企業(yè)如何組織一次高效的溝通會議

如何組織一次高效的溝通會議HAVEANEFFICIENTMEETINGLOGO培訓(xùn)師：xxxPPT模板網(wǎng)-PPT網(wǎng)-網(wǎng)-免費(fèi)PPT模板下載網(wǎng)-PPT模板網(wǎng)-PPT網(wǎng)-PPT模板下載網(wǎng)-PPT模板免費(fèi)下載網(wǎng)-PPT教程網(wǎng)-PPT素材網(wǎng)-PPT課件職場人必備技能之一當(dāng)今社會越來越追求高效，每個人都恨不得自己每天48個小時，然而我們卻觀察到絕大多數(shù)職場人在花時間在一些曠日持久、卻毫無成效的會議上，如何組織一個高效會議應(yīng)該成為每一個有追求的職場人必備的技能有效的會議是中國企業(yè)和組織中的一個最大的難題，是職場人都需要去掌握的技能之一會議經(jīng)常出現(xiàn)問題時間太浪費(fèi)沒有專門的會議議程或者議程很差，大家都是想到哪說到哪浪費(fèi)時間信息不對稱會議前沒有做好充分的溝通，就導(dǎo)致會議開始后大家的信息存在差異主持能力差主持能力差或者沒有人主導(dǎo)，無法通過高效行動推動會議的順暢溝通高效會議標(biāo)準(zhǔn)EFFICIENTSTANDARD會議成效評估EFFICIENTRESULTS會議準(zhǔn)備工作EFFICIENTPREPARATION高效會議技巧EFFICIENTSKILLS目錄CONTENTS高效會議標(biāo)準(zhǔn)01高效會議標(biāo)準(zhǔn)角色主持人作為主持人，有流程管理的會議功能，需要作開場白、把控會議節(jié)奏、推進(jìn)會議高效進(jìn)行記錄人作為記錄人，有著信息管理的會議功能，需要全程記錄會議中產(chǎn)出的行動、負(fù)責(zé)人及時間決策者作為決策者，對會議最終能否達(dá)成指導(dǎo)后續(xù)工作的共識起著至關(guān)重要的作用，負(fù)責(zé)明確決策與會者作為與會者/引導(dǎo)者，其會議中的功能就是參加會議，會議過程中需要發(fā)表意見以及建議明確會議目標(biāo)，使討論的內(nèi)容更有針對性，令會議高度系統(tǒng)化進(jìn)行作為會議的組織方，主持討論，讓討論或會議按照理想的方向推進(jìn)任何沒有結(jié)果輸出的會議都在浪費(fèi)時間，推動行動節(jié)奏以交付成果高效會議標(biāo)準(zhǔn)流程明確目標(biāo)主持舉行落地實(shí)施氣氛活躍高效的會議參與度很高，討論氣氛很活躍，大家依序表達(dá)自己的觀點(diǎn)，但不產(chǎn)生沖突高效會議標(biāo)準(zhǔn)特征相互尊重高效會議的參與者們會包容他人的觀點(diǎn)，先反思自己再表達(dá)不同意見，不會一味反對表述具體高效的會議不存在大概、可能、也許、幾乎、基本、似乎…這些含糊不清的表達(dá)詞匯反饋及時高效會議中講述者總能得到及時的反饋，或肯定性語言稱贊，或不同意見觀點(diǎn)表述會議準(zhǔn)備工作02不開無準(zhǔn)備的會議會議成功的80%在于準(zhǔn)備即便是細(xì)小的事情也需要毫無遺漏地進(jìn)行準(zhǔn)備，需要正視會議的提前準(zhǔn)備充分的會議準(zhǔn)備給召集并主持會議的領(lǐng)導(dǎo)者帶來召開會議的自信感，且提高了會議參加者的滿足感和滿意度，從而輕而易舉地達(dá)成團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)會議準(zhǔn)備的流程明確主題根據(jù)會議議題詳細(xì)規(guī)劃會議流程，為每個階段分配時間確定人員確定參加會議的相關(guān)人員，事先分發(fā)會議資料給參會人搜集資料搜集主題相關(guān)的文字、圖片、數(shù)據(jù)等，如必要提前打印通知確認(rèn)謹(jǐn)慎起見，會議開始前可通過郵件方式確保所有人明確會議全面的籌劃運(yùn)用5W1H框架分析會議主題，為什么要開，議題是什么，什么地點(diǎn)什么時間開，怎樣的方式開會議籌劃的5W1HwhywherewhatwhenwhoHow會議成效評估03原因未查明項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題未查明原因時不放過會議四不放過原則利用此四大原則，開會時繪制一張表格，用電腦在表格中直接填寫每一個部門發(fā)生的問題、原因、結(jié)果、責(zé)任人，有沒有橫向展開教育給其他群眾，改善措施是什么，每次開例會時就將幾個問題一一列出01020304責(zé)任未明確項(xiàng)目分工未明確責(zé)任人是哪些時不放過宣貫不徹底會議中產(chǎn)生的結(jié)論未徹底宣貫時不放過方案未落地會議中未達(dá)成一致的項(xiàng)目方案時不放過通過跟蹤項(xiàng)目延誤次數(shù)評估行動項(xiàng)目預(yù)計完成日期實(shí)際完成日期延誤天數(shù)1.增加一線數(shù)量XXX/05/01XXX/05/01//2.提高生產(chǎn)效率XXX/05/02XXX/05/01//3.提升銷售額XXX/05/15XXX/05/2712D4.優(yōu)化接線工具XXX/06/01XXX/06/076D5.啟動新線路XXX/06/05XXX/06/01//6.設(shè)計新清單XXX/07/01XXX/07/1110D7.制定接線標(biāo)準(zhǔn)XXX/07/01仍未完成≥15D在本例中，多個行動項(xiàng)目被延誤了，如果行動被延誤，即使已列入會議紀(jì)要，很可能會議沒有對這些項(xiàng)目進(jìn)行評估，或者會議沒有提及解決行動延誤問題等候，15min本例中只是把整個會議簡單拆分成了四個階段，為盡可能準(zhǔn)確地量化評估會議，實(shí)際執(zhí)行可以拆分出更多細(xì)分階段，通過會議階段的時間量化拆分能夠很直觀地發(fā)現(xiàn)會議中存在的問題通過量化會議時間評估開始結(jié)束關(guān)聯(lián)度低的議題，25min冗長的匯報及討論，50min確認(rèn)落地方案，25min會議總時間高效會議技巧04高效技巧關(guān)鍵詞自信熱情請教工具高效進(jìn)行小貼士以上只是基于過往大量參與會議的經(jīng)歷及總結(jié)，給出了一些組織高效會議的最佳做法，相信在座的各位也都有適合自己的高效會議小貼士，也仍有一部分未列出來的小貼士需要大家自我探索準(zhǔn)時開始準(zhǔn)點(diǎn)開始是對準(zhǔn)時參會人的基本尊重