環(huán)境保護(hù)局各類(lèi)檔案立卷歸檔制度樣本

蕉嶺縣環(huán)境保護(hù)局各類(lèi)檔案立卷歸檔制度為了加強(qiáng)本局檔案綜合管理、完整系統(tǒng)地搜集和保留日常管理和工作中形成文書(shū)、基建、儀器設(shè)備、會(huì)計(jì)、專業(yè)檔案等多種形式和載體檔案文件材料，特制訂本制度。一、歸檔范圍通常本局在多種活動(dòng)中形成，反應(yīng)本局環(huán)境保護(hù)工作和歷史面貌多種文字、圖表、圖紙、音像等不一樣形式和載體，有查考利用價(jià)值文件材料均應(yīng)歸檔。二、歸檔時(shí)間1、文書(shū)檔案，本局每十二個(gè)月形成辦理完成黨政工團(tuán)文件材料，由辦公室兼職檔案員搜集齊全，于第二年三月底前交檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。2、基建檔案，在基建工程中建設(shè)文件材料形成、積累、立卷歸檔由管理工程項(xiàng)目標(biāo)部門(mén)負(fù)擔(dān)指定兼職檔案員或?qū)T負(fù)責(zé)。在全部工程完工驗(yàn)收后30天歸檔。3、儀器設(shè)備檔案，檔案人員參與5000元以上設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收工作。開(kāi)箱后圖紙資料由財(cái)會(huì)室立卷歸檔，5000元以下設(shè)備儀器檔案由使用部門(mén)管理。4、會(huì)計(jì)檔案，當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門(mén)于第二年上六個(gè)月完成立卷工作，第三年六月份前移交檔案室歸檔。5、特殊載體檔案，在音像制品、光盤(pán)形成后30天內(nèi)，交綜合檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。實(shí)物檔案于第二年三月份交檔案室立卷歸檔。6、已故人員檔案，人事部門(mén)在干部、職員死亡后六個(gè)月內(nèi)，按要求整理，交檔案室保留。7、各部門(mén)專業(yè)檔案由各部門(mén)兼職檔案員于第二年三月底搜集、整理、立卷歸檔立卷歸檔。三、歸檔要求（一）文書(shū)檔案歸檔要求1、凡歸檔文件材料全部必需齊全完整。2、通常原來(lái)文件上有會(huì)生繡金屬物，歸檔時(shí)必需去掉，用不銹鋼書(shū)訂或細(xì)線將文件裝訂。3、凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格，要按A4規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開(kāi)規(guī)格及破損要進(jìn)行托裱。4、歸檔文件材料中，多種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書(shū)刊等，一冊(cè)（本）為一件。正本和定稿、正件和附件，兩件作為一件。文件處理單（表）和被處理文本合為一本。5、同一文件不一樣稿本，正本在前，定稿在后；通常文件請(qǐng)示和批復(fù)，批復(fù)在前請(qǐng)示在后。6、不一樣年度文件通常不得放在一起歸檔，跨年度請(qǐng)示和批復(fù)，放在批復(fù)年度歸檔，沒(méi)有復(fù)文放在請(qǐng)示年歸檔，跨年度計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)年度歸檔，長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針正確頭十二個(gè)月；多年總結(jié)、匯報(bào)，應(yīng)放在文件針正確最終十二個(gè)月。（二）基建和設(shè)備儀器檔案歸檔要求1、凡歸檔文件材料，應(yīng)搜集齊全、完整、系統(tǒng)和正確。2、文件材料應(yīng)做到線條、字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。去掉文件材料金屬物，以卷為單位，立卷歸檔。3、圖紙要按A4規(guī)格折疊，蓋檔案分類(lèi)章，按次序排列，填寫(xiě)立卷說(shuō)明表。4、每一項(xiàng)工程或儀器設(shè)備文件材料排列全部是先排文件材料，然后再排圖紙。(三)會(huì)計(jì)檔案歸檔要求1、多種形式會(huì)計(jì)檔案要按綜合檔案室要求編目造冊(cè)，向檔案室清點(diǎn)移交。2、多種形式會(huì)計(jì)檔案要去掉金屬品裝訂成冊(cè)，整齊美觀，每卷要求有封底封面，填寫(xiě)封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛筆或鋼筆填寫(xiě)工整、清楚。3、每個(gè)案卷封面和卷脊要填寫(xiě)目錄號(hào)、案卷號(hào)和年度等。（四）已故人員檔案歸檔要求按《干部檔案工作條例》要求分類(lèi)整理。（五）特殊載體檔案歸檔要求1、照片檔案由攝錄者或承接部門(mén)初步整理，按上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本局、宣傳活動(dòng)、黨政活動(dòng)、多種獎(jiǎng)勵(lì)、現(xiàn)場(chǎng)取證五類(lèi)整理立卷。2、照片檔案按《照片檔案管理規(guī)范》整理，編寫(xiě)總說(shuō)明和分說(shuō)明，說(shuō)明內(nèi)容包含：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、攝影者。3、凡取得縣級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、證書(shū)等實(shí)物檔案，交到綜合檔案室歸檔。4、在科研、設(shè)計(jì)、試驗(yàn)和業(yè)務(wù)管理等活動(dòng)中采取CAD技術(shù)形成電子文件及其支持軟件，應(yīng)立即按歸檔范圍搜集積累交到綜合檔案室歸檔。（六）專業(yè)檔案歸檔要求各部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)資料要按綜合檔案室要求編目造冊(cè)，向檔案室清點(diǎn)移交。四、檔案排列各門(mén)類(lèi)檔案分別排列，每一門(mén)類(lèi)檔案排列為南、北校區(qū)一個(gè)流水號(hào)，科室可依據(jù)本科組卷情況前后排案卷次序號(hào)，南校區(qū)形成檔案移交到南校區(qū)檔案室，北校區(qū)形成檔案移交到北校區(qū)檔案室。五、歸檔手續(xù)除文書(shū)、已故人員、聲像、實(shí)物檔案由檔案室歸檔外，其它類(lèi)型檔案由相關(guān)科室按要求立卷歸檔，各編制1套完整目錄及電子文檔，一起移交到綜合檔案室，雙方清點(diǎn)查對(duì)簽字以備查考。A、文書(shū)檔案保管期限表1本機(jī)關(guān)黨委會(huì)議和行政辦公會(huì)紀(jì)要、會(huì)議統(tǒng)計(jì)永久2本機(jī)關(guān)召開(kāi)工作會(huì)議、專題會(huì)議文件材料2．1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、匯報(bào)、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久2．2經(jīng)典材料、代表講話材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)30年3機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議文件材科3．1本機(jī)關(guān)為主辦3．1．1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、匯報(bào)、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久3．1．2經(jīng)典材料、代表講話材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)30年3．2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦3．2．1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、匯報(bào)、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要復(fù)制件或副本30年3．2．2經(jīng)典材料、代表講話材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)復(fù)制件或副本4上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢驗(yàn)、視察當(dāng)?shù)赜?、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成文件材料4．1關(guān)鍵永久4．2通常30年4．3本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料30年5本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料5．1本機(jī)關(guān)制訂方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)久計(jì)劃、綱要等文件材料永久5．2本機(jī)關(guān)請(qǐng)示和上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)、指示5．2．1關(guān)鍵業(yè)務(wù)問(wèn)題永久5．2．2通常業(yè)務(wù)問(wèn)題30年5．3同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)函、請(qǐng)示和本機(jī)關(guān)復(fù)函、批復(fù)等文件材料5．3．1關(guān)鍵業(yè)務(wù)問(wèn)題永久5．3．2通常業(yè)務(wù)問(wèn)題30年5．4本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采取關(guān)鍵法規(guī)性文件、專題業(yè)務(wù)文件最終初稿30年5．5機(jī)關(guān)聯(lián)合行文文件材料5．5．1本機(jī)關(guān)為主辦5．5．1．1關(guān)鍵業(yè)務(wù)問(wèn)題永久5．5．1．2通常業(yè)務(wù)問(wèn)題30年5．5．2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦5．5．2．1關(guān)鍵業(yè)務(wù)問(wèn)題30年5．5．2．2通常業(yè)務(wù)問(wèn)題5．6本機(jī)關(guān)編輯、編寫(xiě)文件材料5．6，1大事記、組織沿革等永久5．6．2簡(jiǎn)報(bào)、情況反應(yīng)、工作信息等5．7行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成文件材料5．7．1行政管理工作制度、程序、要求等文件材料永久5．7．2執(zhí)法檢驗(yàn)情況匯總、通報(bào)，整改通知等永久5．7．3行政管理工作中形成審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料5．7．3．1固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目標(biāo)審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收(評(píng)定)等文件材料永久5．7．3．2不動(dòng)產(chǎn)、自然資源全部權(quán)、使用權(quán)確定文件材料永久5．7．3．320年(含)以上有效或未注明使用期許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等審批、管理文件材料永久5．7.3．420年以下有效許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等審批、管理文件材料30年5．7．4行政管理工作中形成立案文件材料5．7．5行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬晌募牧?．7．5．1關(guān)鍵永久5．7．5．2通常30年5．8計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面文件材料5．8．1年度和年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料永久5．8．2年度以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料5．8．3關(guān)鍵職能活動(dòng)總結(jié)、關(guān)鍵專題調(diào)研材料永久5．8．4通?；顒?dòng)總結(jié)、通常問(wèn)題調(diào)研材料5．9出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、參與國(guó)際會(huì)議，接待來(lái)訪等外事活動(dòng)、形成文件材料5．9．1發(fā)表公報(bào)，簽署協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，關(guān)鍵會(huì)談統(tǒng)計(jì)、紀(jì)要等永久5．9．2出國(guó)審批手續(xù)、實(shí)施日程、考察匯報(bào)、通常性會(huì)議統(tǒng)計(jì)30年6本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材科6．1機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久6．2人事工作制度、要求、措施等文件30年6．3人事任免文件永久6．4優(yōu)異單位、勞動(dòng)模范、優(yōu)異工作者文件材料6．4．1受縣級(jí)(含)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)永久6．4．2受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)30年6．5對(duì)本機(jī)關(guān)相關(guān)人員處分材料6．5．1受到警告(不含)以上處分永久6．5．2受到警告處分30年6．6職員錄用、轉(zhuǎn)正、聘用、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久6．7人事考評(píng)、職稱評(píng)審工作文件材料永久6．8職員調(diào)動(dòng)工作行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根永久6．9職員名冊(cè)永久6．10黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成文件材料6．10．1工作匯報(bào)、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果永久6．10．2關(guān)鍵專題活動(dòng)匯報(bào)、總結(jié)等永久6．10．3黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，同意加入黨團(tuán)、工會(huì)組織文件材料永久6．10．4情況反應(yīng)、工作簡(jiǎn)報(bào)6．11紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成綜合性匯報(bào)、調(diào)查材料6．11．1關(guān)鍵永久6．11．2通常30年6．12保衛(wèi)部門(mén)安全檢驗(yàn)、調(diào)查統(tǒng)計(jì)6．13本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪文件材料6．13．1有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵指示和處理結(jié)果永久6．13．2．其它有處理結(jié)果30年7本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料7．1房產(chǎn)、土地全部權(quán)和使用權(quán)文件材料永久7．2和相關(guān)單位簽署協(xié)議、協(xié)定、協(xié)議、議定書(shū)等文件材料7．2．1關(guān)鍵永久7．2．2通常7．3接待工作計(jì)劃、方案7．3．1關(guān)鍵30年7．3．2通常7．4機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算30年7．5機(jī)關(guān)物資(辦公設(shè)備及用具、機(jī)動(dòng)車(chē)等)采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文牛材料，機(jī)動(dòng)車(chē)調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年7．6國(guó)有資產(chǎn)管理(登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等)文件材料7．6．1關(guān)鍵永久7．6．2通常7．7職員負(fù)擔(dān)、購(gòu)置本單位住房協(xié)議、協(xié)議和相關(guān)手續(xù)永久7．8職員住房分配、出售要求、方案、細(xì)則，職員住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職員住房申請(qǐng)30年8上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)文件材料8．1上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)文件材料8．1．1關(guān)鍵永久8．1．2通常8．2上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要落實(shí)實(shí)施文件材料8．3上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)相關(guān)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料永久9同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要落實(shí)實(shí)施文件材料10下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件材料10．1重大問(wèn)題專題匯報(bào)30年10．2年度和年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料B、基建類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表一、綜合：序號(hào)歸檔文件保管期限1土地征收相關(guān)材料（匯報(bào)、批復(fù)和外單位簽署協(xié)議、協(xié)議）永久2基建工作總體計(jì)劃、土地分布圖、土地證書(shū)永久3全局總體計(jì)劃、設(shè)計(jì)總平面圖永久4全局水、電管道分布圖和地下排水通訊線路等隱蔽工程分布圖永久5地質(zhì)勘探、地形測(cè)量材料永久二、可行性研究序號(hào)歸檔文件保管期限1項(xiàng)目提議書(shū)及上報(bào)批復(fù)永久2可行性研究匯報(bào)永久3項(xiàng)目評(píng)定永久4環(huán)境估計(jì)、調(diào)查匯報(bào)永久5設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)及計(jì)劃任務(wù)書(shū)永久三、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)序號(hào)歸檔文件保管期限1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察匯報(bào)、地質(zhì)圖、勘察統(tǒng)計(jì)、化驗(yàn)試驗(yàn)匯報(bào)、永久關(guān)鍵土、巖樣及說(shuō)明2地形、地貌控制占建筑物及關(guān)鍵設(shè)備及安裝測(cè)量定位、觀察統(tǒng)計(jì)永久3水文、氣象地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料永久四、設(shè)計(jì)文件序號(hào)歸檔文件保管期限1初步設(shè)計(jì)永久2技術(shù)設(shè)計(jì)永久3總體計(jì)劃設(shè)計(jì)永久4技術(shù)秘密材料、專利文件永久5關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)永久6設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)307設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、判定及審批308施工設(shè)計(jì)圖10五、工程管理文件序號(hào)歸檔文件保管期限1征用土地同意文件及紅線圖、拆遷、賠償協(xié)議書(shū)永久2承包協(xié)議、協(xié)議書(shū)、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件永久3施工執(zhí)照永久4環(huán)境保護(hù)三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣供給協(xié)議書(shū)永久5產(chǎn)權(quán)證書(shū)永久六、施工1土地施工文件序號(hào)歸檔文件保管期限(1)開(kāi)工匯報(bào)、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要10(2)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)方法施工安全方法、施30工工藝30(3)原材料及構(gòu)件出廠證實(shí)、質(zhì)量判定30(4)建筑材料試驗(yàn)匯報(bào)30(5)設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批永久(6)土建施工定位測(cè)量地質(zhì)勘察永久(7)土、巖試驗(yàn)匯報(bào)、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖永久(8)隱蔽工程驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)永久(9)工程統(tǒng)計(jì)及測(cè)試、沉陷、位移、變形觀察統(tǒng)計(jì)、事故處理匯報(bào)永久(10)分項(xiàng)、分單位工程抽量檢驗(yàn)、評(píng)定30(11)交工驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)證實(shí)30(12)施工匯報(bào)、施工驗(yàn)收匯報(bào)永久2、設(shè)備及管線安裝施工文件序號(hào)歸檔文件保管期限1開(kāi)工匯報(bào)、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要102設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批303焊接試驗(yàn)統(tǒng)計(jì)、匯報(bào)、施工檢驗(yàn)、探訪統(tǒng)計(jì)304隱蔽工程檢驗(yàn)驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)305強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)匯報(bào)306設(shè)備調(diào)試統(tǒng)計(jì)107施工安裝統(tǒng)計(jì)、安裝質(zhì)量檢驗(yàn)、評(píng)定、事故處理匯報(bào)308系統(tǒng)調(diào)試、試驗(yàn)統(tǒng)計(jì)309管線清冼、通水、消毒統(tǒng)計(jì)1010管線標(biāo)高位置，坡度測(cè)量統(tǒng)計(jì)3011中間交工驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)證實(shí)、工程質(zhì)量評(píng)定3012完工匯報(bào)、完工驗(yàn)收匯報(bào)303、電氣、儀表安裝施工文件序號(hào)歸檔文件保管期限（1）開(kāi)工匯報(bào)、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審10（2）設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批30（3）調(diào)試、整定統(tǒng)計(jì)30（4）性能測(cè)試和校核30（5）施工安裝統(tǒng)計(jì)、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定、事故處理匯報(bào)30（6）操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)10（7）電氣裝置交接統(tǒng)計(jì)10（8）中間交工驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)證實(shí)、工程質(zhì)量評(píng)定30（9）完工匯報(bào)、完工驗(yàn)收匯報(bào)30七、完工驗(yàn)收序號(hào)歸檔文件保管期限1完工驗(yàn)收匯報(bào)永久2全部完工圖紙永久3質(zhì)量評(píng)審材料永久4完工驗(yàn)收會(huì)議文件永久八、基建財(cái)務(wù)序號(hào)歸檔文件保管期限1工程概算、預(yù)算、決算永久2交付使用固定資產(chǎn)永久九、房屋