論文書檔案在日常工作中存在的問題及對策

論文書檔案在日常工作中存在的問題及對策【摘要】文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。文書檔案管理的好與壞直接關(guān)系到單位檔案資料的完整性，所以一定要引起重視。在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要的信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

關(guān)鍵詞文書檔案管理；問題；對策

文書檔案管理工作無論在什么單位中都具有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。只有樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。因此，要加強(qiáng)對文書檔案的管理，保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項工作可以順利的實施，加強(qiáng)文書檔案管理工作需要提高領(lǐng)導(dǎo)對這項工作的重視程度，而且要做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作和搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接。

一、文書檔案管理的特點(diǎn)

檔案管理工作是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級管理部門要充分認(rèn)識到該項管理工作的重要性。文書檔案內(nèi)容非常豐富，檔案的形成與文書工作有密切的關(guān)系，收集并保存完整的文件資料是文書檔案管理工作的重點(diǎn)。同時，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定本單位經(jīng)營成果，為本單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。因此，做好文書檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升國民經(jīng)濟(jì)和信息化平臺具有重要意義。文書檔案的質(zhì)量，如文件的格式、書寫材料的質(zhì)量、能否收集齊全并及時進(jìn)行歸檔等，對檔案的質(zhì)量和檔案工作都有重大的影響?，F(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)；檔案主要來自于文書。

二、文書檔案管理存在的問題

（一）檔案人員的專業(yè)素質(zhì)較低

文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個分體式的管理體系。認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。有一些單位的檔案管理人員持有上崗證，但是他們上崗后并沒有繼續(xù)參加一些文檔培訓(xùn)，沒有做到與時俱進(jìn)地更新知識，其文書檔案管理水平也是停滯不前，文書檔案管理人員的素質(zhì)沒有跟上新時期發(fā)展的需要。

（二）文書工作與檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象

我國的檔案法律服務(wù)工作起步晚，可借鑒的經(jīng)驗不多，還處在一個摸索的階段，所以在操作中存在著很多問題。他們要負(fù)責(zé)辦公室的收發(fā)、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真?zhèn)尾环置鳌⑹占狭Σ粡?qiáng)勁等方面的問題。但是這種管理制度使得文書工作與檔案工作之間的聯(lián)系越來越疏遠(yuǎn)。文書人員的管理意識比較薄弱，檔案人員對文書工作也不太了解，這就使得文書工作與檔案工作出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象。

（三）文書檔案管理工作不受重視

隨著機(jī)關(guān)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，機(jī)關(guān)管檔要求也在不斷提高，也從原來單一型向多元化要求。對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。一些檔案人員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因為檔案人員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。再加上這個工作并不會為單位帶來即時的效益，這種思想不利于文書檔案管理工作的順利開展。管理人員對工作缺乏一定的積極性，嚴(yán)重影響文書檔案管理工作的效率。

三、提高文書檔案管理的對策

（一）提高文書檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)文書檔案管理人員的素質(zhì)是解決文書檔案管理工作的重要對策，通過定期培訓(xùn)來增強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識及管理能力。檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去功能單一的檔案室轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘷n案、資料、信息、統(tǒng)計等為一體的“機(jī)關(guān)檔案信息中心”。發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。檔案干部要充分發(fā)揮接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動性，堅持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為文書檔案管理工作的必然發(fā)展階段。檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自身專業(yè)知識的培養(yǎng)，使自身工作更標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。機(jī)關(guān)每個崗位都能形成電子文檔，這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各個管理崗位在檔案管理工作中的責(zé)任。不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才，努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

（二）做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于各部門。因此，處理好與各部門的關(guān)系，不斷完善檔案的結(jié)構(gòu)與質(zhì)量，是檔案部門的一項重要工作。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。因此，不僅要善于收集本單位與上下級形成的有關(guān)紅頭文件及各種材料，做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。更要善于收集整理本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的鮮活和生動的，能揭示細(xì)節(jié)的檔案資料，加強(qiáng)對文書工作的宣傳，讓所有文書檔案管理人員都認(rèn)識到其工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視不僅能提高管理人員的工作積極性，還能使得文書檔案工作順利開展，不斷豐富綜合檔案的資源建設(shè)。要努力把握不同時期機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)任務(wù)，明確主題，找準(zhǔn)位置，自覺以服務(wù)大局來安排和考慮檔案工作，形成服務(wù)大局的強(qiáng)大合力。

四、結(jié)語

文書檔案管理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視文書檔案管理工作，文書檔案管理人員也應(yīng)該充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，在做好檔案工作的基礎(chǔ)上為管理服務(wù)，加快機(jī)關(guān)檔案信息化平臺建設(shè)，更好地發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案管理的作用，為機(jī)關(guān)提供更多更好的幫助。只有對這項工作足夠的重視才能促使這項工作做的更好，而完善的文書檔案管理又有助于單位的綜