企業(yè)管理-采購管理制度

會計實(shí)操文庫PAGE1-企業(yè)管理-采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司的采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有物資（包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等）的采購管理。二、采購職責(zé)與權(quán)限1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)收集、分析市場信息，尋找合適的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，制定采購計劃，并組織實(shí)施采購活動。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫及結(jié)算工作。處理采購過程中的質(zhì)量、價格、交貨期等問題，維護(hù)公司利益。2.相關(guān)部門職責(zé)需求部門負(fù)責(zé)提出物資采購申請，并提供詳細(xì)的技術(shù)要求和規(guī)格參數(shù)。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付采購款項，并對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督。3.審批權(quán)限一般物資采購，由采購部門負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施。重要物資采購或采購金額較大的項目，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。三、采購流程1.需求確認(rèn)需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售訂單或?qū)嶋H工作需要，填寫《采購申請單》，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計交貨期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購計劃編制采購部門根據(jù)需求部門提交的《采購申請單》，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，編制《采購計劃》。采購計劃應(yīng)包括采購物資的詳細(xì)信息、采購數(shù)量、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容?！恫少徲媱潯方?jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購物資的要求，通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦等方式，尋找潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查表》。采購部門對潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，篩選出符合要求的供應(yīng)商，并列入《合格供應(yīng)商名錄》。對于重要物資或長期合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)地考察和評估。4.采購談判與合同簽訂采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商情況，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。談判達(dá)成一致后，采購部門負(fù)責(zé)起草采購合同，并經(jīng)相關(guān)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應(yīng)將合同原件交財務(wù)部門存檔，同時將復(fù)印件分發(fā)至相關(guān)部門。5.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等詳細(xì)信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)回傳。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，確保物資按時、按質(zhì)、按量交付。6.物資驗(yàn)收與入庫采購物資到貨后，由倉儲部門負(fù)責(zé)通知質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)，并出具《檢驗(yàn)報告》。檢驗(yàn)合格的物資，由倉儲部門辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，并及時將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。檢驗(yàn)不合格的物資，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，包括退貨、換貨、索賠等。7.采購結(jié)算與付款采購部門根據(jù)采購合同和供應(yīng)商的發(fā)票，核對采購物資的數(shù)量、價格、金額等信息，無誤后填寫《付款申請單》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審批。財務(wù)部門根據(jù)審批后的《付款申請單》，按照合同約定的付款方式和期限，安排支付采購款項。四、價格管理1.采購部門應(yīng)建立價格信息收集和分析機(jī)制，定期收集市場價格信息，了解物資價格波動情況，為采購決策提供參考。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行比較、談判等方式，努力降低采購價格，確保采購物資的性價比最優(yōu)。3.對于采購金額較大或重要物資的采購，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式進(jìn)行采購，以獲取更有利的價格和條件。4.采購部門應(yīng)定期對采購物資的價格進(jìn)行分析和評估，對于價格波動較大或存在異常情況的物資，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和處理。五、質(zhì)量管理1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行采購，確保采購物資的質(zhì)量符合規(guī)定。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先選擇具有質(zhì)量管理體系認(rèn)證或產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證的供應(yīng)商，并對其產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行實(shí)地考察和評估。3.采購合同中應(yīng)明確規(guī)定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證期限等條款，以及供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)的質(zhì)量責(zé)任和違約責(zé)任。4.物資到貨后，質(zhì)量部門應(yīng)嚴(yán)格按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗(yàn)，對于不合格物資，應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行處理，嚴(yán)禁不合格物資入庫和投入使用。六、交貨期管理1.采購部門在與供應(yīng)商簽訂采購合同時，應(yīng)明確規(guī)定交貨期，并將交貨期作為考核供應(yīng)商的重要指標(biāo)之一。2.采購部門應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)，及時掌握物資的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，督促供應(yīng)商按時交貨。3.對于可能影響交貨期的因素，如供應(yīng)商生產(chǎn)故障、運(yùn)輸延誤等，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，并及時通知需求部門調(diào)整生產(chǎn)計劃。4.如供應(yīng)商未能按時交貨，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動不受影響。七、檔案管理1.采購部門應(yīng)建立健全采購檔案管理制度，對采購過程中的各類文件、資料、記錄等進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案應(yīng)包括采購申請單、采購計劃、供應(yīng)商調(diào)查表、合格供應(yīng)商名錄、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報告、入庫單、發(fā)票、付款憑證等。3.采購檔案的保存期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的完整性和可追溯性。八、監(jiān)督與考核1.公司審計部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購價格的合理性、物資質(zhì)量的可靠性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.公司人力資源部門應(yīng)將采購部門和相關(guān)人員的采購工作績效納入績效考核體系，對采購計劃完成率、采購成本降低率、物資質(zhì)量合