機關(guān)會議室管理制度

機關(guān)會議室管理制度第一章總則

為確保機關(guān)會議室使用的有序、高效，提高會議質(zhì)量，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我單位實際情況，特制定本會議室管理制度。

一、制度目的

本制度旨在規(guī)范會議室的使用、管理和維護，保障會議的順利進行，提高工作效率，促進單位內(nèi)部溝通與合作。

二、適用范圍

本制度適用于我單位所有會議室的使用、管理和維護工作。

三、會議室分類

根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，會議室分為以下三類：

1.大會議室：用于召開全體人員大會、重要座談會等；

2.中會議室：用于召開部門會議、業(yè)務(wù)研討會等；

3.小會議室：用于召開小組討論、接待客人等。

四、會議室使用原則

1.公平、公正、公開原則：會議室使用遵循公平、公正、公開的原則，確保各部門合理使用會議室資源；

2.預(yù)約原則：會議室使用需提前預(yù)約，按照預(yù)約順序安排使用；

3.效率原則：會議室使用以提高工作效率為目標，合理配置資源，避免浪費；

4.環(huán)保原則：會議室使用應(yīng)注重節(jié)能減排，降低會議成本。

五、會議室管理部門

單位辦公室負責會議室的日常管理、維護和監(jiān)督工作，確保會議室的正常使用。

六、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議室的正常秩序；

2.單位辦公室應(yīng)加強對會議室使用情況的監(jiān)督，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；

3.對于違反本制度的行為，將按照單位相關(guān)規(guī)定進行處理。

七、制度修訂

本制度根據(jù)單位實際情況適時修訂，修訂后的制度經(jīng)單位領(lǐng)導審批后發(fā)布實施。

八、附則

本制度的解釋權(quán)歸單位辦公室所有。如有未盡事宜，由單位辦公室負責解釋。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，本章對會議的籌備、召開、總結(jié)等環(huán)節(jié)進行詳細規(guī)定。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議召開前，由會議發(fā)起人明確會議主題、目標和預(yù)期成果，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.擬定會議議程：根據(jù)會議主題和目標，擬定會議議程，包括會議時間、地點、參會人員、議題、發(fā)言順序等。

3.會議通知：辦公室負責在會議召開前至少3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程等。

4.預(yù)約會議室：根據(jù)會議規(guī)模和需求，提前向辦公室預(yù)約合適的會議室。

5.準備會議材料：會議發(fā)起人負責準備會議所需的材料，包括會議議程、相關(guān)文件、報告等，并在會議前至少1個工作日送達參會人員。

6.設(shè)備檢查：辦公室負責在會議前檢查會議室設(shè)備，確保投影儀、音響、話筒等設(shè)備正常使用。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會議室，進行簽到。

2.會議主持人：會議主持人負責宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.議題討論：按照議程安排，各議題負責人進行匯報、發(fā)言和討論。

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、結(jié)論和下一步行動計劃等。

5.會議控制：會議主持人負責控制會議節(jié)奏，確保會議按時完成各項議程。

6.會議決策：會議達成共識后，形成決策，明確責任人和完成時限。

三、會議總結(jié)

1.會議紀要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成會議紀要的整理，包括會議議程、參會人員、主要討論內(nèi)容、決策和下一步行動計劃等。

2.會議紀要審批：會議紀要經(jīng)會議主持人審批后，發(fā)送給參會人員。

3.跟蹤落實：辦公室負責對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保會議成果得到有效落實。

4.反饋與評估：會議結(jié)束后，辦公室收集參會人員的意見和建議，對會議效果進行評估，為今后會議的改進提供參考。

5.歸檔管理：會議紀要和相關(guān)材料應(yīng)及時歸檔，以備查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議決策的執(zhí)行具有指導作用。為確保會議成果得到有效落實，本章對會議紀要的跟蹤落實進行規(guī)定。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)盡快整理會議紀要，確保內(nèi)容完整、準確；

2.會議紀要應(yīng)包括會議基本信息、主要討論內(nèi)容、決策事項、責任人和完成時限等；

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審批后，于會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員及相關(guān)責任人；

4.會議紀要的發(fā)布形式可以是紙質(zhì)文件、電子郵件或單位內(nèi)部通訊系統(tǒng)等。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責任部門應(yīng)按照會議紀要中的決策事項和完成時限，制定具體實施方案，確保按時完成任務(wù)；

2.辦公室負責對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解工作進度，協(xié)調(diào)解決問題；

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，辦公室應(yīng)及時向單位領(lǐng)導匯報，尋求支持和指導；

4.辦公室應(yīng)定期向單位領(lǐng)導匯報會議決策的執(zhí)行情況，確保領(lǐng)導層對工作進展有全面了解。

三、會議紀要的反饋與評估

1.會議紀要執(zhí)行過程中，各責任部門應(yīng)定期向辦公室反饋工作進展和存在的問題；

2.辦公室根據(jù)反饋情況，對會議紀要的執(zhí)行效果進行評估，分析原因，提出改進措施；

3.對于未按期完成的決策事項，辦公室應(yīng)及時與責任部門溝通，了解原因，督促整改；

4.每半年進行一次全面的會議紀要執(zhí)行情況評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后會議管理提供借鑒。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要和相關(guān)材料應(yīng)及時歸檔，按照單位檔案管理規(guī)定進行保存；

2.辦公室負責建立會議紀要查閱制度，確保參會人員和相關(guān)責任人能方便地查閱到會議紀要；

3.對于涉及單位內(nèi)部重要決策和敏感信息的會議紀要，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理；

4.辦公室應(yīng)定期對歸檔的會議紀要進行整理、更新，確保信息的準確性和時效性。

五、會議紀要的持續(xù)改進

1.辦公室根據(jù)會議紀要的執(zhí)行情況，不斷優(yōu)化會議管理流程，提高會議效率；

2.積極采納參會人員的意見和建議，完善會議紀要的格式和內(nèi)容；

3.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結(jié)，形成長效機制，促進單位管理水平不斷提升。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室的正常使用，提高會議室使用效率，本章對會議室的管理規(guī)定進行詳細闡述。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向辦公室提交會議室預(yù)訂申請；

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、地點、參會人數(shù)、會議主題等內(nèi)容；

3.辦公室根據(jù)預(yù)訂申請的先后順序和會議室使用情況，合理安排會議室；

4.如遇特殊情況需臨時調(diào)整會議室，各部門應(yīng)及時與辦公室溝通，盡量減少對會議的影響。

二、會議室使用

1.各部門應(yīng)按照預(yù)訂時間、地點使用會議室，不得隨意更改；

2.會議開始前，相關(guān)人員應(yīng)檢查會議室設(shè)備是否齊全、功能正常，發(fā)現(xiàn)問題及時報修；

3.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，禁止吸煙、亂丟雜物；

4.會議結(jié)束后，各部門應(yīng)負責清理會議室，確保會議室恢復原狀。

三、會議室設(shè)備管理

1.辦公室負責對會議室設(shè)備進行定期檢查、維護，確保設(shè)備正常運行；

2.各部門在使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告；

3.會議室設(shè)備借用需經(jīng)辦公室批準，借用部門應(yīng)妥善保管，使用完畢后及時歸還；

4.對于故意損壞會議室設(shè)備的行為，將按照單位相關(guān)規(guī)定追究責任。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.辦公室負責安排會議室的清潔工作，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生；

2.各部門在使用會議室期間，應(yīng)保持地面、桌面整潔，不亂丟垃圾；

3.會議室應(yīng)定期進行消毒、通風，預(yù)防疾病傳播；

4.辦公室應(yīng)定期檢查會議室衛(wèi)生狀況，對不符合衛(wèi)生要求的部門進行通報批評。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，各部門應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常；

2.會議室內(nèi)禁止存放易燃、易爆物品，嚴禁私拉亂接電源線；

3.辦公室應(yīng)定期進行會議室安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；

4.各部門應(yīng)加強參會人員的安全意識教育，共同維護會議室安全。

六、會議室使用情況的公示與反饋

1.辦公室應(yīng)定期公示會議室使用情況，提高會議室使用透明度；

2.各部門如有關(guān)于會議室使用的意見和建議，可向辦公室反饋；

3.辦公室根據(jù)反饋意見，及時調(diào)整會議室管理規(guī)定，優(yōu)化會議室使用體驗。

本章旨在規(guī)范會議室的管理和使用，提高會議室使用效率，為各類會議的順利召開提供有力保障。

第五章附則

為確保本會議室管理制度的實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸單位辦公室所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由