AF-QP01文件控制程序

文件控制程序文件編號AF-QP01-C0文件版次C/0第~文件控制程序程序文件質量部AF-QP01-C0編制/日期:審核/日期:批準/日期:ANANDA程序文件。規(guī)定管理要求請相關工作人員嚴格遵循。版次:C/0

文件修改頁標記變更通知單號修訂日期原文現文修訂人20080410012008-4-10A/0B/020080827012008-8-27B/0C/0目的對與質量體系有關的文件、資料進行控制，包括適當范圍的外來文件，確保各有關場所使用相應文件的有效版本。適用范圍適用于對文件、資料的編制、批準、標識、發(fā)放、更改、復印、保管、回收和作廢處理進行控制。職責質量部負責《質量手冊》、《程序文件》、檢驗文件及其它質量管理文件的組織編制。同時也是公司文件和資料管理的歸口責任部門，并對其中需有保密要求的文件負總責。技術中心負責產品的圖紙、工藝技術文件、產品標準等技術文件、資料的編制。生產部負責《生產作業(yè)指導書》的編制。各有關部門負責本部門有關文件、合同、資料的編制，使用，歸檔，保管及部門之間的文件交接。作業(yè)流程作業(yè)流程責權單位作業(yè)內容應用表單部門主管文件提出/授號部門主管提出文件需求，指定編制人員，并指導其適當的編制方法，提供必要的支持（如資料、范本等），限期完成。該文件的編號由部門主管或其指定人員編制、給予。編寫人員文件的編制《質量手冊》和《程序文件》由管理者代表組織有關人員進行編制。技術文件由技術中心負責編制。管理制度等其它文件由文件相關主管部門組織編制。所有文件資料的編制必須清晰、工整、完整、準確、會簽手續(xù)齊全。編寫人員文件的更改文件審核不通過時，編寫人員按主管要求進行修改。日常工作中，根據顧客要求、或改進需要，編寫人員進行評審后，進行更改。修改時間計算在文件編寫計劃時間之內。需要更改的文件由更改者填寫《更改通知單》經審批后發(fā)行；其中產品圖樣、工程規(guī)范等技術文件的更改，在需要時應征得顧客同意后方能更改。質量部收到《更改通知單》后，按《文件發(fā)放登記表》記錄收回原發(fā)放文件，由文件修改人實施更改，文件中心需將原文件留存一份?！陡耐ㄖ獑巍返木幪栆罁涗浶蛄芯幪柗椒▓?zhí)行。更改方法：在技術文件中劃去需要更改的內容,寫上更改后的內容,并標上與《更改通知單》中注明的標記符號相一致的標記符號。技術文件中的所有內容不應因更改而消失。文件更改只對受控文件進行更改，非受控文件不作更改要求。文件經大幅度修改或多次修改后，進行換版，使用中的原版文件作廢、由質量部收回文件，換發(fā)新版本。對有關設計、過程記錄進行相應的更改，使之始終為最新的版本狀態(tài)。文件變更未注事項按《更改管理程序》（AF-QP19）執(zhí)行。更改通知單AR-QP01-02主管人員文件的審批《質量手冊》、《管理評審程序》由管理者代表審核，總經理批準。其它《程序文件》由各職能部門負責人審核，管理者代表批準。產品技術文件由工程師互審，技術中心（副）主任或（副）總工或分管領導批準。管理制度文件由相關部門負責人審核，分管領導批準。文件在送審的同時須填《文件審批發(fā)放通知單》以確定分發(fā)部門，并由此文件的審批人負責審批《文件審批發(fā)放通知單》。文件審批發(fā)放通知單AR-QP01-03質量部文件的歸檔所有與產品特性有關的技術、作業(yè)、圖紙等文件或要求作為受控的文件，編審批完成后，一律由文件制訂部門將原件送質量部歸檔。質量部負責登記。文件清單AR-QP01-01發(fā)行部門文件的發(fā)放質量部按《文件審批發(fā)放通知單》要求，復印相應份數，加蓋“受控文件”章和分發(fā)號、發(fā)放日期，發(fā)至相關部門。并將發(fā)放的文件在《文件發(fā)放登記表》上造冊。領用者在《文件發(fā)放登記表》上簽收。文件發(fā)放登記表AR-QP01-04使用部門文件的使用/保管文件使用部門將本部門內的文件全部登記造冊，并規(guī)定位置整齊有序擺放。質量部不定期負責核查所使用的受控文件是否為有效版本，發(fā)現問題時立即開具《稽核通告單》，并敦促其部門糾正，及有效預防。質量部每年11月份對文件和資料進行一次全面檢查。確保文件的清晰、整潔和完好。文件清單AR-QP01-01發(fā)行部門文件的回收當文件破損嚴重影響使用或丟失時，文件領用人應到質量部辦理更換手續(xù)，交回破損文件，換領新文件，質量部負責將破損文件收回。補發(fā)文件時，在《文件發(fā)放登記表》中注明丟失及補發(fā)日期，必要時通知各部門，防止誤用。更改前的原文件和廢止的文件，質量部負責收回。文件發(fā)放登記表AR-QP01-04質量部文件的處置回收的文件，如需參考，加蓋“作廢”印，登記發(fā)放。作廢文件，由質量部收回，粉碎銷毀。并以《文件銷毀記錄》登記，由質量部經理監(jiān)銷。在質量部歸檔的受控文件作為存檔，一直保留?！段募N毀記錄》AR-QP01-05補充說明文件、資料的分類和標識公司文件資料按層次分為：第一層次：質量手冊。第二層次：程序文件和管理制度文件。第三層次：作業(yè)文件。包括各類標準文件、圖紙、工藝文件、作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范、程序源碼、機器碼、電磁計算書、質量控制點明細表、控制計劃及有關資料（包括顧客提供的文件）等。第四層次：記錄文件和合同。文件和資料按受控狀態(tài)分：受控文件：加蓋紅色“受控文件”印章的適用的有效文件；受控文件需要作為交流或培訓資料發(fā)放給顧客或相關單位，需加蓋“參考文件”印章，以示其已不受理更改控制，經質量部審核發(fā)放。非受控文件：不作標記，或復印色“受控文件”印章的文件均為不受理更改控制的文件；文件資料的標識由文件編制部門按本文件5.4條款的規(guī)定進行編號標識。文件和資料分受控和非受控兩種狀態(tài)，受控文件加蓋“受控文件”印章，非受控文件不加蓋印章，分發(fā)文件時按部門分發(fā)號進行登記。文件和資料編號文件層次文件類別文件編號公司號項目號部門號文件號產品號年月號流水號版本修訂1質量手冊AF-QS2007-A…0…2程序文件AF-QP01…-A…0…2管理制度AF-JS…01…-A…0…3部門規(guī)范AF-JS…-PM01…-A…0…3技術標準AM、C…-STP×××××××××××-A…0…3產品圖紙AM、C…-DRW×××××××××××A…3材料清單AM、C…-BOM×××××××××××A…3作業(yè)指導書AM、C…-SOP×××××××××××-01…A…3檢驗指導書AM、C…-SIP×××××××××××-01…A…4合同AF-SC…0000-001…4記錄AR-QP01…-01…質量手冊編號為AF-QS加年號及“-版本修訂號”，如：AF-QS2007-A0；質量體系程序編號為AF-QP加二位流水號及“-版本修訂號”，如：AF-QP01-A0；管理制度（與產品有關的）文件編號為AF-加發(fā)行部門號，再加二位流水號及“-版本修訂號”，發(fā)行部門號規(guī)定如下：總經辦：MC綜合管理部：ZG外協(xié)管理部：WX市場營銷部：SY質量部：ZL生產部：SC技術中心：JS財務部：CW如技術中心發(fā)行一份管理制度：AF-JS01-A0；注：公司行政制度文件以紅頭文件形式管理。過程規(guī)范文件編號為AF-加發(fā)行部門號，再加“-PM二位流水號”及“-版本修訂號”，如質量部發(fā)行一份“電力維修工作規(guī)范”，編號可為：AF-ZL-PM01-A0；技術標準、產品圖紙文件、材料清單文件、作業(yè)指導書、檢驗指導書中，具有通用性的文件在填寫產品號時除了前4位區(qū)分分類以外，后7位均以“0”替代。如控制器的通用檢驗指導書，編號可為：AC-SIP21030000000-A0；技術標準文件編號為AM-（電機類）或AC-（控制器類），加“-STP十一位產品號”及“-版本修訂號”，如一份“控制器成品技術標準”，編號可為：AC-STP21030064201-A0；產品圖紙文件編號為AM-（電機類）或AC-（控制器類），加“-DRW十一位產品號”及“版本號”，如一份“定子沖片圖紙”，編號可為：AM-DRW2102材料清單文件編號為AM-（電機類）或AC-（控制器類），加“-BOM十一位產品號”及“版本號”，如一份“控制器產品材料清單”，編號可為：AC-BOM21030064201A；作業(yè)指導書文件編號為AM-（電機類）或AC-（控制器類），加“-SOP十一位產品號”、“-二位流水號”及“版本號”，如一份“定子沖片加工指導書”，編號可為：AM-SOP21020390103-01A檢驗指導書文件編號為AM-（電機類）或AC-（控制器類），加“-SIP十一位產品號”、“-二位流水號”及“版本號”，如一份控制器檢驗指導書”，編號可為：AC-SIP21030064201-01A；合同文件編號為AF-加發(fā)行部門號，再加“四位年月號”及“三位流水號”，如生產部7年3月份簽訂的第12份“采購單”，編號可為：AF-SC0703-012；記錄表格編碼采用AR-加相關程序（省略AF-及版本修訂號）號加“-二位流水號”的形式。如AF-QP03-A0程序文件中采用的第3份記錄,編號可為：AR-QP03-03。注：①文件的版本采用A0、A1、…的方法（A、B、…為版本，0、1、2…修改次數）編制，技術文件（標準除外）版本號僅以A、B、…標示版本，修改次以批準日期為準。②三位流水號從001開始，二位流水號01開始。文件的歸檔、發(fā)放當需使用文件的人員未領到文件時，不得借用他人的文件復印，應提出補領申請，按本程序和條款辦理手續(xù)領取文件、資料，并在《文件發(fā)放登記表》上注明補發(fā)日期。確保對所有顧客的圖樣、工程規(guī)范、標準及變更的控制，須10個工作日內適時審查、分發(fā)、執(zhí)行。同時《文件清單》中記載發(fā)行有效的版本號和發(fā)行日期，且實施該作業(yè)時所有相關文件都應是最新版本。發(fā)放范圍及數量文件的更改、換版、保存與銷毀所有文件和資料的原稿及其《文件清單》由各部門主管或指定人員負責保存，文件應有序的加以保存以便存取和查閱。除有特殊說明外，文件和資料的保存期為三年。技術文件的更新及舊件的處理技術文件丟失后，丟失部門須及時向質量部以《文件申請單》AR-QP01-06書面反映，言明丟失時間、原因及地點。根據部門主管簽署的處理意見予以補發(fā)。文件的借閱借閱文件時，需辦理借閱手續(xù)，由部門主管審核《文件借閱登記表》AR-QP01-07。文件的復印文件需復印時，由質量部負責登記于《文件復印登記表》AR-QP01-08。外來文件的控制外來技術、工程資料由相關部門交技術中心項目負責人確認后，交由質量部蓋章登記于《文件清單》中，歸檔后借閱處理。法律、法規(guī)和管理性文件由科管部收集審定，也由質量部蓋章登記。本程序形成的質量記錄，按《記錄控制程序》執(zhí)行。相關文件《記錄控制程序》……………………AF-QP02《變更控制程序》……………………AF-QP11相關記錄《文件清單》……………………AR-QP01-01《更改通知單》…………………AR-QP01-02《文件審批發(fā)放通知單》…………………AR-QP01-03《文件發(fā)放登記表》…………………………AR-QP01-04《文件銷毀記錄》