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文檔簡介
宜昌市會議管理制度第一章總則
第一條制定目的:為加強宜昌市會議管理,規(guī)范會議流程,提高會議效率,確保會議決策的有效性和執(zhí)行力,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī),特制定本制度。
第二條適用范圍:本制度適用于宜昌市行政區(qū)域內(nèi)所有政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開的各類會議。
第三條會議原則:
-會議應(yīng)堅持精簡、高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則;
-會議組織應(yīng)確保民主集中制,充分聽取與會人員意見,保證決策的科學(xué)性和合理性;
-會議內(nèi)容應(yīng)圍繞中心工作,注重解決實際問題。
第四條會議種類:會議分為例行會議、專題會議、臨時會議等。
-例行會議是指定期召開的、對常規(guī)工作進(jìn)行總結(jié)和安排的會議;
-專題會議是指針對某一特定主題或問題召開的會議;
-臨時會議是指因工作需要臨時召集的會議。
第五條參會人員:
-會議應(yīng)由相關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員參加;
-特殊情況下,可邀請相關(guān)部門或單位的代表參會;
-與會人員應(yīng)按時參會,不得無故缺席、遲到、早退。
第六條會議紀(jì)律:
-與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律,保持會場秩序;
-嚴(yán)格遵守保密制度,對會議內(nèi)容、文件、資料等予以保密;
-會議期間,禁止使用通訊工具進(jìn)行與會議無關(guān)的活動。
第七條責(zé)任追究:對違反會議管理制度的行為,將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
本制度的其他章節(jié)內(nèi)容,根據(jù)實際需求進(jìn)行制定。以上內(nèi)容僅為第一章總則,供參考。如有需要,可根據(jù)具體情況進(jìn)行補充和完善。
第二章會議流程
第八條會議籌備:
-會議主題和議程應(yīng)明確,由會議發(fā)起人或組織者提前制定會議方案,包括會議時間、地點、參會人員、議題等,并報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;
-會議組織者應(yīng)根據(jù)審批后的會議方案,負(fù)責(zé)會議通知的發(fā)布,確保參會人員及時了解會議相關(guān)信息;
-會務(wù)組應(yīng)提前做好會場布置、設(shè)備檢查、資料準(zhǔn)備等相關(guān)工作。
第九條會議通知:
-會議通知應(yīng)包含會議時間、地點、議題、參會人員、會議議程等內(nèi)容;
-會議通知應(yīng)提前一定時間發(fā)布,確保參會人員有足夠的時間做好準(zhǔn)備;
-對于重要會議,會議組織者應(yīng)通過電話、短信、郵件等多種方式通知參會人員。
第十條會議簽到:
-會議開始前,會務(wù)組應(yīng)設(shè)置簽到臺,負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作;
-簽到時應(yīng)記錄參會人員的基本信息,包括姓名、單位、職務(wù)等;
-會議組織者應(yīng)對簽到情況進(jìn)行匯總,及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十一條會議議程:
-會議議程應(yīng)明確,按照既定順序進(jìn)行;
-每個議題應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行匯報或討論,并給予充分的發(fā)言時間;
-會議主持人應(yīng)掌握會議節(jié)奏,確保會議按照議程順利進(jìn)行。
第十二條會議討論與決策:
-與會人員應(yīng)充分發(fā)表意見,進(jìn)行討論;
-會議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況,引導(dǎo)會議形成決策;
-對于重大事項,應(yīng)實行表決制度,確保決策的民主性和合法性。
第十三條會議記錄:
-會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄,確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性;
-會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等;
-會議結(jié)束后,會議記錄應(yīng)整理成會議紀(jì)要,分發(fā)給參會人員及相關(guān)單位。
第十四條會議總結(jié)與反饋:
-會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后,對會議的召開情況進(jìn)行總結(jié),分析存在的問題,并提出改進(jìn)措施;
-會議決策的執(zhí)行情況應(yīng)定期進(jìn)行跟蹤和反饋,確保決策的落實。
第十五條會議資料的歸檔:
-會議結(jié)束后,會議組織者應(yīng)將會議通知、會議議程、會議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔;
-歸檔資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定保存,以備查閱。
本章節(jié)內(nèi)容為第二章會議流程,供參考。如有需要,可根據(jù)實際情況進(jìn)行補充和完善。
第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實
第十六條會議紀(jì)要的編制與發(fā)布:
-會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制,內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地反映會議討論情況和決策結(jié)果;
-會議紀(jì)要編制完成后,應(yīng)提交給會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核;
-審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門,確保信息的及時性和透明性。
第十七條任務(wù)分解與責(zé)任落實:
-根據(jù)會議紀(jì)要,將會議決策的任務(wù)進(jìn)行分解,明確責(zé)任單位、責(zé)任人和完成時限;
-責(zé)任單位應(yīng)制定具體的實施方案,責(zé)任人應(yīng)按計劃推進(jìn)工作;
-會議組織者應(yīng)建立任務(wù)跟蹤機(jī)制,定期檢查任務(wù)進(jìn)展情況。
第十八條執(zhí)行情況反饋:
-責(zé)任單位應(yīng)定期向會議組織者報告任務(wù)執(zhí)行情況,包括進(jìn)度、問題和解決措施;
-會議組織者應(yīng)對反饋情況進(jìn)行整理,及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告,并根據(jù)需要調(diào)整工作計劃;
-對于重大決策或長期任務(wù),應(yīng)設(shè)立專門的匯報會議,定期對執(zhí)行情況進(jìn)行全面評估。
第十九條決策落實的監(jiān)督與檢查:
-會議組織者應(yīng)建立健全決策落實的監(jiān)督機(jī)制,對會議紀(jì)要中明確的任務(wù)進(jìn)行跟蹤檢查;
-監(jiān)督檢查可以采取現(xiàn)場查看、聽取匯報、查閱資料等多種形式;
-對于未按期完成或執(zhí)行不力的,應(yīng)視情況采取提醒、催辦、通報等措施,并追究相關(guān)責(zé)任。
第二十條會議紀(jì)要的更新與歸檔:
-隨著任務(wù)的執(zhí)行,會議紀(jì)要中的相關(guān)信息應(yīng)進(jìn)行更新,記錄任務(wù)完成的實際情況;
-更新后的會議紀(jì)要應(yīng)再次發(fā)送給相關(guān)人員,確保信息的及時更新;
-會議紀(jì)要及其更新資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔,以備后續(xù)查詢和使用。
本章節(jié)內(nèi)容為第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實,供參考。如有需要,可根據(jù)實際情況進(jìn)行補充和完善。
第四章會議室管理規(guī)定
第二十一條會議室預(yù)訂:
-會議室使用應(yīng)提前預(yù)訂,由會議組織者或相關(guān)部門負(fù)責(zé);
-預(yù)訂時應(yīng)明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等,以便會務(wù)組進(jìn)行合理安排;
-會務(wù)組應(yīng)建立會議室預(yù)約記錄,及時更新會議室使用情況。
第二十二條會議室配置:
-會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備,如投影儀、音響、白板、會議桌椅等;
-設(shè)備應(yīng)定期檢查、維護(hù),確保會議期間的正常使用;
-會議室布局應(yīng)合理,保證與會人員視線、聽力舒適,便于交流。
第二十三條會議室環(huán)境與衛(wèi)生:
-會議室應(yīng)保持整潔、安靜、通風(fēng)、光線充足;
-會務(wù)組應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔和消毒,確保衛(wèi)生條件;
-會議期間,與會人員應(yīng)共同維護(hù)會議室環(huán)境,遵守衛(wèi)生規(guī)定。
第二十四條會議室安全與保密:
-會議室應(yīng)采取必要的安全措施,如防火、防盜等;
-會議期間,應(yīng)確保會議室入口處有專人值守,防止無關(guān)人員進(jìn)入;
-對于涉及保密內(nèi)容的會議,應(yīng)采取加密通信、限制記錄等措施,確保會議內(nèi)容的安全。
第二十五條會議室使用規(guī)范:
-會議結(jié)束后,使用方應(yīng)立即恢復(fù)會議室原狀,整理好設(shè)備、資料等;
-如有損壞,應(yīng)按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償;
-會務(wù)組應(yīng)加強對會議室使用的監(jiān)督,對違反規(guī)定的行為及時制止并上報。
本章節(jié)內(nèi)容為第四章會議室管理規(guī)定,供參考。如有需要,可根據(jù)實際情況進(jìn)行補充和完善。
第五章附則
第二十六條制度的解釋:
-本制度的最終解釋權(quán)歸宜昌市行政管理部門所有。
第二十七條制度的修訂:
-本制度根據(jù)實際情況適時修訂,修訂程序按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條制度的實施:
-本制度自發(fā)
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