會議中心日常管理制度

會議中心日常管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會議中心的管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議決策的及時落實，依據(jù)《中華人民共和國行政機(jī)關(guān)會議條例》及公司相關(guān)規(guī)定，特制定本管理制度。

第二條適用范圍

本管理制度適用于會議中心舉辦的各類日常會議，包括但不限于董事會議、總經(jīng)理辦公會議、專題協(xié)調(diào)會議等。

第三條基本原則

會議中心的管理遵循以下原則：

（一）高效性原則：會議應(yīng)圍繞議題進(jìn)行，注重實效，減少無效和重復(fù)性討論。

（二）規(guī)范性原則：會議的組織、召開、記錄和落實應(yīng)嚴(yán)格遵循本管理制度的相關(guān)規(guī)定。

（三）保密性原則：會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密和個人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密義務(wù)。

（四）公開性原則：在不違反保密原則的前提下，會議信息應(yīng)適當(dāng)公開，接受監(jiān)督。

第四條會議種類

會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

第五條責(zé)任分配

會議中心設(shè)立會議管理機(jī)構(gòu)，明確各崗位職責(zé)，具體負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、服務(wù)、記錄等工作。

第六條制度修訂

本管理制度根據(jù)公司發(fā)展需要和會議管理實際，適時進(jìn)行修訂。修訂后的管理制度經(jīng)公司批準(zhǔn)后公布實施。

第二章會議流程

第一條會議籌備

會議籌備工作包括以下內(nèi)容：

（一）確定會議主題和目的：由會議發(fā)起人明確會議主題，擬定會議目的，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

（二）選擇會議時間：根據(jù)參會人員的時間安排，合理選擇會議時間，盡量避免影響正常工作。

（三）預(yù)定會議室：根據(jù)會議規(guī)模、設(shè)備需求等，提前預(yù)定合適的會議室，并確保會議室設(shè)施齊全、功能正常。

（四）通知參會人員：提前將會議時間、地點、議程等信息通知參會人員，并提供必要的會議資料。

第二條會議召開

會議召開過程應(yīng)遵循以下規(guī)定：

（一）簽到：會議開始前進(jìn)行簽到，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

（二）主持人宣布會議開始：主持人簡要介紹會議主題、目的和議程，明確會議要求。

（三）按議程進(jìn)行討論：會議討論應(yīng)圍繞議題進(jìn)行，遵循既定議程，確保會議內(nèi)容全面、深入。

（四）會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容和決策事項。

第三條會議決策

會議決策應(yīng)遵循以下原則：

（一）民主決策：充分聽取各方意見，保證決策的民主性和科學(xué)性。

（二）集中決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，由主持人或主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行集中決策。

（三）決策記錄：會議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由參會人員簽字確認(rèn)。

第四條會議總結(jié)

會議總結(jié)包括以下內(nèi)容：

（一）總結(jié)會議成果：梳理會議討論的主要內(nèi)容和決策事項，明確工作目標(biāo)和責(zé)任分配。

（二）分析不足與改進(jìn)措施：針對會議過程中發(fā)現(xiàn)的問題，分析原因，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

（三）會議評價：參會人員對會議效果進(jìn)行評價，提出意見和建議。

第五條會議結(jié)束

會議結(jié)束時，主持人應(yīng)宣布會議結(jié)束，并對參會人員表示感謝。同時，會議記錄人應(yīng)將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第一條會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后及時編制，主要包括以下內(nèi)容：

（一）會議基本信息：會議時間、地點、主持人、參會人員等。

（二）會議議程：會議討論的主要議題及決策結(jié)果。

（三）決策事項：會議明確的各項工作任務(wù)、責(zé)任人和完成時限。

（四）會議記錄人：由專人負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的編制和發(fā)布。

會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)盡快發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，以便跟蹤落實。

第二條跟蹤落實機(jī)制

建立會議紀(jì)要跟蹤落實機(jī)制，確保會議決策得到有效執(zhí)行：

（一）明確責(zé)任：根據(jù)會議紀(jì)要，明確各項工作任務(wù)的責(zé)任人和協(xié)辦人。

（二）進(jìn)度反饋：責(zé)任人需定期向會議管理機(jī)構(gòu)匯報工作進(jìn)展，遇到問題及時溝通協(xié)調(diào)。

（三）督促檢查：會議管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的落實情況進(jìn)行督促檢查，確保工作任務(wù)按期完成。

第三條問題處理與協(xié)調(diào)

在會議紀(jì)要落實過程中，如遇到以下問題，應(yīng)及時處理與協(xié)調(diào)：

（一）資源不足：如需增加人力、物力、財力等資源，責(zé)任人應(yīng)向會議管理機(jī)構(gòu)提出申請，協(xié)調(diào)解決。

（二）協(xié)調(diào)困難：如涉及多個部門或單位之間的協(xié)調(diào)，會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，確保工作順利進(jìn)行。

（三）突發(fā)情況：遇到突發(fā)情況影響工作進(jìn)展，責(zé)任人應(yīng)及時向會議管理機(jī)構(gòu)報告，共同研究解決方案。

第四條會議紀(jì)要落實的評價與反饋

會議紀(jì)要落實完成后，應(yīng)進(jìn)行以下評價與反饋：

（一）工作成效評價：對會議決策的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

（二）問題與建議：針對落實過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)措施和建議。

（三）信息共享：將會議紀(jì)要落實情況反饋給相關(guān)人員，實現(xiàn)信息共享，提高工作效率。

第五條持續(xù)改進(jìn)

根據(jù)會議紀(jì)要落實的評價與反饋，不斷優(yōu)化會議管理制度，完善會議流程，提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)定

會議室的預(yù)定應(yīng)遵循以下規(guī)定：

（一）預(yù)定流程：需使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前通過規(guī)定的預(yù)定流程提交會議室申請。

（二）時間安排：會議時間應(yīng)避免高峰時段，確保會議室資源合理分配。

（三）設(shè)備需求：預(yù)定時應(yīng)說明所需的會議設(shè)備，如投影儀、音響、視頻會議系統(tǒng)等，以便會務(wù)組提前準(zhǔn)備。

第二條會議室使用

會議室使用時應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（一）按時使用：預(yù)定人應(yīng)確保按時使用會議室，避免浪費資源。

（二）保持整潔：使用期間應(yīng)保持會議室整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾等行為。

（三）設(shè)備操作：會議室內(nèi)設(shè)備應(yīng)按照操作規(guī)程使用，如遇故障，應(yīng)及時聯(lián)系會務(wù)組處理。

第三條會議室設(shè)施維護(hù)

會議室設(shè)施的維護(hù)應(yīng)做到以下幾點：

（一）定期檢查：會務(wù)組應(yīng)定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。

（二）及時維修：發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時，應(yīng)立即聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行維修，減少故障對會議的影響。

（三）更新?lián)Q代：根據(jù)實際需要和科技進(jìn)步，適時更新會議室設(shè)備，提高會議效率。

第四條會議室安全管理

會議室安全管理包括以下方面：

（一）消防安全：確保會議室消防設(shè)施齊全、通道暢通，定期進(jìn)行消防演練。

（二）保密安全：會議室內(nèi)應(yīng)采取必要的安全措施，防止會議內(nèi)容泄露。

（三）財產(chǎn)安全：會議期間應(yīng)妥善保管貴重物品，防止遺失或損壞。

第五條會議室服務(wù)

會務(wù)組應(yīng)提供以下服務(wù)：

（一）會議準(zhǔn)備：提前布置會議室，調(diào)試設(shè)備，確保會議順利進(jìn)行。

（二）會議服務(wù)：會議期間提供必要的會務(wù)服務(wù)，如茶水、資料分發(fā)等。

（三）會后清理：會議結(jié)束后，及時清理會議室，確保會議室恢復(fù)原狀。

第六條違規(guī)處理

違反會議室管理規(guī)定的，會務(wù)組有權(quán)進(jìn)行以下處理：

（一）提醒警告：對首次違反規(guī)定的個人或部門進(jìn)行提醒警告。

（二）限制使用：對屢次違反規(guī)定的個人或部門，限制其會議室使用權(quán)。

（三）追究責(zé)任：對造成嚴(yán)重后果的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第五章附則

第一條施行日期

本管理制度自發(fā)布之日起施行。

第二條解釋權(quán)

本管理制度的解釋權(quán)歸公司會議管