2024年度企業(yè)采購法務(wù)與合同管理操作指南

2024年度企業(yè)采購法務(wù)與合同管理操作指南本合同目錄一覽1.采購法務(wù)與合同管理概述1.1采購法務(wù)的定義與作用1.2合同管理的含義與任務(wù)1.3操作指南的目標(biāo)與意義2.采購法務(wù)的基本原則2.1合法性原則2.2合規(guī)性原則2.3公平公正原則2.4效益最大化原則3.合同管理的基本流程3.1合同訂立前的準(zhǔn)備工作3.2合同訂立過程中的注意事項3.3合同履行過程中的監(jiān)督與管理3.4合同變更與解除的條件與程序3.5合同糾紛的解決方式與程序4.采購合同的主要內(nèi)容4.1采購商品或服務(wù)的描述4.2數(shù)量與質(zhì)量要求4.3價格與支付方式4.4交貨期限與地點4.5售后服務(wù)與保障4.6保密條款4.7違約責(zé)任與賠償5.采購合同的訂立5.1供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)5.2合同條款的擬定與協(xié)商5.3合同的審批與簽署5.4合同生效的條件與程序6.采購合同的履行與監(jiān)督6.1合同履行的基本要求6.2合同履行過程中的監(jiān)督與檢查6.3合同履行的調(diào)整與變更6.4合同終止的條件與程序7.采購合同的變更與解除7.1變更與解除的條件7.2變更與解除的程序7.3變更與解除的法律后果8.采購合同的糾紛處理8.1糾紛解決的途徑8.2仲裁程序與要求8.3訴訟程序與要求9.采購法務(wù)與合同管理的信息化建設(shè)9.1信息化建設(shè)的內(nèi)容與目標(biāo)9.2信息化建設(shè)的方法與步驟9.3信息化建設(shè)的保障措施10.采購法務(wù)與合同管理的風(fēng)險防范10.1風(fēng)險識別與評估10.2風(fēng)險防范措施的制定與實施10.3風(fēng)險防范的監(jiān)督與檢查11.采購法務(wù)與合同管理的培訓(xùn)與宣傳11.1培訓(xùn)內(nèi)容與方式11.2培訓(xùn)對象的確定與安排11.3培訓(xùn)效果的評估與改進12.采購法務(wù)與合同管理的外部協(xié)調(diào)與合作12.1外部協(xié)調(diào)與合作的對象與內(nèi)容12.2外部協(xié)調(diào)與合作的程序與要求12.3外部協(xié)調(diào)與合作的監(jiān)督與檢查13.采購法務(wù)與合同管理的績效評估與改進13.1績效評估的標(biāo)準(zhǔn)與方法13.2績效評估的程序與要求13.3績效改進的措施與實施14.合同管理員的職責(zé)與要求14.1合同管理員的職責(zé)范圍14.2合同管理員的任職資格與條件14.3合同管理員的培訓(xùn)與考核第一部分：合同如下：第一條采購法務(wù)與合同管理概述1.1采購法務(wù)的定義與作用（1）采購法務(wù)是指在企業(yè)采購過程中，依法對采購活動進行規(guī)范、監(jiān)督和指導(dǎo)，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和效益最大化，防范采購風(fēng)險，維護企業(yè)合法權(quán)益的法律活動。（2）采購法務(wù)的作用主要包括：保障采購活動的合法性、合規(guī)性；提高采購效率和效益；防范采購風(fēng)險；維護企業(yè)合法權(quán)益。1.2合同管理的含義與任務(wù)（1）合同管理是指企業(yè)對合同的訂立、履行、變更、解除和終止等環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)督、控制和管理，以確保合同履行順利，實現(xiàn)企業(yè)利益最大化的活動。（2）合同管理的任務(wù)主要包括：合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除和終止等環(huán)節(jié)的管理；合同檔案的歸檔、查詢、使用和銷毀；合同履行情況的監(jiān)督、檢查和評價；合同糾紛的預(yù)防和處理。1.3操作指南的目標(biāo)與意義（1）操作指南的目標(biāo)是為企業(yè)采購法務(wù)與合同管理工作提供一套系統(tǒng)、全面、實用的操作流程和規(guī)范，提高采購法務(wù)與合同管理的效率和水平，降低采購風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益。（2）操作指南的意義在于：明確采購法務(wù)與合同管理的任務(wù)、流程和要求，提高工作效率；規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險；促進企業(yè)內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高合同履行質(zhì)量；為采購法務(wù)與合同管理提供培訓(xùn)、考核和評價的標(biāo)準(zhǔn)。第二條采購法務(wù)的基本原則2.1合法性原則（1）采購活動應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反國家法律、法規(guī)的要求。（2）采購過程中涉及的合同條款、程序和行為應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.2合規(guī)性原則（1）采購活動應(yīng)符合行業(yè)規(guī)范、企業(yè)內(nèi)部管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（2）采購過程中涉及的合同條款、程序和行為應(yīng)符合行業(yè)規(guī)范、企業(yè)內(nèi)部管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.3公平公正原則（1）采購活動應(yīng)公平競爭，公正對待供應(yīng)商，不得歧視、排斥或偏袒任何供應(yīng)商。（2）采購過程中涉及的合同條款、程序和行為應(yīng)公平公正，不得損害供應(yīng)商的合法權(quán)益。2.4效益最大化原則（1）采購活動應(yīng)充分考慮企業(yè)需求、市場狀況和成本效益，力求實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。（2）采購過程中涉及的合同條款、程序和行為應(yīng)有利于企業(yè)效益的實現(xiàn)，降低采購成本。第三條合同管理的基本流程3.1合同訂立前的準(zhǔn)備工作（1）明確采購需求，制定采購計劃。（2）進行市場調(diào)查，了解供應(yīng)商情況，選擇合適的供應(yīng)商。（3）準(zhǔn)備合同草稿，包括合同條款、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨期限等。（4）對合同草稿進行審核，確保合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性和合理性。3.2合同訂立過程中的注意事項（1）與供應(yīng)商進行充分溝通，協(xié)商合同條款，達(dá)成一致意見。（2）審查供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽和能力，確保其具備履行合同的能力。（3）嚴(yán)格按照合同訂立的程序進行，確保合同的合法性和有效性。3.3合同履行過程中的監(jiān)督與管理（1）對供應(yīng)商的履約情況進行監(jiān)督，確保合同履行順利。（2）定期檢查合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通、協(xié)調(diào)和解決。（3）對合同履行過程中產(chǎn)生的變更、解除和終止等情況進行記錄和管理。3.4合同變更與解除的條件與程序（1）合同變更與解除的條件：合同訂立后，因不可抗力或其他法定原因，導(dǎo)致合同無法履行或履行無意義的。（2）合同變更與解除的程序：雙方協(xié)商一致，簽訂變更或解除合同的協(xié)議，并進行備案。3.5合同糾紛的解決方式與程序（1）合同糾紛的解決方式：協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。（2）合同糾紛的程序：先進行協(xié)商和調(diào)解，協(xié)商、調(diào)解不成的，可向仲裁機構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。第四條采購合同的主要內(nèi)容4.1采購商品或服務(wù)的描述（1）商品或服務(wù)的名稱、品種、規(guī)格、型號等。（2）商品或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)要求等。4.2數(shù)量與質(zhì)量要求（1）采購商品或服務(wù)的數(shù)量應(yīng)符合采購計劃和實際需求。第八條價格與支付方式4.3價格與支付方式（1）商品或服務(wù)的價格應(yīng)符合市場行情和企業(yè)預(yù)算。（2）支付方式：采用預(yù)付定金、貨到付款、分期付款等方式，具體支付方式在合同中明確。4.4交貨期限與地點（1）供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點交付商品或提供服務(wù)。（2）交貨期限：根據(jù)采購計劃和實際需求確定，并在合同中明確。4.5售后服務(wù)與保障（1）供應(yīng)商應(yīng)提供商品或服務(wù)的安裝、調(diào)試、培訓(xùn)等服務(wù)。（2）售后服務(wù)期限：根據(jù)商品或服務(wù)的性質(zhì)、特點確定，并在合同中明確。4.6保密條款（1）供應(yīng)商應(yīng)對采購過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密。（2）保密期限：根據(jù)采購項目的性質(zhì)、特點確定，并在合同中明確。4.7違約責(zé)任與賠償（1）供應(yīng)商未按合同約定履行義務(wù)的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任。（2）企業(yè)未按合同約定履行義務(wù)的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任。（3）違約賠償金額：根據(jù)違約程度、損失大小確定，并在合同中明確。第九條采購合同的訂立5.1供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)（1）供應(yīng)商的選擇應(yīng)基于其資質(zhì)、信譽、能力、價格、服務(wù)等因素。（2）供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)：符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范和企業(yè)內(nèi)部管理制度的要求。5.2合同條款的擬定與協(xié)商（1）合同條款應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范和企業(yè)內(nèi)部管理制度的要求。（2）合同條款的擬定與協(xié)商：由采購部門、法務(wù)部門、使用部門等共同參與，確保合同條款的合法性、合規(guī)性和合理性。5.3合同的審批與簽署（1）合同審批：合同草案經(jīng)采購部門、法務(wù)部門、使用部門等審核后，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）合同簽署：合同經(jīng)審批通過后，由雙方代表簽署，并加蓋公章。5.4合同生效的條件與程序（1）合同生效的條件：合同經(jīng)雙方簽署，并加蓋公章后生效。（2）合同生效的程序：合同生效后，雙方按照合同約定履行義務(wù)。第十條采購合同的履行與監(jiān)督6.1合同履行的基本要求（1）供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提供商品或服務(wù)。（2）企業(yè)應(yīng)按照合同約定支付貨款或服務(wù)費用。6.2合同履行過程中的監(jiān)督與檢查（1）采購部門應(yīng)對供應(yīng)商的履約情況進行監(jiān)督、檢查。（2）監(jiān)督內(nèi)容包括：商品或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、交貨時間等。6.3合同履行的調(diào)整與變更（1）合同履行過程中，如遇不可抗力等因素，影響合同履行，雙方可協(xié)商調(diào)整或變更合同內(nèi)容。（2）合同履行調(diào)整與變更：雙方簽署變更協(xié)議，并進行備案。6.4合同終止的條件與程序（1）合同終止的條件：合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行等。（2）合同終止的程序：雙方簽署終止協(xié)議，并進行備案。第十一條采購合同的變更與解除7.1變更與解除的條件（1）合同變更與解除的條件：合同履行過程中，因不可抗力或其他法定原因，導(dǎo)致合同無法履行或履行無意義的。（2）合同變更與解除的申請：雙方均可向?qū)Ψ教岢龊贤兏c解除的申請。7.2變更與解除的程序（1）合同變更與解除的協(xié)商：雙方就變更與解除事項進行協(xié)商，達(dá)成一致意見。（2）合同變更與解除的簽署：雙方簽署變更或解除合同的協(xié)議，并加蓋公章。7.3變更與解除的法律后果（1）合同變更與解除的法律后果：根據(jù)合同變更與解除協(xié)議的約定，處理合同履行過程中的相關(guān)事項。（2）合同變更與解除協(xié)議：作為合同的有效組成部分，與合同具有同等法律效力。第十二條采購合同的糾紛處理8.1糾紛解決的途徑（1）協(xié)商解決：雙方通過友好協(xié)商，達(dá)成一致意見，解決糾紛。（2）調(diào)解解決：向第三方調(diào)解機構(gòu)申請調(diào)解，達(dá)成調(diào)解協(xié)議。（3）仲裁解決：向第二部分：其他補充性說明和解釋說明一：附件列表：附件一：采購商品或服務(wù)詳細(xì)清單詳細(xì)列出采購的商品或服務(wù)的名稱、品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息。附件二：合同履行時間表明確合同的交貨期限、服務(wù)提供時間等關(guān)鍵時間節(jié)點。附件三：支付方式說明詳細(xì)說明支付方式的具體操作流程、支付時間和支付金額等信息。附件四：售后服務(wù)承諾列明供應(yīng)商提供的售后服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限和聯(lián)系方式等信息。附件五：保密協(xié)議明確保密信息的范圍、保密期限和雙方在保密方面的義務(wù)和責(zé)任。附件六：違約責(zé)任認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)列出違約行為的種類、違約責(zé)任的具體認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)和違約賠償?shù)挠嬎惴绞?。附件七：爭議解決方式選擇協(xié)議明確雙方在發(fā)生爭議時選擇的爭議解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等。說明二：違約行為及責(zé)任認(rèn)定：違約行為：1.供應(yīng)商未按合同約定時間、地點交付商品或提供服務(wù)。2.供應(yīng)商提供的商品或服務(wù)不符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.供應(yīng)商未履行合同中的保密義務(wù)，泄露采購方的商業(yè)秘密或技術(shù)秘密。4.供應(yīng)商未經(jīng)采購方同意，將合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方。5.采購方未按合同約定時間支付貨款或服務(wù)費用。6.采購方未履行合同中的保密義務(wù)，泄露供應(yīng)商的商業(yè)秘密或技術(shù)秘密。7.采購方未經(jīng)供應(yīng)商同意，將合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方。違約責(zé)任認(rèn)定：1.供應(yīng)商違約：供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于賠償采購方因此造成的直接經(jīng)濟損失、履行合同的費用、合同預(yù)期利益等。2.采購方違約：采購方應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于賠償供應(yīng)商因此造成的直接經(jīng)濟損失、履行合同的費用、合同預(yù)期利益等。3.違約賠償金額：根據(jù)違約程度、損失大小和合同約定等因素確定。示例說明：若供應(yīng)商未能在合同約定的交貨期限內(nèi)交付商品，導(dǎo)致采購方無法按時完成生產(chǎn)，從而造成采購方經(jīng)濟損失50,000元，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定賠償采購方因此造成的損失。說明三：法律名詞及解釋：1.采購：指企業(yè)為滿足生產(chǎn)、經(jīng)營需要，向供應(yīng)商購買商品或服務(wù)的行為。2.供應(yīng)商：指向采購方提供商品或服務(wù)的法人、其他組織或個人。3.合同履行：指合同雙方按照合同約定，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。4.違約：指合同一方或雙方未履行合