總裁辦會議管理制度

總裁辦會議管理制度總裁辦會議管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保公司總裁辦會議的有序、高效召開，明確會議流程及會議紀要的跟蹤落實，規(guī)范會議室的管理，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司總裁辦召開的各類會議，包括但不限于總裁辦公會議、專題會議、座談會等。

第三條會議原則

1.會議應堅持精簡、高效、務實、節(jié)儉的原則。

2.會議議題應具有針對性、決策性和緊迫性。

3.會議應注重實際效果，減少形式主義，嚴格控制會議時間和規(guī)模。

第四條會議分類

1.定期會議：根據(jù)公司工作計劃，定期召開的會議，如總裁辦公會議等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如專題會議、座談會等。

第五條參會人員

1.會議主持人：由公司總裁或指定負責人擔任。

2.與會人員：包括公司總裁、相關部門負責人、相關人員等。

3.記錄人：由會議主持人指定，負責記錄會議紀要。

第六條會議通知

1.會議通知應明確會議時間、地點、議題、參會人員等內容。

2.會議通知應提前發(fā)送，確保參會人員有足夠時間準備。

第七條會議紀律

1.與會人員應按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.與會人員應保持會議秩序，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷。

3.會議期間，與會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得在會場內接打電話。

4.會議內容涉及公司機密，與會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露。

第八條本制度的解釋權歸公司總裁辦所有，自頒布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。

第二章會議流程

第一節(jié)會議籌備

1.確定議題：會議主持人根據(jù)公司工作需要，提前征集議題，明確會議主要討論內容。

2.會議通知：會議主持人或指定工作人員負責編制會議通知，明確會議時間、地點、議題、參會人員等信息，并提前發(fā)送給相關人員。

3.會議材料準備：相關部門根據(jù)會議議題，準備相關背景資料、報告等，并在會議召開前提交給會議主持人。

第二節(jié)會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，確保會議出席情況的真實性。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、目的、議程等，并宣布會議開始。

3.討論議題：根據(jù)會議議程，逐一討論議題。與會人員應充分發(fā)表意見，主持人可引導討論方向，確保會議高效進行。

4.決策：針對討論的議題，主持人或總裁進行決策，明確責任人和完成時限。

5.臨時議題：如會議過程中出現(xiàn)需要緊急討論的問題，主持人可根據(jù)實際情況決定是否納入會議議程。

第三節(jié)會議記錄

1.會議記錄人應詳細記錄會議討論過程、決策結果、責任人及完成時限等內容。

2.會議記錄應在會議結束后盡快整理完成，并由會議主持人審核。

第四節(jié)會議總結

1.會議主持人應在會議結束前對會議成果進行總結，強調決策事項的執(zhí)行要求和時限。

2.與會人員應認真聽取總結，對自身負責的工作進行梳理和安排。

第五節(jié)會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議記錄人應將會議紀要、決策事項等相關資料整理歸檔。

2.歸檔資料應包括會議通知、會議議程、會議紀要、相關報告等，以備查閱。

第六節(jié)會議效果的評估

1.會議主持人或指定工作人員應對會議效果進行評估，收集與會人員的意見和建議。

2.根據(jù)評估結果，對會議流程、會議議題等進行優(yōu)化調整，以提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一節(jié)會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應詳細記錄會議討論的主要觀點、決策結果、任務分配及完成時限等內容。

2.會議紀要由會議記錄人負責編制，經會議主持人審核后，及時發(fā)布給所有與會人員和相關執(zhí)行部門。

第二節(jié)決策任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的任務分配，應明確責任人、協(xié)助人及完成時限。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，并組織相關人員執(zhí)行。

3.執(zhí)行過程中，責任人應主動與協(xié)助人溝通協(xié)作，確保任務按期完成。

第三節(jié)會議紀要的跟蹤與督促

1.會議紀要的跟蹤落實由會議主持人或指定的工作人員負責。

2.跟蹤過程中，應對決策任務的執(zhí)行情況進行定期檢查，確保各項工作按計劃推進。

3.對執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應及時向會議主持人匯報，尋求解決方案。

第四節(jié)執(zhí)行結果的反饋與評估

1.責任人應在任務完成后，向會議主持人提交執(zhí)行結果報告。

2.會議主持人或指定工作人員應對執(zhí)行結果進行評估，分析存在的問題和不足，并提出改進措施。

3.對于未按期完成的任務，應分析原因，追究責任，并督促責任人盡快完成。

第五節(jié)會議紀要的持續(xù)改進

1.根據(jù)會議紀要執(zhí)行情況的反饋，不斷優(yōu)化會議流程、決策任務分配和跟蹤落實機制。

2.定期對會議紀要的編制、跟蹤、落實等環(huán)節(jié)進行總結，提出改進意見，以提高會議紀要的執(zhí)行效率。

第六節(jié)保密與歸檔

1.會議紀要涉及公司機密，相關人員應嚴格遵守保密規(guī)定。

2.會議紀要完成后，應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，以備日后查閱。

第四章會議室管理規(guī)定

第一節(jié)會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定管理人員提出申請。

2.預訂時應提供會議時間、參會人數(shù)、所需設備等信息，以便行政部門合理安排會議室資源。

3.預訂成功后，會議組織者應遵守預定時間，不得隨意更改或占用。

第二節(jié)會議室配置

1.會議室應配備必要的會議設備，如投影儀、音響、白板、會議電話等。

2.行政部門負責定期檢查會議室設備，確保設備正常運行，滿足會議需求。

3.會議組織者如需額外設備或服務，應提前向行政部門申請。

第三節(jié)會議室使用

1.會議室內應保持整潔，與會人員應愛護公共設施，遵守會議紀律。

2.會議期間，與會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，如有緊急情況，應離開會議室接聽電話。

3.會議結束后，會議組織者應負責督促與會人員清理會議室，確保場地干凈、設備完好。

第四節(jié)會議室安全

1.會議室使用期間，應確保消防通道暢通，消防設施完好。

2.會議組織者應了解并掌握基本的安全知識，遇緊急情況時，及時組織人員疏散。

3.行政部門應定期進行安全檢查，消除安全隱患，確保會議室使用安全。

第五節(jié)會議室維護

1.行政部門應定期對會議室進行維護保養(yǎng)，包括設備維修、環(huán)境衛(wèi)生等。

2.會議組織者和與會人員應積極配合行政部門的工作，及時反饋會議室使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題。

第六節(jié)會議室管理制度的監(jiān)督與執(zhí)行

1.行政部門負責監(jiān)督會議室管理制度的執(zhí)行，對違反規(guī)定的行為予以制止和糾正。

2.公司內部應設立投訴渠道，接受對會議室管理工作的意見和建議。

3.定期對會議室管理工作進行總結，不斷優(yōu)化管理制度