付費(fèi)會(huì)議室使用管理制度

付費(fèi)會(huì)議室使用管理制度第一章總則

一、目的

為確保付費(fèi)會(huì)議室（以下簡(jiǎn)稱“會(huì)議室”）的使用效率，提高會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議室的管理，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各部門組織的各類會(huì)議，以及外部單位租用公司會(huì)議室的相關(guān)活動(dòng)。

三、會(huì)議室分類

1.按照容納人數(shù)，會(huì)議室分為小型會(huì)議室、中型會(huì)議室和大型會(huì)議室。

2.按照功能，會(huì)議室分為普通會(huì)議室、視頻會(huì)議室、董事會(huì)會(huì)議室等。

四、會(huì)議室使用原則

1.公平、公正、公開(kāi)原則：會(huì)議室的使用應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保各部門和單位合理使用。

2.預(yù)約原則：會(huì)議室使用需提前預(yù)約，按照預(yù)約順序安排使用。

3.效率原則：會(huì)議室使用應(yīng)充分利用，避免空置和浪費(fèi)。

五、會(huì)議室管理職責(zé)

1.行政管理部門為會(huì)議室的主管部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)和預(yù)約安排等工作。

2.各部門負(fù)責(zé)人為本部門會(huì)議室使用管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門會(huì)議室使用需求的申報(bào)和會(huì)議組織工作。

3.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的現(xiàn)場(chǎng)管理、設(shè)備維護(hù)和衛(wèi)生保潔等工作。

六、違規(guī)處理

1.違反本制度規(guī)定的，會(huì)議室管理部門有權(quán)取消其會(huì)議室使用權(quán)，并視情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)處罰。

2.會(huì)議室使用過(guò)程中造成設(shè)備損壞的，應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)賠償責(zé)任。

本章內(nèi)容旨在明確會(huì)議室使用管理制度的基本原則和職責(zé)分工，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供依據(jù)。后續(xù)章節(jié)將針對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行詳細(xì)闡述。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議預(yù)約

1.用戶需提前通過(guò)公司內(nèi)部會(huì)議管理系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議室預(yù)約，填寫相關(guān)信息，包括會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間、所需設(shè)備等。

2.會(huì)議預(yù)約需在會(huì)議開(kāi)始前至少3個(gè)工作日提交，以便會(huì)議室管理部門進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

3.會(huì)議室管理部門在收到預(yù)約申請(qǐng)后，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并通過(guò)郵件或系統(tǒng)通知申請(qǐng)人。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前至少1個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.會(huì)議通知應(yīng)明確指出會(huì)議的重要性、參會(huì)人員范圍、會(huì)議所需準(zhǔn)備材料等。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議議程由會(huì)議組織者制定，應(yīng)包括會(huì)議主題、討論議題、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等內(nèi)容。

2.會(huì)議組織者應(yīng)合理安排會(huì)議議程，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

五、會(huì)議討論

1.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題展開(kāi)討論，確保會(huì)議內(nèi)容緊湊、有序。

2.參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表意見(jiàn)和建議。

六、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)在充分討論的基礎(chǔ)上，按照公司決策程序進(jìn)行。

2.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，并由會(huì)議主持人宣讀確認(rèn)。

七、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，以便大家對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行回顧。

八、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議效果等方面有任何意見(jiàn)和建議，可向會(huì)議組織者反饋。

2.會(huì)議組織者應(yīng)認(rèn)真對(duì)待反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)會(huì)議組織工作。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括會(huì)議預(yù)約、會(huì)議通知、會(huì)議簽到、會(huì)議議程、會(huì)議討論、會(huì)議決策、會(huì)議總結(jié)和會(huì)議反饋。旨在確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行論述。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的制作與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議組織者在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)制作，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃等。

3.會(huì)議紀(jì)要制作完成后，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員，并以公司內(nèi)部通訊渠道進(jìn)行公告。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批與存檔

1.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審批同意后，方可正式發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以備日后查詢。

三、行動(dòng)計(jì)劃的跟蹤與落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)指定責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期跟蹤行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行情況，督促責(zé)任人按計(jì)劃推進(jìn)工作。

3.如行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋，以便協(xié)調(diào)解決。

四、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行評(píng)估

1.會(huì)議組織者應(yīng)在行動(dòng)計(jì)劃完成后，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估。

2.評(píng)估內(nèi)容包括：行動(dòng)計(jì)劃完成情況、問(wèn)題解決情況、會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度等。

3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為改進(jìn)會(huì)議組織工作的重要依據(jù)。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行評(píng)估結(jié)果，分析存在的問(wèn)題，制定改進(jìn)措施。

2.改進(jìn)措施應(yīng)包括：優(yōu)化會(huì)議流程、提高會(huì)議效率、加強(qiáng)行動(dòng)計(jì)劃跟蹤等方面。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期回顧和總結(jié)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議管理流程。

本章主要闡述了會(huì)議紀(jì)要的制作、發(fā)布、審批、存檔、行動(dòng)計(jì)劃的跟蹤與落實(shí)、執(zhí)行評(píng)估以及持續(xù)改進(jìn)等方面的內(nèi)容，旨在確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，提高公司工作效率。后續(xù)章節(jié)將對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行論述。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室使用前的準(zhǔn)備

1.會(huì)議室管理員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前檢查會(huì)議室衛(wèi)生、設(shè)備運(yùn)行情況，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、設(shè)備正常。

2.根據(jù)會(huì)議需求，提前布置會(huì)議室，包括座椅排列、設(shè)備連接、資料發(fā)放等。

二、會(huì)議室使用中的管理

1.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，不隨意離開(kāi)座位。

2.會(huì)議室管理員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助會(huì)議組織者，確保會(huì)議順利進(jìn)行，如需調(diào)整設(shè)備、提供額外服務(wù)等。

3.會(huì)議期間，會(huì)議室門應(yīng)保持關(guān)閉，避免影響其他區(qū)域工作。

三、會(huì)議室使用后的整理

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)安排人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行整理，包括清理垃圾、復(fù)原座椅、關(guān)閉設(shè)備等。

2.會(huì)議室管理員應(yīng)檢查會(huì)議室設(shè)備使用情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，確保下次會(huì)議使用不受影響。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)，定期進(jìn)行檢修、保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。

3.如需外接設(shè)備，應(yīng)提前與會(huì)議室管理員溝通，確保設(shè)備兼容并遵守相關(guān)規(guī)定。

五、會(huì)議室預(yù)約管理

1.會(huì)議室預(yù)約應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，按照預(yù)約順序安排使用。

2.會(huì)議室管理部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室預(yù)約安排，確保會(huì)議需求得到合理滿足。

3.預(yù)約成功后，如需取消或變更會(huì)議，應(yīng)至少提前1個(gè)工作日通知會(huì)議室管理部門，以免造成資源浪費(fèi)。

六、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常。

2.會(huì)議室管理員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，不得在會(huì)議室進(jìn)行危險(xiǎn)行為。

本章主要論述了會(huì)議室使用前的準(zhǔn)備、使用中的管理、使用后的整理、設(shè)備管理、預(yù)約管理以及安全管理等方面的規(guī)定，旨在確保會(huì)議室的高效、有序使用。后續(xù)章節(jié)將對(duì)附則進(jìn)行闡述。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

三、各部