酒店會(huì)議團(tuán)體管理制度

酒店會(huì)議團(tuán)體管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)酒店會(huì)議團(tuán)體管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)酒店相關(guān)規(guī)定，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于酒店內(nèi)所有會(huì)議的組織、籌備、召開及會(huì)后相關(guān)工作。

三、會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，注重會(huì)議質(zhì)量，提高決策水平，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

四、酒店各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，積極配合會(huì)議組織工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

五、會(huì)議分為例行會(huì)議、專題會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。例行會(huì)議包括周例會(huì)、月度會(huì)議等；專題會(huì)議針對特定主題或項(xiàng)目召開；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)組織。

六、會(huì)議的組織、籌備、召開及會(huì)后相關(guān)工作由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)，會(huì)議召集人應(yīng)具備以下條件：

1.熟悉酒店業(yè)務(wù)及運(yùn)營管理；

2.具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；

3.能夠?qū)?huì)議議題進(jìn)行充分準(zhǔn)備和把關(guān)；

4.具備一定的決策能力和執(zhí)行力。

七、會(huì)議參加人員應(yīng)具備以下條件：

1.與會(huì)議議題相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識；

2.能夠積極參與會(huì)議討論，提出建設(shè)性意見和建議；

3.遵守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密；

4.按時(shí)參加會(huì)議，不得無故缺席或遲到。

八、會(huì)議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1.會(huì)議主題；

2.會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；

3.參會(huì)人員；

4.會(huì)議議程；

5.需要準(zhǔn)備的會(huì)議材料；

6.聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

九、會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知，特殊情況除外。

十、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和修訂。酒店各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，如有違反，將按照酒店相關(guān)規(guī)定予以處理。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)酒店工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議的針對性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)和順序。

3.確定參會(huì)人員：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題，邀請與議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及員工參加，并確保參會(huì)人員具備相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識。

4.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等事項(xiàng)。

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的各類材料，包括會(huì)議議程、相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)等，并確保材料的準(zhǔn)確性和完整性。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員按時(shí)到場。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議報(bào)告：根據(jù)會(huì)議議程，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告，介紹相關(guān)工作情況、存在的問題和改進(jìn)措施。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員針對報(bào)告內(nèi)容展開討論，提出意見和建議。會(huì)議召集人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

5.會(huì)議決策：會(huì)議召集人根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行決策，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄：會(huì)議組織部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議討論的重點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)，會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議召集人審批后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門，以便落實(shí)會(huì)議決策。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議召集人應(yīng)對會(huì)議效果進(jìn)行評估，總結(jié)會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)和不足，為今后會(huì)議提供借鑒。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)收集參會(huì)人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議流程和內(nèi)容，提高會(huì)議質(zhì)量。

五、會(huì)議跟蹤落實(shí)

1.會(huì)議決策的落實(shí)：各部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的責(zé)任分工，積極推進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)。

2.會(huì)議召集人應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的落實(shí)情況，對存在的問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

3.會(huì)議組織部門應(yīng)對會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果及責(zé)任分工，確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性。

2.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需經(jīng)會(huì)議召集人審批。審批通過后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)送時(shí)，應(yīng)明確要求接收人員認(rèn)真閱讀，并按照會(huì)議決策執(zhí)行。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的責(zé)任分工，制定具體實(shí)施方案，明確執(zhí)行時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)對會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，了解實(shí)施進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)會(huì)議召集人。

3.會(huì)議召集人應(yīng)密切關(guān)注會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對重要事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)跟進(jìn)，確保會(huì)議決策落到實(shí)處。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評估

1.各部門在執(zhí)行會(huì)議決策過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織部門反饋，尋求支持和協(xié)調(diào)。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)收集各方面的反饋意見，對會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，為會(huì)議召集人提供決策參考。

3.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)反饋和評估結(jié)果，對會(huì)議決策進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保會(huì)議紀(jì)要的保存完整、便于查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，紙質(zhì)版由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)保管，電子版發(fā)送至相關(guān)人員。

3.酒店員工有權(quán)查閱與本人工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議組織部門應(yīng)提供便利，確保信息共享。

五、會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督與考核

1.會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況應(yīng)納入部門績效考核，作為評價(jià)部門工作的重要依據(jù)。

2.會(huì)議召集人應(yīng)對會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，對執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行問責(zé)。

3.酒店應(yīng)建立健全會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行的長效監(jiān)督機(jī)制，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用先到先得的原則，各部門需提前向會(huì)議組織部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請。

2.會(huì)議組織部門根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室資源，確保各部門會(huì)議需求得到滿足。

3.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息，以便會(huì)議組織部門做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，提前布置會(huì)議室，確保會(huì)議環(huán)境舒適、設(shè)施齊全。

2.會(huì)議室布置應(yīng)包括座位安排、投影設(shè)備、音響設(shè)備、白板等，以滿足會(huì)議需求。

3.會(huì)議組織部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免會(huì)議期間出現(xiàn)故障。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議召開期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)定，保持安靜、整潔，不得吸煙、亂丟垃圾。

2.會(huì)議結(jié)束后，各部門應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)施完好。

3.未經(jīng)會(huì)議組織部門同意，不得隨意更改會(huì)議室布局和設(shè)施。

四、會(huì)議室維護(hù)與保潔

1.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.會(huì)議室保潔工作由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)，確保會(huì)議室衛(wèi)生整潔，為參會(huì)人員提供良好的會(huì)議環(huán)境。

3.對于會(huì)議室內(nèi)損壞的設(shè)施，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，避免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，會(huì)議組織部門應(yīng)確保消防設(shè)施、安全通道等符合安全要求。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)事件，確保參會(huì)人員的人身安全。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室安全管理規(guī)定，不得攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入會(huì)議室。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，優(yōu)化會(huì)議室資源配置，提高使用效率。

2.鼓勵(lì)各部門共享會(huì)議室資源，減少閑置浪費(fèi)，提高會(huì)議室利用率。

3.會(huì)議組織部門可根據(jù)實(shí)際情況，調(diào)整會(huì)議室使用政策，以滿足酒店