MRO資材采購業(yè)務(wù)指南1

第頁第一章總則標(biāo)準(zhǔn)名MRO器材采購業(yè)務(wù)指南修訂號(hào)碼頁數(shù)01/19第1條(目的)本指南明確規(guī)定了海外法人(以下簡稱“法人”)所發(fā)生的及各種MRO器材購買業(yè)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作程序及方法，旨在最大限度地提高工作效率。第2條(適用范圍)本指南規(guī)定了法人在進(jìn)行MRO器材采購申請、采購、庫存管理及貨款支付等相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)的工作程序。第3條(用語定義)MRO(MaintenanceRepairOperating)器材

雖然不是進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)直接需要的物資，但是使公司得以順利運(yùn)轉(zhuǎn)所需的物資，包括除了原材料以外的所有器材，本公司將其分為SpareParts、一般消耗品和定期消耗品。

(參照附件1－MRO器材品目分類表)SpareParts

作為設(shè)備維護(hù)所需物資，由法人的設(shè)備維護(hù)部門進(jìn)行總管。一般消耗品(非庫存管理品目)

根據(jù)特定部門的購買申請而進(jìn)行購買的物資。定期消耗品(庫存管理品目)

有2個(gè)以上的部門共同使用，采購部門對(duì)總需要量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，事前購買后在MRO共同倉庫進(jìn)行管理，根據(jù)部門要求進(jìn)行出庫的物資。第二章責(zé)任及權(quán)限第4條(采購申請主管部門)采購申請主管部門是決定MRO器材規(guī)格和預(yù)算的部門，S/P及測量儀由法人設(shè)備維護(hù)部門，消耗品由法人所有部門負(fù)責(zé)。第5條(采購主管部門)是決定MRO器材價(jià)格及購買企業(yè)的部門，由法人采購部門負(fù)責(zé)。第6條(貨款支付主管部門)根據(jù)MRO器材入庫憑證向企業(yè)支付貨款的部門，由法人財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)。第三章業(yè)務(wù)程序第7條(執(zhí)行審議及P/R作業(yè))執(zhí)行審議1.1.采購申請負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。了解庫存情況采購申請負(fù)責(zé)人根據(jù)各部門各器材適當(dāng)庫存標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不足部分取得內(nèi)部批準(zhǔn)后申請采購。起草執(zhí)行審議書根據(jù)規(guī)定樣式，起草執(zhí)行審議書，按照報(bào)批規(guī)定獲得內(nèi)部批準(zhǔn)和管理部門負(fù)責(zé)人的同意。

但，定期消耗品以“定期消耗品申請書”代替。在執(zhí)行審議書上必須寫明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌、預(yù)算金額，如為新購買產(chǎn)品，要附上產(chǎn)品說明書和用途說明書。對(duì)于采購部門要求增加預(yù)算的在修改了執(zhí)行審議書上的金額后重新報(bào)批并取得同意。采購申請

在執(zhí)行審議書上追加記錄獲審批者批準(zhǔn)的P/R號(hào)碼后，將執(zhí)行審議書全部復(fù)印，交給采購負(fù)責(zé)人。在申請部門管理臺(tái)帳上進(jìn)行登記

對(duì)于被通知采購的采購件一定要在管理臺(tái)帳上進(jìn)行登記，在從倉庫領(lǐng)收之前一并管理。1.2.申請部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。審批執(zhí)行審議

在批準(zhǔn)執(zhí)行審議(以下包括“定期消耗品申請書”)前一定要先了解申請購買的器材的現(xiàn)況，確認(rèn)是否適當(dāng)后再進(jìn)行批準(zhǔn)。1.3管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。對(duì)執(zhí)行審議進(jìn)行協(xié)議

對(duì)于已由申請部門審批者批準(zhǔn)的執(zhí)行審議書，確認(rèn)審議書上預(yù)算的適當(dāng)性，決定是否給予批準(zhǔn)，進(jìn)行協(xié)議。1.4.緊急申請由于發(fā)生緊急情況，不可能按正常步驟起草執(zhí)行審議書時(shí)，必須由申請部門審批者向采購部門審批者進(jìn)行通報(bào)，在達(dá)成口頭協(xié)議后再進(jìn)行采購，并在第二天內(nèi)填寫執(zhí)行審議書并報(bào)批法人長批準(zhǔn)后，向采購部門通報(bào)。1.5.文件保存期限

執(zhí)行審議書及附件需保存5年。

2.P/R作業(yè)2.1.申請負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。確認(rèn)器材編碼并進(jìn)行申請執(zhí)行審議書獲得批準(zhǔn)后，根據(jù)產(chǎn)品規(guī)格，在SAPR/3中確認(rèn)是否存在該器材的編碼。如果不存在，通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(SPAREPARTS為PIMS，消耗品為BCS)，申請新編碼。

(必須輸入事項(xiàng)：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、品牌)生成P/R申請負(fù)責(zé)人利用該產(chǎn)品的編碼在SAPR/3填寫P/R。*P/R管理項(xiàng)目

i)非庫存品目(在處理GR時(shí)GI也同時(shí)進(jìn)行的品目)

消耗性：在Accountassignmentcategory中指定為“K”

成本中心選擇及申請者所在部門相關(guān)的內(nèi)容。資產(chǎn)性/投資性：在Accountassignmentcategory中指定為“A，M”。

通過事前生成資產(chǎn)號(hào)碼，進(jìn)行部門資產(chǎn)登記。ii)庫存品目(GR及GI分別進(jìn)行的品目)

消耗性、資產(chǎn)性/投資性：指定為MRO器材用StorageLocation。iii)共同輸入事項(xiàng)

預(yù)算：獲得批準(zhǔn)和已達(dá)成協(xié)議的執(zhí)行審議書上的預(yù)算金額

Plant：申請者所屬部門Plant

申請者：按照“申請者姓名(內(nèi)線電話)”形式輸入。iv)P/R按照采購部門制定的各器材采購負(fù)責(zé)人所屬采購小組分類填寫。采購部門要求增加預(yù)算的采購件也必須以被批準(zhǔn)的價(jià)格對(duì)P/R進(jìn)行修改后再執(zhí)行。2.2.申請部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)批準(zhǔn)P/R

確認(rèn)是否及執(zhí)行審議書的內(nèi)容一致后，在SAPR/3進(jìn)行批準(zhǔn)。2.3.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。批準(zhǔn)器材編碼并通告

采購負(fù)責(zé)人每天通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(消耗性器材為BCS)確認(rèn)新申請的編碼是否有重復(fù)，并確認(rèn)必須填寫事項(xiàng)后，迅速判斷是否予以批準(zhǔn)，并將結(jié)果用Single通知申請者。

但，根據(jù)法人情況，采購負(fù)責(zé)人也可根據(jù)申請部門的編碼生成申請直接申請編碼。

*SPAREPARTS由總部的PIMS管理負(fù)責(zé)人決定是否批準(zhǔn)。第8條(執(zhí)行審議書的接收及報(bào)價(jià)工作)1.執(zhí)行審議書的接收1.1.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。管理接收明細(xì)單

在接收審議書時(shí)一定要在執(zhí)行審議書上標(biāo)明接收日期，并在管理臺(tái)帳上進(jìn)行登記。2.報(bào)價(jià)工作2.1.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。要求報(bào)價(jià)①參及企業(yè)數(shù)原則上應(yīng)以明確均等的條件向2家以上企業(yè)提出報(bào)價(jià)請求，但以下情況為例外。

*作為單一報(bào)價(jià)處理

i)專利產(chǎn)品、試用新產(chǎn)品等購買處為特定企業(yè)時(shí)

ii)及本公司共同開發(fā)，需要對(duì)外保密時(shí)

iii)為了保證質(zhì)量或因技術(shù)研究關(guān)系，必須依賴供貨企業(yè)的技術(shù)時(shí)

*省略報(bào)價(jià)單簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品在合同期內(nèi)進(jìn)行采購時(shí)。②按產(chǎn)品特性的參及企業(yè)選擇基準(zhǔn)i)簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品a.為了決定合同單價(jià)，需以法人所在地供貨商和其他地區(qū)供貨商為對(duì)象同時(shí)進(jìn)行。

但，如果其他地區(qū)供貨商所報(bào)價(jià)格比本地供貨商所報(bào)價(jià)格低時(shí)，可以以此價(jià)格為根據(jù)，對(duì)本地供貨商的價(jià)格進(jìn)行誘導(dǎo)。b.即使單價(jià)合同期限為1年，也應(yīng)在每個(gè)季度調(diào)查、了解市場情況。ii)未簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品

基本上以本地供貨商為對(duì)象進(jìn)行，但如屬以下情況必須及其他地區(qū)的供貨商報(bào)價(jià)相比較。

a.在4個(gè)月期間價(jià)格無變動(dòng)時(shí)

b.所報(bào)價(jià)格被提高時(shí)在選擇報(bào)價(jià)企業(yè)時(shí)的優(yōu)先順序

i)產(chǎn)品品牌(調(diào)查是否有直接交易可能性和出庫價(jià))

ii)營業(yè)所及總代理店

iii)各地代理店及銷售店

iv)本公司客戶中可以供貨的企業(yè)接收報(bào)價(jià)

報(bào)價(jià)單必須是封印好且在截止日期前收到的文件。3）要求二次報(bào)價(jià)①報(bào)價(jià)單拆封后如果審批者有進(jìn)行二次報(bào)價(jià)的指示，或負(fù)責(zé)人判斷有協(xié)商的必要時(shí)，必須在當(dāng)天內(nèi)向該企業(yè)提出提交第二次報(bào)價(jià)單的要求。②此時(shí)的報(bào)價(jià)單提交截止日和最初提交截止日期相同，

但如果屬于協(xié)商報(bào)價(jià)，則可以提示新的截止日。4）管理報(bào)價(jià)①如是為了進(jìn)行市場調(diào)查，馬上開封也無妨，如是為了決定個(gè)別價(jià)格和選擇供貨企業(yè)，需交給采購部門審批者開封。②已提出的報(bào)價(jià)單不能返還或作廢，要附在相關(guān)合同審議書或報(bào)告書后，不管是否中標(biāo)都不得泄露報(bào)價(jià)內(nèi)容。2.2.采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行開封及確認(rèn)

每日業(yè)務(wù)開始和結(jié)束時(shí)將從采購負(fù)責(zé)人處接收的報(bào)價(jià)單一并開封并確認(rèn)。決定是否進(jìn)行二次報(bào)價(jià)

報(bào)價(jià)單開封后發(fā)現(xiàn)內(nèi)容和提出的基本條件不同，或沒有比執(zhí)行審議書上的預(yù)算更低的企業(yè)時(shí)，指示進(jìn)行二次報(bào)價(jià)。

此時(shí)參考第一次報(bào)價(jià)單決定二次報(bào)價(jià)提交公司。2.3.文件保存期限

報(bào)價(jià)單和單價(jià)合同產(chǎn)品清單等相關(guān)文件須保存5年。第9條(決定報(bào)價(jià)及選擇供貨企業(yè))1.決定價(jià)格1.1.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)決定內(nèi)定價(jià)①以從前購買價(jià)格和(非)定期市場調(diào)查為依據(jù)決定，不能對(duì)外泄露。②在決定內(nèi)定價(jià)時(shí)，需考慮購買數(shù)量的多少、交貨的難易度、交貨期的長短、運(yùn)輸?shù)冉灰讞l件。③內(nèi)定價(jià)不得超過申請部門擬定的預(yù)算，如果預(yù)算不夠，需提出計(jì)算內(nèi)定價(jià)的依據(jù)，向申請部門提出增加預(yù)算的要求。2)合同及價(jià)格協(xié)商

在將報(bào)價(jià)單開封后，即使最低報(bào)價(jià)低于內(nèi)定價(jià)，根據(jù)采購負(fù)責(zé)人或采購部門審批者的判斷，也可以進(jìn)行價(jià)格協(xié)商。

但，貨款支付基準(zhǔn)和交貨期須符合要求報(bào)價(jià)時(shí)提出的條件。1.2.采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)對(duì)于以下產(chǎn)品直接參及合同及價(jià)格協(xié)商。①需簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品②有必要事前進(jìn)行儲(chǔ)備的產(chǎn)品③雖然單價(jià)很低但總金額很高④其他以相關(guān)公司為對(duì)象的購買2.選擇供貨企業(yè)為了使依據(jù)價(jià)格決定入選的企業(yè)成為最終供貨企業(yè)，必須符合以下“交易企業(yè)基本條件及資格”2.1.交易企業(yè)基本條件及資格根據(jù)本公司評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，被登記為可交易企業(yè)的企業(yè)。對(duì)于定購產(chǎn)品可以保證穩(wěn)定的供貨量和質(zhì)量的企業(yè)。擁有或租賃了履行供貨所需設(shè)施的企業(yè)。根據(jù)相關(guān)法令的規(guī)定，獲得了許可、認(rèn)可、執(zhí)照或符合相關(guān)資格條件的企業(yè)。如為需對(duì)安全進(jìn)行檢測的企業(yè)時(shí)，需通過相關(guān)機(jī)構(gòu)的檢測。未被發(fā)現(xiàn)有賄賂集團(tuán)內(nèi)職員的行為，不是由有過受賄經(jīng)歷的退職人員經(jīng)營的企業(yè)。在價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等方面信譽(yù)良好的企業(yè)。具有適當(dāng)水平的技術(shù)實(shí)力、管理能力、競爭力、信息提供能力、合作可能性的企業(yè)。財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)及經(jīng)營者意識(shí)結(jié)構(gòu)良好的企業(yè)。2.2.交易企業(yè)基本條件及資格的例外情況以下情況即使不能滿足交易企業(yè)基本條件及資格，在得到部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后可作為例外處理。由于緊急情況無法事前對(duì)企業(yè)進(jìn)行評(píng)價(jià)的新交易企業(yè)。專利產(chǎn)品或試用新產(chǎn)品所有企業(yè)。

但在這種情況，采購負(fù)責(zé)人得在最初進(jìn)行交易后1年內(nèi)對(duì)該產(chǎn)品的一般化和發(fā)掘代替品做出努力，并將結(jié)果報(bào)告給審批者，保存記錄。3)需要保密的產(chǎn)品、共同開發(fā)產(chǎn)品或需要利用交易企業(yè)所擁有技術(shù)時(shí)。第10條(合同審議書)1.合同審議書1.1.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1）起草合同審議書根據(jù)規(guī)定樣式起草合同審議書，附上執(zhí)行審議書副本、報(bào)價(jià)單、個(gè)別合同書（已標(biāo)明合同條件的），并依據(jù)報(bào)批規(guī)定獲得批準(zhǔn)。※追加附件

①如從前有過購買記錄

須附上相關(guān)合同審議書的副本(包括P/O號(hào)碼,最終選定企業(yè)，支付價(jià)格等)。

②如為單價(jià)合同品目

須附上單價(jià)合同清單中相關(guān)部分的復(fù)印件2）在管理臺(tái)帳上登記

對(duì)于已獲批準(zhǔn)的審議件將其登記在管理臺(tái)帳上，在產(chǎn)品入庫及付款前進(jìn)行一并管理。記錄P/O號(hào)碼

P/O獲得批準(zhǔn)后，在合同審議書上追加記錄獲批的P/O號(hào)碼。1.2.采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。批準(zhǔn)合同審議書①及執(zhí)行審議書的內(nèi)容相比較，審查合同審議書的內(nèi)容是否適當(dāng)后批準(zhǔn)。②利用SAPR/3確認(rèn)是否有過購買紀(jì)錄③利用SAPR/3了解該器材的庫存情況，避免發(fā)生庫存過多的情況。2)單價(jià)合同書的管理

如屬簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品，同時(shí)檢查相關(guān)個(gè)別單價(jià)合同書的管理狀態(tài)。1.3.文件保存期限

合同審議書及附件須保存5年。第11條(P/O)1.P/O1.1.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)在P/O生成前確認(rèn)必備事項(xiàng)已被批準(zhǔn)的合同審議書由申請部門生成并被批準(zhǔn)的P/RPurchasingMasterData作業(yè)①合同(Contract)管理所有器材都通過合同功能加以管理。ⅰ)新品目合同審議書完成后，如該品目的供貨商為新交易企業(yè)，先在VendorMaster登記后，再生成合同,如為有過交易的企業(yè)，按增加合同項(xiàng)目進(jìn)行。ⅱ)舊品目對(duì)于事前已簽訂單價(jià)合同的品目，仍使用原有合同，如不是，按照前一項(xiàng)新品目的規(guī)定處理。②SourceList管理SourceList的期間設(shè)定及合同相同。3)生成P/O①確認(rèn)執(zhí)行審議書上記錄的P/R號(hào)碼，并利用其生成P/O。②P/O必須及合同審議書上記錄的內(nèi)容和條件相一致，如果在生成P/O前，發(fā)生了變動(dòng)事項(xiàng)，必須在修改合同審議書并再次獲得批準(zhǔn)后再以此為依據(jù)生成P/O.但，如果價(jià)格發(fā)生變動(dòng)，必須根據(jù)申請部門的要求，對(duì)P/R進(jìn)行變更后，

依據(jù)變更后的P/R生成P/O.③在P/OSheet上得標(biāo)明以下文字,

"實(shí)物必須及Invoice一起發(fā)送，在Invoice上必須標(biāo)明產(chǎn)品P/O號(hào)碼、P/OItem號(hào)碼、器材編碼、Description、數(shù)量."④為了使用以入庫基準(zhǔn)為根據(jù)的ERS處理I/V(生成憑單)，在P/O中需選擇GR-BasedI/V,ERS,GR功能。

但，即使是采用分件生成憑單的法人也得采用以入庫為基準(zhǔn)的貨款支付規(guī)定，因此得選擇GR-BasedI/V功能。4)發(fā)送P/O向企業(yè)發(fā)送

將已獲得審批者批準(zhǔn)的P/OSheet打印并獲得管理者簽字后，將其發(fā)送給企業(yè)。向倉庫管理者發(fā)送

將已獲得批準(zhǔn)的P/OSheet復(fù)印件2份在當(dāng)日內(nèi)發(fā)送給倉庫負(fù)責(zé)人，在入庫時(shí)作確認(rèn)用。2.2.采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)批準(zhǔn)P/O

確認(rèn)是否及合同審議書內(nèi)容一致后予以批準(zhǔn)。2.3.倉庫管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)以下內(nèi)容。在接到的2份P/OSheet上蓋上印有“企業(yè)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人、采購負(fù)責(zé)人、采購部門管理者”確認(rèn)欄的圖章后另做保管，以備入庫時(shí)確認(rèn)用。將接到的P/OSheet的內(nèi)容登記在倉庫管理臺(tái)帳上。2.4.文件保管期限P/O須保管5年。第12條(入庫及出庫(器材管理))入庫(G/R)1.1.倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)負(fù)責(zé)所有MRO的接收工作2)在從企業(yè)接收實(shí)物時(shí)，將一起接收的發(fā)貨清單及P/O內(nèi)容進(jìn)行比較，確認(rèn)是否有問題。3)如果沒有問題，企業(yè)負(fù)責(zé)人及倉庫負(fù)責(zé)人在接收的2張P/OSheet上寫上接收日期并簽名。4)在SAPR/3中以P/O號(hào)碼為基準(zhǔn)，對(duì)所接收的數(shù)量做入庫處理。

此時(shí)將系統(tǒng)生成的MaterialDocument號(hào)碼登記在倉庫管理臺(tái)帳上。5)將貨物按產(chǎn)品分類分別放在事前指定的位置，以便查找。6)通過Single及電話通知采購申請負(fù)責(zé)人貨物已到，讓其馬上來收領(lǐng)。7)將接收的發(fā)貨清單及企業(yè)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人已確認(rèn)過的1張P/OSheet在第二天早上9點(diǎn)之前交給采購負(fù)責(zé)人。1.2.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。按發(fā)行的P/O的交貨期，確認(rèn)貨物入庫狀態(tài)，避免發(fā)生交貨延遲。以從倉庫負(fù)責(zé)人處接收的發(fā)貨清單和簽過字的P/OSheet為根據(jù)，確認(rèn)系統(tǒng)是否已做G/R處理。

確認(rèn)發(fā)貨清單上的交貨日期及入庫處理日期，避免發(fā)生入庫遲延。簽過字的P/OSheet和發(fā)貨清單將作為核查和支付貨款的憑證，所以應(yīng)另加保管。

但在生成個(gè)別憑單時(shí)，將其交給當(dāng)日I/V主管部門――財(cái)會(huì)部門。每周六以倉庫管理臺(tái)帳和SAPR/3的G/R清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實(shí)施實(shí)物核查作業(yè)。1.3.文件保管期限

及入庫相關(guān)的文件及倉庫管理臺(tái)帳須保管5年。2.出庫(G/I)2.1.采購申請負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)接收貨物如為一般消耗品和S/P，在得到倉庫負(fù)責(zé)人入庫結(jié)束的通知后馬上接收貨物。

此時(shí)，申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺(tái)帳上簽字后，由倉庫負(fù)責(zé)人在申請部門管理臺(tái)帳上簽字。如為定期消耗品，針對(duì)所需數(shù)量填寫“定期消耗品申請書”，獲得審批者批準(zhǔn)后，在申請部門管理臺(tái)帳上登記后，將“定期消耗品申請書”復(fù)印件交給倉庫負(fù)責(zé)人，收領(lǐng)貨物。

此時(shí)，申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺(tái)帳上簽字后，由倉庫負(fù)責(zé)人在申請部門管理臺(tái)帳上簽字。2)貨物管理

對(duì)于收領(lǐng)的貨物，在部門內(nèi)指定地點(diǎn)保管、使用，使用時(shí)對(duì)日期、數(shù)量及使用者進(jìn)行登記、管理。2.2.倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)轉(zhuǎn)交貨物如為一般消耗品和S/P，在轉(zhuǎn)交貨物時(shí)，讓申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺(tái)帳上簽字，倉庫負(fù)責(zé)人則在申請部門管理臺(tái)帳上簽字。

但，實(shí)物轉(zhuǎn)交數(shù)量要及P/R申請數(shù)量一致。如為定期消耗品，必須接收“定期消耗品申請書”并以其為依據(jù)轉(zhuǎn)交貨物，“定期消耗品申請書”另行保管。

此時(shí)，申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺(tái)帳上簽字，倉庫負(fù)責(zé)人則在申請部門管理臺(tái)帳上簽字。實(shí)物必須以先入先出原則管理。2)出庫管理如為定期消耗品，在轉(zhuǎn)交貨物后馬上在系統(tǒng)中做出庫處理，其內(nèi)容必須及倉庫管理臺(tái)帳的內(nèi)容相一致。2.3.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。如為定期消耗品，確認(rèn)每日的庫存情況，不發(fā)生庫存低于規(guī)定數(shù)量的現(xiàn)象。每周六以倉庫管理臺(tái)帳和SAPR/3的G/I清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實(shí)施實(shí)物核查作業(yè)。2.4.文件保管期限及出庫相關(guān)的文件須保管5年。3.器材管理3.1.倉庫庫存管理

采購負(fù)責(zé)人和倉庫負(fù)責(zé)人每周六須以以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存，如有出入，分析發(fā)生出入的原因，向采購部門管理者報(bào)告。

*相關(guān)記錄

1)發(fā)送給倉庫的P/OSheet、有入庫簽名的P/OSheet

2)系統(tǒng)入、出庫現(xiàn)況

3)定期消耗品申請書

4)倉庫管理臺(tái)帳

5)申請部門管理臺(tái)帳3.2.工程庫存管理

采購負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場負(fù)責(zé)人每周六須以以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存，如有出入，分析發(fā)生出入的原因，向相關(guān)部門管理者報(bào)告。

*相關(guān)記錄

1)申請部門管理臺(tái)帳

2)各部門使用日記

3)倉庫管理臺(tái)帳第13條(生成憑單和支付貨款)生成憑單1.1.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)生成憑單(A/P)

根據(jù)各法人的貨款支付規(guī)定，在規(guī)定日期以系統(tǒng)入庫現(xiàn)況為基準(zhǔn)，使用ERS生成憑單并打印，附上憑證報(bào)批。

但，采用分件個(gè)別生成憑單的法人，在生成憑單前要先確認(rèn)以下憑證，以在接收Invoice的當(dāng)天支付為原則。

*憑證

①合同審議書復(fù)印件

②有入庫簽名的P/OSheet

③Invoice1.2.采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。確認(rèn)是否有入庫疏漏

先確認(rèn)SAPR/3G/R清單，檢查是否有入庫或I/V疏漏。憑單批準(zhǔn)①確認(rèn)打印出來的憑單和附上的憑證是否有問題。②獲得批準(zhǔn)的憑證應(yīng)馬上交給財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人。1.3.財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。解除A/P憑單的Block

確認(rèn)從采購部門接收的憑單后，在SAPR/3中將該憑單的Block解除。報(bào)批結(jié)算

將標(biāo)有Block已被解除的確認(rèn)用清單打印出來，附上憑單向財(cái)會(huì)部門審批者報(bào)批。1.4.財(cái)會(huì)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。

確認(rèn)報(bào)批憑單的附件和A/PBlock解除是否有問題后予以批準(zhǔn)。1.5.文件報(bào)告期限

憑單及憑證等附件須保管5年。2.貨款支付2.1.財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)支付貨款

根據(jù)針對(duì)各企業(yè)規(guī)定的貨款支付條件在支付當(dāng)日通過銀行轉(zhuǎn)帳支付。

但如不能通過銀行支付，需支付現(xiàn)金時(shí)，一定由采購部門管理者確認(rèn)入庫和I/V內(nèi)容后直接交給企業(yè)代表。2.2.財(cái)會(huì)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)隨時(shí)以SAPR/3為依據(jù)檢查財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人的貨款支付現(xiàn)況。第14條(合同)1.1.合同的原則1)合同須在雙方平等的立場，根據(jù)當(dāng)事人的協(xié)議而簽訂，依據(jù)信用和誠實(shí)的原則加以履行。1.2.合同的種類基本交易合同

對(duì)交易的一般事項(xiàng)做了定義，根據(jù)規(guī)定的樣式，須在企業(yè)登記時(shí)簽訂，以所有企業(yè)為對(duì)象。定期單價(jià)合同①購買者和供貨者約好進(jìn)行交易，雙方就物價(jià)在一定期間不變達(dá)成協(xié)議。②當(dāng)器材為反復(fù)使用物資、使用量大、供應(yīng)不穩(wěn)定時(shí)，為了保證器材的穩(wěn)定供應(yīng)而簽訂。

a.1年合同：合同期為1年合同

b.半年合同：合同期為6個(gè)月的合同③單價(jià)合同在合同審議書批準(zhǔn)后簽訂，將單價(jià)合同產(chǎn)品清單附在合同審議書后一起管理。個(gè)別合同基本交易合同原則上為1年。定期單價(jià)合同雖然原則上也為1年，但也可以考慮器材的性質(zhì)和市場情況定為1年以下。個(gè)別合同根據(jù)器材需要時(shí)期，及交易企業(yè)相互協(xié)商簽訂。1.4.貨款支付標(biāo)準(zhǔn)1)根據(jù)法人的貨款支付條件支付。1.5.合同書保管

所有合同書均一式兩份，雙方簽字后各保管一份。1.6.文件保管期限

合同書須保管5年。第15條(市場調(diào)查)1.1.定義

不僅調(diào)查單純形成市價(jià)的市場，同時(shí)還調(diào)查、分析對(duì)形成價(jià)格具有影響的所有內(nèi)部、外部因素。1.2.一般原則計(jì)劃性原則

由于器材很多樣，因此需在事前樹立何時(shí)進(jìn)行市場調(diào)查的分期市場調(diào)查計(jì)劃，使市場調(diào)查具有一貫性和持續(xù)性。及時(shí)原則

市場調(diào)查需在規(guī)定日程內(nèi)完成。選擇調(diào)查時(shí)間的原則

由于市場的供求狀況和價(jià)格隨時(shí)變化，需注意選擇調(diào)查時(shí)間。準(zhǔn)確性原則

由于市場調(diào)查的準(zhǔn)確性會(huì)直接反映到采購政策的決定，必須準(zhǔn)確。1.3.種類1)基礎(chǔ)調(diào)查為了預(yù)測一般經(jīng)濟(jì)動(dòng)向而實(shí)施。調(diào)查基礎(chǔ)器材的市價(jià)、供求變化、相關(guān)企業(yè)的動(dòng)向等。2)分產(chǎn)品調(diào)查調(diào)查現(xiàn)在正在采購的器材的供求及價(jià)格動(dòng)向。作為結(jié)算和決定價(jià)格的資料使用。作為決定購買時(shí)機(jī)和數(shù)量的資料使用。3)調(diào)查流通途徑調(diào)查產(chǎn)品從出廠到購入公司的流通過程?？梢栽诮窈笞芳影l(fā)掘供貨商等政策決定時(shí)使用。4)調(diào)查企業(yè)動(dòng)向調(diào)查目前正在供貨的企業(yè)的事業(yè)擴(kuò)大、轉(zhuǎn)移、企業(yè)員工等變動(dòng)事項(xiàng)。有助于獲得穩(wěn)定的供貨商和管理。1.4.方法1)資料調(diào)查①根據(jù)第三機(jī)構(gòu)發(fā)行的相關(guān)資料進(jìn)行調(diào)查

(經(jīng)濟(jì)報(bào)紙、統(tǒng)計(jì)資料、產(chǎn)品介紹、定期刊物等)2)當(dāng)?shù)卦L問調(diào)查①直接訪問工廠、產(chǎn)地、代理店、特約店、專賣店等收集信息和資料。3)其他參照相關(guān)公司及其他公司的類似事例進(jìn)行調(diào)查。根據(jù)對(duì)比報(bào)價(jià)調(diào)查。1.5.形態(tài)1)定期市場調(diào)查每年3月實(shí)施，以所有產(chǎn)品為對(duì)象。每季度為檢查簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品的價(jià)格而實(shí)施。2)臨時(shí)市場調(diào)查①在需要檢驗(yàn)個(gè)別產(chǎn)品價(jià)格時(shí)實(shí)施。

但，在所有情況下，原則上都要對(duì)法人所在地和其他地區(qū)同時(shí)實(shí)施調(diào)查，相關(guān)文件需及市場調(diào)查報(bào)告一起保管。1.6.文件保管期限

及市場調(diào)查相關(guān)的問題須保管5年。第16條(新交易企業(yè)登記)1.采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1.1.確定對(duì)象企業(yè)1)在選擇供貨商時(shí)，比從前的供貨商提出的報(bào)價(jià)低，在合同審議書上被決定為最終供貨商的新交易企業(yè)。2)在進(jìn)行市場調(diào)查時(shí)，由于比從前的客戶報(bào)價(jià)低而獲得的新交易企業(yè)。

但在這種情況，需要在選擇供貨商和選擇單價(jià)合同企業(yè)時(shí)再次比較報(bào)價(jià)，在被選為最終供貨商后才能成為新交易企業(yè)。

在所有情況下，原則上只有符合“交易企業(yè)基本條件和資格”的企業(yè)才能登記。1.2.準(zhǔn)備需要文件1)企業(yè)注冊證

2)客戶管理卡

3)企業(yè)登記申請書(標(biāo)明選擇該企業(yè)的根據(jù))

4)企業(yè)貨款收取存折復(fù)印件1.3.申請供貨商編碼

將已獲批準(zhǔn)的企業(yè)登記申請書復(fù)印件交給供貨商編碼賦予負(fù)責(zé)人，申請供貨商編碼。1.4.轉(zhuǎn)交企業(yè)貨款收取存折復(fù)印件

交給貨款支付主管部門，可以輸入及貨款支付相關(guān)的企業(yè)信息。2.采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作2.1.批準(zhǔn)企業(yè)登記申請書

審查寫在企業(yè)登記申請書上的新企業(yè)登記原由后給予批準(zhǔn)。3.供貨商編碼賦予負(fù)責(zé)人3.1.需確認(rèn)企業(yè)登記申請書復(fù)印件上采購編碼審批者是否已批準(zhǔn)。3.2.在接收當(dāng)日內(nèi)處理完畢，并將結(jié)果用Single通知采購負(fù)責(zé)人。

在已受理的登記申請書復(fù)印件上記錄所賦予的供貨商編碼。4.財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人

審查從采購負(fù)責(zé)人處得到的企業(yè)貨款收取存折復(fù)印件，將相關(guān)信息追加輸入到VendorMaster內(nèi)，并將相關(guān)文件另行保管。5.文件保管期限及新交易企業(yè)登記相關(guān)的文件須保管5年。第17條(企業(yè)評(píng)估)1.目的

通過判斷供貨商是具有競爭力的企業(yè)還是不良企業(yè)，從而保持及優(yōu)良企業(yè)進(jìn)行交易。2.評(píng)估部門

由法人采購主管部門進(jìn)行。3.評(píng)估種類及方法3.1.定期評(píng)估1)以所有正在進(jìn)行交易的企業(yè)為對(duì)象，每年3月實(shí)施。

以內(nèi)部資料(過去記錄)和外部資料(訪問企業(yè)及及企業(yè)代表面談)為基準(zhǔn)進(jìn)行判斷，必須由采購部門管理者直接進(jìn)行，并判斷是否繼續(xù)保持交易關(guān)系。3.2.隨時(shí)評(píng)估1)評(píng)估正在進(jìn)行交易的企業(yè)

當(dāng)發(fā)生價(jià)格上漲、交貨遲延等異常征兆時(shí)，立即采用及定期評(píng)估相同的辦法實(shí)施，判斷是否繼續(xù)交易。2)評(píng)估新交易企業(yè)新交易企業(yè)登記3個(gè)月后，以同樣的方法進(jìn)行評(píng)估，判斷是否繼續(xù)進(jìn)行交易。4.評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)(評(píng)估項(xiàng)目)

以質(zhì)量滿意度、交貨期、價(jià)格競爭力、服務(wù)等為標(biāo)準(zhǔn)。

(參照附件3評(píng)估表)5.評(píng)估結(jié)果的采用評(píng)估等級(jí)分?jǐn)?shù)采用標(biāo)準(zhǔn)備注ABC80分以上80~60分60分以下-賦予參及單價(jià)合同的資格-擁有繼續(xù)報(bào)價(jià)機(jī)會(huì)

-中止交易-涉嫌賄賂的企業(yè)：永遠(yuǎn)中止交易。

-在C等級(jí)企業(yè)中，在得到采購部門認(rèn)可并標(biāo)明原因后可繼續(xù)進(jìn)行交易。附件:1.MRO器材品目分類表2.業(yè)務(wù)流程3.評(píng)估表附件1：MRO器材品目分類表附件1：MRO器材品目分類表1.SpareParts1.1.機(jī)械部件:發(fā)動(dòng)機(jī),水泵,軸承,帶子,MESH,彈簧,BLOT·NUT,鏈條,包裝,壓縮機(jī)等1.2.油空壓:汽缸,連接器,控制器類,軟管,UNIT類等1.3.電氣材料:電線類,電線管類,終端帶類,S/W類,燈類,變電設(shè)備類等1.4.PLC:PLC,換流器相關(guān)部件1.5.電子部件:IC,TR,電容器,PC,阻抗,萬能基板等1.6.配管材料:VALAE,UNION類等2.(一般/定期)消耗品2.1.油類2.1.1.氣體:氫氣,氧氣,氮?dú)獾葰怏w 2.1.2.燃料類:丙烷,揮發(fā)油,B-C,D-C,石腦油等2.1.3.潤滑油:YUKWANG,韓國Shell,Mobil,湖南,特殊油等2.2.測量儀2.2.1.分析:分析儀類2.2.2.測量:測量儀類2.2.3.光學(xué):光學(xué)儀器類2.3.工具2.3.1.一般工具:電動(dòng),油壓類,切削,研磨類,作業(yè)工具類等2.3.2.測量工具類:MICROMETER,量表,檢測器,測徑器等測量工具2.4.其他2.4.1.建筑材料:木材類,混凝土類,絕熱材料,水泥.墻磚材料,瓷磚,玻璃等 2.4.2.鋼材:鐵板類,棒類,鋼筋類,SUS類,其他金屬類等2.4.3.包裝材料:膠帶,夾子,鐵罐類等 2.4.4