職工會議室管理制度

職工會議室管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通，提高會議效率，確保會議的嚴(yán)肅性和效果，制定本會議室管理制度。

二、本制度適用于公司內(nèi)部所有使用會議室召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項(xiàng)目組會議等。

三、會議室管理遵循“統(tǒng)一安排、分級負(fù)責(zé)、高效利用”的原則，確保會議資源得到合理分配和充分利用。

四、公司各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本會議室管理制度，共同維護(hù)會議秩序，提高會議質(zhì)量。

五、會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等，臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

六、會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，確保會議內(nèi)容充實(shí)、目標(biāo)明確，提高會議效率。

七、與會人員應(yīng)積極參與會議討論，遵守會議紀(jì)律，按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

八、會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果和行動計劃，會后及時發(fā)送給相關(guān)人員，確保會議決策的落實(shí)。

九、公司設(shè)立會議室管理部門，負(fù)責(zé)會議室的日常管理和維護(hù)工作，確保會議室設(shè)施設(shè)備完好，滿足會議需求。

十、本會議室管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)工作需要，明確會議目的、議題、參與人員、時間等相關(guān)信息，提前至少三個工作日向會議室管理部門提出會議申請。

2.會議組織者需在會議申請中詳細(xì)說明會議所需設(shè)施設(shè)備、會場布置及特殊要求，以便會議室管理部門做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

3.會議室管理部門在收到會議申請后，根據(jù)會議需求、時間和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室，并在會議前兩個工作日內(nèi)通知會議組織者。

二、會議通知

1.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少兩個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容。

2.會議通知應(yīng)包括會議背景、目的、議程、參會人員名單、預(yù)期成果等，以便與會人員提前做好準(zhǔn)備。

三、會議簽到

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，設(shè)置簽到表，并負(fù)責(zé)與會人員的簽到工作。

2.與會人員應(yīng)在會議開始前5分鐘完成簽到，未簽到者視為缺席。

四、會議主持

1.會議應(yīng)由會議組織者或指定主持人主持，主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議討論，確保會議按照預(yù)定議程進(jìn)行。

2.主持人應(yīng)在會議開始時，簡要介紹會議背景、目的和議程，明確會議紀(jì)律和預(yù)期成果。

五、會議討論

1.與會人員應(yīng)圍繞會議議題展開充分討論，積極發(fā)表意見，確保會議取得實(shí)際成果。

2.會議討論應(yīng)遵循“暢所欲言、求同存異”的原則，尊重不同意見，避免激烈爭論。

六、會議決策

1.會議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，適時提出決策建議，引導(dǎo)與會人員達(dá)成共識。

2.會議決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保會議決策的落實(shí)。

七、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時，對會議討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步行動計劃。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等，并在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員。

八、會議資料的歸檔

1.會議組織者應(yīng)將會議通知、簽到表、會議紀(jì)要等相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。

2.會議室管理部門應(yīng)定期對會議資料進(jìn)行匯總，為公司提供決策參考。

九、會后跟進(jìn)

1.會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決策的落實(shí)，對未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催辦。

2.會議室管理部門應(yīng)協(xié)助會議組織者，對會議效果進(jìn)行評估，不斷優(yōu)化會議流程。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)編制，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點(diǎn)、主持人、與會人員、討論議題、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時限等。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員，并抄送相關(guān)部門。

二、會議決策的分解與落實(shí)

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，進(jìn)行任務(wù)分解，明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，并按時推進(jìn)。

3.會議組織者應(yīng)定期檢查決策事項(xiàng)的落實(shí)情況，對存在的問題及時協(xié)調(diào)解決。

三、會議紀(jì)要的跟蹤與催辦

1.會議組織者應(yīng)建立會議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，對會議決策進(jìn)行持續(xù)關(guān)注，確保按期完成。

2.對未按期完成的決策事項(xiàng)，會議組織者應(yīng)進(jìn)行催辦，了解原因，協(xié)助解決問題，確保任務(wù)順利進(jìn)行。

四、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.責(zé)任人在完成任務(wù)后，應(yīng)及時向會議組織者反饋落實(shí)情況，包括成果、問題和改進(jìn)措施等。

2.會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。

2.會議室管理部門應(yīng)建立會議紀(jì)要查閱制度，確保會議紀(jì)要的安全、保密和便捷查閱。

六、會議紀(jì)要的改進(jìn)與優(yōu)化

1.會議組織者應(yīng)不斷總結(jié)會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化會議紀(jì)要內(nèi)容和格式。

2.通過對會議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)，提高會議效率，確保公司決策的貫徹落實(shí)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.需要使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向會議室管理部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)施設(shè)備需求等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)申請順序和會議需求，合理調(diào)配會議室資源，確保會議室得到高效利用。

二、會議室布置與設(shè)施設(shè)備

1.會議室管理部門負(fù)責(zé)會議室的日常布置和維護(hù)，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議需求，提前做好會場布置，包括座位安排、投影設(shè)備調(diào)試等。

3.與會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施設(shè)備，不得擅自攜帶會議室物品離開。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，保持安靜，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)。

2.嚴(yán)禁在會議室吸煙、進(jìn)食，不得在會議室內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動。

3.會議組織者應(yīng)確保會議按時開始和結(jié)束，不得占用會議室進(jìn)行非會議活動。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門負(fù)責(zé)會議室的安全管理，確保會議期間人員和財產(chǎn)的安全。

2.會議涉及敏感信息時，與會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

3.會議室管理部門應(yīng)定期檢查會議室的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保其正常使用。

五、會議室清潔與維護(hù)

1.會議室使用結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會場，恢復(fù)會議室原狀。

2.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，確保會議室衛(wèi)生狀況良好。

3.對于損壞的設(shè)施設(shè)備，會議室管理部門應(yīng)及時維修或更換，確保會議室正常使用。

六、會議室管理評估與改進(jìn)

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室使用情況進(jìn)行評估，收集反饋意見，優(yōu)化會議室管理規(guī)定。

2.通過不斷改進(jìn)，提高會議室管理水平，為公司各類會議的順利召開提供有力保