編委辦會議費管理制度

編委辦會議費管理制度第一章總則

為確保編委辦會議的規(guī)范化、高效化，提高會議質(zhì)量，節(jié)約會議費用，特制定本會議費管理制度。

一、會議分類

會議分為例行會議、專題會議和臨時會議。例行會議主要包括定期召開的工作例會、總結(jié)會等；專題會議針對某一特定主題召開的會議；臨時會議則是因緊急工作需要臨時召集的會議。

二、會議宗旨

1.提高工作效率，減少無效會議；

2.保證會議質(zhì)量，注重會議效果；

3.厲行節(jié)約，合理控制會議費用；

4.嚴(yán)格執(zhí)行會議紀(jì)律，確保會議安全。

三、參會人員

1.編委辦全體工作人員應(yīng)當(dāng)按時參加相關(guān)會議；

2.特邀嘉賓、專家及其他相關(guān)部門人員根據(jù)會議主題和需要，由會議召集人邀請參加；

3.會議召集人負(fù)責(zé)確定參會人員名單，并對參會人員進(jìn)行簽到管理。

四、會議費用報銷

1.會議費用包括場地租賃、會議材料、參會人員交通、住宿、餐飲等；

2.會議費用報銷需按照國家及單位相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁違規(guī)報銷；

3.會議費用報銷需提供正規(guī)發(fā)票及相關(guān)報銷材料，由會議召集人負(fù)責(zé)審核、報銷。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序；

2.參會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退；

3.會議內(nèi)容涉及單位機密，參會人員需保守秘密，不得泄露；

4.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，如有緊急情況需離開會場，應(yīng)向會議召集人請假。

本制度的解釋權(quán)歸編委辦所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、調(diào)整。參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會議秩序，提高會議質(zhì)量。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下為會議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)編委辦工作計劃和實際需要，明確會議主題，確保會議目標(biāo)明確；

2.確定會議時間、地點：選擇合適的會議時間，避免與參會人員其他工作沖突；選擇合適的會議室，確保場地設(shè)施滿足會議需求；

3.發(fā)送會議通知：會議召集人應(yīng)在會議召開前至少3天向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員等；

4.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者需提前準(zhǔn)備會議議程、相關(guān)文件、PPT等會議材料，并在會議召開前至少1天發(fā)送給參會人員。

二、會議簽到

1.會議開始前10分鐘，會議組織者應(yīng)安排簽到工作，確保參會人員到場情況；

2.簽到方式可為紙質(zhì)簽到、電子簽到等，簽到表需記錄參會人員姓名、單位、簽到時間等信息；

3.會議組織者應(yīng)實時統(tǒng)計簽到情況，對未簽到人員及時聯(lián)系確認(rèn)。

三、會議議程

1.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員；

2.各議題負(fù)責(zé)人按照會議議程順序，對相關(guān)議題進(jìn)行匯報、討論；

3.會議主持人負(fù)責(zé)把控會議節(jié)奏，確保會議議程順利進(jìn)行；

4.會議期間，參會人員可就議題發(fā)表意見和建議，主持人需給予合理安排發(fā)言時間。

四、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進(jìn)行表決；

2.表決方式可為口頭表決、舉手表決、投票表決等，具體方式由會議主持人確定；

3.表決結(jié)果需記錄在會議紀(jì)要中，作為會議決策依據(jù)；

4.會議主持人對會議決策進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議主持人對會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強調(diào)會議成果和下一步工作要求；

2.會議組織者負(fù)責(zé)收集、整理會議材料，編寫會議紀(jì)要；

3.會議紀(jì)要需在會議結(jié)束后3天內(nèi)發(fā)送給參會人員，并報編委辦領(lǐng)導(dǎo)審批。

六、會議評估

1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后對會議效果進(jìn)行評估，收集參會人員的意見和建議；

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議流程、組織方式等進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會議質(zhì)量。

參會人員應(yīng)熟悉并遵守會議流程，確保會議的順利進(jìn)行。會議組織者應(yīng)加強對會議流程的管理，提高會議效率。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議決策的執(zhí)行和跟蹤具有重要意義。為確保會議紀(jì)要的有效落實，以下規(guī)定會議紀(jì)要的跟蹤落實流程：

一、會議紀(jì)要的編制與審批

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論要點、決策結(jié)果等；

2.會議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映會議內(nèi)容和決策，避免出現(xiàn)遺漏或誤解；

3.會議紀(jì)要編制完成后，需提交給會議主持人或編委辦領(lǐng)導(dǎo)審批，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤；

4.審批通過后的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)送給參會人員，以便了解會議成果和執(zhí)行任務(wù)。

二、會議決策的分解與責(zé)任落實

1.根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的行動計劃，明確責(zé)任人和完成時限；

2.會議組織者應(yīng)對行動計劃進(jìn)行跟蹤管理，確保責(zé)任人按計劃推進(jìn)工作；

3.責(zé)任人應(yīng)主動匯報工作進(jìn)展，對工作中遇到的問題和困難及時反饋，以便協(xié)調(diào)解決。

三、會議決策的執(zhí)行監(jiān)督

1.編委辦應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機制，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查；

2.監(jiān)督檢查可以采取現(xiàn)場查看、查閱資料、聽取匯報等方式，確保決策落到實處；

3.對執(zhí)行不力的情況，應(yīng)查明原因，及時采取措施予以糾正，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照單位檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和追溯；

2.會議紀(jì)要的歸檔可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式，確保資料的安全和完整性；

3.會議紀(jì)要的保管期限應(yīng)根據(jù)單位規(guī)定和會議內(nèi)容確定，一般為5年或10年。

五、會議紀(jì)要的跟蹤評估

1.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，分析會議決策的落實效果；

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議組織、會議流程、決策執(zhí)行等方面進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整；

3.對于長期未落實的會議決策，應(yīng)組織專題會議進(jìn)行研究，推動決策的落實。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，以下為會議室管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向會議室管理部門提交申請；

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便管理部門合理分配會議室資源；

3.會議室管理部門應(yīng)在收到申請后1個工作日內(nèi)回復(fù)預(yù)訂結(jié)果，會議組織者應(yīng)確認(rèn)預(yù)訂信息。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行合理配置，包括座位安排、會議設(shè)備調(diào)試等；

2.會議組織者應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查設(shè)施設(shè)備是否正常運行，確保會議順利進(jìn)行；

3.對于特殊會議需求，如視頻會議、投影等，會議組織者應(yīng)提前與會議室管理部門溝通，做好相關(guān)設(shè)備的準(zhǔn)備工作。

三、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔，不得隨意挪動設(shè)備、損壞公物；

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持安靜，不在會場內(nèi)吸煙、進(jìn)食；

3.會議室使用完畢后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)整理會場，關(guān)閉電源、水源等設(shè)施，確保消防安全。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運行；

2.會議組織者在使用會議室設(shè)備時，如遇到問題，應(yīng)及時與會議室管理部門聯(lián)系，尋求技術(shù)支持；

3.會議室設(shè)備使用過程中，如發(fā)生故障，應(yīng)立即停止使用，及時報修，避免影響會議進(jìn)程。

五、會議室安全保障

1.會議室管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保會議期間的安全；

2.會議組織者應(yīng)關(guān)注會場安全，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時報告并采取措施予以消除；

3.會議室應(yīng)配置消防設(shè)施，并對參會人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)單位工作安排和實際需求確定，并在會議室管理部門進(jìn)行公示；

2.會議組織者應(yīng)遵守會議室開放時間，按時召開和結(jié)束會議，不得擅自占用會議室。

第五章附則

為確保編委辦會議管理制度的有效實施，以下為附則相關(guān)內(nèi)