公司檔案管理制度

-PAGE4-公司檔案管理制度1.總則

1.1為規(guī)范公司檔案管理工作，明確工作職責(zé)，保證檔案的完整和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)政策，結(jié)合公司實(shí)際特制定本辦法。1.2檔案管理的范圍包括在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)中直接形成的、對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式和載體的記錄。2.管理職責(zé)2.1行政人事部負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，對(duì)各事業(yè)部的檔案工作負(fù)有指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)。2.2各事業(yè)部由綜合秘書根據(jù)本辦法負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。2.3公司行政人事部負(fù)責(zé)職權(quán)范圍內(nèi)人事檔案的管理工作。3.檔案的形成與移交3.1歸檔范圍凡是在公司各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的各類文件材料，不論其何種載體，都屬于公司檔案部門歸檔接收范圍，具體包括：3.1.1各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、管理部門發(fā)布的需要公司貫徹執(zhí)行的公文、批示、決定、3.1.2公司及各部門發(fā)布3.1.33.1.4公司的歷史沿革、大事記、年鑒，3.1.53.1.63.1.73.13.1.3.1.3.1.3.1.13.1.133.1.143.2檔案編號(hào)3.2.1X-XX-XXXX-XXX案卷順序號(hào)年份二級(jí)類目一級(jí)類目3.2.2一級(jí)類目、二級(jí)類目的具體編碼規(guī)則，見（HYPERLINK附件一：檔案編號(hào)原則）3.3歸檔時(shí)間文件資料的歸檔一般采用“季度歸檔”及“年度歸檔”兩種形式，季度歸檔為季末次月，年度歸檔為次年二月至七月。3.3.1行政、經(jīng)營等方面的文件材料3.3.2公司網(wǎng)上形成的電子文件及各業(yè)務(wù)單位和部門形成的其它相關(guān)電子文件按年度歸檔3.3.3設(shè)備、基建、科研等方面的文件材料按工作階段或工程項(xiàng)目竣工后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定簽字，三個(gè)月內(nèi)歸檔；對(duì)周期較長的科技項(xiàng)目，可視具體情況按年度分批歸檔；對(duì)于重要的外來材料(如外購設(shè)備的隨機(jī)圖紙和文字說明材料等3.36.8歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要仔細(xì)檢查清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有遺失或損壞現(xiàn)象的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政人事部領(lǐng)導(dǎo)。6.9員工調(diào)離本企業(yè)，在離崗前必須做好資料移交工作，退還借閱檔案經(jīng)檔案室簽字后方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。7.檔案的鑒定和銷毀7.1行政人事部根據(jù)規(guī)定的檔案保管期限，會(huì)同有關(guān)職能部門、業(yè)務(wù)單位的有關(guān)人員，定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。7.2檔案的鑒定應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的主持下，由行政人事部會(huì)同有關(guān)部門組織“鑒定小組”共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束后寫出鑒定報(bào)告，對(duì)超過保管期限，確無保存價(jià)值的檔案編制清單及檔案銷毀清冊(cè)（HYPERLINK附件三：檔案銷毀清冊(cè)），按有關(guān)權(quán)限報(bào)批后銷毀。非經(jīng)鑒定與批準(zhǔn)，不得任意銷毀檔案。7.3銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人(兩人)負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失、泄露、漏銷，銷毀完畢，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔，永久保管。8.附則8.1公司行政人事部及各業(yè)務(wù)單位可根據(jù)本及國家相關(guān)法規(guī)制訂相應(yīng)的檔案管理細(xì)則。8.2本辦法由行政人事部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件一：檔案編號(hào)原則一級(jí)類目二級(jí)類目類目解釋X-行政類01-政務(wù)公文各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、管理部門發(fā)布的需公司執(zhí)行的公文、批示、決定、條例、規(guī)定、辦法和通知等02-公司及部門發(fā)布的公文公司及各部門發(fā)布的公文的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿及相關(guān)規(guī)定、辦法、規(guī)章制度、調(diào)查報(bào)告、專題報(bào)告、重要公函等03-會(huì)議記錄、紀(jì)要及相關(guān)文件公司各項(xiàng)重要會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、專業(yè)會(huì)議材料和其他相關(guān)文件材料04-公司文獻(xiàn)資料公司的歷史沿革、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)事件的各類報(bào)刊雜志、聲像材料（錄音、錄像）、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物、照片、聲像等文件材料05-計(jì)劃、總結(jié)與報(bào)告公司內(nèi)部職能活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件06-公務(wù)活動(dòng)相關(guān)資料公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、傳真、電話記錄，從外單位帶回的與本單位有關(guān)的文件材料07-其他行政資料未列入以上內(nèi)容的行政資料，如商標(biāo)管理、信息管理等R-人事類01-組織結(jié)構(gòu)與定崗定編定員公司的組織機(jī)構(gòu)、部門職責(zé)、人員編制、干部任免、勞動(dòng)工資資料02-員工檔案資料員工名冊(cè)、員工簡(jiǎn)歷、員工調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、獎(jiǎng)懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料03-績(jī)效考核資料部門、員工績(jī)效考核記錄04-其他人事資料未列入以上內(nèi)容中的人事資料H-合同類01-公司資信文件公司法律資質(zhì)相關(guān)文件02-公司合同管理文件公司在經(jīng)營活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議及相應(yīng)的審批材料03-公司法務(wù)文件公司涉及訴訟活動(dòng)形成的有關(guān)文件材料G-工程類01-設(shè)備管理資料設(shè)備的使用與維護(hù)狀況等02-現(xiàn)場(chǎng)管理資料項(xiàng)目管理的相關(guān)資料03-質(zhì)量與安全管理質(zhì)量與安全的資質(zhì)、規(guī)范、要求等文件04-其他工程管理資料未列入以上內(nèi)容中的工程管理資料J-技術(shù)類01-技術(shù)研發(fā)與申報(bào)公司專利技術(shù)的管理，新技術(shù)的研發(fā)與申報(bào)02-技術(shù)支持技術(shù)的評(píng)審，標(biāo)書的制作，技術(shù)參數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的確定，技術(shù)服務(wù)工作等03-工程預(yù)算工程項(xiàng)目的預(yù)算04-其他技術(shù)管理資料未列入以上內(nèi)容中的技術(shù)管理資料Y-業(yè)務(wù)類01-市場(chǎng)與客戶管理資料市場(chǎng)分布、市場(chǎng)開拓情況，客戶的歸類管理等，采購管理的情況02-采購管理資料供應(yīng)商、施工隊(duì)等采購的管理資料03-其他業(yè)務(wù)資料未列入以上內(nèi)容中的業(yè)務(wù)管理資料C-財(cái)務(wù)類01-固定資產(chǎn)資料公司固定資產(chǎn)的登記與管理02-財(cái)務(wù)賬目管理財(cái)務(wù)進(jìn)出項(xiàng)目的賬目管理03-投融資管理重大資金的使用與流向、投融資決策管理04-上市管理資料涉及上市的公司財(cái)務(wù)事務(wù)的綜合管理資料05-薪酬福利資料員工薪酬數(shù)據(jù)、福利發(fā)放情況的登記與歸檔06-其他財(cái)務(wù)資料未列入以上內(nèi)容中的財(cái)務(wù)管理資料附件二：檔案借閱審批單檔案借閱審批單編號(hào)：借閱單位（人）聯(lián)系電話有效證件登記或部門證明借閱時(shí)間歸還時(shí)間案卷名稱寫明借閱目的或解決問題借閱數(shù)量卷號(hào)：，共卷其中：圖張，文字頁〇原件〇需復(fù)印借閱部門領(lǐng)導(dǎo)簽字經(jīng)辦人公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見集團(tuán)辦審批意見檔案室接收人備注：1、公司