山西會(huì)議費(fèi)管理制度

山西會(huì)議費(fèi)管理制度山西會(huì)議費(fèi)管理制度

第一章總則

第一條為了規(guī)范山西會(huì)議費(fèi)的管理和使用，確保會(huì)議效率和質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條本制度適用于公司各級單位組織召開的各類會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、座談會(huì)等。

第三條會(huì)議費(fèi)管理應(yīng)遵循以下原則：

（一）合理預(yù)算，嚴(yán)格控制。會(huì)議費(fèi)用應(yīng)按照預(yù)算管理，合理安排，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費(fèi)。

（二）明確職責(zé)，規(guī)范審批。會(huì)議費(fèi)的報(bào)銷、審批流程應(yīng)明確，確保會(huì)議費(fèi)使用的合規(guī)性。

（三）強(qiáng)化監(jiān)督，提高效益。加強(qiáng)對會(huì)議費(fèi)的監(jiān)督檢查，提高會(huì)議質(zhì)量，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。

第四條會(huì)議費(fèi)包括以下內(nèi)容：

（一）會(huì)議場地租賃費(fèi)；

（二）會(huì)議資料費(fèi)；

（三）與會(huì)人員交通、住宿費(fèi)；

（四）會(huì)議期間的餐飲費(fèi)；

（五）其他與會(huì)議相關(guān)的費(fèi)用。

第五條會(huì)議費(fèi)報(bào)銷需提供以下材料：

（一）會(huì)議通知；

（二）會(huì)議議程；

（三）會(huì)議費(fèi)預(yù)算表；

（四）會(huì)議費(fèi)報(bào)銷單；

（五）其他相關(guān)證明材料。

第六條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如國家法律法規(guī)及公司政策發(fā)生變化，本制度相應(yīng)予以調(diào)整。

第七條本制度的解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：明確會(huì)議的目標(biāo)、議題和預(yù)期成果，確保會(huì)議內(nèi)容緊密圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際工作需求。

2.制定會(huì)議方案：根據(jù)會(huì)議主題，制定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.發(fā)布會(huì)議通知：在會(huì)議召開前，將會(huì)議通知發(fā)送給相關(guān)人員，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會(huì)議資料：根據(jù)會(huì)議議程，整理、準(zhǔn)備會(huì)議所需的相關(guān)資料，并在會(huì)議召開前分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)場，進(jìn)行簽到，確保會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)開始。

2.會(huì)議主持人：由主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律和要求。

3.會(huì)議發(fā)言：按照會(huì)議議程，依次進(jìn)行發(fā)言。發(fā)言人員應(yīng)緊扣議題，簡明扼要地陳述觀點(diǎn)，并接受其他人員的提問和建議。

4.會(huì)議討論：針對議題展開充分討論，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)表意見，形成共識。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，形成會(huì)議決議或下一步工作計(jì)劃。

三、會(huì)議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

2.記錄內(nèi)容包括但不限于：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議結(jié)束后，整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議紀(jì)要中明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝參會(huì)人員對會(huì)議的積極參與。

2.參會(huì)人員離開會(huì)場時(shí)，應(yīng)將個(gè)人物品帶走，確保會(huì)場整潔。

3.會(huì)議組織者對會(huì)場進(jìn)行整理，確保場地恢復(fù)原狀。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)議紀(jì)要的審批：將會(huì)議紀(jì)要提交給上級領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)人員。

2.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤督促會(huì)議決議的執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果得以落實(shí)。

3.反饋與評估：對會(huì)議效果進(jìn)行評估，收集參會(huì)人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，由會(huì)議記錄人整理并提交給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)完成審批，確保會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

3.審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快發(fā)布，最遲不超過會(huì)議結(jié)束后72小時(shí)，以保證會(huì)議決議的及時(shí)執(zhí)行。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.對于重大決策和關(guān)鍵問題，應(yīng)詳細(xì)記錄各方的意見和建議，確保紀(jì)要內(nèi)容全面、客觀。

3.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，為后續(xù)跟蹤落實(shí)提供依據(jù)。

三、會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決議跟蹤表，明確每項(xiàng)決議的責(zé)任人、完成時(shí)限和進(jìn)度要求。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成任務(wù)。

3.會(huì)議組織者定期對會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對進(jìn)度滯后或未完成的任務(wù)，及時(shí)采取措施予以推動(dòng)。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)收集參會(huì)人員對會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋意見，分析存在的問題和不足。

2.針對反饋意見，會(huì)議組織者應(yīng)提出改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議流程和決策執(zhí)行機(jī)制。

3.定期對會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高會(huì)議質(zhì)量和效果。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，相關(guān)人員可根據(jù)需要查閱，以便了解會(huì)議決議和執(zhí)行情況。

3.對于涉及公司機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各級單位需提前向會(huì)議室管理部門提交申請，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議室管理部門根據(jù)申請情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室資源合理分配。

3.預(yù)訂成功的單位應(yīng)遵守預(yù)訂時(shí)間，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁吸煙、亂扔垃圾等不文明行為。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如遇到設(shè)施損壞，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理部門報(bào)告。

3.會(huì)議室內(nèi)不得大聲喧嘩，影響其他會(huì)議室或辦公區(qū)的正常工作。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室的單位應(yīng)遵守設(shè)備操作規(guī)程，如需技術(shù)支持，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議室管理部門。

3.會(huì)議室設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，確保設(shè)備處于安全狀態(tài)。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的安全檢查，確保消防、用電等安全設(shè)施齊全、有效。

2.使用會(huì)議室的單位應(yīng)嚴(yán)格遵守安全規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行危險(xiǎn)活動(dòng)。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全標(biāo)識，提醒參會(huì)人員注意安全。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)場布置、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等。

2.使用會(huì)議室的單位如有特殊需求，可提前與會(huì)議室管理部門溝通，協(xié)商解決。

3.會(huì)議室管理部門定期收集參會(huì)人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室服務(wù)，提高會(huì)議室使用滿意度。

六、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用費(fèi)按照公司相關(guān)規(guī)定收取，會(huì)議室管理部門應(yīng)做好費(fèi)用核算和報(bào)銷工作。

2.使用會(huì)議室的單位應(yīng)按照實(shí)際使用情況，合理報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)議室費(fèi)用的監(jiān)管，防止浪費(fèi)和濫用現(xiàn)象。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公