會(huì)議召開(kāi)時(shí)間管理制度

會(huì)議召開(kāi)時(shí)間管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高決策效率，規(guī)范會(huì)議召開(kāi)時(shí)間，特制定本管理制度。本制度適用于公司各級(jí)別會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門例會(huì)等。

一、會(huì)議分類

1.按會(huì)議性質(zhì)，分為決策性會(huì)議、協(xié)調(diào)性會(huì)議、報(bào)告性會(huì)議和培訓(xùn)性會(huì)議。

2.按會(huì)議層級(jí)，分為公司級(jí)會(huì)議、部門級(jí)會(huì)議和項(xiàng)目組級(jí)會(huì)議。

二、會(huì)議時(shí)間安排

1.會(huì)議召開(kāi)時(shí)間應(yīng)遵循以下原則：

a)盡量避免影響正常工作，選擇在非工作時(shí)間或工作間隙進(jìn)行；

b)考慮參會(huì)人員的時(shí)間安排，提前通知，確保參會(huì)人員能夠按時(shí)參加；

c)重要會(huì)議應(yīng)提前至少一周確定會(huì)議時(shí)間，一般會(huì)議提前至少三天確定會(huì)議時(shí)間。

2.會(huì)議時(shí)間應(yīng)根據(jù)以下因素合理設(shè)置：

a)會(huì)議議題的重要性和緊急程度；

b)預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)和參會(huì)人員層級(jí)；

c)會(huì)議所需時(shí)長(zhǎng)；

d)會(huì)議室的使用情況。

三、會(huì)議召開(kāi)頻率

1.公司級(jí)會(huì)議的召開(kāi)頻率由公司領(lǐng)導(dǎo)層決定，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整；

2.部門級(jí)會(huì)議每周至少召開(kāi)一次，項(xiàng)目組級(jí)會(huì)議根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和需求召開(kāi)；

3.特殊情況下，可臨時(shí)召開(kāi)緊急會(huì)議。

四、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)后，及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知；

2.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等內(nèi)容；

3.會(huì)議通知發(fā)送后，如有變更，應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意離席；

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)收集會(huì)議紀(jì)要，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理和分發(fā)。

六、本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，現(xiàn)將會(huì)議流程規(guī)定如下：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司發(fā)展需要或部門工作安排，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目的明確。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，編制會(huì)議議程，包括議題、預(yù)計(jì)討論時(shí)間、主講人等。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，明確參會(huì)人員范圍，包括必參會(huì)人員和可選參會(huì)人員。

4.預(yù)訂會(huì)議室：根據(jù)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議設(shè)備需求等因素，提前預(yù)訂合適的會(huì)議室。

5.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在確定會(huì)議相關(guān)信息后，及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議簽到工作。

2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到。

3.會(huì)議組織者應(yīng)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員簽到情況，如有未簽到人員，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系確認(rèn)。

三、會(huì)議主持

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論。

2.會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議按照既定時(shí)間進(jìn)行，控制好每個(gè)議題的討論時(shí)間。

3.會(huì)議主持人應(yīng)維護(hù)會(huì)議秩序，確保會(huì)議氛圍和諧，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄完整、準(zhǔn)確。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成分發(fā)。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員就議題進(jìn)行充分討論，形成決策。

2.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保決策的科學(xué)性和合理性。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)責(zé)任人，并明確執(zhí)行期限。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前，對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，梳理會(huì)議成果。

2.會(huì)議主持人應(yīng)關(guān)注會(huì)議決策的落實(shí)情況，及時(shí)了解執(zhí)行進(jìn)度，為下次會(huì)議做好準(zhǔn)備。

七、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議資料的歸檔應(yīng)遵循公司檔案管理規(guī)定，確保資料的安全、保密。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，提高公司執(zhí)行力，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行如下規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議主題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過(guò)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)責(zé)任人。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.相關(guān)責(zé)任人收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)按照決策內(nèi)容和完成時(shí)限，制定具體實(shí)施方案。

2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門會(huì)議決策執(zhí)行情況的監(jiān)督，確保決策落實(shí)到位。

3.會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并協(xié)調(diào)解決。

三、會(huì)議決策的反饋與匯報(bào)

1.相關(guān)責(zé)任人在執(zhí)行會(huì)議決策過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋，尋求支持與幫助。

2.會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)向會(huì)議主持人提交執(zhí)行報(bào)告，匯報(bào)決策執(zhí)行情況。

3.會(huì)議主持人應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)會(huì)議決策的跟蹤落實(shí)情況，以便公司領(lǐng)導(dǎo)層了解工作進(jìn)展。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全、保密。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，相關(guān)人員如需查閱，應(yīng)遵循公司檔案借閱規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理、更新，確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性。

五、會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的考核

1.公司將會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)納入績(jī)效考核體系，對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估。

2.對(duì)未按時(shí)完成或執(zhí)行不力的責(zé)任人，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

3.對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)到位、執(zhí)行力強(qiáng)的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，提高會(huì)議效率，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門或指定人員進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，會(huì)議組織者需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息，以便行政部門合理安排。

3.行政部門應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)訂臺(tái)賬，實(shí)時(shí)更新會(huì)議室使用情況，確保會(huì)議室資源合理分配。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.行政部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)故障。

3.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，座位安排合理，便于參會(huì)人員交流。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備、布置場(chǎng)地。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意移動(dòng)設(shè)備、損壞公物。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)督促參會(huì)人員及時(shí)離開(kāi)會(huì)議室，關(guān)閉電源、門窗，確保會(huì)議室安全。

四、會(huì)議室維護(hù)與保潔

1.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、舒適。

2.會(huì)議室內(nèi)不得堆放雜物，嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)用餐、吸煙等行為。

3.如發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)備損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門進(jìn)行維修，確保會(huì)議室正常使用。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常。

2.會(huì)議組織者應(yīng)了解會(huì)議室安全設(shè)施的使用方法，遇緊急情況時(shí)，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。

3.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全隱患排查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保會(huì)議安全。

六、違反規(guī)定的處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

2.情節(jié)嚴(yán)重者，將追究相關(guān)人員責(zé)任，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

3.鼓勵(lì)員工積極監(jiān)督會(huì)議室使用情況，對(duì)舉報(bào)違規(guī)行為的人員，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第五章附則

為確保本管理制度的實(shí)施效果，特制