Excel在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用

Excel在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)核算中的應(yīng)用南陽(yáng)恒信會(huì)計(jì)培訓(xùn)第一部分：提高工作效率

第二部分：財(cái)務(wù)報(bào)表與表單設(shè)計(jì)第三部分：固定資產(chǎn)管理第四部分：薪酬計(jì)算第五部分：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)1.1必備鍵盤命令1.2自定義序列：自動(dòng)生成常用列表1.3閃電匯總多表數(shù)據(jù)第一部分：提高工作效率1.1必備鍵盤命令“用鍵盤操作才是真正的高手”——當(dāng)然,這只是一句開玩笑的話,哈哈！?。『昧?下面是一些在Excel中的快捷鍵.您熟練之后,就可以自如的用鍵盤操作Excel了,不是“高手”也勝似“高手”.鍵盤命令：1.選擇操作2.移動(dòng)操作3.編輯操作4.保存和退出操作5.快速調(diào)出對(duì)話框操作6.對(duì)工作表和工作簿及窗口的操作7.菜單和工具欄操作8.其它CompanyLogo1.1必備鍵盤命令1.選擇操作⑴Ctrl+A

全選單元格區(qū)域.⑵Ctrl+Shift+空格

全選單元格區(qū)域,若無(wú)單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵,將選擇整個(gè)工作表中所有的單元格.再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格.⑶F8

擴(kuò)展所選區(qū)域.⑷Shift+F8可連續(xù)選擇不相鄰的區(qū)域.⑸Shift+Ctrl+O

選擇工作表中有評(píng)論的單元格⑹Shift+左方向箭

向左選擇區(qū)域⑺Shift+右方向箭

向右選擇區(qū)域⑻Shift+上方向箭

向上選擇區(qū)域⑼Shift+下方向箭

向下選擇區(qū)域⑽Shift+空格

選擇單元格所在行1.1必備鍵盤命令2.移動(dòng)操作⑴Home

快速移至一行的開始⑵Ctrl+Home

快速移到工作表的開始單元格⑶Ctrl+End

快速移至工作表區(qū)域的結(jié)尾⑷PageUp

翻至前一頁(yè)⑸PageDown

翻至下一頁(yè)⑹上.下.左.右方向箭

分別向上下左右移動(dòng)選擇單元格⑺Tab鍵

向右移動(dòng)⑻Shift+Tab鍵

向左移動(dòng)⑼Ctrl+上.下.左.右方向箭箭頭

移至上下左右邊區(qū)域⑽Ctrl+Backspace鍵

移至活動(dòng)單元格⑾Alt+PageUp

左移一屏⑿Alt+PageDown

右移一屏1.1必備鍵盤命令3.編輯操作(01)F2

在單元格中按F2鍵即可對(duì)該單元格進(jìn)行編輯(02)Shift+F2

在單元格中按Shift+F2鍵即可對(duì)該單元格進(jìn)行批注編輯(03)F4

重復(fù)上一操作,即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會(huì)直接將該單元格字體加粗(04)Ctrl+Y

重復(fù)上一操作,即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會(huì)直接將該單元格字體加粗(05)Ctrl+Z

撤銷操作(06)Shift+F4

在單元格區(qū)域中查找空單元格并在空單元格間移動(dòng).若工作表為空,則會(huì)彈出“Excel找不到正在搜索的數(shù)據(jù)”消息框(07)F7

快速調(diào)出“拼寫檢查”對(duì)話框并對(duì)所選單元格進(jìn)行拼寫檢查(08)Ctrl+B

加粗單元格字體(09)Ctrl+C

復(fù)制單元格區(qū)域內(nèi)容(10)Ctrl+Insert

復(fù)制單元格區(qū)域內(nèi)容CompanyLogo1.1必備鍵盤命令(11)Ctrl+X

剪切單元格區(qū)域內(nèi)容(12)Ctrl+V

粘貼單元格內(nèi)容(13)Ctrl+D

實(shí)現(xiàn)下拉填充功能.即在單元格中輸入數(shù)字后選擇包含此單元格的列區(qū)域后按Ctrl+D鍵,則該列區(qū)域均填充與第一個(gè)單元格相同的數(shù)值(14)Ctrl+R

實(shí)現(xiàn)向右填充功能.即在單元格中選定一行區(qū)域后按Ctrl+R鍵,則該行區(qū)域均填充與第一個(gè)單元格相同的數(shù)值(15)Ctrl+I

使單元格字體為斜體(16)Ctrl+U

給單元格文本加下劃線(17)Ctrl+~(`)

切換是否在單元格中顯示公式(18)Ctrl+2(@)切換單元格區(qū)域是否加粗(19)Ctrl+3(#)

切換單元格區(qū)域是否為斜體(20)Ctrl+4($)

切換單元格區(qū)域是否加下劃線(21)Ctrl+5(%)

切換單元格區(qū)域是否加刪除線CompanyLogo1.1必備鍵盤命令(22)Ctrl+9(()

隱藏單元格區(qū)域所在行(23)Ctrl+Shift+9(()

取消隱藏行(24)Ctrl+0())

隱藏單元格區(qū)域所在列(25)Ctrl+Shift+0())取消隱藏列(26)Ctrl+-

刪除單元格所在部分,即彈出“刪除”對(duì)話框,若選擇了整行或整列,則直接刪除而不會(huì)彈出“刪除”對(duì)話框.若選擇了一整行后按此組合鍵,則刪除該行(27)Ctrl+Shift+~(`)

設(shè)置為通用格式(28)Ctrl+Shift+1(!)

設(shè)置為數(shù)值格式(29)Ctrl+Shift+2(@)設(shè)置為時(shí)間格式(30)Ctrl+Shift+3(#)

設(shè)置為日期格式(31)Ctrl+Shift+4($)

設(shè)置為貨幣格式(32)Ctrl+Shift+5(%)

設(shè)置為百分?jǐn)?shù)格式(33)Ctrl+Shift+6(^)

設(shè)置為科學(xué)計(jì)數(shù)格式CompanyLogo1.1必備鍵盤命令(34)Ctrl+Shift+7(&)

應(yīng)用邊框(35)Ctrl+Shift+-

取消邊框(36)Ctrl+Shift+8(*)

選擇已使用的區(qū)域(37)Alt+=(+)

自動(dòng)求和(38)Ctrl+;

插入當(dāng)前日期(39)Ctrl+Shift+;插入當(dāng)前時(shí)間(40)Ctrl+Shift+’

復(fù)制上面單元格的值到本單元格中(41)Insert

插入模式(42)Delete

刪除CompanyLogo1.1必備鍵盤命令4.保存和退出操作⑴Alt+F2

將工作簿另存即調(diào)出“另存為”對(duì)話框并將工作簿另存⑵F12

將工作簿另存即調(diào)出“另存為”對(duì)話框并將工作簿另存⑶Shift+F12

保存工作簿.若為新工作簿,則彈出“另存為”對(duì)話框⑷Ctrl+S

保存工作簿.若為新工作簿,則彈出“另存為”對(duì)話框⑸Ctrl+F4

關(guān)閉當(dāng)前工作簿,若該工作簿已保存或者是新工作簿則直接關(guān)閉；若該工作簿已改變但未保存則彈出是否保存警告框.⑹Alt+F4

關(guān)閉工作簿,若該工作簿已保存或者是新工作簿則直接關(guān)閉；若該工作簿已改變但未保存則彈出保存警告框.⑺Ctrl+W

關(guān)閉工作簿,若該工作簿已保存或者是新工作簿則直接關(guān)閉；若該工作簿已改變但未保存則彈出保存警告框.CompanyLogo1.1必備鍵盤命令5.其它⑴F1

快速調(diào)出Excel幫助⑵Ctrl+8(*)

建立分級(jí)顯示(若無(wú)分級(jí)顯示則彈出警告框)⑶Alt+向下箭頭鍵

顯示帶有本列中所有值的下拉列表⑷Alt+Tab鍵

切換到下一個(gè)正運(yùn)行的應(yīng)用程序CompanyLogo1.1必備鍵盤命令6.快速調(diào)出對(duì)話框操作7.對(duì)工作表和工作簿及窗口的操作8.菜單和工具欄操作1.2自定義序列：自動(dòng)生成常用列表CompanyLogoExcel中有一個(gè)很方便的功能,就是可以通過(guò)拖拉單元格的右下角黑色十字架自動(dòng)生成相應(yīng)序列,例如在兩個(gè)相鄰的單元格內(nèi)有“1”.“2”兩個(gè)字,選中這兩個(gè)單元格拖拉右下角黑色十字架,可以向下或向后生成3.4.5…….這就是自動(dòng)生成序列,但這些序列必須是Excel中已經(jīng)定義的,例如一月.二月.三月……,甲.乙.丙……,等等.我們可以根據(jù)需要添加設(shè)置自定義序列下面以添加一個(gè)十二生肖的序列為例,操作步驟如下所述.1.2自定義序列：自動(dòng)生成常用列表第1步,運(yùn)行Excel2003,在程序窗口中依次單擊“工具”→“選項(xiàng)”菜單命令.第2步,打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,切換到“自定義序列”選項(xiàng)卡.在“自定義序列”列表中單擊“新序列”選項(xiàng),如圖所示.1.2自定義序列：自動(dòng)生成常用列表第3步,根據(jù)準(zhǔn)備添加的自定義序列特點(diǎn),用戶可以在“輸入序列”編輯框中輸入自定義序列的具體內(nèi)容.例如輸入十二肖的第一個(gè)生肖名稱“鼠”,并按回車鍵,如圖1.2自定義序列：自動(dòng)生成常用列表第4步,完成第一個(gè)條目的輸入后,按照序列的既定順序依次輸入序列后續(xù)條目（本例依次輸入“?！?“虎”.“兔”.“龍”.“蛇”.“馬”.“羊”.“猴”.“雞”.“狗”.“豬”）,每輸入一個(gè)條目都要按一次回車鍵.完成整個(gè)序列的輸入后,用戶可以在“輸入序列”編輯框中看到剛剛添加的序列條目.確認(rèn)無(wú)誤后單擊“添加”按鈕即可,如圖所示.1.2自定義序列：自動(dòng)生成常用列表第5步,重復(fù)上述步驟添加其他自定義序列（如班級(jí)序列.車間序列.小組序列等）,最后單擊“確定”按鈕關(guān)閉“選項(xiàng)”對(duì)話框.當(dāng)用戶需要輸入符合這些自定于序列特點(diǎn)的數(shù)據(jù)時(shí),則只需在單元格中輸入自定義序列中的其中一個(gè)條目,然后拖動(dòng)單元格填充柄即可快速輸入數(shù)據(jù),如圖所示.由此可見,通過(guò)使用自定義序列有助于提高用戶的工作效率,減少重復(fù)勞動(dòng).1.3閃電匯總多表數(shù)據(jù)在Excel中,如果多個(gè)工作表的具有相同的格式,如標(biāo)題行.標(biāo)題列是相同類型的數(shù)據(jù),那么Excel可輕松合并多個(gè)工作表的數(shù)據(jù),并且杜絕手工匯總的錯(cuò)誤.合并多個(gè)工作表的數(shù)據(jù),就是將多個(gè)表格的數(shù)據(jù)區(qū)域匯總到一個(gè)新的數(shù)據(jù)表格中,新的表格包含源表格的數(shù)據(jù),對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行合并運(yùn)算.CompanyLogo1.3閃電匯總多表數(shù)據(jù)如上圖所示,Book1和Book2為數(shù)據(jù)源工作表格式.打開要多個(gè)工作表的數(shù)據(jù)的源工作表,再創(chuàng)建新Excel2003工作表,單擊“數(shù)據(jù)”菜單-“合并計(jì)算”菜單項(xiàng),打開“合并計(jì)算”對(duì)話框.如上圖所示.1.3閃電匯總多表數(shù)據(jù)在“函數(shù)”列表框中選擇合并計(jì)算的類型,通常我們用的最多的是合并求和計(jì)算.單擊“引用位置”列表框右側(cè)的選擇源按鈕,選擇Book1工作簿sheet1工作表的A1：B4單元格,單擊“添加”按鈕,即可將所選區(qū)域添加到“所有引用位置”列表框中.同時(shí)添加其它源數(shù)據(jù)區(qū)域.在標(biāo)簽位置勾選“首行”和“最左列”后,如果首行和最左列的數(shù)據(jù)有相同的,那么將對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域合并計(jì)算.如果要想源數(shù)據(jù)區(qū)域的修改在合并后的目的工作表中也進(jìn)行修改,勾選“創(chuàng)建連至源數(shù)據(jù)的鏈接”.但如果以后文件更改了保存位置,“創(chuàng)建連至源數(shù)據(jù)的鏈接”將無(wú)效.單擊“確定”按鈕,合并多個(gè)工作表的數(shù)據(jù).合并多個(gè)工作表的數(shù)據(jù),合并求和計(jì)算的結(jié)果如左圖所示.2.1規(guī)范表單中的數(shù)據(jù)2.2快速消除報(bào)表中的四舍五入差異2.3快速輸入大寫中文數(shù)字

2.4批注與浮動(dòng)提示：表單填寫說(shuō)明第二部分：財(cái)務(wù)報(bào)表與表單設(shè)計(jì)2.5保護(hù)或隱藏公式防止修改2.6設(shè)置報(bào)表的編輯區(qū)域與保護(hù)區(qū)域2.7讓報(bào)表變得美觀易懂2.8封面2.1規(guī)范表單中的數(shù)據(jù)①通用格式常規(guī)格式,由Excel根據(jù)單元格內(nèi)容判斷數(shù)值類型（程序默認(rèn)）.如果單元格的寬度不足以顯示整個(gè)數(shù)字,則“常規(guī)”格式將對(duì)含有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字進(jìn)行舍入,并對(duì)較大數(shù)字使用科學(xué)記數(shù)法.例如,輸入0123,程序會(huì)自動(dòng)將此內(nèi)容輪換為數(shù)字型的123；再如,輸入02-03-01,程序會(huì)自動(dòng)將此內(nèi)容作為日期處理,并顯示為2002-3-1；又如,輸入123456789012345,則顯示為1.23457E+14.②文本格式所輸即所得.不過(guò)如果是先輸內(nèi)容后設(shè)置,有時(shí)需要在單元格末尾輸入一個(gè)回車才能更新單元格的顯示方式.例如,當(dāng)123456789012345已經(jīng)顯示為1.23457E+14,這時(shí)在更改單元格格式后,并不會(huì)馬上顯示為123456789012345,需要選中該單元格變成編輯模式后按回車鍵才可以.2.1規(guī)范表單中的數(shù)據(jù)③數(shù)字格式：數(shù)字一般用#來(lái)表示.小數(shù)位數(shù)：由小數(shù)點(diǎn)(.)后加0的個(gè)數(shù)或者加##的個(gè)數(shù)來(lái)控制（多余的位數(shù)會(huì)被四舍五入）,兩者的區(qū)別在于是否顯示最后面的0.如數(shù)字1.501,在0.00格式下顯示為1.50,而在#.##格式下顯示為1.5.數(shù)字位數(shù)：用數(shù)字(0)的個(gè)數(shù)可以控制顯示的位數(shù),不足的在前面加0.例如單元格格式為：00000#,則單元格將會(huì)用6位數(shù)顯示,即999會(huì)顯示為000999.千分符：Excel中用##,##0.00表示顯示千分符,只要格式中包含“#,#”就可以.負(fù)數(shù)醒目：用分號(hào)(;)隔開,分號(hào)前寫正數(shù)的格式,分號(hào)后寫[X色]和負(fù)數(shù)格式.例如單元格格式為：0.00_);[紅色](-0.00)表示數(shù)字用有兩位小數(shù),且當(dāng)數(shù)字為負(fù)數(shù)時(shí)用紅色顯示,顯示負(fù)號(hào)且兩邊加括號(hào).顏色中的X可以是：紅.綠.藍(lán).白.黃.黑（橙.紫.青等顏色在這里不可用,其他可用顏色暫時(shí)沒有發(fā)現(xiàn),希望大家補(bǔ)充）.另外,Excel幫助文件的示例中用的是[red],但在我的中文office2003下不可用.2.1規(guī)范表單中的數(shù)據(jù)④貨幣.會(huì)計(jì)專用.百分比.混和格式.其實(shí)這些都可以說(shuō)成是混和格式,因?yàn)榍叭N只是在數(shù)字型的基礎(chǔ)上在前后加貨幣符號(hào)或百分號(hào)即可.例如,如果單元格格式為：￥#,##0.00,輸入數(shù)字12000后顯示為：￥12,000.00；又如,如果單元格格式為0.0%時(shí),輸入0.1235后顯示為：12.4%.當(dāng)然,數(shù)字的前后不一定非加貨幣符號(hào)或百分號(hào)不可,其他任意符號(hào)或文字都可以用.這個(gè)在一些場(chǎng)合非常實(shí)用：例如要錄入某班學(xué)生的成績(jī)表,學(xué)號(hào)是從2005001到2005050,但因排列不規(guī)律不能按序列填充,這時(shí)將單元格格式設(shè)置為200500#,只需輸入最后一位或兩位,就能顯示完整的學(xué)號(hào)了.2.2快速消除報(bào)表中的四舍五入差異在實(shí)際工作的數(shù)學(xué)運(yùn)算中,特別是財(cái)務(wù)計(jì)算中常常遇到四舍五入的問題.雖然,Excel的單元格格式中允許定義小數(shù)位數(shù),但是在實(shí)際操作中,我們發(fā)現(xiàn),其實(shí)數(shù)字本身并沒有真正的四舍五入,只是顯示結(jié)果似乎四舍五入了.如果采用這種四舍五入方法的話,在財(cái)務(wù)運(yùn)算中常常會(huì)出現(xiàn)幾分錢的誤差,而這是財(cái)務(wù)運(yùn)算不允許的.那是否有簡(jiǎn)單可行的方法來(lái)進(jìn)行真正的四舍五入呢？其實(shí),Excel已經(jīng)提供這方面的函數(shù)了,這就是ROUND函數(shù),它可以返回某個(gè)數(shù)字按指定位數(shù)舍入后的數(shù)字.在Excel提供的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”中提供了一個(gè)名為ROUND(number,num_digits)的函數(shù),它的功能就是根據(jù)指定的位數(shù),將數(shù)字四舍五入.這個(gè)函數(shù)有兩個(gè)參數(shù),分別是number和num_digits.其中number就是將要進(jìn)行四舍五入的數(shù)字；num_digits則是希望得到的數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)后的位數(shù).2.2快速消除報(bào)表中的四舍五入差異單元格A1中為初始數(shù)據(jù)0.12345678,將要對(duì)它進(jìn)行四舍五入.在單元格B1中輸入“=ROUND(A1,2)”,小數(shù)點(diǎn)后保留兩位有效數(shù)字,得到0.12.在單元格C1中輸入“=ROUND(A1,4)”,則小數(shù)點(diǎn)保留四位有效數(shù)字,得到0.1235.如下圖：對(duì)于數(shù)字進(jìn)行四舍五入,還可以使用INT（取整函數(shù)）,但由于這個(gè)函數(shù)的定義是返回實(shí)數(shù)舍入后的整數(shù)值.因此,用INT函數(shù)進(jìn)行四舍五入還是需要一些技巧的,也就是要加上0.5,才能達(dá)到取整的目的.仍然以上圖為例,如果采用INT函數(shù),則B2公式應(yīng)寫成："=INT(A1*100+0.5)/100".2.3快速輸入大寫中文數(shù)字將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中.在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字.右擊該單元格,點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”,從彈出的“單元格格式”對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)；然后從“特殊”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項(xiàng).最后單擊“確定”按鈕即可.2.4批注與浮動(dòng)提示：表單填寫說(shuō)明批注批注是附加在單元格中,與其他單元格內(nèi)容分開的注釋.含有批注的單元格的右上角會(huì)有一個(gè)紅色三角形的批注標(biāo)識(shí)符.鼠標(biāo)指向單元格,即會(huì)顯示其批注.操作步驟如下:a選定單元格,選擇【插入】--【批注】命令;或單擊右鍵,選擇【插入批注】;b在彈出的批注框中輸入內(nèi)容;c輸入完畢后,單擊外部工作表區(qū)域即可.浮動(dòng)提示打開Excel表格--選定需填寫的單元格--數(shù)據(jù)--數(shù)據(jù)有效性--輸入信息,編寫需要浮動(dòng)顯示的文字信息,然后確定即可.2.5保護(hù)或隱藏公式防止修改保護(hù)/鎖定工作表和工作薄保護(hù)工作表選擇允許修改的部分單元格,點(diǎn)擊右鍵,選擇“設(shè)置單元格格式”.在單元格格式窗口選擇“保護(hù)”,取消勾選“鎖定”,按確認(rèn).點(diǎn)擊“工具”,選擇“保護(hù)”-“保護(hù)工作表”.在保護(hù)工作表窗,輸入密碼（也可以不要密碼）,按確認(rèn)在彈出的確認(rèn)密碼窗口,再次輸入密碼,按確認(rèn).完成工作表的保護(hù)設(shè)置后,當(dāng)要修改工作表中沒有被解除鎖定的單元格之外的單元格時(shí),會(huì)彈出提示無(wú)法進(jìn)行修改.如果需要修改被保護(hù)的單元格,點(diǎn)工具,選擇“保護(hù)”-“撤銷工作表保護(hù)”,輸入密碼即可解除保護(hù).保護(hù)工作薄點(diǎn)擊“工具”,選擇“保護(hù)”-“保護(hù)工作薄”.勾選“結(jié)構(gòu)”.“窗口”,輸入密碼,按確認(rèn)；再次輸入密碼,按確認(rèn).保護(hù)工作薄后,無(wú)法對(duì)工作表進(jìn)行移動(dòng).添加.刪除.隱藏.重命名等行為.2.5保護(hù)或隱藏公式防止修改利用Excel鎖定.隱藏和保護(hù)工作表的功能,把公式隱藏和鎖定起來(lái)1.選中整個(gè)工作表數(shù)據(jù)區(qū)域,執(zhí)行“格式→單元格”命令,打開“單元格格式”對(duì)話框.2.切換到“保護(hù)”標(biāo)簽,清除“鎖定”選項(xiàng)前面復(fù)選框中的“∨”號(hào),確定返回.3.執(zhí)行“編輯定位”命令,打開“定位”對(duì)話框,單擊其中的“定位條件”按鈕,打開“定位條件”對(duì)話框.4.選中其中的“公式”選項(xiàng),確定返回,一次性選定工作表中所有包含公式的單元格.5.再次打開“單元格格式”對(duì)話框,切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下,在“鎖定”和“隱藏”選項(xiàng)前面復(fù)選框中加上“∨”號(hào),確定返回.6.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令,打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框,輸入密碼,確定,再確認(rèn)輸入一次密碼,確定返回即可.注意：如果自己需要查看或修改公式,請(qǐng)先執(zhí)行“工具→保護(hù)→撤銷工作表保護(hù)”命令,解除對(duì)工作表的保護(hù).2.6設(shè)置報(bào)表的編輯區(qū)域與保護(hù)區(qū)域一.如何設(shè)置excel的可編輯區(qū)域保護(hù)工作表和保護(hù)單元格的設(shè)置基本相同,只是選取范圍大小不同.保護(hù)工作表是保護(hù)整個(gè)表格不被編輯和修改,保護(hù)一部分單元格就是設(shè)置可編輯區(qū)域（或者說(shuō)是設(shè)置不可編輯區(qū)域）這樣就可以防止修改某些單元格的內(nèi)容,而其它單元格可以正常編輯.下面以設(shè)置保護(hù)某些單元格為例進(jìn)行說(shuō)明：1.選中整個(gè)表格（可以通過(guò)表格左上角的全選按鈕）2.格式單元格在單元格格式對(duì)話框中,切換到保護(hù)選項(xiàng)卡,將鎖定前的鉤去掉,確定.3.選擇不可編輯區(qū)后,格式單元格在單元格格式對(duì)話框中,切換到保護(hù)選項(xiàng)卡,將鎖定前的鉤打上,確定.2.6設(shè)置報(bào)表的編輯區(qū)域與保護(hù)區(qū)域4.工具—保護(hù)—保護(hù)工作表,彈出保護(hù)工作表對(duì)話框上面是取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼,這個(gè)密碼設(shè)不設(shè)都可以.下面是允許此工作表的所有用戶進(jìn)行,默認(rèn)是選中了前兩項(xiàng),其中,選定鎖定的單元格指的是要保護(hù)的單元格選定未鎖定的單元格指的是可以編輯的單元格也就是說(shuō)整個(gè)工作表的單元格被分成了鎖定和未鎖定兩種類型.這時(shí)如果直接點(diǎn)確定,回到工作表,是可以單擊選中要保護(hù)的單元格的,如果雙擊或者輸入內(nèi)容就會(huì)出現(xiàn)“撤銷工作表保護(hù)”的提示,不允許修改.5.如果不想excel顯示“撤銷工作表保護(hù)”的提示,只想悄悄達(dá)到保護(hù)某些單元格的目的,在保護(hù)工作表對(duì)話框允許此工作表的所有用戶進(jìn)行取消選定鎖定單元格的勾選,確定,這樣是選不中要保護(hù)的單元格的,當(dāng)然也不會(huì)有任何的提示了.2.6設(shè)置報(bào)表的編輯區(qū)域與保護(hù)區(qū)域6.如果是想悄悄保護(hù)整個(gè)工作表,那就同時(shí)取消在保護(hù)工作表對(duì)話框允許此工作表的所有用戶進(jìn)行—取消選定鎖定單元格和選定未鎖定的單元格這兩項(xiàng)的勾選,確定,—這樣是選不中任何元格的,當(dāng)然也不會(huì)有任何的提示了.7.保護(hù)工作表后,是不能進(jìn)行排序的,要排序就要先取消工作表的保護(hù).8.如何取消工作表的保護(hù)：工具—保護(hù)—撤消工作表保護(hù),如果設(shè)置保護(hù)時(shí)設(shè)了密碼,就會(huì)要求輸入密碼,如果設(shè)置保護(hù)時(shí)沒設(shè)密碼,點(diǎn)擊后直接解除保護(hù).2.7讓報(bào)表變得美觀易懂從兩張表格,大家可以看出兩張利潤(rùn)分析表的內(nèi)容是完全相同的,但圖2給人的感覺要更專業(yè)更舒服點(diǎn).大家可以根據(jù)自己的喜好,以及對(duì)顏色的感覺建立起自己統(tǒng)一的表格風(fēng)格.2.7讓報(bào)表變得美觀易懂1.更改默認(rèn)表格線顏色默認(rèn)情況下,單元格的邊線總是那種灰色的細(xì)點(diǎn)線.時(shí)間長(zhǎng)了,就會(huì)有“審美疲勞”現(xiàn)象.咱們可以換換給這邊框線重新?lián)Q種顏色.點(diǎn)擊菜單命令“工具→選項(xiàng)”,打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,點(diǎn)擊“視圖”選項(xiàng)卡.在下方的“網(wǎng)格線顏色”下拉列表中,我們可以為單元格邊框線重新指定一種顏色.確定后,網(wǎng)格線就不再是那種灰灰的了.當(dāng)然,我們可以直接選定單元格,為其指定邊框線及顏色.方法是選定單元格區(qū)域后,點(diǎn)擊菜單命令“格式→單元格”,打開“單元格格式”對(duì)話框.我們可以點(diǎn)擊“邊框”選項(xiàng)卡,然后指定邊框線的顏色.線型,為單元格的四個(gè)邊框分別指定邊框線.點(diǎn)擊“圖案”選項(xiàng)卡,可以為單元格指定填充顏色和圖案.2.使用自動(dòng)格式如果不想自己動(dòng)手逐一設(shè)置表格格式,那么我們可以選定表格區(qū)域后,點(diǎn)擊菜單命令“格式→自動(dòng)套用格式”,打開“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框.在列表中選擇一種格式.確定后立即得到同樣式的表格.我們還可以點(diǎn)擊對(duì)話框中“選項(xiàng)”按鈕,然后在對(duì)話框下方“要應(yīng)用的格式”各復(fù)選項(xiàng)中進(jìn)行選擇,使得到的格式更適合自己的要求.2.7讓報(bào)表變得美觀易懂2.8封面因?yàn)檫@個(gè)報(bào)表系統(tǒng)里面的表很多,所以這套報(bào)表應(yīng)該有個(gè)封面及目錄,后面的表中都涉及對(duì)封面上的報(bào)告期的公式引用,所以先做出來(lái)；等到報(bào)表系統(tǒng)全部做完后,我們?cè)賮?lái)添加目錄.一.需求分析作為一套表的封面,應(yīng)該給大家提供的信息有：1.單位名稱.告訴報(bào)表使用者這是哪個(gè)單位的報(bào)表.2.報(bào)表名稱.讓報(bào)表使用者通過(guò)報(bào)表名稱,就能知道這套表大概是做什么用的.3.報(bào)告期.告訴報(bào)表使用者,這是什么時(shí)候的報(bào)表.4.上年同期.分析類的報(bào)表都涉及縱向比較,所以我們也要將上年同期在封面上展示.5.報(bào)送人.審閱人.告訴使用者這個(gè)文件是由誰(shuí)報(bào)送及由誰(shuí)審核的.6.報(bào)送日期.寫明此報(bào)表是在什么時(shí)間報(bào)送上來(lái)的.2.8封面二.設(shè)計(jì)過(guò)程1.表格設(shè)計(jì)我們首先確認(rèn)封面表格設(shè)計(jì)的基本區(qū)域：B2：G25,在這個(gè)區(qū)間我們依次輸入剛才需求分析中提到的那些報(bào)表項(xiàng)目.⑴在B5單元格填入公司全稱,演示中填入的是“南陽(yáng)市財(cái)稅職業(yè)培訓(xùn)學(xué)?！?你可以把你所在工作單位的名稱填入此項(xiàng)；⑵在B8單元格填入報(bào)表名稱“財(cái)務(wù)管理報(bào)表系統(tǒng)”；⑶從D16:D21依次填入：公司名稱,報(bào)告期,上年同期,報(bào)送人,審核人,報(bào)送日期.2.8封面2.填充數(shù)據(jù)及公式⑴在E16中填入你所在公司的簡(jiǎn)稱,演示中填寫的是“南陽(yáng)財(cái)稅學(xué)?！?這里的公司名稱填的是公司簡(jiǎn)稱,是為后面的表格公式引用時(shí)用的.一般的公司全稱很長(zhǎng),引用時(shí)很不好看,所以這里是要填的是公司簡(jiǎn)稱；⑵將E17單元格設(shè)為“文本”格式,然后填入數(shù)據(jù)“2013/11”。⑶在E18單元格中輸入公式：“=E17-365”,取得上年同期的日期,格式設(shè)為自定義”yyyy/mm”；⑷在E19,E20依次輸入報(bào)送人及審閱人的名字；⑸在E21單元格中輸入公式：“=TODAY（）”,取當(dāng)前系統(tǒng)日期值,格式設(shè)為”yyyy/m/d”.2.8封面3.表格美化⑴首先給封面加一個(gè)你們公司的LOGO（我這里加的是財(cái)務(wù)精英俱樂部的LOGO）,點(diǎn)“插入”選項(xiàng)卡,然后點(diǎn)“圖片“,找到你們公司的LOGO,然后點(diǎn)“插入”,將LOGO放到封面的右上角；⑵將字體全部設(shè)為“黑體”,將B5.B8的字號(hào)設(shè)為26號(hào),然后設(shè)置為跨列居中；⑶將E16：E21單元格設(shè)為居中;⑷給報(bào)表區(qū)域加個(gè)雙線外框,然后去掉查看中的網(wǎng)格線,這樣這張表基本完成了.4.設(shè)置打印格式最后將B2：G25的區(qū)間設(shè)為打定區(qū)域,根據(jù)顯示效果反復(fù)調(diào)整,直到大小正好為一頁(yè)紙為止.第三部分：固定資產(chǎn)管理3.0固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)每月都要計(jì)算折舊,工作量較大,在手工處理中,為了簡(jiǎn)化核算手續(xù),一般將固定資產(chǎn)按類別劃分,計(jì)算出每類固定資產(chǎn)的月折舊額,再加以計(jì)算固定資產(chǎn)的每月折舊額,這種計(jì)算大大降低了計(jì)算折舊費(fèi)用的精確性,如果采用計(jì)算機(jī)就可以輕松地解決這一問題.Excel函數(shù)中主要有四個(gè)函數(shù)可以用來(lái)計(jì)算固定資產(chǎn)折舊：

1.年限平均法SLN

2.雙倍余額遞減法DDB

3.固定余額遞減法DB

4.年數(shù)總和法SYD4.1薪酬計(jì)算表

4.2屏蔽查詢結(jié)果中的錯(cuò)誤

4.3Excel如何將工資表轉(zhuǎn)為工資條

第四部分：薪酬計(jì)算4.1薪酬計(jì)算表如何用Excel制作工資表1.創(chuàng)建工資表的管理項(xiàng)目一個(gè)簡(jiǎn)單的工資表,通常包括九個(gè)管理項(xiàng)目：工號(hào).職工姓名.基本工資.職務(wù)工資.福利費(fèi).住房基金.應(yīng)發(fā)工資.個(gè)人所得稅和實(shí)發(fā)工資.打開Excel,創(chuàng)建一個(gè)工資表,即將這一組管理項(xiàng)目構(gòu)成表格的上表頭內(nèi)容,一般羅列于表格區(qū)域的頂部第一行.在上表頭各管理項(xiàng)目中,“工號(hào)”項(xiàng)及“職工姓名”項(xiàng)是此組管理項(xiàng)目中的關(guān)鍵性字段,通常應(yīng)當(dāng)作“左表頭”字段名,排列于表格區(qū)域的左側(cè)第一列與第二列位置；其它管理項(xiàng)目依次向右排列.4.1薪酬計(jì)算表2.工資表的運(yùn)算關(guān)系設(shè)置表格的結(jié)構(gòu)一旦確定,下一步將是為表格中各管理項(xiàng)目建立運(yùn)算關(guān)系.針對(duì)此工資表,需要設(shè)置運(yùn)算式的區(qū)域（管理項(xiàng)目）包括“應(yīng)發(fā)工資”.“個(gè)人所得稅”和“實(shí)發(fā)工資”三項(xiàng),其中：⑴“應(yīng)發(fā)工資”的計(jì)算方法應(yīng)發(fā)工資包括“基本工資”.“職務(wù)工資”及“福利費(fèi)”等.公式可先設(shè)置在“應(yīng)發(fā)工資”字段下方的G5單元格中,然后使用拖拉復(fù)制法將此公式復(fù)制給其它的“應(yīng)發(fā)工資”單元格中.算法如：G5=C5＋D5＋E5＋F5,此公式的含意為,第一行工資記錄中的“應(yīng)發(fā)工資”=基本工資＋職務(wù)工資＋福利費(fèi)＋住房基金（前提是,“住房基金”項(xiàng)的數(shù)據(jù)應(yīng)以負(fù)值方式輸入）.⑵“實(shí)發(fā)工資”的計(jì)算方法實(shí)發(fā)工資是工資表中“應(yīng)發(fā)工資”與“個(gè)人所得稅”項(xiàng)目之差.公式可先設(shè)置在“實(shí)發(fā)工資”字段下方的I5單元格中,然后使用拖拉復(fù)制法將此公式復(fù)制給其它“實(shí)發(fā)工資”的單元格中.算法如：I5=G5－H5⑶“個(gè)人所得稅”的計(jì)算方法是按國(guó)家規(guī)定,超過(guò)一定收入后應(yīng)向國(guó)家上繳的稅金值.此值按超過(guò)部分的多少而有九個(gè)級(jí)別的標(biāo)準(zhǔn).在此就不再細(xì)說(shuō)了.4.1薪酬計(jì)算表3.測(cè)算表格的運(yùn)行狀態(tài)為確保上述各管理項(xiàng)目的運(yùn)算式創(chuàng)建正確,原則在設(shè)置運(yùn)算式后,應(yīng)填入一組實(shí)際數(shù)值,并檢驗(yàn).4.表格的修飾為使工資表在填寫與管理中顯示得更加直觀易讀,通常需要對(duì)表格進(jìn)行修飾.如對(duì)表格外觀的修飾和數(shù)字格式的修飾.5.數(shù)據(jù)保護(hù)區(qū)的設(shè)置在工資表的管理中,常常需要對(duì)表中數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)設(shè)置.除了需要經(jīng)常性手工填入數(shù)據(jù)的區(qū)域：工號(hào).職工姓名.基本工資.福利費(fèi)和住房基金各列（即此區(qū)應(yīng)開放）外,其他所有單元格均需設(shè)置保護(hù).操作：⑴拖拉選擇上述一組數(shù)據(jù)區(qū),如“B5：F16”（即“職工姓名”至“住房基金”字段下面的數(shù)據(jù)區(qū)）,使其顯示為反白狀態(tài).⑵在此區(qū)內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵,顯示快速命令列表.⑶選擇“設(shè)置單元格格式”命令,顯示“單元格格式”對(duì)話框.4.1薪酬計(jì)算表⑷單擊“保護(hù)”標(biāo)簽,進(jìn)入保護(hù)格式選項(xiàng)頁(yè).⑸將其中“鎖定”復(fù)選框中的勾取消.⑹最后,單擊對(duì)話框中的“確定”按鈕.但是,要使保護(hù)操作得以實(shí)現(xiàn),原則上必須對(duì)此保護(hù)操作進(jìn)行加密.加密的目的在于：填表人（表格保護(hù)設(shè)置人以外的其他人）,將不能修改表格的結(jié)構(gòu),只能在允許的位置輸入數(shù)據(jù).為“表單”加密（設(shè)置口令）的操作如下：⑴單擊“工具”菜單并選擇“保護(hù)”命令,顯示二級(jí)菜單.⑵再選擇“保護(hù)工作表”命令,顯示“保護(hù)工作表”對(duì)話框.⑶在對(duì)話框中的“密碼”區(qū)輸入保護(hù)此表單的口令,如“aaa”（口令通常以“＊”號(hào)顯示）.按下“確定”按鈕,將顯示“確認(rèn)密碼”對(duì)話框.⑷在“確認(rèn)密碼”對(duì)話框中,通過(guò)“重新輸入密碼”區(qū)再次輸入保護(hù)口令“aaa”,并按下“確定”按鈕,以便確認(rèn)口令的正確性.學(xué)會(huì)計(jì)論壇此后,工資表文件中的相應(yīng)表單,就被保護(hù)起來(lái).最終的修飾效果如圖.4.1薪酬計(jì)算表6.保存為模板文件在“另存為”對(duì)話框中的“保存類型”列表中選擇“模板”選項(xiàng).同時(shí),文件的保存位置自動(dòng)從“MyDocuments”區(qū)切換到“Template”區(qū).然后,在“文件名”區(qū)確認(rèn)此模板的名稱即可.4.2屏蔽查詢結(jié)果中的錯(cuò)誤在Excel2003中,可以使用=IF(ISERROR(公式),“”,公式)返回空文本的方法來(lái)屏蔽錯(cuò)誤,如果公式較長(zhǎng),則看其來(lái)就很繁瑣.ISERROR值為任意錯(cuò)誤值（#N/A.#VALUE!.#REF!.#DIV/0!.#NUM!.#NAME?或#NULL!）時(shí),返回TRUE.4.3Excel如何將工資表轉(zhuǎn)為工資條其實(shí)用Excel打印工資條,歸根結(jié)底就是讓Excel制作的工資表格中,一行工資細(xì)目數(shù)據(jù),一行員工的記錄.如果在每一個(gè)員工數(shù)據(jù)的上面插入一行工資細(xì)目數(shù)據(jù)顯然我們的要求也就完成了,當(dāng)然純手工的一行一行插入顯然是個(gè)“不可能完成的任務(wù)”,這里需要有點(diǎn)小技巧.第一步：在工資細(xì)目的右側(cè)兩列中,交叉輸入任意數(shù)字（主要是為了后面的“空位”空值,所以數(shù)字可任意輸）,然后選中交叉的四個(gè)單元格,雙擊右下角的“填充柄”,使這種格式一直填充至工資表的結(jié)束行.第二步填充數(shù)據(jù)：執(zhí)行“編輯”→“定位”命令,在打開的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕,在打開的“定位條件”對(duì)話框中,選擇“空值”,然后單擊“確定”按鈕.第三步定位空行：執(zhí)行“插入”→“行”命令,這時(shí)便會(huì)從第三行開始,每一行的前面插入了一個(gè)空行.第四步：復(fù)制表頭的工資細(xì)目數(shù)據(jù),選中工資表A列的數(shù)據(jù)區(qū)域,執(zhí)行“編輯”→“定位”命令,在打開的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕,在打開的“定位條件”對(duì)話框中,選擇“空值”,然后單擊“確定”按鈕,這時(shí)會(huì)選中剛插入的空行,執(zhí)行“編輯”→“粘貼”命令,這時(shí)工資條就算制作完成了.5.1按屬性歸類并統(tǒng)計(jì)

5.2統(tǒng)計(jì)分布狀況

5.3對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行高級(jí)篩選

5.4數(shù)據(jù)多維動(dòng)態(tài)分析

第五部分：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)5.1按屬性歸類并統(tǒng)計(jì)分類匯總1.簡(jiǎn)單的分類匯總⑴按分類字段排序.⑵單擊【數(shù)據(jù)】/【分類匯總】命令,彈出“分類匯總”對(duì)話框.⑶在“分類字段”下拉列表中選擇分類字段⑷在“匯總方式”下拉列表中選擇方式⑸在“選定匯總項(xiàng)”列表框中選擇匯總字段.5.1按屬性歸類并統(tǒng)計(jì)2.創(chuàng)建多級(jí)分類匯總在一級(jí)分類匯總的基礎(chǔ)上進(jìn)行嵌套的分類匯總注意：要先按多級(jí)分類匯總的字段進(jìn)行多列排序.5.1按屬性歸類并統(tǒng)計(jì)3.分級(jí)顯示數(shù)據(jù)下面介紹分級(jí)視圖中的各個(gè)按鈕的功能：一級(jí)數(shù)據(jù)按鈕：只顯示數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題和匯總結(jié)果,該級(jí)為最高級(jí).二級(jí)數(shù)據(jù)按鈕：顯示分類匯總結(jié)果即二級(jí)數(shù)據(jù).三級(jí)數(shù)據(jù)按鈕：顯示所有的詳細(xì)數(shù)據(jù)即三級(jí)數(shù)據(jù).分級(jí)顯示按鈕：表示高一級(jí)向低一級(jí)展開顯示.分級(jí)顯示按鈕：表示低一級(jí)折疊為高一級(jí)數(shù)據(jù)顯示.5.1按屬性歸類并統(tǒng)計(jì)4.清除分類匯總⑴選中分類匯總后的數(shù)據(jù)清單中任意單元格.⑵單擊【數(shù)據(jù)】/【分類匯總】命令.⑶單擊“分類匯總”對(duì)話框中的“全部刪除”按鈕.5.2統(tǒng)計(jì)分布狀況如何用Excel快速統(tǒng)計(jì)成績(jī)和分析成績(jī)分布情況的方法和步驟.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)：輸入必要的數(shù)據(jù),工作表命名為“總表”,以D列的政治分?jǐn)?shù)(滿分100)為例,在單元格E1～I(xiàn)1分別輸入60以下(差).60分及以上(及格).60-79(中等).80-89(良好).90分以上(優(yōu)秀).然后在單元格E2～I(xiàn)2分別輸入下面的公式：E2：=IF(D2<60,1,0).F2：=IF(D2>=60,1,0).G2：=IF(AND(D2>=60,D2<=79),1,0).H2：=IF(AND(D2>=80,D2<=89),1,0).I2：=IF(D2>=90,1,0),最后選擇單元格區(qū)域E2～I(xiàn)2,將其向下填充到區(qū)域E264～I(xiàn)264.5.2統(tǒng)計(jì)分布狀況計(jì)算基本數(shù)據(jù)：所謂基本數(shù)據(jù),就是實(shí)考人數(shù).最高分.最低分和平均分(以政治課為例).單擊數(shù)據(jù)區(qū)域的單元格,選擇菜單“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”,彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3步驟之1”對(duì)話框,一路點(diǎn)擊“下一步”即可創(chuàng)建一張空白的數(shù)據(jù)透視表,將工作表命名為“基礎(chǔ)分析”.單擊空表區(qū)域內(nèi)的任意位置,顯示“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對(duì)話框,將“班級(jí)”字段拖入“將行字段拖到此處”中,將“政治”字段拖入“請(qǐng)將數(shù)據(jù)字段拖到此處”中.5.2統(tǒng)計(jì)分布狀況在B4單元格“求和項(xiàng)：政治”處單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的菜單中選擇“字段設(shè)置”,在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中,選擇匯總方式為“計(jì)數(shù)”.再把“求和項(xiàng):政治2”的匯總方式選擇為“最大值”,“求和項(xiàng):政治3”的匯總方式選擇為“最小值”,“求和項(xiàng):政治4”的匯總方式選擇為“平均值”.最后,把“數(shù)據(jù)”字段拖到“匯總”字段處即可.5.2統(tǒng)計(jì)分布狀