外部會議活動管理制度

外部會議活動管理制度第一章總則

外部會議活動管理制度旨在規(guī)范我司外部會議活動的組織、實施、跟蹤及評估，確保會議質(zhì)量，提高會議效率，促進內(nèi)外部溝通交流，實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標。以下總則對外部會議活動管理的目的、適用范圍、責任主體、基本原則等內(nèi)容進行規(guī)定。

一、目的

1.提高外部會議活動的組織與管理水平，確保會議目標的達成。

2.優(yōu)化資源配置，降低會議成本，提高公司運營效率。

3.加強與外部單位、合作伙伴的溝通與協(xié)作，提升公司形象。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各級單位組織的外部會議活動，包括但不限于研討會、論壇、座談會、招商會等。

2.本制度不適用于公司內(nèi)部會議活動，內(nèi)部會議活動管理制度另行制定。

三、責任主體

1.外部會議活動的組織、實施、跟蹤及評估工作由各相關部門共同承擔。

2.各相關部門應明確職責，密切配合，確保會議活動的順利進行。

四、基本原則

1.目標明確：會議活動應圍繞公司戰(zhàn)略目標和業(yè)務需求開展，確保會議目標的明確性、可行性和實效性。

2.計劃周密：會議活動應制定詳細的策劃方案、執(zhí)行計劃和預算，確保會議活動的順利進行。

3.高效執(zhí)行：會議活動組織、實施、跟蹤及評估過程中，相關人員應嚴格按照計劃執(zhí)行，確保會議活動高效推進。

4.結(jié)果導向：會議活動應以實際成果為導向，注重會議效果的評估與反饋，不斷提升會議質(zhì)量。

5.資源共享：會議活動應充分利用內(nèi)外部資源，實現(xiàn)信息、經(jīng)驗、技術(shù)等方面的共享，促進公司業(yè)務發(fā)展。

本章規(guī)定的外部會議活動管理制度總則，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供指導原則和依據(jù)。各級單位應遵循總則要求，嚴格執(zhí)行外部會議活動管理相關制度，確保會議活動的順利進行。

第二章會議流程

為確保外部會議活動的順利進行，提高會議效率，本章將從會議籌備、會議通知、會議召開、會議總結(jié)等方面詳細闡述會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司戰(zhàn)略目標和業(yè)務需求，明確會議目標、議題和預期成果。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、議程安排、會議形式等。

3.成立籌備小組：明確籌備小組成員，分配任務，確保會議籌備工作的順利進行。

4.邀請嘉賓：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關領域的專家、合作伙伴、政府官員等參會。

5.準備會議資料：收集、整理與會議主題相關的資料，制作會議手冊、PPT等。

6.場地布置：根據(jù)會議形式和參會人數(shù)，選擇合適的場地，進行會場布置。

7.技術(shù)支持：確保會議所需的音響、投影、網(wǎng)絡等設施設備正常運行。

二、會議通知

1.發(fā)送邀請函：向參會人員發(fā)送邀請函，明確會議主題、時間、地點等信息。

2.確認參會人員：及時跟進參會人員的回復，確保會議人數(shù)。

3.通知會議議程：在會議召開前，向參會人員發(fā)送會議議程，以便他們提前做好準備。

三、會議召開

1.開幕式：會議主持人介紹會議主題、參會嘉賓和議程安排。

2.主題演講：邀請嘉賓進行主題演講，分享經(jīng)驗和見解。

3.分組討論：根據(jù)會議主題，將參會人員分為若干小組，進行深入討論。

4.互動環(huán)節(jié)：設置問答、討論等環(huán)節(jié)，鼓勵參會人員積極參與。

5.閉幕式：會議主持人對會議成果進行總結(jié)，感謝參會人員的參與。

四、會議總結(jié)

1.收集會議紀要：整理會議討論內(nèi)容、成果和建議。

2.發(fā)布會議紀要：將會議紀要發(fā)送給參會人員，以便他們了解會議成果。

3.跟進落實：對會議提出的建議和任務進行跟蹤落實，確保會議成果的落地。

4.評估會議效果：收集參會人員的反饋意見，評估會議效果，為下次會議提供改進方向。

本章詳細闡述了外部會議活動的流程，各級單位應按照會議流程要求，認真組織、籌備、召開和總結(jié)會議，確保會議活動取得預期效果。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議提出的各項建議和任務的跟蹤落實至關重要。本章將從會議紀要的編制、發(fā)布、跟蹤和評估等方面展開論述，確保會議成果得以有效落實。

一、會議紀要的編制

1.紀要內(nèi)容：會議紀要應包括會議基本信息、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、任務分配等。

2.紀要格式：采用清晰的文檔格式，便于閱讀和跟蹤。

3.紀要準確性：確保紀要內(nèi)容真實、準確，反映會議實際情況。

二、會議紀要的發(fā)布

1.及時發(fā)布：會議結(jié)束后，盡快整理并發(fā)布會議紀要，便于參會人員了解會議成果。

2.發(fā)布范圍：根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，確定紀要發(fā)布范圍，確保相關人員收到紀要。

3.發(fā)布方式：可采用電子郵件、企業(yè)內(nèi)部平臺、紙質(zhì)文件等形式發(fā)布會議紀要。

三、會議紀要的跟蹤

1.任務分解：將會議紀要中的任務分解為具體可操作的小任務，明確責任人和完成時間。

2.跟蹤機制：建立會議紀要跟蹤機制，定期跟進任務完成情況。

3.溝通協(xié)調(diào)：針對任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時與相關人員溝通協(xié)調(diào)，確保任務順利進行。

四、會議紀要的評估

1.完成情況評估：在任務完成后，對會議紀要中提出的各項任務進行評估，確保成果達成。

2.成果應用：將會議成果應用到實際工作中，提高工作效率和業(yè)務水平。

3.反饋與改進：收集參會人員對會議紀要執(zhí)行情況的反饋，不斷優(yōu)化會議紀要跟蹤落實流程。

本章對會議紀要的跟蹤落實進行了詳細闡述，各級單位應按照要求，加強對會議紀要的編制、發(fā)布、跟蹤和評估工作，確保會議成果得以有效落實，為公司發(fā)展提供有力支持。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室是公司舉辦各類會議的重要場所，為確保會議的順利進行，提高會議室使用效率，本章將從會議室預訂、使用、維護等方面制定管理規(guī)定。

一、會議室預訂

1.預訂流程：員工需提前向行政部門提交會議室預訂申請，填寫相關信息，包括會議時間、參會人數(shù)、會議主題等。

2.審批制度：行政部門對會議室預訂申請進行審批，確保會議室合理安排使用。

3.優(yōu)先級原則：在會議室資源緊張時，根據(jù)會議的重要性和緊急程度，合理分配會議室資源。

二、會議室使用

1.使用規(guī)范：會議室內(nèi)應保持安靜、整潔，禁止吸煙、進食。

2.設備使用：參會人員應熟悉會議室設備的操作方法，如投影儀、音響等，如有疑問，及時向技術(shù)人員求助。

3.會議服務：行政部門負責提供會議所需的服務，如茶水、文具等。

4.會議開始與結(jié)束：會議主持人應確保會議按時開始和結(jié)束，避免影響其他會議的進行。

三、會議室維護

1.設施設備檢查：定期對會議室的設施設備進行檢查、維護，確保設備正常運行。

2.環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室環(huán)境衛(wèi)生，定期進行清潔，營造良好的會議環(huán)境。

3.安全管理：加強會議室的安全管理，確保消防設施、安全通道等符合規(guī)定要求。

四、會議室保密措施

1.保密意識：參會人員應具備良好的保密意識，會議內(nèi)容未經(jīng)許可不得外泄。

2.保密協(xié)議：對于涉及公司機密的會議，參會人員需簽訂保密協(xié)議。

3.會議資料管理：會議結(jié)束后，及時回收涉及機密的會議資料，防止泄露。

本章針對會議室管理規(guī)定進行了詳細闡述，各級單位應嚴格遵守相關規(guī)定，確保會議室的高效、合理使用，為公司的會議活動提供有力保障。

第五章附則

為確保外部會議活動管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布