綜合管理部會(huì)議管理制度

綜合管理部會(huì)議管理制度綜合管理部會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)綜合管理部會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于綜合管理部組織、召開的各類會(huì)議，包括但不限于部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)等。

第三條會(huì)議原則

（一）務(wù)實(shí)高效原則。會(huì)議應(yīng)圍繞議題進(jìn)行充分討論，形成明確決策，避免形式主義，提高會(huì)議效率。

（二）集體決策原則。會(huì)議決策應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見，實(shí)行集體決策。

（三）分工負(fù)責(zé)原則。會(huì)議議題的提出、會(huì)議紀(jì)要的整理及決策事項(xiàng)的落實(shí)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

第四條會(huì)議分類

（一）例行會(huì)議：定期召開的會(huì)議，如部門例會(huì)、周例會(huì)等。

（二）專題會(huì)議：針對(duì)特定議題或項(xiàng)目召開的會(huì)議。

（三）臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議。

第五條會(huì)議組織與管理

（一）會(huì)議的組織和召開，應(yīng)由綜合管理部負(fù)責(zé)。

（二）會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等，并在會(huì)議召開前適當(dāng)時(shí)間發(fā)送。

（三）會(huì)議召集人負(fù)責(zé)組織會(huì)議，主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

（四）會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

第六條會(huì)議紀(jì)律

（一）參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議召集人請(qǐng)假。

（二）會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，保持會(huì)場(chǎng)安靜。

（三）會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

第七條本制度的解釋權(quán)歸綜合管理部所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議召集人根據(jù)工作需要，確定會(huì)議議題，并明確議題討論的重點(diǎn)、目標(biāo)和預(yù)期成果。

2.制定議程：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)確定的議題，制定會(huì)議議程，明確各議題的討論順序和預(yù)計(jì)時(shí)間。

3.發(fā)送會(huì)議通知：綜合管理部負(fù)責(zé)發(fā)送會(huì)議通知，通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議準(zhǔn)備工作等內(nèi)容，并提前適當(dāng)時(shí)間發(fā)送，以確保參會(huì)人員有充足的時(shí)間準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議相關(guān)材料應(yīng)提前準(zhǔn)備，并在會(huì)議召開前分發(fā)給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解議題內(nèi)容。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前簽到，會(huì)議召集人應(yīng)清點(diǎn)參會(huì)人員，確保會(huì)議的參與度。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人應(yīng)按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.討論與決策：針對(duì)會(huì)議議題，參會(huì)人員充分發(fā)表意見，展開討論。會(huì)議主持人引導(dǎo)討論，確保議題充分討論，形成明確決策。

4.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論情況、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

三、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)的責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議召集人針對(duì)會(huì)議中未解決的問題，明確下一步工作計(jì)劃，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。

2.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的落實(shí)情況，并及時(shí)向相關(guān)部門和人員反饋。

五、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、簽到表、會(huì)議通知等相關(guān)資料，應(yīng)由綜合管理部負(fù)責(zé)歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議資料的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保資料的安全、完整和可追溯。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分配及完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，經(jīng)會(huì)議主持人審核確認(rèn)無誤后，于規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任單位或責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)實(shí)施。

2.會(huì)議召集人應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期的檢查，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。

三、進(jìn)展情況匯報(bào)與協(xié)調(diào)

1.各責(zé)任單位或責(zé)任人在執(zhí)行過程中應(yīng)主動(dòng)向會(huì)議召集人匯報(bào)進(jìn)展情況，對(duì)于遇到的問題和困難，應(yīng)及時(shí)反饋，尋求協(xié)調(diào)和支持。

2.會(huì)議召集人應(yīng)定期組織匯報(bào)會(huì)議，聽取各責(zé)任單位或責(zé)任人的工作匯報(bào)，針對(duì)存在的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。

四、會(huì)議決策的調(diào)整與優(yōu)化

1.在決策執(zhí)行過程中，如遇到實(shí)際情況與會(huì)議決策不符，或因客觀原因?qū)е聸Q策無法執(zhí)行，相關(guān)單位或責(zé)任人可提出調(diào)整或優(yōu)化建議。

2.會(huì)議召集人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)建議進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)召開專題會(huì)議進(jìn)行討論，形成新的決策。

五、跟蹤落實(shí)結(jié)果的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議決策執(zhí)行結(jié)束后，會(huì)議召集人應(yīng)組織對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似工作提供借鑒。

2.評(píng)估結(jié)果和改進(jìn)建議應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，形成閉環(huán)管理，不斷提升會(huì)議決策的執(zhí)行力和效果。

六、會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要作為重要的工作記錄，應(yīng)由綜合管理部負(fù)責(zé)存檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)設(shè)置合理的查閱權(quán)限，便于相關(guān)單位和人員查閱、了解會(huì)議決策內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間等信息。

2.預(yù)訂方式由綜合管理部確定并公告，確保預(yù)訂流程的透明和高效。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人需按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)提前通知綜合管理部。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響、白板等，并定期檢查維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室布局應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)合理調(diào)整，確保會(huì)議環(huán)境舒適、便于交流。

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔，定期進(jìn)行清潔工作，為會(huì)議提供良好的環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持良好的衛(wèi)生狀況。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)公物，遵守設(shè)備使用規(guī)范，不得擅自拆卸或損壞設(shè)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用人應(yīng)整理會(huì)場(chǎng)，確保物品歸位、設(shè)備關(guān)閉，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保安全出口暢通，消防設(shè)施正常。

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

3.會(huì)議召集人應(yīng)關(guān)注參會(huì)人員的安全，遇緊急情況，及時(shí)采取措施并報(bào)告相關(guān)部門。

五、會(huì)議室使用效率提升

1.綜合管理部應(yīng)定期收集會(huì)議室使用反饋，優(yōu)化會(huì)議室配置和預(yù)訂流程。

2.鼓勵(lì)利用信息技術(shù)手段，如視頻會(huì)議系統(tǒng)，提高會(huì)議室使用效率，減少不必要的實(shí)體會(huì)議。

3.推廣會(huì)議室共享機(jī)制，合理調(diào)配資源，提高會(huì)議室利用率。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的單位和個(gè)人，綜合管理部有權(quán)進(jìn)行提醒、警告，并視情節(jié)嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處罰措施。

2.違規(guī)行為應(yīng)記錄在案，作為單位和個(gè)人年