財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理規(guī)定分析

PAGEPAGE6新疆安吉之星汽車服務(wù)有限公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理規(guī)范目的：為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理工作，統(tǒng)一規(guī)范會(huì)計(jì)工作要求，提高整體財(cái)務(wù)工作質(zhì)量、水平，特制定本管理規(guī)范。適用范圍：適用于本公司各職能部門。管理規(guī)范內(nèi)容：一、原始憑證基本要求1、自外部單位取得的發(fā)票、票據(jù)等原始憑證，內(nèi)容上必須具備憑證名稱、填制憑證的日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱全稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)量、單價(jià)、金額、原始憑證載明的附件等基本要素。從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。印章必須清晰完整。2、自制的原始憑證（如銷售發(fā)票及清單、出庫單、入庫單、工資表、費(fèi)用報(bào)銷單等等），自制原始憑證必須有經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人或其指定的人員的簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證，須加蓋本單位的公章。所謂“公章”，應(yīng)是具有法律效力和規(guī)定用途，能夠證明單位身份和性質(zhì)的印簽，如法人公章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、收款專用章等。3、原始憑證的填制必須真實(shí)準(zhǔn)確、內(nèi)容完善、填制及時(shí)、書寫清楚，如實(shí)填列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，不弄虛作假，對票據(jù)不涂改、不挖補(bǔ)，凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫的金額必須相符。4、購買實(shí)物的原始憑證，必須有驗(yàn)收證明。實(shí)物購入以后，要按規(guī)定辦理驗(yàn)收手續(xù)，這有利于明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證帳實(shí)相符。實(shí)物驗(yàn)收工作應(yīng)由有關(guān)人員負(fù)責(zé)辦理，會(huì)計(jì)人員通過有關(guān)原始憑證進(jìn)行監(jiān)督檢查。需要入庫的實(shí)物，必須填寫入庫驗(yàn)收單，由倉庫保管人員按照采購計(jì)劃或供貨合同驗(yàn)證后，在入庫驗(yàn)收單上如實(shí)填寫實(shí)收數(shù)額，并簽名或蓋章。不需要入庫的由實(shí)物保管人員或使用人員進(jìn)行驗(yàn)收，并由實(shí)物保管人員或使用人員在憑證上簽名或蓋章。經(jīng)過購買人以外的第三者查證核實(shí)以后，會(huì)計(jì)人員才能具以報(bào)銷付款并作進(jìn)一步的報(bào)銷處理。5、一式幾聯(lián)的原始憑證，必須注明各聯(lián)的用途，并且只能以一聯(lián)用作報(bào)銷憑證；一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙?zhí)讓懀虮旧砭邆鋸?fù)寫功能，并連續(xù)編號，序號使用。作廢時(shí)應(yīng)加蓋“作廢”戳記，連同存根全聯(lián)次一起保存。6、發(fā)生銷貨退回及退還退款時(shí)，必須填制退貨發(fā)票，附有退貨驗(yàn)收證明和對方單位的收款收據(jù)，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。7、職工公出借款的借款單，必須附在記帳憑證之后。在收回借款時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)不得退還原借款單。8、經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號。9、所取得的發(fā)票必須有稅務(wù)局發(fā)票監(jiān)制章，單位開具的內(nèi)部收據(jù)不能夠做為報(bào)銷憑證（名稱為“某某省、市、自治區(qū)行政事業(yè)性收費(fèi)統(tǒng)一票據(jù)”的除外）。10、凡取得的發(fā)票等原始憑證，必須保護(hù)完好，不得污損。尤其要保護(hù)好須認(rèn)證抵扣的增值稅專用發(fā)票。11、發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)退回由開出單位重開。二、票據(jù)粘貼規(guī)定業(yè)務(wù)經(jīng)辦報(bào)銷人在業(yè)務(wù)辦理完畢且取得合法合理發(fā)票等原始票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)整理所有票據(jù)，按照規(guī)定要求分類、粘貼報(bào)銷票據(jù)，完整填制報(bào)銷單各項(xiàng)內(nèi)容，按照審批流程規(guī)定、報(bào)銷時(shí)間規(guī)定簽字審批，履行報(bào)銷入賬手續(xù)。（一）票據(jù)分類：對于各類報(bào)銷的票、證、單據(jù)等，報(bào)銷人在報(bào)銷前均應(yīng)分類別、分金額進(jìn)行整理分類。1、按照各類票據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類。需報(bào)銷的單證大致可作如下分類：電話費(fèi)、手機(jī)通訊費(fèi)、辦公用品費(fèi)、郵寄費(fèi)、差旅費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、專用材料費(fèi)（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)耗材等）、打（復(fù)）印紙、會(huì)務(wù)費(fèi)、等等。2、對于同一類別票據(jù)要按照金額再細(xì)分類（如：業(yè)務(wù)招待費(fèi)按票面分類：100元、50元、10元、5元等）。3、對于差旅費(fèi)應(yīng)按照差旅費(fèi)報(bào)銷單中的項(xiàng)目再次分類，須單獨(dú)粘貼，單獨(dú)填寫差旅費(fèi)報(bào)銷專用憑證；

（二）、票據(jù)粘貼：由報(bào)銷人負(fù)責(zé)票據(jù)的粘貼。要求做到分類、整齊、牢固、美觀、厚簿適度原則。1、準(zhǔn)備專用票據(jù)粘貼單。從財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取專門印制的票據(jù)粘貼單。所用票據(jù)粘貼單大小應(yīng)等于報(bào)帳單大小。2、為了確保憑證整齊、平整、牢固，所有原始票據(jù)粘貼全部使用固體棒膠（不允許使用液體膠）。將固體棒膠適度涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，要求粘貼必須牢固，但不能將膠涂滿票據(jù)背面，也不能涂得過少，不牢固。3、報(bào)銷人對于原始票據(jù)必須分門別類進(jìn)行粘貼，不能混合粘貼，每張報(bào)銷粘貼單只能粘貼一類票據(jù)，票據(jù)較多時(shí)可使用多張粘貼單，保證厚薄適度。4、不要將票據(jù)集中在粘貼單中間粘貼，以免造成中間厚，四周薄，使憑證裝訂起來不整齊，達(dá)不到裝訂要求。為裝訂平整適當(dāng)使用粘膠條。5、對于比粘貼單稍小的票據(jù)和比粘貼單大的票據(jù)或其他附件，粘貼位置沿粘貼單左側(cè)裝訂線粘貼，超出部分可以按照粘貼單大小折疊在粘貼單范圍之內(nèi)。6、對于小型票據(jù)（如出租車票、市內(nèi)公交車票、通行費(fèi)票、業(yè)務(wù)招待費(fèi)餐票等）在粘貼單范圍內(nèi)整齊均勻地呈魚鱗狀粘貼。順序按從下往上、從右向左，即沿著粘貼單右側(cè)和粘貼單的下邊依次從下往上層次均勻排開縱向粘貼，直至與粘貼單右上角對齊。沿著粘貼單下邊沿和右側(cè)的票據(jù)必須將其下邊和右側(cè)與粘貼單對齊，不能將票據(jù)貼出粘貼單外。覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離，不要粘得太密，保持較寬松的位置，同時(shí)應(yīng)保持票據(jù)每一行水平位置一致，行次清晰，不應(yīng)在兩行票據(jù)中間空隙處再粘票。7、同一類別票據(jù)要按照票面金額從小到大分別均勻排列粘貼在票據(jù)粘貼單上。如果同類票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先小后大的順序粘貼。8、費(fèi)用支出必須誰發(fā)生誰報(bào)銷，報(bào)銷人一般為經(jīng)辦人，若由其他人代為填報(bào)或集中送交報(bào)銷的，實(shí)際報(bào)銷人有責(zé)任初審經(jīng)辦人單據(jù)的填寫、粘貼等事項(xiàng)是否正確。財(cái)務(wù)部復(fù)核會(huì)計(jì)對于票據(jù)的粘貼要求有義務(wù)對報(bào)銷人進(jìn)行正確的操作輔導(dǎo)。經(jīng)財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)復(fù)核，不符合上述規(guī)定要求的報(bào)銷單據(jù)，財(cái)務(wù)部有權(quán)退回，要求報(bào)銷人重新整理。三、報(bào)銷單填制要求1、報(bào)銷人報(bào)銷時(shí)應(yīng)正確填寫報(bào)銷單據(jù)：報(bào)銷單必須用黑色鋼筆或碳素筆填寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫，要求字跡清晰工整。2、填寫內(nèi)容正確、真實(shí)，所有需要填寫的項(xiàng)目必須填寫，不得漏缺，報(bào)銷單應(yīng)保持整潔，不得隨意涂改、挖補(bǔ)。3、報(bào)銷單上填寫的金額應(yīng)與附后原始單據(jù)金額一致。金額填寫規(guī)范：金額的大小寫不得有任何涂改，金額大寫要求如下：若金額前面為零則用“⊕”填寫，金額后面為零則用大寫“零”填寫。填寫規(guī)范及正確大寫如下所示：⊕萬壹仟貳佰叁拾肆萬伍仟陸佰柒拾捌元玖角零分4、所有報(bào)銷單必須寫注明所有附件張數(shù)。5、按照公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度。員工應(yīng)在出差結(jié)束5日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，并結(jié)清借款；長期在外出差的員工應(yīng)每月結(jié)算一次出差費(fèi)用。對逾期不報(bào)銷的，借款部份從當(dāng)月本人工資中扣除。6、差費(fèi)報(bào)銷單粘貼規(guī)范（1）差費(fèi)報(bào)銷單中允許粘貼的票據(jù)有：住宿發(fā)票、飛機(jī)票及車船票、電話費(fèi)單、高速公路過路費(fèi)。（2）需單獨(dú)附的票據(jù)凡因公在外發(fā)生的非差旅費(fèi)正常費(fèi)用的票據(jù)（包括請客吃飯、送禮、運(yùn)費(fèi)、郵寄費(fèi)、航空運(yùn)費(fèi)、購買工具、購買材料等其他物品）不得粘貼在差費(fèi)單中，應(yīng)單獨(dú)分出來，書面說明其用途，并同差旅費(fèi)單分開單獨(dú)填制相關(guān)報(bào)銷單簽批。四、內(nèi)部單據(jù)使用及費(fèi)用報(bào)銷其他規(guī)定1、公司本部職能部門應(yīng)使用統(tǒng)一格式的內(nèi)部單據(jù)。單據(jù)包括有：收款收據(jù)、付款申請單、費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、購建（處置）固定資產(chǎn)申請單、支票借（領(lǐng)）款單、現(xiàn)金借（領(lǐng)）款單、轉(zhuǎn)帳借（領(lǐng)）款單、銷售商品結(jié)算單、商品購入憑證等。填制各項(xiàng)內(nèi)部單據(jù)，應(yīng)按照單據(jù)上所要求填報(bào)的內(nèi)容填寫，做到內(nèi)容真實(shí)完整、填報(bào)清晰工整，簽批手續(xù)齊全。2、對于本部門集中報(bào)銷的各費(fèi)用項(xiàng)目，報(bào)銷人應(yīng)按照原始憑證填列一份費(fèi)用報(bào)銷清單（日常費(fèi)用報(bào)銷清單、出差費(fèi)用報(bào)銷清單），按照費(fèi)用報(bào)銷清單要求填報(bào)相關(guān)明細(xì)內(nèi)容。此費(fèi)用報(bào)銷清單作為填制報(bào)銷單、報(bào)銷審核簽批、填制記賬憑證的一個(gè)匯總依據(jù)。員工出差前應(yīng)填報(bào)員工出差申請單進(jìn)行報(bào)批；發(fā)生業(yè)務(wù)招待情況前應(yīng)填報(bào)業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批表報(bào)批。3、對于原始憑證合法合理、票據(jù)粘貼規(guī)范、報(bào)銷單填制規(guī)范的，進(jìn)而按照公司審批流程履行簽批手續(xù)。4、財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)復(fù)核報(bào)銷單、報(bào)銷清單及原始票據(jù)，復(fù)核無誤完畢后，應(yīng)對于報(bào)銷清單蓋章、對于所有粘貼的原始憑據(jù)騎縫蓋章，保證原始憑據(jù)附件完整，不遺失、不被篡改、不被撕扯，責(zé)任明晰。5、公司規(guī)定于每周集中兩次報(bào)銷費(fèi)用現(xiàn)金（周二、周四），出納人員提前準(zhǔn)備好報(bào)銷所需的現(xiàn)金。月末結(jié)賬前可按公司報(bào)銷情況選擇集中報(bào)銷時(shí)間。原則上月末最后一日應(yīng)停止有關(guān)現(xiàn)金報(bào)銷的支付。6、財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，出納必須以會(huì)計(jì)填制完畢的記賬憑證為報(bào)銷依據(jù)。不得對不符合報(bào)銷手續(xù)的報(bào)銷單進(jìn)行報(bào)銷。五、記帳憑證基本要求1、記帳憑證俗稱傳票，它必須具備的內(nèi)容要素有：填制憑證的日期、憑證的名稱和編號（機(jī)制帳記帳憑證編碼由財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)連續(xù)序號生成）、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要、應(yīng)記會(huì)計(jì)科目（包括一級科目、二級科目和明細(xì)科目）、方向及金額、記帳符號、所附原始憑證的張數(shù)、填制人員、稽核人員、記帳人員、出納人員、會(huì)計(jì)主管人員的印章等。2、記帳憑證的填制必須做到：審核無誤。即在對原始憑證審核無誤的基礎(chǔ)上填制記帳憑證。這是內(nèi)部牽制制度的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。內(nèi)容完整。即記帳憑證應(yīng)該包括的各項(xiàng)內(nèi)容要素都要具備。分類正確。即根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，正確區(qū)別不同類型的原始憑證，正確應(yīng)用會(huì)計(jì)科目。在此基礎(chǔ)上，記帳憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總編制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制：但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張憑證上。連續(xù)編號。即記帳憑證應(yīng)當(dāng)連續(xù)編號。這有利于分清會(huì)計(jì)事項(xiàng)處理的先后順序，便于記帳憑證與會(huì)計(jì)帳簿之間的核對，確保記帳憑證的完整。按月順序編號，即每月都從1號編起，順序編制月末。一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制兩張或者兩張以上記帳憑證的，可以采用分?jǐn)?shù)編號法編號，如1號會(huì)計(jì)事項(xiàng)需要填制三張記帳憑證，就可以編成1/3、2/3、3/3號。3、除結(jié)帳，記帳憑證必須附有原始憑證并注明所附原始憑證張數(shù)，所附原始憑證張數(shù)的計(jì)算，一般以原始憑證的自然張數(shù)為準(zhǔn)。4、填制記帳憑證時(shí)如果發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。已經(jīng)登記入帳的記帳憑證在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的，可以用紅字沖銷法進(jìn)行更正。即先用紅字填制一張與原錯(cuò)誤完全相同的記帳憑證，據(jù)以用紅字登記入帳，沖銷原有的錯(cuò)誤記錄；同時(shí)，再用藍(lán)字填制一張正確的記帳憑證，注明“更正×年×月×號憑證”，這樣就把原來的差錯(cuò)更正過來。發(fā)現(xiàn)以前年度的記帳憑證有錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記帳憑證。5、按照公司統(tǒng)一的核算辦法正確編制會(huì)計(jì)分錄并保證借貸平衡。6、記帳憑證摘要應(yīng)與原始憑證內(nèi)容一致，能正確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，表述簡短精練。應(yīng)能使閱讀的人通過摘要就能了解該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)、特征，判斷出會(huì)計(jì)分錄的正確與否，一般不必再去翻閱原始憑證或詢問有關(guān)人員。六、會(huì)計(jì)檔案的管理（一）會(huì)計(jì)憑證的傳遞、編號、外借、遺證1、會(huì)計(jì)憑證的傳遞是會(huì)計(jì)核算得以正常、有效進(jìn)行的前提，傳遞不及時(shí)，會(huì)計(jì)憑證散失的可能性就會(huì)加大。會(huì)計(jì)憑證的傳遞各環(huán)節(jié)不得積壓，按照日清月結(jié)的核算制度保證會(huì)計(jì)憑證在傳遞過程中的安全、及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2、會(huì)計(jì)憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照編號順序保管，不得散亂丟失。編號是保管會(huì)計(jì)憑證的重要方法和手段，也是方便檢索的有效措施，否則會(huì)計(jì)核算很難順利進(jìn)行。3、會(huì)計(jì)憑證不得外借，其他單位如特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)印件，應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記本上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。4、從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。（二）會(huì)計(jì)檔案的裝訂1、會(huì)計(jì)檔案資料整理立卷：會(huì)計(jì)年度終了后，對會(huì)計(jì)檔案資料整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。（1）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類帳簿，二類憑證，三類報(bào)表，四類文字資料及其他。（2）檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。（3）管理要求統(tǒng)一。建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄；會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。2、會(huì)計(jì)檔案的裝訂:會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。2.1會(huì)計(jì)憑證的裝訂一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。（1）會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集，確定裝訂成冊的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記帳憑證大小、且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；整理檢查憑證序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件是否漏缺，出庫單、入庫單、工資獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全。（2）、會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：a)裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在憑證左側(cè)部位打眼，打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記帳憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；b)憑證外面要加封面，封面規(guī)格略大于所附記帳憑證；c)裝訂憑證厚度一般2.50厘米,方可保證裝訂牢固,美觀大方。（3）會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):a)每本封面上填寫好憑證種類起止號碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管和裝訂人員簽章；b)在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。2．2會(huì)計(jì)帳簿的裝訂（1）每一會(huì)計(jì)年度結(jié)帳后，應(yīng)按時(shí)將電子賬簿進(jìn)行打印、裝訂、編號、整理立卷、歸檔管理。基本要求是：a)帳簿裝訂前，首先按帳簿起用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)帳戶是否相符，帳頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；b)按會(huì)計(jì)帳簿封面、帳簿啟用表、帳戶目錄、該帳簿按頁數(shù)順序排列的帳頁、會(huì)計(jì)帳簿裝訂封底的順序裝訂。c)。（2)會(huì)計(jì)帳簿裝訂的事后要求：a)會(huì)計(jì)帳簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。b)會(huì)計(jì)帳簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。c)封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及帳簿名稱、編號，為一年一編，編號順序?yàn)榭値?、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、分戶明細(xì)帳。d)會(huì)計(jì)帳簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記帳全年按順序編號；總帳、各類明細(xì)帳、輔助帳全年按順序編制卷號。e)會(huì)計(jì)憑證檔案盒中，類別：按分類標(biāo)準(zhǔn)要求，屬二類，填列2。目錄：指年份與月份，如2007年9月會(huì)計(jì)憑證。應(yīng)填列07-09案卷：指從年初到本會(huì)計(jì)期間憑證的本數(shù)。如2007年9月第2本憑證，是今年的第48本憑證，應(yīng)填列048。2.3。（1）會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂；（2）會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底；（3）按保管期限編制卷號。（三）會(huì)計(jì)檔案的保管當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，同時(shí)應(yīng)編制檔案清冊歸檔。期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。在公司發(fā)生注銷清算等情形后，應(yīng)將本公司全部會(huì)計(jì)檔案及清冊移交公司總部的財(cái)務(wù)檔案部門保管。1、會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)（1）開列清冊，填寫交接清單。（2）在帳簿使用日期欄填寫移交日期。（3）交接人員按移交清冊和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽字蓋章。2、會(huì)計(jì)檔案的保管要求（1）會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材。（2）會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀。（3）會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕。（4）設(shè)置歸檔登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密。（5）會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。3、電子檔案的管理公司均采用電算化核算，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。同時(shí)，以U盤、光盤等磁性介質(zhì)保存電子版會(huì)計(jì)檔案。

（1）財(cái)務(wù)電算化服務(wù)器設(shè)置在公司總部，對于財(cái)務(wù)軟件帳套總部財(cái)務(wù)部設(shè)專人（財(cái)務(wù)網(wǎng)管員）管理，每日系統(tǒng)對于網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的公司本部及子公司帳套自動(dòng)備份，網(wǎng)管員每月將備份帳套刻錄兩份光盤分別于兩個(gè)不同地方歸檔保存。（2）公司本部及子公司的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、各項(xiàng)主要管理報(bào)表、臺(tái)賬、公司基礎(chǔ)資料、協(xié)議合同、報(bào)告、批復(fù)等等主要財(cái)務(wù)信息資料，均應(yīng)分別歸類保存電子版文檔?；A(chǔ)資料、協(xié)議合同、報(bào)告、批復(fù)等可進(jìn)行電子掃描后保存。（3）電子檔案與紙質(zhì)檔案同樣應(yīng)列出分類檔案目錄，目錄中將編號、日期、內(nèi)容簡要等項(xiàng)目列示清楚，便于查閱使用。4、會(huì)計(jì)檔案的借閱各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。（1）會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管或公司領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。（2）外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或公司領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或公司領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。（3）借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。（4）借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷手續(xù)。5、會(huì)計(jì)檔案保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。序號檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年其中：涉及外事和對私改造的會(huì)計(jì)憑證永久2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年二、會(huì)計(jì)帳簿類3日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細(xì)帳15年5總帳15年包括日記總帳6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年7輔助帳簿15年8涉及外事和對私改造的會(huì)計(jì)帳簿永久三、會(huì)計(jì)報(bào)表類包括各級主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表9主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析10月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表5年包括文字分析11年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）永久包括文字分析四、其它類12會(huì)計(jì)移交清冊15年13會(huì)計(jì)檔案保管清冊25年14會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊25年6、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（1）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由本公司檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。（2）公司檔案要銷毀時(shí)，需報(bào)總公司批準(zhǔn)后毀銷。（3）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。（4）銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列的項(xiàng)目逐一清查核對；各s店銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由總公司檔案部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷，總公司銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷；會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)公司總部財(cái)務(wù)部備案，一份本公司歸檔案備查。七、會(huì)計(jì)工作的交接會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會(huì)計(jì)工作全部移交給接替人員，并由接替人員確認(rèn)，公司負(fù)責(zé)人和公司總部管理層同意后方可離職。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。1、會(huì)計(jì)人員辦理移交手續(xù)前，必須及時(shí)做好以下工作：a)已經(jīng)受理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)尚未填制會(huì)計(jì)憑證的，應(yīng)當(dāng)填制完畢。b)尚未登記的賬目，應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤叄⒃谧詈笠还P余額后加蓋經(jīng)辦人員印章。c)整理應(yīng)該移交的各項(xiàng)資料，對未了事項(xiàng)寫出書面材料。d)編制移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、印章、現(xiàn)金、有價(jià)證券、支票簿、發(fā)票、文件、其他會(huì)計(jì)資料和物品等內(nèi)容。2、交人員在辦理移交時(shí)，要按移交清冊逐項(xiàng)移交。接替人員要逐項(xiàng)核對點(diǎn)收：a)現(xiàn)金、有價(jià)證券要根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿有關(guān)記錄進(jìn)行點(diǎn)交。庫存現(xiàn)金、有價(jià)證券必須與會(huì)計(jì)賬簿記錄保持一致。不一致時(shí)，移交人員必須限期查清。b)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料必須完整無缺。如有短缺，必須查清原因，并在移交清冊中注明，由移交人員負(fù)責(zé)。c)銀行存款賬戶余額要與銀行對