會(huì)議中心管理制度收費(fèi)

會(huì)議中心管理制度收費(fèi)第一章總則

為了加強(qiáng)會(huì)議中心的管理，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施，特制定本管理制度。本制度適用于會(huì)議中心的各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)，所有參會(huì)人員及相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守。

一、會(huì)議目的

1.提供一個(gè)溝通交流的平臺(tái)，促進(jìn)各部門之間的協(xié)作與配合。

2.集中討論、研究和解決公司發(fā)展中存在的問題，確保公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.提高決策效率，降低決策風(fēng)險(xiǎn)。

二、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況或需要，臨時(shí)組織召開的會(huì)議。

三、會(huì)議組織

1.會(huì)議主持人：由會(huì)議發(fā)起人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)主持會(huì)議。

2.會(huì)議記錄人：由會(huì)議主持人指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、整理會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議參與人：與會(huì)議議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及員工。

四、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議時(shí)間：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)間開始和結(jié)束，參會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

2.會(huì)議出勤：參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

3.會(huì)議保密：會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員應(yīng)保守秘密，不得泄露給無關(guān)人員。

4.會(huì)議發(fā)言：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)言時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，尊重他人意見。

五、會(huì)議費(fèi)用

1.會(huì)議中心對(duì)參會(huì)人員收取一定的會(huì)議費(fèi)用，用于會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、服務(wù)等方面的支出。

2.會(huì)議費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由公司財(cái)務(wù)部門制定，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.會(huì)議費(fèi)用由參會(huì)人員所在部門承擔(dān)，具體支付方式由財(cái)務(wù)部門另行規(guī)定。

六、本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同維護(hù)會(huì)議中心的正常運(yùn)行。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議發(fā)起人或主持人應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，并在會(huì)議通知中予以明確。

2.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，邀請(qǐng)與會(huì)議議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及員工參加。

3.發(fā)布會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容，并于會(huì)議召開前至少3天發(fā)送給相關(guān)人員。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員準(zhǔn)備會(huì)議所需的報(bào)告、數(shù)據(jù)、案例等材料，并于會(huì)議召開前1天發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，并在會(huì)議簽到表上簽字。

2.會(huì)議開場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、目標(biāo)和議程，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議議程：按照預(yù)定議程，依次進(jìn)行議題討論。

4.會(huì)議討論：會(huì)議主持人引導(dǎo)參會(huì)人員就議題展開討論，鼓勵(lì)發(fā)表意見，確保討論充分、深入。

5.會(huì)議決策：針對(duì)討論議題，會(huì)議主持人組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，形成會(huì)議決議。

6.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和下一步工作計(jì)劃。

三、會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、表決結(jié)果、參會(huì)人員發(fā)言等。

2.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。

3.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔：將會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)材料歸檔，以備查閱。

四、會(huì)議跟蹤與落實(shí)

1.任務(wù)分配：根據(jù)會(huì)議決議，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，將任務(wù)分配給相關(guān)部門和人員。

2.進(jìn)度跟蹤：會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期匯報(bào)進(jìn)度。

3.考核評(píng)價(jià)：對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行考核，評(píng)價(jià)相關(guān)部門和人員的落實(shí)效果。

五、會(huì)議反饋與改進(jìn)

1.收集反饋意見：會(huì)議結(jié)束后，向參會(huì)人員收集關(guān)于會(huì)議組織、流程、效果等方面的反饋意見。

2.分析與改進(jìn)：根據(jù)反饋意見，分析會(huì)議存在的問題，并提出針對(duì)性的改進(jìn)措施。

3.持續(xù)優(yōu)化：不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效實(shí)施，充分發(fā)揮會(huì)議成果的作用，本章針對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的審核與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，由會(huì)議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

2.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確標(biāo)注會(huì)議決議、任務(wù)分配、完成時(shí)限等信息，便于相關(guān)部門和人員執(zhí)行。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、協(xié)助人及完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)起任務(wù)，確保按照會(huì)議決議執(zhí)行。

3.協(xié)助人應(yīng)積極配合責(zé)任人，提供必要的支持和資源。

三、進(jìn)度跟蹤與匯報(bào)

1.會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)度。

2.跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通，協(xié)助解決。

3.匯報(bào)內(nèi)容包括：任務(wù)完成情況、存在的問題、解決措施及下一步工作計(jì)劃。

四、會(huì)議決議的驗(yàn)收與評(píng)價(jià)

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)向會(huì)議主持人提交驗(yàn)收申請(qǐng)。

2.會(huì)議主持人組織相關(guān)人員對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合會(huì)議決議要求。

3.根據(jù)任務(wù)完成情況，對(duì)責(zé)任人和協(xié)助人進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為績(jī)效考核的依據(jù)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)材料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便查閱。

2.歸檔材料包括：會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議通知、會(huì)議簽到表、相關(guān)報(bào)告等。

3.建立會(huì)議紀(jì)要管理臺(tái)賬，便于查找和管理。

六、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

2.結(jié)合公司發(fā)展需要，不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和格式，提高會(huì)議紀(jì)要的實(shí)用性。

3.鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)提出建設(shè)性意見和建議，共同提升會(huì)議管理效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障會(huì)議室資源的高效利用，提供良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向行政部門申請(qǐng)。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，應(yīng)詳細(xì)說明會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.行政部門根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室資源，并于預(yù)訂后24小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行，不得提前或超時(shí)使用。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，恢復(fù)原狀，確保設(shè)備安全。

4.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)，以免影響其他會(huì)議室的正常使用。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政部門統(tǒng)一管理，定期檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門。

3.會(huì)議室設(shè)備借用需經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，借用者應(yīng)妥善保管，使用完畢后及時(shí)歸還。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生清潔工作，確保會(huì)議環(huán)境整潔、舒適。

2.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，參會(huì)人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，確保突發(fā)情況下的安全疏散。

五、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，由使用部門承擔(dān)。

2.行政部門定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用，使用部門應(yīng)按時(shí)支付。

3.使用部門如有特殊原因需取消預(yù)訂，應(yīng)提前告知行政部門，以免產(chǎn)生不必要的費(fèi)用。

六、會(huì)議室管理考核

1.行政部門應(yīng)建立健全會(huì)議室管理制度，對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行定期考核。

2.考核內(nèi)容包括：會(huì)議室預(yù)訂、使用規(guī)范、設(shè)備管理、衛(wèi)生安全等方面。

3.考核結(jié)果作為部門績(jī)效考核的依據(jù)，對(duì)違反規(guī)定的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)處罰。

遵循以上規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的正常運(yùn)行，為公司各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)提供有力保障。

第五章附則

為確保本管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)