(huì)議室預(yù)訂進(jìn)行優(yōu)先安排。

3.企業(yè)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室資源使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為會(huì)議室管理提供決策依據(jù)。

第五章附則