會議會務(wù)策劃管理制度

會議會務(wù)策劃管理制度第一章總則

為確保會議的有序進行，提高會議效率，明確會議會務(wù)策劃的管理職責(zé)，特制定本管理制度。

一、目的與原則

本制度旨在規(guī)范會議的籌備、召開、記錄、落實及會議室管理等方面的工作，堅持高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則，確保會議質(zhì)量。

二、適用范圍

本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會等。

三、會議分類

1.高層會議：指公司董事會、總經(jīng)理辦公會等涉及公司戰(zhàn)略決策的會議。

2.部門會議：指各部門負責(zé)人主持的內(nèi)部管理會議。

3.專項會議：指針對某一特定主題或項目召開的會議。

四、會議會務(wù)策劃

1.會議會務(wù)策劃工作由會議組織者負責(zé)，包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容的確定。

2.會議組織者需在會議召開前，制定詳細的會議方案，并報請上級領(lǐng)導(dǎo)審批。

五、會議通知

1.會議組織者應(yīng)在會議召開前，通過書面或電子形式向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程等內(nèi)容。

2.會議通知發(fā)送后，會議組織者需確認參會人員是否收到，并及時收集反饋意見。

六、參會要求

1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。

2.參會人員應(yīng)認真準備會議材料，積極參與討論，并提出建設(shè)性意見。

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀律，保持會場秩序。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充和修改。

第二章會議流程

1.會議籌備

2.會議召開

3.會議記錄

4.會議總結(jié)

第三章會議紀要的跟蹤落實

1.會議紀要的編寫與審批

2.跟蹤落實責(zé)任人與期限

3.落實情況的反饋與匯報

第四章會議室管理規(guī)定

1.會議室預(yù)訂與使用

2.會議室設(shè)備管理

3.會議室環(huán)境衛(wèi)生

第五章附則

1.本管理制度的解釋權(quán)歸公司所有。

2.各部門應(yīng)根據(jù)本管理制度，制定實施細則。

3.本管理制度如有變更，應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)會議主題和目標，確定會議類型、參會人員、時間、地點等，制定會議方案。

2.會議方案應(yīng)包括會議議程、擬解決的問題、預(yù)期目標、參會人員名單、會議資料準備等。

3.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少一周，將會議方案提交給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.審批通過后，會議組織者負責(zé)通知參會人員，并確保會議通知中包含所有必要信息。

二、會議召開

1.會議組織者應(yīng)確保會場布置符合會議需求，包括座位安排、投影設(shè)備、音響設(shè)備等。

2.會議開始前，會議組織者應(yīng)對參會人員進行簽到，確保會議出席情況。

3.會議主持人按照會議議程主持會議，確保會議有序進行，鼓勵參會人員積極發(fā)言。

4.會議期間，會議記錄人負責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括討論重點、決策結(jié)果等。

三、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)詳細記錄會議的討論過程、決策結(jié)果、責(zé)任分配等內(nèi)容。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理成會議紀要，經(jīng)會議主持人審批后發(fā)送給參會人員。

3.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分配、后續(xù)工作要求等。

四、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)組織會議總結(jié)，分析會議成果，查找不足之處，為后續(xù)改進提供依據(jù)。

2.會議總結(jié)應(yīng)形成書面報告，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議總結(jié)，對會議策劃和管理流程進行持續(xù)優(yōu)化。

五、會后落實

1.會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決策的執(zhí)行情況，確保各項工作落到實處。

2.參會人員應(yīng)按照會議紀要中明確的任務(wù)和期限，完成相關(guān)工作。

3.會議組織者應(yīng)定期收集會議決策落實情況，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編寫與審批

1.會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要初稿應(yīng)提交給會議主持人進行審批，確保紀要內(nèi)容符合會議實際情況。

3.會議主持人審批通過后，會議紀要應(yīng)正式定稿，并以書面或電子形式發(fā)送給所有參會人員。

二、跟蹤落實責(zé)任人與期限

1.會議紀要中應(yīng)明確每項決策的責(zé)任人和完成期限，確保各項工作有明確的執(zhí)行主體和時間節(jié)點。

2.會議組織者應(yīng)建立跟蹤落實機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

3.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，并在規(guī)定期限內(nèi)完成相關(guān)工作。

三、落實情況的反饋與匯報

1.責(zé)任人應(yīng)在完成任務(wù)后，及時向會議組織者反饋落實情況，包括工作進展、遇到的問題及解決方案等。

2.會議組織者應(yīng)定期收集責(zé)任人的反饋信息，整理成書面報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報。

3.對于未按期完成的任務(wù)，會議組織者應(yīng)查明原因，督促責(zé)任人盡快完成，并對相關(guān)責(zé)任人進行考核。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要正式定稿后，應(yīng)進行歸檔管理，便于日后查詢和追溯。

2.歸檔的會議紀要應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，確保資料的安全性和完整性。

3.會議組織者應(yīng)定期對會議紀要進行整理，對已完成的工作進行總結(jié)，為后續(xù)工作提供借鑒。

五、會議紀要的公開與透明

1.會議紀要應(yīng)在公司內(nèi)部進行適當范圍的公開，提高公司員工對會議決策的知情度。

2.會議組織者可根據(jù)實際情況，將會議紀要的部分或全部內(nèi)容在公司內(nèi)部平臺發(fā)布，便于員工了解公司動態(tài)。

3.公開的會議紀要應(yīng)注重保護公司內(nèi)部信息，避免泄露敏感數(shù)據(jù)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門提交會議室申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.行政部門負責(zé)統(tǒng)籌安排會議室，確保會議需求得到滿足，并通知會議組織者預(yù)訂結(jié)果。

3.會議組織者應(yīng)在會議開始前15分鐘進入會議室，檢查設(shè)備設(shè)施是否正常，確保會議順利進行。

二、會議室設(shè)備管理

1.行政部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行，包括音響、投影儀、白板、空調(diào)等。

2.會議組織者在使用會議室時，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)程，使用完畢后及時關(guān)閉設(shè)備，避免浪費資源。

3.如遇設(shè)備故障，會議組織者應(yīng)立即報告行政部門，行政部門負責(zé)聯(lián)系維修人員進行修復(fù)。

三、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，行政部門負責(zé)安排定期清潔工作，確保會議環(huán)境良好。

2.會議組織者應(yīng)提醒參會人員保持會議室衛(wèi)生，不在會議室內(nèi)吸煙、亂丟雜物等。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)組織參會人員共同清理會議室，恢復(fù)原狀。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，行政部門負責(zé)管理會議室鑰匙，確保會議室安全。

2.會議組織者應(yīng)在會議開始前提醒參會人員注意保密，不泄露會議內(nèi)容。

3.涉及公司敏感信息的會議，會議組織者應(yīng)采取額外措施，如簽訂保密協(xié)議、使用加密通訊設(shè)備等。

五、會議室使用費用

1.會議室使用過程中產(chǎn)生的費用，如耗材、設(shè)備維修等，由行政部門負責(zé)統(tǒng)計和報銷。

2.會議組織者應(yīng)合理預(yù)估會議費用，遵循公司預(yù)算管理制度，避免浪費。

3.行政部門應(yīng)定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計分析，為優(yōu)化會議室管理提供依據(jù)。

第五章附則

1.本管理制度解釋權(quán)歸公司所有，公司有權(quán)根據(jù)實際