學校會議管理制度疫情

學校會議管理制度疫情第一章總則

為確保學校會議的效率、效果及規(guī)范化管理，特別是在新冠疫情常態(tài)化防控背景下，特制定本會議管理制度。本制度適用于學校內所有會議的組織、召開及管理。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范學校會議的組織流程，保障會議質量，提高決策效率，加強各部門間的溝通與協(xié)作。

2.會議應遵循高效、務實、節(jié)儉的原則，注重會議效果，減少無效、重復性會議。

二、適用范圍

1.本制度適用于學校內各類會議，包括但不限于校務會議、行政會議、學術會議、教職工大會等。

2.本制度適用于線上線下相結合的會議形式，特別是在疫情防控期間，鼓勵采用線上會議方式。

三、會議分類

1.按照會議的性質和內容，會議可分為：決策性會議、協(xié)調性會議、學術性會議、總結性會議等。

2.按照參會人員范圍，會議可分為：全校性會議、部門會議、小組會議等。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議召集人負責，會議召集人應明確會議目的、議程、參會人員等。

2.會議召集人應提前發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議程等內容，確保參會人員提前做好準備。

3.會議組織者應做好會前、會中、會后的服務工作，確保會議的順利進行。

五、疫情防控要求

1.在疫情防控期間，會議組織者應按照學校疫情防控相關規(guī)定，做好會議場所的消毒、通風、人員密度控制等工作。

2.參會人員應佩戴口罩，保持安全距離，減少人員流動，確保會議安全。

六、其他

1.本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。

2.本制度的解釋權歸學校行政部門。

后續(xù)章節(jié)內容請根據(jù)本總則的框架，結合學校實際情況和需求進行制定。希望本制度對學校會議管理起到積極的促進作用。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)學校工作需要，明確會議主題，確保會議目的清晰、具體。

2.制定會議議程：列出會議主要議題，明確各議題討論的時間安排，并將議程提前通知參會人員。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員范圍，確保涉及議題的相關部門及人員參會。

4.發(fā)布會議通知：會議組織者應在會議召開前至少3個工作日發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、議程等內容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務組負責參會人員的簽到工作，確保會議出席情況的真實性。

2.會議主持人：由會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程及參會人員，明確會議紀律。

3.會議發(fā)言：根據(jù)議程安排，各議題負責人進行發(fā)言，闡述觀點、提出建議。

4.討論與決策：參會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見，會議主持人引導討論，確保會議高效進行。在討論基礎上，形成決策或共識。

三、會議記錄

1.會議記錄人：會議組織者指定專人擔任會議記錄人，負責記錄會議過程、討論要點、決策結果等。

2.會議記錄要求：會議記錄應真實、準確、完整，特別是會議決策、共識及待辦事項等內容。

3.會議記錄整理：會議結束后，會議記錄人應在24小時內完成會議記錄的整理工作，并發(fā)送給會議組織者及參會人員。

四、會議總結

1.會議主持人應在會議結束前進行簡要總結，回顧會議成果，強調決策事項及下一步工作要求。

2.會議組織者應根據(jù)會議記錄，梳理出會議決策、共識及待辦事項，形成會議紀要。

五、會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議組織者應將會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀要等相關資料進行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應按照學校檔案管理要求進行分類、整理、保存。

本章內容詳細闡述了會議籌備、召開、記錄、總結及資料歸檔等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范學校會議流程，提高會議效率。后續(xù)章節(jié)將圍繞會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等方面展開論述。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由會議記錄人在會議結束后及時整理，準確反映會議內容、決策和共識。

2.會議紀要應明確列出會議決策事項、責任部門、完成時限等關鍵信息。

3.會議紀要編制完成后，應由會議組織者審核，確保內容準確無誤。

4.會議紀要應在會議結束后48小時內，通過學校內部通訊渠道發(fā)布給所有參會人員及相關部門。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責任部門應按照會議紀要中的要求，制定具體的執(zhí)行計劃，明確責任人，確保決策得到有效執(zhí)行。

2.會議組織者或指定專人負責對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解進展情況，協(xié)調解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

3.對于重大決策或復雜問題，應設立專門的監(jiān)督小組，進行專項監(jiān)督，確保決策落實到位。

三、進度報告與反饋

1.各責任部門應在規(guī)定時限內向會議組織者提交決策執(zhí)行進度報告。

2.會議組織者應定期組織會議，對決策執(zhí)行情況進行集中反饋，評估執(zhí)行效果，并根據(jù)實際情況調整執(zhí)行計劃。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題，應及時上報學校領導，并采取措施予以解決。

四、問責與激勵機制

1.建立會議決策執(zhí)行問責機制，對于未按期完成或執(zhí)行不力的部門和個人，應視情況給予相應的通報批評或紀律處分。

2.建立激勵機制，對于執(zhí)行效果好、貢獻突出的部門和個人，給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

五、會議紀要的存檔與查閱

1.會議紀要應作為學校重要文件進行存檔，便于后續(xù)查閱和追溯。

2.會議紀要的電子版和紙質版應分別存檔，確保信息安全與便捷性。

3.學校應建立會議紀要查閱制度，規(guī)定查閱范圍和程序，保障信息的透明度和共享。

本章內容著重于會議紀要的編制、決策執(zhí)行、進度反饋、問責激勵以及存檔查閱等環(huán)節(jié)，旨在確保會議成果得到有效落實，提高學校管理效率。后續(xù)章節(jié)將對會議室管理規(guī)定進行詳細闡述。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由各部門根據(jù)會議需要提前向會議室管理部門提交預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、預計參會人數(shù)、會議類型等信息，以便管理部門合理安排會議室資源。

3.管理部門應建立會議室預訂平臺，實現(xiàn)會議室使用情況的實時查詢和預訂，提高使用效率。

二、會議室配置

1.會議室應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理配置，包括但不限于會議桌椅、投影儀、音響設備、白板等。

2.確保會議室內的設施設備完好，定期進行維護保養(yǎng)，以保障會議的順利進行。

3.針對疫情防控要求，會議室應配備必要的防疫物資，如口罩、消毒液等。

三、會議室使用

1.會議召開前，會議室管理人員應提前做好會場布置，檢查設備運行情況，確保會議環(huán)境舒適、設備正常。

2.參會人員應愛護會議室設施，遵守會議紀律，保持會議室整潔。

3.會議期間，會議室管理人員應隨時關注會議進展，及時解決可能出現(xiàn)的問題。

四、會議室清潔與消毒

1.會議室使用前后，管理部門應安排專人進行清潔與消毒，確保會議室衛(wèi)生狀況良好。

2.針對疫情防控要求，加強對會議室的通風、消毒頻率，減少疫情傳播風險。

3.定期對會議室的空調、地毯等進行深度清潔，提升會議室空氣質量。

五、會議室安全管理

1.會議室管理部門應制定安全管理制度，確保會議室使用過程中的安全。

2.會議室內應配備消防設施，并定期進行安全檢查，消除安全隱患。

3.參會人員應遵守會議室內外的安全規(guī)定，不得攜帶危險物品進入會議室。

本章內容主要圍繞會議室預訂、配置、使用、清潔消毒以及安全管理等方面制定規(guī)定，旨在為學校提供良好的會議環(huán)境，確保會議的順利進行。第五章附則將對本制度的補充說明和實施細節(jié)進行闡述。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸學校行政部門所有，如有疑問或需要澄清之處，由行政部門負責解釋。

二、本制度自發(fā)布