商會會議室使用管理制度

商會會議室使用管理制度第一章總則

為確保商會會議室的高效使用與管理，提高會議質(zhì)量，明確會議相關(guān)人員的責(zé)任與義務(wù)，特制定本管理制度。

一、目的與原則

本管理制度旨在規(guī)范商會會議室的使用，保障會議的順利進行，提高工作效率，實現(xiàn)資源合理分配。會議室使用應(yīng)遵循公開、公平、高效、節(jié)約的原則。

二、適用范圍

本管理制度適用于商會內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及相關(guān)人員組織的各類會議。

三、會議室分類

根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，商會會議室分為以下兩類：

1.大型會議室：適用于商會全體成員大會、重要慶典、大型培訓(xùn)等活動。

2.小型會議室：適用于部門內(nèi)部會議、小組討論、業(yè)務(wù)洽談等。

四、會議室使用權(quán)限

1.商會各部門、分支機構(gòu)可根據(jù)工作需要，向商會辦公室提出會議室使用申請。

2.商會辦公室負責(zé)對會議室使用申請進行審核、安排和調(diào)配。

3.會議室使用實行預(yù)約制度，先到先得。

五、會議紀律

1.會議相關(guān)人員應(yīng)嚴格遵守會議時間，按時參加會議。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，如有緊急事項需離開會議室，應(yīng)向主持人報告。

3.會議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密和敏感信息的，參會人員應(yīng)保守秘密，不得泄露。

六、違規(guī)處理

1.未經(jīng)批準擅自使用會議室的，商會辦公室有權(quán)取消其使用權(quán)，并視情節(jié)輕重給予通報批評。

2.會議室使用過程中，如出現(xiàn)損壞設(shè)施、浪費資源等行為，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

本管理制度自發(fā)布之日起實施，商會辦公室負責(zé)解釋。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。全體商會成員及相關(guān)人員應(yīng)嚴格遵守本管理制度，共同維護商會會議室的良好秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，本章將詳細闡述會議的籌備、進行及結(jié)束后的相關(guān)工作流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議發(fā)起人或組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議的主題和預(yù)期目標。

2.制定會議議程：會議議程應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、各議題討論順序及時間安排等。

3.發(fā)送會議通知：會議發(fā)起人需提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議議程、時間、地點等信息。

4.會議室預(yù)約與布置：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)參會人數(shù)和會議性質(zhì)，提前向商會辦公室預(yù)約合適的會議室，并負責(zé)會議現(xiàn)場的布置。

5.準備會議材料：會議發(fā)起人需提前準備會議相關(guān)材料，并在會議開始前將材料發(fā)送給參會人員。

6.技術(shù)設(shè)備檢查：會議發(fā)起人應(yīng)確保會議室內(nèi)的投影儀、音響、話筒等設(shè)備正常運行，如有需要，提前與技術(shù)人員聯(lián)系。

二、會議進行

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，會議發(fā)起人需對參會人員進行統(tǒng)計。

2.會議主持人致辭：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，宣布會議開始。

3.各議題討論：按照會議議程，逐項進行議題討論。會議主持人需控制好各議題的討論時間，確保會議有序進行。

4.記錄會議內(nèi)容：會議記錄人負責(zé)記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

5.休息與茶歇：根據(jù)會議議程和時長，合理安排休息和茶歇時間。

三、會議結(jié)束

1.會議總結(jié)：會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項進行總結(jié)。

2.會議紀要：會議記錄人需在會議結(jié)束后盡快整理會議紀要，包括會議主題、時間、地點、參會人員、各議題討論結(jié)果等。

3.會議紀要發(fā)放：會議紀要整理完成后，由會議發(fā)起人發(fā)送給參會人員，以便大家了解會議內(nèi)容。

4.跟進與落實：會議發(fā)起人需跟蹤會議決策事項的執(zhí)行情況，確保會議成果得以落實。

5.會議室整理：會議結(jié)束后，會議發(fā)起人應(yīng)組織參會人員對會議室進行整理，確保設(shè)施完好、場地整潔。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議決策事項的跟蹤落實至關(guān)重要。本章將詳細闡述會議紀要的整理、發(fā)布及跟蹤落實流程。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要的整理：會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的整理，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要的審核：會議紀要整理完成后，需提交給會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核，確保紀要內(nèi)容符合會議實際討論情況。

3.會議紀要的發(fā)布：審核通過后的會議紀要，由會議發(fā)起人通過郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊平臺等方式發(fā)送給參會人員及相關(guān)人員。

二、會議決策事項的分解與責(zé)任人指定

1.決策事項分解：會議紀要中應(yīng)明確會議決策事項，并將其分解為具體的任務(wù)和行動項。

2.指定責(zé)任人：針對分解后的任務(wù)和行動項，明確責(zé)任人和完成時限，確保會議決策得以落實。

三、會議決策事項的跟蹤與監(jiān)督

1.建立跟蹤機制：會議發(fā)起人應(yīng)建立會議決策事項跟蹤機制，對各項任務(wù)和行動項的執(zhí)行情況進行定期跟蹤。

2.定期匯報：責(zé)任人需按照約定的時間節(jié)點，向會議發(fā)起人匯報任務(wù)進展情況。

3.監(jiān)督與協(xié)調(diào)：會議發(fā)起人應(yīng)對任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難進行協(xié)調(diào)，確保會議決策事項的順利推進。

四、會議決策事項的評估與反饋

1.評估會議成果：會議發(fā)起人應(yīng)在會議決策事項完成后，對執(zhí)行情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.反饋與改進：根據(jù)評估結(jié)果，對會議管理制度、流程等方面進行優(yōu)化和改進，提高會議效率和質(zhì)量。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要歸檔：會議紀要整理完成后，應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔，便于日后查閱。

2.會議紀要查閱：商會成員及相關(guān)人員可按照規(guī)定程序，查閱會議紀要，了解會議內(nèi)容和決策事項。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室設(shè)施完好、使用高效，本章將詳細闡述會議室的管理規(guī)定，包括預(yù)約、使用、維護等方面。

一、會議室預(yù)約管理

1.預(yù)約流程：會議室使用實行預(yù)約制度，各部門或分支機構(gòu)需提前向商會辦公室提交會議室使用申請，包括會議時間、參會人數(shù)、會議性質(zhì)等信息。

2.預(yù)約優(yōu)先級：在預(yù)約會議室時，商會辦公室將根據(jù)會議的重要性和緊急程度進行優(yōu)先級排序，確保關(guān)鍵會議的順利進行。

3.預(yù)約確認：商會辦公室在收到會議室使用申請后，應(yīng)及時進行審核，并在確認后通知申請部門或分支機構(gòu)。

二、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議室使用應(yīng)嚴格按照預(yù)約時間進行，不得提前占用或延遲歸還。

2.使用要求：會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議紀律，保持安靜，不隨意移動設(shè)施設(shè)備。

3.會議服務(wù)：商會辦公室負責(zé)提供必要的會議服務(wù)，如茶水、投影設(shè)備等。

三、會議室設(shè)備維護

1.設(shè)備檢查：會議室管理員應(yīng)定期檢查會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。

2.報修與維護：如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時報修，并做好維修記錄。

3.更新與升級：根據(jù)會議室使用需求，商會辦公室負責(zé)對設(shè)備進行更新和升級，提高會議室的使用效率。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.日常清潔：會議室管理員負責(zé)日常清潔工作，確保會議室整潔衛(wèi)生。

2.會后整理：會議結(jié)束后，會議發(fā)起人應(yīng)組織參會人員對會議室進行整理，恢復(fù)原狀。

3.環(huán)保意識：參會人員應(yīng)具備環(huán)保意識，減少浪費，妥善處理廢棄物。

五、會議室安全管理

1.安全檢查：會議室管理員應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防設(shè)施、電源線路等安全無隱患。

2.緊急疏散：會議期間，參會人員應(yīng)熟悉緊急疏散路線，遇緊急情況時，有序撤離。

3.會議保密：涉及商業(yè)秘密和敏感信息的會議，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

第五章附則

為確保商會會議室使用管理制度的有效實施，本章對未盡事宜進行補充規(guī)定。

一、解釋權(quán)

本管理制度由商會辦公室負責(zé)解釋，如有疑問或爭議，可向商會辦公室咨詢。

二、修訂與更新

商會辦公室可根據(jù)實際情況，對本管理制度進行修訂和更新。修訂后的管理制度將及時通知全體商