體系文件基礎(chǔ)知識培訓(xùn)

體系文件基礎(chǔ)知識TIXIWENJIAN1如果你是一名新員工，上班第一天就要你開始工作，你能夠做到嗎？什么是體系文件？2

按照文件流程體系文件就是：3體系文件就是：

質(zhì)量體系文件是描述質(zhì)量體系活動的法規(guī)性文件，是質(zhì)量體系的主要部分。體系文件一般包括：手冊、程序文件、記錄、操作規(guī)程、規(guī)章制度、崗位職責(zé)。體系文件一般劃分為三個或四個層次。管理體系一般有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系，是現(xiàn)代法定企業(yè)管理制度中的題中之義。是信息及其承載的媒體。文件是增值活動，能溝通意思，統(tǒng)一行動。4體系的作用注：體系文件是對怎樣工作或作業(yè)的科學(xué)描述。對工作細(xì)節(jié)的正確描述，保證現(xiàn)場工作環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行，使現(xiàn)場處于受控狀態(tài)。即工作人員在現(xiàn)場工作過程中，如果確實按照工作文件的要求去操作，就可以避免出現(xiàn)差錯。提高工作質(zhì)量，幫助員工按步驟按要求完成作業(yè)為管理層提供必要地質(zhì)量信息，以便及時發(fā)現(xiàn)存在的問題有利于對公司職員開展培訓(xùn)，提高職員素質(zhì)三級文件作用5方針目標(biāo)質(zhì)量手冊程序文件作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)定、技術(shù)圖紙、技術(shù)規(guī)定、管理規(guī)定/制度、外來文件等表格記錄組織質(zhì)量管理的總方向和目標(biāo)組織質(zhì)量管理方面綱領(lǐng)性文件針對各職能部門，質(zhì)量手冊的支持性文件質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)文件為質(zhì)量管理活動提供客觀證據(jù)質(zhì)量管理體系文件的內(nèi)容及各級文件的作用6大家有疑問的，可以詢問和交流可以互相討論下，但要小聲點7質(zhì)量管理體系文件類型及作用我們在日常的工作中會接觸到哪些體系文件？討論8部門通常有的接觸到的體系文件崗位說明書業(yè)務(wù)操作類作業(yè)指導(dǎo)書（含流程圖）管理類作業(yè)指導(dǎo)書（含流程圖）標(biāo)準(zhǔn)類文件表格9體系文件的結(jié)構(gòu)公司級手冊闡明公司的綜合管理方針，并描述其包含的綜合管理體系的文件包括：方針/目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)、管理原則引用程序10體系文件的結(jié)構(gòu)程序文件（支持質(zhì)量手冊）描述某項活動的途徑及方法的文件注：特指標(biāo)準(zhǔn)要求形成程序的條款。包括：法規(guī)與企業(yè)管理科依據(jù)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求制訂的程序11體系文件結(jié)構(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書（支持程序文件）針對對某一作業(yè)具體操作過程、方法、標(biāo)準(zhǔn)或要求的描述。過程作業(yè)指導(dǎo)書設(shè)備維護(hù)作業(yè)指導(dǎo)書監(jiān)視測量類作業(yè)指導(dǎo)書任職資格及培訓(xùn)要求職位說明書12體系文件結(jié)構(gòu)表格和記錄（支持程序或作業(yè)指導(dǎo)書）體系運(yùn)行過程中使用的各種記錄表格及形成的記錄。包括標(biāo)準(zhǔn)要求的記錄如：文件控制記錄內(nèi)部審核記錄培訓(xùn)記錄與產(chǎn)品直接有關(guān)的其他記錄13我們運(yùn)用的體系文件是從哪些方面寫的？部門的目標(biāo)和職能活動都有哪些？如何實現(xiàn)目標(biāo)及完成職能活動，是否復(fù)雜？這些活動是否組成一個完整的流程？并需要形成流程圖？如果沒有文件規(guī)定新員工是否能夠操作？活動和方法本身是否有問題，需要通過文件規(guī)范和改進(jìn)？其他部門是否也會就同一工作內(nèi)容有同樣的規(guī)定要求？是否有需要與其他部門協(xié)調(diào)的工作內(nèi)容（要標(biāo)明）？14通?？吹降捏w系文件由誰做（WHO）規(guī)定做什么（WHAT）何時做（WHEN）在何地做（WHERE）如何做（HOW）如何控制（誰來控制，怎么控制）15體系文件的內(nèi)容文字?jǐn)⑹龀绦颍阂?、目的（WHY）說明為什么開展該項活動說明為什么開展該項活動二、適用范圍（WHERE）16體系文件的內(nèi)容活動涉及哪些部門的哪方面工作三、職責(zé)（WHO）哪個部門或崗位完成相應(yīng)的工作實施部門、實施人員的責(zé)任和權(quán)限17體系文件的內(nèi)容四、程序要求：按活動順序列出開展該項活動的細(xì)節(jié)（方法記錄）注：一定要注意工作開展的先后順序和邏輯關(guān)系18體系文件的內(nèi)容五、記錄表格：本程序中所有需要填寫的表格和記錄。注（其他文件中需要填寫的表格不在此列出）六、相關(guān)文件與該程序有關(guān)聯(lián)的所有其他文件19員工教育培訓(xùn)制度3職責(zé)3.1市局（公司）人事科負(fù)責(zé)對全市員工的教育培訓(xùn)工作歸口管理，對所屬各級部門的培訓(xùn)進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查；3.2各縣局（分公司）、營銷中心、物流中心負(fù)責(zé)對所屬基層部門培訓(xùn)工作的具體安排、督導(dǎo)、檢查；3.3市局（公司）機(jī)關(guān)各科、室、中心，縣局（分公司）機(jī)關(guān)各股室，各煙葉站、稽查隊、服務(wù)大廳（客戶部），物流中心綜合辦、儲配部、送貨部，營銷中心綜合部、訂單部、采供部、品牌部等接受各層級管理部門對員工教育培訓(xùn)工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，負(fù)責(zé)對本部門員工教育培訓(xùn)工作的具體實施。204.1培訓(xùn)計劃4.1.1每年12月份各單位（部門）安排所屬內(nèi)訓(xùn)師開展下一年度的培訓(xùn)需求調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果擬定《年度培訓(xùn)計劃》，經(jīng)單位（部門）主管審核后送人事科審核，作為市局（公司）擬定年度培訓(xùn)工作計劃的參考依據(jù)。4.1.2市局（公司）根據(jù)當(dāng)年預(yù)提職工教育經(jīng)費總額，結(jié)合各單位（部門）上報的培訓(xùn)計劃，制定《年度培訓(xùn)計劃》行文下發(fā)。214.2.1內(nèi)部培訓(xùn)4.2.1.1人事科負(fù)責(zé)督促各單位（部門）按照《年度培訓(xùn)計劃》開展培訓(xùn)工作，指導(dǎo)、監(jiān)督培訓(xùn)工作相關(guān)事宜。4.2.1.2各縣局（分公司）的二級培訓(xùn)計劃及費用預(yù)算由縣局自行管理、控制，在計劃內(nèi)開展的內(nèi)部培訓(xùn)無需再向市局（公司）進(jìn)行申請，填寫《縣局內(nèi)部培訓(xùn)申請表》在各縣申請、審批即可。224.2.1.3市局（公司）各科、室、中心按照審核后的內(nèi)訓(xùn)項目及核定的預(yù)算總額開展培訓(xùn)，計劃內(nèi)開展的內(nèi)訓(xùn)無需再向市局（公司）進(jìn)行申請，擬定培訓(xùn)方案或通知下發(fā)后，按照相關(guān)管理制度組織實施即可。4.2.1.4培訓(xùn)結(jié)束時，應(yīng)進(jìn)行考核測驗，由培訓(xùn)師負(fù)責(zé)監(jiān)考，考核測驗題目由培訓(xùn)師于開課前遞交培訓(xùn)實施部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，特殊專業(yè)培訓(xùn)應(yīng)安排有關(guān)專業(yè)人員協(xié)助、配合。234.2.1.6各縣局（分公司）內(nèi)部培訓(xùn)工作流程：1）培訓(xùn)組織部門根據(jù)縣局（分公司）年度二級培訓(xùn)計劃及預(yù)算，填寫《縣局內(nèi)部培訓(xùn)申請表》在縣局（分公司）內(nèi)部申請、審批；2）擬訂培訓(xùn)方案或培訓(xùn)通知、以及培訓(xùn)項目預(yù)算；3）組織培訓(xùn)，在培訓(xùn)實施過程中進(jìn)行培訓(xùn)管理，包括簽到、考核測試、培訓(xùn)效果調(diào)查、教學(xué)評估等；4）收集整理培訓(xùn)資料，一式兩份，一份部門存檔、一份報縣局（分公司）綜合辦存檔；5）完善《員工教育培訓(xùn)檔案》；6）按照財務(wù)制度，由各縣局（分公司）人事勞資員審核登記后，進(jìn)行費用報銷（具體報銷規(guī)定詳見5.1條款）。244.3培訓(xùn)評估、檢查、反饋4.3.1培訓(xùn)評估培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)組織部門負(fù)責(zé)組織多方面、多角度的評估活動，采用《培訓(xùn)效果調(diào)查表》、《教學(xué)評估調(diào)查表》等進(jìn)行培訓(xùn)評估，并將評估結(jié)果以報告形式記錄存檔，必要時反饋給培訓(xùn)師、培訓(xùn)對象和相關(guān)人員。4.3.2檢查、反饋4.3.2.1培訓(xùn)組織實施部門應(yīng)及時將學(xué)員在培訓(xùn)期間的表現(xiàn)、出勤和成績反饋對應(yīng)上級部門或人事科。4.3.2.2培訓(xùn)組織部門應(yīng)對參加培訓(xùn)的員工在實際工作中進(jìn)行檢查、考查員工培訓(xùn)后在工作態(tài)度和工作績效上的表現(xiàn)，將結(jié)果反饋對應(yīng)上級部門或人事科。254.4培訓(xùn)的獎懲規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)

4.4.1培訓(xùn)的獎懲規(guī)定4.4.1.1對于培訓(xùn)效果佳，培訓(xùn)后員工業(yè)績有明顯提高的培訓(xùn)師，應(yīng)給予獎勵。4.4.1.2對培訓(xùn)項目設(shè)計、開發(fā)取得良好的經(jīng)濟(jì)效益的人員，應(yīng)給予獎勵。4.4.1.3對積極參加培訓(xùn)，表現(xiàn)突出、成績優(yōu)秀，在工作崗位上業(yè)績突出者，應(yīng)給予獎勵。4.4.1.4對培訓(xùn)態(tài)度不認(rèn)真、不認(rèn)真準(zhǔn)備培訓(xùn)教案、課堂實施差，培訓(xùn)效果差的培訓(xùn)師，應(yīng)予以解聘。4.4.1.5對參加培訓(xùn)的員工、課堂表現(xiàn)差、培訓(xùn)后考核成績差、工作業(yè)績無提高的，應(yīng)給予懲罰。264.4.2培訓(xùn)的獎懲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)《績效考評實施方案》、《員工管理辦法》和《內(nèi)訓(xùn)師管理辦法》相應(yīng)條款執(zhí)行。274.5培訓(xùn)相關(guān)資料的存檔管理

4.5.1各培訓(xùn)組織單位（部門）要為所屬員工建立《員工教育培訓(xùn)檔案》，每次培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)及時完善檔案內(nèi)容。4.5.2各縣局（分公司）組織內(nèi)訓(xùn)的相關(guān)資料、培訓(xùn)記錄及培訓(xùn)評估報告由縣局自行存檔管理，人事科將開展不定期檢查。4.5.3市局（公司）各科、室、中心組織內(nèi)訓(xùn)的相關(guān)資料、培訓(xùn)記錄及培訓(xùn)評估報告等除自行存檔外,還需提交一份完整材料到人事科存檔，材料不完整人事科將不予審核報銷內(nèi)訓(xùn)費用。284.5.4培訓(xùn)存檔資料目錄4.5.4.2縣局（分公司）內(nèi)部培訓(xùn)存檔資料目錄：1）審批通過的《縣局內(nèi)部培訓(xùn)申請表》；2）培訓(xùn)方案或培訓(xùn)通知、以及培訓(xùn)項目預(yù)算；3）項目培訓(xùn)記錄表；4）考核測試試卷、成績匯總表；5）培訓(xùn)效果、教學(xué)評估等調(diào)查表；6）培訓(xùn)效果評估報告；7）費用支出明細(xì)單等。295培訓(xùn)費用管理

5.1內(nèi)訓(xùn)費用管理5.1.1縣級局（分公司）5.1.1.1各縣局（分公司）的內(nèi)訓(xùn)費用由縣局勞資員進(jìn)行審核、登記、簽署意見后才能進(jìn)行報銷（鐘山局的內(nèi)訓(xùn)費用審核由人事科教育培訓(xùn)管理員負(fù)責(zé)），超出各縣局教育經(jīng)費核定總額的費用一律不允許在培訓(xùn)經(jīng)費中列支。305.1.1.2各縣局（分公司）在進(jìn)行內(nèi)訓(xùn)費用報銷時應(yīng)提交培訓(xùn)相關(guān)資料作為附件進(jìn)行審核，包括：《縣局內(nèi)部培訓(xùn)申請表》、《項目培訓(xùn)記錄表》、培訓(xùn)測驗成績及培訓(xùn)評估報告等，材料不完整縣局勞資員將不予審核報銷內(nèi)訓(xùn)費用。31方針＼目標(biāo)指標(biāo)＼方案控制程序(ZP-GG-9C)3職責(zé)3.1最高管理者負(fù)責(zé)方針、目標(biāo)的確定和完成情況審批。3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織進(jìn)行目標(biāo)和方案的審核、審議和協(xié)調(diào)。3.3法規(guī)企管部門負(fù)責(zé)本單位綜合管理體系目標(biāo)、指標(biāo)的分解。3.4各級各部門負(fù)責(zé)對所轄范圍目標(biāo)\指標(biāo)的分解和管理方案制定、完成情況進(jìn)行監(jiān)視和測量。324程序要求

4.1每年第四季度內(nèi)，法規(guī)與企業(yè)管理科草擬下一年度公司級目標(biāo)指標(biāo)，由最高管理者組織市局分管領(lǐng)導(dǎo)、市局各部門負(fù)責(zé)人共同評審后確定下一年度目標(biāo)指標(biāo)填寫《____年目標(biāo)指標(biāo)》。4.2法規(guī)與企業(yè)管理科于第四季度末將下一年度公司級目標(biāo)指標(biāo)分解至市局各部門。4.3市局各科室將本部門目標(biāo)指標(biāo)分解到各個崗位，由各崗位員工擬制出措施方案，交直接上級存檔備查。市局各部門負(fù)責(zé)人擬制出本部門目標(biāo)指標(biāo)管理措施方案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報市局法規(guī)與企業(yè)管理科。334.4市局各部門將本部門歸口管理的公司級目標(biāo)指標(biāo)結(jié)合各縣級單位實際分解至各縣級單位。4.5各縣級單位將市局各部門下發(fā)的目標(biāo)指標(biāo)逐級進(jìn)行分解，要確保目標(biāo)指標(biāo)百分之百分解到崗位。4.6縣局各股、室、站的各崗位員工擬制出保障目標(biāo)指標(biāo)完成的措施方案，交直接上級存檔備查。各股、室負(fù)責(zé)人的措施方案作為部門的措施方案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報上級業(yè)務(wù)主管部門，同時抄報縣局法規(guī)與企業(yè)管理部門。344.7市局法規(guī)與企業(yè)管理科負(fù)責(zé)將市局各科室的管理方案匯總后形成體系文件，經(jīng)管理者代表審批后發(fā)布。4.8縣局法規(guī)與企業(yè)管理部門負(fù)責(zé)將縣局各股室的管理方案匯總后形成體系文件，經(jīng)縣局主要領(lǐng)導(dǎo)審批后在縣局發(fā)布。4.9各級各部門負(fù)責(zé)人對本部門及各崗位員工的管理方案進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，作為當(dāng)季度績效工作目標(biāo)和工作內(nèi)容的制訂依據(jù)。354.10法規(guī)企管部門按照季度督促檢查目標(biāo)指標(biāo)完成情況，并納入績效考核。4.11目標(biāo)、指標(biāo)一經(jīng)審批后不得隨意更改，當(dāng)客觀環(huán)境發(fā)生變化而導(dǎo)致目標(biāo)、指標(biāo)需做調(diào)整時，歸口部門需填寫《目標(biāo)、指標(biāo)方案修正申請表》經(jīng)上級主管部門、市局法規(guī)企管科、管理者代表簽署意見后方可進(jìn)行調(diào)整和修改。364.12目標(biāo)、指標(biāo)評審使用《目標(biāo)、指標(biāo)評審表》ZP-GG-9C-7R，使用《_______年目標(biāo)指標(biāo)》ZP-GG-9C-1R進(jìn)行目標(biāo)指標(biāo)的審批