會(huì)議賓館管理制度

會(huì)議賓館管理制度第一章總則

為保證會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本管理制度。以下內(nèi)容適用于會(huì)議賓館內(nèi)所有會(huì)議的管理與執(zhí)行。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄及后續(xù)工作，確保會(huì)議資源得到合理分配和有效利用。

2.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，注重會(huì)議質(zhì)量，提高決策效率。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于會(huì)議賓館內(nèi)舉辦的各類會(huì)議，包括但不限于公司內(nèi)部會(huì)議、外部接待會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等。

2.本管理制度適用于會(huì)議賓館內(nèi)所有參會(huì)人員、組織者及相關(guān)工作人員。

三、會(huì)議分類

1.按會(huì)議性質(zhì)分為：例行會(huì)議、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議。

2.按參會(huì)人員分為：公司內(nèi)部會(huì)議、外部接待會(huì)議。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召集、主持及總結(jié)工作。

2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，積極參與會(huì)議討論，遵守會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議組織者及參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密制度，確保會(huì)議內(nèi)容不泄露。

五、會(huì)議資源保障

1.會(huì)議賓館應(yīng)提供舒適的會(huì)議環(huán)境，確保會(huì)議設(shè)施設(shè)備齊全、正常運(yùn)行。

2.會(huì)議賓館應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括但不限于會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待、技術(shù)支持等。

六、本管理制度的解釋權(quán)及修訂權(quán)歸會(huì)議賓館管理部門所有。

本章節(jié)僅為會(huì)議賓館管理制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。請(qǐng)各部門及參會(huì)人員予以遵守，共同提高會(huì)議質(zhì)量。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議的籌備、召開(kāi)、進(jìn)行及結(jié)束等各階段的具體流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求或工作計(jì)劃，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.制定會(huì)議方案：會(huì)議組織者需制定會(huì)議方案，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

3.會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

4.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料，包括但不限于會(huì)議議程、相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)等。

5.會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議類型及參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)場(chǎng)，確保設(shè)施設(shè)備齊全、正常運(yùn)行。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，完成簽到手續(xù)。

2.會(huì)議主持人介紹：會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，對(duì)參會(huì)人員、會(huì)議主題、議程等進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。

3.會(huì)議議程執(zhí)行：按照會(huì)議議程，逐一進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論。

4.討論與發(fā)言：會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議討論充分、有序，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言。

5.會(huì)議決策：針對(duì)會(huì)議議題，形成明確的決策結(jié)果。

三、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議時(shí)間控制：會(huì)議組織者應(yīng)控制好會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

3.會(huì)議保密：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議保密制度，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

4.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議賓館提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括但不限于會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待、技術(shù)支持等。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，明確會(huì)議成果。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，并發(fā)送給會(huì)議組織者及參會(huì)人員。

3.會(huì)議資料的歸檔：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)將會(huì)議資料整理歸檔，以備查閱。

4.參會(huì)人員反饋：會(huì)議組織者可收集參會(huì)人員的反饋意見(jiàn)，以便改進(jìn)會(huì)議組織工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行具有指導(dǎo)作用。本章將重點(diǎn)闡述會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布、跟蹤落實(shí)及反饋等環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議組織者審核通過(guò)后，應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策得以執(zhí)行。

2.各責(zé)任部門及人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃，按時(shí)完成相關(guān)工作。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)予以協(xié)調(diào)解決。

三、會(huì)議決策的反饋與評(píng)估

1.各責(zé)任部門在完成相關(guān)工作后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋執(zhí)行情況。

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，分析原因，為后續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會(huì)議組織者及相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，查閱相關(guān)會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決策內(nèi)容。

五、會(huì)議紀(jì)要的修訂與更新

1.如會(huì)議決策內(nèi)容發(fā)生變化，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂，并重新發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要的修訂與更新，應(yīng)遵循公司規(guī)定的流程進(jìn)行，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

會(huì)議室是會(huì)議活動(dòng)的重要場(chǎng)所，為了保障會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議室的使用效率，特制定以下管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會(huì)議賓館管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便會(huì)議賓館安排合適的會(huì)議室。

3.會(huì)議賓館管理部門收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，確保會(huì)議室的合理安排。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)遵循預(yù)定時(shí)間，不得遲到或提前占用。

2.會(huì)議室使用期間，參會(huì)人員應(yīng)保持安靜，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意離開(kāi)座位。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，確保會(huì)議室環(huán)境整潔。

4.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備應(yīng)愛(ài)護(hù)使用，如遇故障，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議賓館管理部門報(bào)告。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議賓館管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室設(shè)備使用前，相關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行操作培訓(xùn)，掌握設(shè)備使用方法。

3.會(huì)議期間，如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)提前向會(huì)議賓館管理部門申請(qǐng)，以便做好設(shè)備準(zhǔn)備。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議賓館管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

2.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施設(shè)備完好。

3.會(huì)議期間，如發(fā)生緊急情況，參會(huì)人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案，迅速疏散。

五、會(huì)議室衛(wèi)生與保潔

1.會(huì)議賓館管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生與保潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.會(huì)議室使用結(jié)束后，使用部門應(yīng)配合會(huì)議賓館管理部門做好現(xiàn)場(chǎng)清理工作。

六、會(huì)議室費(fèi)用結(jié)算

1.會(huì)議室使用費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行結(jié)算，各部門應(yīng)按時(shí)支付。

2.會(huì)議賓館管理部門應(yīng)定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用，提高透明度。

遵循以上會(huì)議室管理規(guī)定，有助于提高會(huì)議室的使用效率，保障會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行。各部門及參會(huì)人員應(yīng)共同遵守，共同維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。

第五章附則

為確保會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度的解釋權(quán)及修訂權(quán)歸會(huì)議賓館管理部門所有。

三、各部門可根