COP-01文件和資料的控制程序2

邵陽(yáng)神風(fēng)動(dòng)力制造有限責(zé)任公司程序文件文件編號(hào)：COP01版本號(hào)：A標(biāo)題：文件和資料控制程序修改序號(hào)：00頁(yè)碼：第4頁(yè)共6頁(yè)版本修改序號(hào)修訂摘要生效日期A00初版發(fā)行﹒2002年10月01日編制人：審核人：批準(zhǔn)人：如此印章并非紅色，代表此文件并非合法之版本，并不會(huì)受到控制及更新，請(qǐng)使用受控制之文件。文件分發(fā)編號(hào)文件控制印章1目的與適用范圍本程序規(guī)定了所有文件和資料的控制要求，使其處于受控狀態(tài)，并確保對(duì)質(zhì)量體系有效運(yùn)行起重要作用的各相關(guān)部門(mén)都能及時(shí)使用文件和資料的有效版本。本程序適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料（包括適當(dāng)范圍的外來(lái)文件）的控制。2引用文件2.1《技術(shù)文件和資料管理規(guī)定》;2.2《質(zhì)量記錄控制程序》3職責(zé)3.1全質(zhì)辦負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件。3.2管理者代表審核質(zhì)量手冊(cè)、程序文件。3.3各部門(mén)負(fù)責(zé)人組織編寫(xiě)、審核和使用保管有關(guān)工作文件和質(zhì)量記錄。3.4總經(jīng)理批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)。3.5全質(zhì)辦資料員負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行編輯、標(biāo)識(shí)、編號(hào)、發(fā)放、保存等管理。4工作程序4.1新文件的編號(hào)4.1.1全質(zhì)辦資料員根據(jù)4.4條款，對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件進(jìn)行編號(hào)。4.1.2其他文件，由文件編制者從全質(zhì)辦資料員處取得文件編號(hào)。取號(hào)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)“文件取號(hào)登記表”記錄文件名稱(chēng)及文件編號(hào)。4.2文件的分類(lèi)4.2.1按照文件的內(nèi)容分：a)質(zhì)量手冊(cè)；b)程序文件；c)工作文件，包括管理性工作文件和技術(shù)性工作文件；d)質(zhì)量記錄;e)外來(lái)文件。4.2.2按文件受控程度分：a)受控文件；b)非受控文件。4.3文件的編寫(xiě)、審核和批準(zhǔn)4.3.1各層次文件的編制、審核、批準(zhǔn)按本程序3“職責(zé)”執(zhí)行。4.3.2由全質(zhì)辦負(fù)責(zé)規(guī)范文件的格式。4.3.3技術(shù)圖紙、圖樣的編制、審核和批準(zhǔn)則按《技術(shù)文件和資料管理規(guī)定》執(zhí)行。4.4文件的標(biāo)識(shí)、發(fā)放、更改及回收4.4.1質(zhì)量體系文件編號(hào)的構(gòu)成和表達(dá)形式××/×××××適用于記錄表格,表示“A”版文件順序號(hào)適用于工作文件（代號(hào)如下）文件層次（類(lèi)別）4.4.1.1文件類(lèi)別代號(hào)質(zhì)量手冊(cè)——QM程序文件——COP工作文件——WI質(zhì)量記錄——QR4.4.1.2文件順序號(hào)文件順序號(hào)均從“01”開(kāi)始按自然數(shù)順序編號(hào)。4.4.1.3文件編號(hào)的位置文件編號(hào)（版本號(hào)）打印在首頁(yè)或其右上角。當(dāng)對(duì)體系建立前的舊版本文件和表格不加修改使用時(shí)，亦可直接手寫(xiě)編號(hào)（版本號(hào)）于相應(yīng)的位置。4.4.1.4工作文件代號(hào)：JD：崗位職責(zé)，MS：管理制度，EOI：設(shè)備操作規(guī)程，IS：檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)，4.4.2文件的發(fā)放4.4.2.1受控文件原稿在提交給全質(zhì)辦資料員前，送交人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行以下確認(rèn)：是否進(jìn)行有效的批準(zhǔn)；標(biāo)題、文件編號(hào)、版本、修改序號(hào)、頁(yè)數(shù)是否完整；如有不完整的情況時(shí)，退回編寫(xiě)人進(jìn)行修正。c)受控文件的范圍：一般用于公司內(nèi)部，受更改控制的文件。4.4.2.2將文件連同“文件發(fā)放清單”提交全質(zhì)辦資料員，全質(zhì)辦資料員將收到的文件原稿做好編目登記，填寫(xiě)“文件歸檔編目清單”。4.4.2.3全質(zhì)辦資料員根據(jù)全質(zhì)辦主任批準(zhǔn)后的“文件發(fā)放清單”的總份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，在復(fù)印文件上加蓋“受控文件”印章。填寫(xiě)“文件發(fā)放、回收記錄”發(fā)放文件，文件領(lǐng)用者簽收?！拔募l(fā)放、回收記錄”應(yīng)記錄正本持有者的簽收。4.4.2.4任何員工不得私自復(fù)制，但當(dāng)文件嚴(yán)重破損時(shí)可以舊換新，因丟失或工作需要需增發(fā)文件，并填寫(xiě)“文件借閱/復(fù)制登記表”，報(bào)全質(zhì)辦主任同意后可補(bǔ)發(fā)，分發(fā)號(hào)保持不變。4.4.2.5經(jīng)管理者代表同意，可向顧客或其他外界組織發(fā)放質(zhì)量手冊(cè)，但須在手冊(cè)封面加蓋蘭色“非受控文件”印章。4.4.2.6文件分發(fā)號(hào)文件各部門(mén)主管均給予唯一文件分發(fā)號(hào)（見(jiàn)下表）。職務(wù)文件分發(fā)號(hào)職務(wù)文件分發(fā)號(hào)總經(jīng)理01生產(chǎn)副總經(jīng)理05常務(wù)副總經(jīng)理02總經(jīng)辦06質(zhì)量副總經(jīng)理03認(rèn)證機(jī)構(gòu)07經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理04管理者代表與質(zhì)量副總相同各部門(mén)下屬崗位編號(hào)由該部門(mén)主管編號(hào)后加副編號(hào)生成，中間用“－”隔開(kāi)。4.4.3文件的更改4.4.3.1本公司任何員工均可提出文件更改的建議，提出者需填寫(xiě)“文件更改審批表”，經(jīng)其部門(mén)主管批準(zhǔn)。若文件更改涉及到其它有關(guān)部門(mén)，還應(yīng)由這些部門(mén)主管簽署意見(jiàn)。4.4.3.2對(duì)于有隸屬關(guān)系或需要相互協(xié)調(diào)的文件，某一份文件更改后，歸口部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)文件同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)更改。4.4.3.3文件更改的審批按該文件的原審批程序進(jìn)行，若因部門(mén)人員調(diào)整，不能由原審批人審批時(shí)，該部門(mén)需獲取所依據(jù)的有關(guān)背景資料。4.4.3.4全質(zhì)辦資料員依據(jù)“文件更改審批表”，印制更改頁(yè)發(fā)至原文件持有者，同時(shí)收回作廢的舊文件，并加蓋紅色“作廢文件”印章。對(duì)于極少量更改或錯(cuò)別字的更改，全質(zhì)辦資料員可對(duì)持有者的文件直接劃改?！拔募膶徟怼睉?yīng)隨被更改頁(yè)的正本同時(shí)保存。4.4.3.5每年由管理者代表組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審，各部門(mén)結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適當(dāng)評(píng)審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行4.4.3條款規(guī)定。4.4.4文件的換版a)文件經(jīng)多次修改或大幅度修改時(shí)應(yīng)換版，全質(zhì)辦資料員可依文件的修改情況提出改版申請(qǐng)，報(bào)全質(zhì)辦主任批準(zhǔn)后改版。b)文件首次發(fā)布時(shí)，版本號(hào)為“A”。每改版一次，版本號(hào)按英文字母順序遞增，修改序號(hào)恢復(fù)為“00”。4.5文件的保管4.5.1文件的正本無(wú)須加蓋任何印章，也無(wú)需對(duì)正本編號(hào)，由全質(zhì)辦資料員保存（另有規(guī)定者除外），只要程序文件、工作文件有修訂或換版，則全質(zhì)辦資料員應(yīng)同時(shí)更新程序文件首頁(yè)及建立“工作文件修改總覽表”，以記錄修改和改版情況。4.5.2作廢的文件和資料，全質(zhì)辦資料員填寫(xiě)“文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單”，經(jīng)全質(zhì)辦主任批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。為法律和積累知識(shí)等需保留的文件，需加蓋紅色“作廢文件”印章后方可留用,并建立“作廢文件”清單。4.5.3作廢版本的正本文件（含技術(shù)文件）均不得銷(xiāo)毀，由全質(zhì)辦或技術(shù)處資料員加蓋紅色“作廢文件”印章隔離保存，以確保需要時(shí)在作用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。4.5.4存入計(jì)算機(jī)軟盤(pán)資料由全質(zhì)辦資料員歸檔登記，為防止文件丟失，所有存入軟盤(pán)的文件均應(yīng)有備份，并作好標(biāo)識(shí)，使用者須妥善保管。4.5.5對(duì)受控文件，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)本部門(mén)所使用文件的“部門(mén)受控文件清單”。4.6質(zhì)量記錄的發(fā)放、更改和保存按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。4.7外來(lái)文件的管理4.7.1外來(lái)資料包括標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）、顧客提供的技術(shù)圖紙和資料4.7.2技術(shù)處、全質(zhì)辦資料員負(fù)責(zé)外來(lái)文件（顧客提供的技術(shù)圖紙和資料）的登記，填寫(xiě)“國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)清單”。4.7.3各部門(mén)要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件報(bào)全質(zhì)辦備案。4.8文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫(xiě)“文件借閱/復(fù)制登記表”后，向相關(guān)的文件保管人員借閱。復(fù)制受控文件必須由全質(zhì)辦資料員登記編號(hào)等。4.9印章樣式4.9.1“受控文件”印章樣式4.9.2“非受控文