貴州學院會議管理制度

貴州學院會議管理制度第一章總則

一、會議宗旨

為加強貴州學院會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性、民主性和權(quán)威性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及學院實際情況，特制定本會議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于貴州學院各類會議，包括但不限于院務會議、學術(shù)會議、部門例會等。

三、會議分類

1.院務會議：研究決定學院重大事項，部署學院重要工作。

2.學術(shù)會議：交流學術(shù)研究成果，推動學科建設(shè)。

3.部門例會：研究本部門工作，協(xié)調(diào)部門內(nèi)部事務。

4.其他會議：根據(jù)工作需要，組織相關(guān)議題的研討會、座談會等。

四、會議原則

1.準時原則：參會人員應按時參加，遵守會議時間安排。

2.認真原則：參會人員應認真對待會議，積極參與討論，提出建設(shè)性意見和建議。

3.保密原則：會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應嚴格保密。

4.效率原則：會議應注重實效，減少形式主義，確保會議決策的及時性和準確性。

五、會議組織

1.會議召集：會議由召集人負責組織，明確會議主題、議程、參會人員和會議時間等。

2.會議通知：會議召集人應在會議召開前，將會議通知發(fā)送至參會人員。

3.會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，確保會議出席情況的真實性。

4.會議記錄：會議應指定專人負責記錄，記錄會議議題、討論情況、表決結(jié)果等。

六、參會人員

1.學院領(lǐng)導、各部門負責人、相關(guān)教職工應按會議通知要求參加相關(guān)會議。

2.邀請相關(guān)人員參加學院會議時，應提前通知，確保其按時參會。

3.參會人員應積極參與會議討論，為學院發(fā)展提出寶貴意見和建議。

七、會議決策

1.會議決策應充分發(fā)揚民主，廣泛聽取各方意見。

2.會議決策實行表決制，表決結(jié)果應記錄在案。

3.會議決策應明確責任人和完成時限，確保決策的落實。

八、制度修訂

本會議管理制度根據(jù)實際情況，適時進行修訂。修訂后的制度經(jīng)院務會議審議通過后，予以公布實施。

九、附則

本會議管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議召集人應根據(jù)學院工作需要，提前確定會議議題，議題應明確具體，具有針對性和可行性。

2.制定議程：會議召集人應根據(jù)議題制定會議議程，明確會議時間、地點、參會人員、議題順序等。

3.發(fā)送會議通知：會議召集人應在會議召開前，將會議通知發(fā)送至參會人員。通知內(nèi)容包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員等。

4.準備會議材料：會議材料應包括議題相關(guān)背景資料、報告、方案等，會議召集人應確保會議材料在會前送達參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，會議召集人應監(jiān)督簽到情況，確保會議出席率。

2.會議主持人：會議主持人由會議召集人擔任，負責主持會議，引導討論，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：會議主持人應根據(jù)議程安排，邀請相關(guān)人員進行發(fā)言。發(fā)言人員應簡明扼要，突出重點，遵守發(fā)言時間。

4.會議討論：會議主持人應充分調(diào)動參會人員的積極性，引導大家就議題展開充分討論，鼓勵提出建設(shè)性意見和建議。

5.會議表決：對于需要決策的事項，會議主持人應組織參會人員進行表決。表決方式可以是口頭表決、舉手表決或投票表決，表決結(jié)果應記錄在案。

三、會議記錄

1.指定會議記錄人：會議召集人應指定專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議議題、討論情況、表決結(jié)果等。

2.會議記錄要求：會議記錄應真實、全面、準確，突出重點，方便后續(xù)查閱。

3.會議記錄整理：會議結(jié)束后，會議記錄人應及時整理會議記錄，形成會議紀要。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人應在會議結(jié)束時，對會議討論情況進行簡要總結(jié)，明確會議成果和下一步工作要求。

2.會議紀要：會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、表決結(jié)果等內(nèi)容，由會議記錄人負責起草。

3.會議紀要發(fā)放：會議紀要經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送至參會人員，以便大家了解會議內(nèi)容和后續(xù)工作要求。

五、會議反饋

1.參會人員應認真閱讀會議紀要，如有異議，應及時向會議召集人提出。

2.會議召集人應關(guān)注會議決策的落實情況，對于存在的問題，及時協(xié)調(diào)解決，確保會議決策的執(zhí)行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要完成后，應由會議主持人或指定負責人進行審核，確保紀要內(nèi)容準確無誤。

2.審核通過的會議紀要應盡快發(fā)布，發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門，確保相關(guān)人員及時了解會議內(nèi)容和決策。

3.會議紀要的發(fā)布應采用書面形式，可通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等途徑進行。

二、會議決策的分解與責任分配

1.根據(jù)會議紀要中的決策內(nèi)容，將其分解為具體的行動計劃，明確每項行動的責任人、完成時限和預期成果。

2.責任人應對照行動計劃，制定詳細的工作方案，確保決策的有效落實。

3.會議召集人應對責任分配情況進行監(jiān)督，確保各項工作任務的合理分配和高效執(zhí)行。

三、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責任人應按照工作方案，積極推進會議決策的執(zhí)行，并及時向會議召集人匯報工作進展。

2.會議召集人應加強對會議決策執(zhí)行情況的監(jiān)督，定期了解工作進度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

3.對于重大決策，應設(shè)立專門的工作小組或監(jiān)督小組，確保決策的順利實施。

四、會議決策的評估與反饋

1.在會議決策執(zhí)行過程中，應定期對執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題和不足，提出改進措施。

2.責任人應就會議決策的執(zhí)行情況，向會議召集人提供書面報告，報告內(nèi)容包括工作進展、存在問題、改進措施等。

3.會議召集人應根據(jù)評估結(jié)果，及時調(diào)整工作策略，確保會議決策的落實效果。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要發(fā)布后，應按照學院檔案管理規(guī)定進行歸檔，以便于后續(xù)查閱。

2.學院應建立健全會議紀要查閱制度，確保相關(guān)人員能夠方便快捷地獲取所需信息。

3.對于涉密會議紀要，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保信息安全。

六、會議決策的持續(xù)改進

1.學院應定期對會議決策的執(zhí)行情況進行總結(jié)，提煉經(jīng)驗教訓，為今后類似決策提供借鑒。

2.會議召集人應關(guān)注學院發(fā)展動態(tài)，根據(jù)實際情況，對會議決策進行適時調(diào)整，確保決策的時效性和有效性。

3.通過不斷優(yōu)化會議管理制度，提高會議決策的質(zhì)量和執(zhí)行效率，促進學院各項工作的順利開展。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂實行預約制度，各部門或個人需提前向會議室管理部門提交預訂申請。

2.預訂申請應包括會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于會議室管理部門進行合理安排。

3.會議室管理部門應建立會議室預訂臺賬，及時更新預訂信息，確保會議室使用的高效有序。

二、會議室配置

1.會議室應根據(jù)不同規(guī)模和用途，配置相應的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.會議室管理部門應定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行，為會議提供良好的硬件支持。

3.對于特殊需求的會議，會議室管理部門應根據(jù)實際情況，提前做好相關(guān)設(shè)備的調(diào)試和準備工作。

三、會議室使用

1.會議召開前，會議室管理部門應確保會議室整潔衛(wèi)生，設(shè)施設(shè)備齊全，滿足會議需求。

2.參會人員應愛護會議室設(shè)施，遵守會議室管理規(guī)定，保持會議室的安靜和整潔。

3.會議室使用過程中，如遇到設(shè)施設(shè)備故障等問題，應及時向會議室管理部門反映，以便及時解決。

四、會議室保密管理

1.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的會議，會議室管理部門應采取相應的保密措施，確保信息安全。

2.參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和涉密信息。

3.會議室管理部門應加強對涉密會議的監(jiān)控和巡查，防范信息泄露風險。

五、會議室維護與保養(yǎng)

1.會議室管理部門應定期對會議室進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備長期穩(wěn)定運行。

2.對于損壞的設(shè)施設(shè)備，應及時維修或更換，避免影響會議的正常進行。

3.學院應定期對會議室進行投資改造，提升會議室硬件水平，滿足不斷發(fā)展的會議需求。

六、會議室管理部門職責

1.會議室管理部門負責會議室的預訂、配置、使用、維護等工作。

2.會議室管理部門應建立健全會議室管理制度，提高會議室使用效率，為學院會議提供優(yōu)質(zhì)服務。

3.會議室管理部門應定期收集參會人員對會議室的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理，提升會議體驗。

第五章附則

一、本制度