會(huì)議記錄分級(jí)管理制度

會(huì)議記錄分級(jí)管理制度第一章總則

為保證會(huì)議效率，明確會(huì)議記錄的重要性，規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的管理，特制定本會(huì)議記錄分級(jí)管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度旨在對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，確保公司會(huì)議的高效運(yùn)作及信息傳遞的準(zhǔn)確性。

一、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

二、會(huì)議記錄的定義

會(huì)議記錄是指會(huì)議過程中，對(duì)會(huì)議議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃等內(nèi)容進(jìn)行記錄的文檔。

三、會(huì)議記錄的分級(jí)管理

根據(jù)會(huì)議的重要程度和內(nèi)容，將會(huì)議記錄分為以下三個(gè)等級(jí)：

1.一級(jí)會(huì)議記錄：涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、關(guān)鍵項(xiàng)目等內(nèi)容的會(huì)議記錄。

2.二級(jí)會(huì)議記錄：涉及部門間協(xié)調(diào)、重要業(yè)務(wù)討論、常規(guī)項(xiàng)目等內(nèi)容的會(huì)議記錄。

3.三級(jí)會(huì)議記錄：涉及日常工作安排、部門內(nèi)部事務(wù)等內(nèi)容的會(huì)議記錄。

四、責(zé)任主體

1.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的起草、整理和提交。

2.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的審核、簽字確認(rèn)。

3.各級(jí)管理部門：負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的歸檔、保管和定期檢查。

五、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.各級(jí)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議記錄的管理，確保記錄的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門會(huì)議記錄的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

3.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議記錄管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處理。

六、制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及管理需要，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的制度經(jīng)公司董事會(huì)審批通過后，予以公布實(shí)施。

七、附則

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，本章對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議主題，設(shè)定預(yù)期目標(biāo)。

2.擬定會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議主題、各議題討論時(shí)間、與會(huì)人員、會(huì)議地點(diǎn)等。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議開始前至少3個(gè)工作日發(fā)送會(huì)議通知，通知應(yīng)包括會(huì)議議程、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等信息。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，并在會(huì)議前至少1個(gè)工作日發(fā)送給與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)與會(huì)人員的簽到工作。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人簡要介紹會(huì)議主題、目標(biāo)和議程，明確會(huì)議紀(jì)律。

3.各議題討論：按照會(huì)議議程，依次對(duì)各個(gè)議題進(jìn)行討論。與會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見，確保討論充分、深入。

4.決策與表決：對(duì)于需要決策的議題，會(huì)議主持人應(yīng)組織與會(huì)人員進(jìn)行表決，形成決策結(jié)果。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)下一步工作提出要求。

三、會(huì)議記錄

1.記錄內(nèi)容：會(huì)議記錄人應(yīng)對(duì)會(huì)議主題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃等進(jìn)行詳細(xì)記錄。

2.記錄形式：會(huì)議記錄應(yīng)以書面形式進(jìn)行，要求字跡清晰、內(nèi)容完整。

3.審核與簽字：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。

四、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放與歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成整理，并發(fā)送給與會(huì)人員。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔：各級(jí)管理部門應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保決策落到實(shí)處。

2.反饋與匯報(bào)：執(zhí)行過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)向會(huì)議發(fā)起人反饋進(jìn)展情況，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成匯報(bào)。

3.效果評(píng)估：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，并提出改進(jìn)措施。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行具體規(guī)定。

一、跟蹤責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)跟蹤落實(shí)的責(zé)任，確保會(huì)議決策按期完成。

3.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)對(duì)責(zé)任人的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并提供必要的支持和協(xié)助。

二、跟蹤流程

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃，制定詳細(xì)的執(zhí)行方案。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議發(fā)起人報(bào)告執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題及時(shí)溝通解決。

3.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)定期組織相關(guān)人員對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保工作順利進(jìn)行。

三、反饋機(jī)制

1.建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行反饋機(jī)制，責(zé)任人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋執(zhí)行情況。

2.反饋內(nèi)容應(yīng)包括已完成工作、未完成工作及原因、需要支持的事項(xiàng)等。

3.會(huì)議發(fā)起人收到反饋后，應(yīng)及時(shí)處理，并對(duì)責(zé)任人提出改進(jìn)建議。

四、變更處理

1.如因特殊情況導(dǎo)致會(huì)議決策無法按期執(zhí)行，責(zé)任人應(yīng)提前向會(huì)議發(fā)起人申請(qǐng)變更。

2.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，評(píng)估變更申請(qǐng)的合理性，并作出相應(yīng)決策。

3.變更決策后，責(zé)任人需按照新的要求繼續(xù)執(zhí)行，并重新提交執(zhí)行計(jì)劃。

五、落實(shí)評(píng)估

1.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，包括完成情況、執(zhí)行效果等。

2.評(píng)估結(jié)果作為相關(guān)人員績效考核的依據(jù)之一，對(duì)未按要求完成任務(wù)的，應(yīng)視情況給予處罰。

3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，會(huì)議發(fā)起人可對(duì)后續(xù)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，以提高會(huì)議決策的執(zhí)行效果。

六、歸檔與總結(jié)

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行完成后，責(zé)任人應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)組織總結(jié)會(huì)議，分析執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似工作提供借鑒。

3.總結(jié)報(bào)告應(yīng)納入公司知識(shí)管理體系，為公司未來發(fā)展提供參考。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，本章對(duì)會(huì)議室的管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.行政管理部門根據(jù)申請(qǐng)順序和會(huì)議室使用情況，統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)遵循預(yù)定時(shí)間，按時(shí)召開會(huì)議，不得提前占用或延遲歸還。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，不得吸煙、亂丟垃圾。

3.會(huì)議室設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行。如遇故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政管理部門處理。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備包括投影儀、音響、話筒、白板等，行政管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)和管理。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，確保設(shè)備安全。

3.會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)檢查設(shè)備是否關(guān)閉，并確保設(shè)備處于正常狀態(tài)。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，確保衛(wèi)生狀況良好。

2.會(huì)議室應(yīng)配置消防器材，并定期檢查，確保安全。

3.會(huì)議期間，如遇緊急情況，與會(huì)人員應(yīng)按照疏散指示迅速撤離。

五、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)實(shí)際使用情況，由行政管理部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2.各部門會(huì)議室使用費(fèi)用納入部門預(yù)算，由各部門負(fù)責(zé)人審核、控制。

3.特殊情況下的會(huì)議室使用，如需額外支出，應(yīng)提前向行政管理部門申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可實(shí)施。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定，影響會(huì)議室正常使用的，將按照公司規(guī)定給予處罰。

3.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行宣傳、培訓(xùn)，提高員工遵守規(guī)定的意識(shí)。

第五章附則

一、本制度的解