會議中心管理制度收費

會議中心管理制度收費第一章總則

為了加強會議中心的管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議決策的有效實施，特制定本管理制度。本制度適用于會議中心的各項會議活動，所有參會人員及相關部門應嚴格遵守。

一、會議目的

1.提供一個溝通交流的平臺，促進各部門之間的協(xié)作與配合。

2.集中討論、研究和解決公司發(fā)展中存在的問題，確保公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

3.提高決策效率，降低決策風險。

二、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

2.臨時會議：因特殊情況或需要，臨時組織召開的會議。

三、會議組織

1.會議主持人：由會議發(fā)起人或相關部門負責人擔任，負責主持會議。

2.會議記錄人：由會議主持人指定，負責記錄會議內容、整理會議紀要。

3.會議參與人：與會議議題相關的部門負責人及員工。

四、會議紀律

1.會議時間：會議應嚴格按照預定時間開始和結束，參會人員應提前5分鐘進入會場。

2.會議出勤：參會人員應按時參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假。

3.會議保密：會議內容涉及公司機密，參會人員應保守秘密，不得泄露給無關人員。

4.會議發(fā)言：會議期間，參會人員應積極參與討論，發(fā)言時應簡明扼要，尊重他人意見。

五、會議費用

1.會議中心對參會人員收取一定的會議費用，用于會議場地、設備、服務等方面的支出。

2.會議費用標準由公司財務部門制定，報公司領導批準后執(zhí)行。

3.會議費用由參會人員所在部門承擔，具體支付方式由財務部門另行規(guī)定。

六、本管理制度的解釋權歸公司董事會所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。各部門應認真貫徹執(zhí)行，共同維護會議中心的正常運行。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的職責和流程，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議發(fā)起人或主持人應根據(jù)公司發(fā)展需要，明確會議的主題和目標，并在會議通知中予以明確。

2.確定參會人員：根據(jù)會議主題和目標，邀請與會議議題相關的部門負責人及員工參加。

3.發(fā)布會議通知：會議通知應包括會議時間、地點、議程、參會人員等內容，并于會議召開前至少3天發(fā)送給相關人員。

4.準備會議材料：會議主持人應組織相關人員準備會議所需的報告、數(shù)據(jù)、案例等材料，并于會議召開前1天發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前5分鐘到達會場，并在會議簽到表上簽字。

2.會議開場：會議主持人簡要介紹會議主題、目標和議程，強調會議紀律。

3.會議議程：按照預定議程，依次進行議題討論。

4.會議討論：會議主持人引導參會人員就議題展開討論，鼓勵發(fā)表意見，確保討論充分、深入。

5.會議決策：針對討論議題，會議主持人組織參會人員進行表決，形成會議決議。

6.會議總結：會議主持人對會議討論情況進行總結，明確會議成果和下一步工作計劃。

三、會議記錄與紀要

1.會議記錄：會議記錄人應詳細記錄會議內容，包括議題討論、表決結果、參會人員發(fā)言等。

2.整理會議紀要：會議結束后，會議記錄人應在24小時內整理出會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。

3.會議紀要歸檔：將會議紀要及相關材料歸檔，以備查閱。

四、會議跟蹤與落實

1.任務分配：根據(jù)會議決議，明確責任人和完成時限，將任務分配給相關部門和人員。

2.進度跟蹤：會議主持人或指定專人負責跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，定期匯報進度。

3.考核評價：對會議決議的執(zhí)行情況進行考核，評價相關部門和人員的落實效果。

五、會議反饋與改進

1.收集反饋意見：會議結束后，向參會人員收集關于會議組織、流程、效果等方面的反饋意見。

2.分析與改進：根據(jù)反饋意見，分析會議存在的問題，并提出針對性的改進措施。

3.持續(xù)優(yōu)化：不斷總結經(jīng)驗，完善會議流程，提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效實施，充分發(fā)揮會議成果的作用，本章針對會議紀要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定。

一、會議紀要的審核與發(fā)布

1.會議紀要整理完成后，由會議主持人進行審核，確保紀要內容完整、準確。

2.審核通過的會議紀要應在會議結束后24小時內發(fā)送給所有參會人員。

3.會議紀要應明確標注會議決議、任務分配、完成時限等信息，便于相關部門和人員執(zhí)行。

二、任務分配與責任落實

1.會議紀要中應明確每項任務的責任人、協(xié)助人及完成時限。

2.責任人應主動承擔起任務，確保按照會議決議執(zhí)行。

3.協(xié)助人應積極配合責任人，提供必要的支持和資源。

三、進度跟蹤與匯報

1.會議主持人或指定專人負責跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，定期向公司領導匯報進度。

2.跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行問題，應及時與相關部門和人員溝通，協(xié)助解決。

3.匯報內容包括：任務完成情況、存在的問題、解決措施及下一步工作計劃。

四、會議決議的驗收與評價

1.任務完成后，責任人應向會議主持人提交驗收申請。

2.會議主持人組織相關人員對任務完成情況進行驗收，確保符合會議決議要求。

3.根據(jù)任務完成情況，對責任人和協(xié)助人進行評價，評價結果作為績效考核的依據(jù)。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要及相關材料應按照規(guī)定進行歸檔，以便查閱。

2.歸檔材料包括：會議紀要、會議通知、會議簽到表、相關報告等。

3.建立會議紀要管理臺賬，便于查找和管理。

六、會議紀要的持續(xù)改進

1.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行總結，分析存在的問題，提出改進措施。

2.結合公司發(fā)展需要，不斷優(yōu)化會議紀要的內容和格式，提高會議紀要的實用性。

3.鼓勵員工對會議紀要的跟蹤落實提出建設性意見和建議，共同提升會議管理效果。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的高效利用，提供良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，需提前向行政部門申請。

2.預訂會議室時，應詳細說明會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

3.行政部門根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議室資源，并于預訂后24小時內給予答復。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應嚴格按照預定時間進行，不得提前或超時使用。

2.會議室內應保持整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾。

3.會議室內設備使用完畢后，應關閉電源，恢復原狀，確保設備安全。

4.嚴禁在會議室內大聲喧嘩、隨意走動，以免影響其他會議室的正常使用。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由行政部門統(tǒng)一管理，定期檢查、維護，確保設備正常運行。

2.使用會議室設備時，應遵循操作規(guī)程，如有故障或損壞，應及時報告行政部門。

3.會議室設備借用需經(jīng)行政部門批準，借用者應妥善保管，使用完畢后及時歸還。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.行政部門負責會議室的衛(wèi)生清潔工作，確保會議環(huán)境整潔、舒適。

2.會議室應定期進行安全檢查，排除安全隱患。

3.會議室內應配備消防器材，參會人員應熟悉消防器材的使用方法，確保突發(fā)情況下的安全疏散。

五、會議室費用管理

1.會議室使用費用根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，由使用部門承擔。

2.行政部門定期公布會議室使用費用，使用部門應按時支付。

3.使用部門如有特殊原因需取消預訂，應提前告知行政部門，以免產(chǎn)生不必要的費用。

六、會議室管理考核

1.行政部門應建立健全會議室管理制度，對會議室使用情況進行定期考核。

2.考核內容包括：會議室預訂、使用規(guī)范、設備管理、衛(wèi)生安全等方面。

3.考核結果作為部門績效考核的依據(jù)，對違反規(guī)定的部門和個人進行相應處罰。

遵循以上規(guī)定，共同維護會議室的正常運行，為公司各項會議活動提供有力保障。

第五章附則

為確保本管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)